لا يمكن وصف وتيرة حياة معظم الناس المعاصرين بأنها محسوبة أو هادئة. هذا هو نقص دائم في الوقت والعمل في حالات الطوارئ ، وإقامة منتظمة في حالة ليس من الواضح فيها ما هو العمل الذي يجب الاستيلاء عليه الآن. كل هذا لا يؤثر سلبًا على الحالة العاطفية فحسب ، بل يؤثر أيضًا على الإنتاجية الشخصية. فقط إدارة الوقت ستساعد في حل مثل هذه المشاكل وتنظيم الوقت بطريقة تجعل من الممكن أن تعيش حياة كاملة ، ولا تقتصر على الأعمال الروتينية الأبدية.

وفقًا لعلماء النفس ، حتى مع "النقص الكارثي في ​​الوقت" ، هناك طريقة للخروج.

تساعد أدوات إدارة الوقت الحالية على الفهم: الشيء الرئيسي هو أن تكون لديك رغبة على الأقل قليلاً وإعادة النظر في موقفك من الوقت الشخصي. يمكن أن يكون الكثير من الأمثلة على ذلك ، عند استخدامها بشكل صحيح ، تعطي إدارة الوقت نتائج ممتازة. بعد كل شيء ، كل واحد منهم يعرف كيف لا يضع الكثير من الخطط فحسب ، بل يعرف أيضًا كيف يفعل الكثير.

فوائد التطبيق

توفر مهارة الاستخدام العقلاني للوقت للشخص العديد من المزايا المختلفة ويمكن أن تكون مفيدة في أي مجال من مجالات النشاط تقريبًا. بالنسبة للمراهقين وأطفال المدارس ، فإن معرفة قوانين تنظيم الوقت واستخدامها يساعدهم على تعلم كيفية العيش بطريقة توفر لهم وقتًا كافيًا ليس فقط للدراسة ، ولكن أيضًا للاسترخاء والتواصل مع الأصدقاء. بالنسبة للبالغين ، ستساعد أساسيات استخدام إدارة الوقت في العمل والإبداع والعلاقات الأسرية والأعمال وغيرها من المجالات.

ما هي الفوائد المحددة التي يحصل عليها الشخص عند استخدام هذا النظام:

• تمكن من تحقيق المزيد من الأهداف ؛
• هو ناجح في جميع مجالات النشاط ؛
• يحقق أهدافه بشكل أسرع من أولئك الذين لا يعرفون ماهية إدارة الوقت ولا يستخدمونها ؛
• في فترة زمنية قصيرة يمكن أن تؤدي العديد من المهام المختلفة ؛
• يتمتع الشخص بمزيد من الوقت لتحسين الذات والاستجمام والهوايات والتواجد مع أحبائهم ؛
• لا يعاني من التعب المستمر ، وهو أقل عرضة للتوتر ؛
  لديه دائمًا خطة عمل واضحة ؛
• يمتلك الحرية الداخلية والقدرة على التحكم في حياته.

دور الدافع في القدرة على تنظيم وقتك

قبل الشروع مباشرة في معرفة ماهية إدارة الوقت ، من الضروري التعامل مع الأسباب الرئيسية لضيق الوقت. السبب الأول وربما الرئيسي هو عدم الرغبة في أداء واجبات معينة. المذنب الثاني هو عدم الاهتمام بالقضية ، والثالث هو عدم التنظيم. السبب الرابع لضيق الوقت هو الإعداد الطويل جدًا لأي مهمة.

إدارة الوقت هي تقنية لتنظيم الوقت وزيادة كفاءة استخدامه.

على سبيل المثال ، إذا كنت لا ترغب في القيام ببعض الأعمال ، فعليك البحث عن مزاياها. ربما يمكن أن تساهم في زيادة الراتب ، أو ترقية ، أو إعطاء إحساس بالرضا عن عمل جيد ، أو تسبق إجازة رائعة.

باعتبارها واحدة من أكثر أدوات إدارة الوقت فاعلية ، يجب استخدامها أيضًا في الأعمال المنزلية. بعد كل شيء ، إذا لم يتم الوفاء به ، فسوف يتم تدمير جو الراحة الخارجي والداخلي في الأسرة. في حين أن محاربة الفوضى ستساعد في التخلص من الفوضى الداخلية وتوجيه الطاقة في الاتجاه الصحيح.

تحليل الوقت

بعد أن قررت الدافع ، يجب ألا تتسرع على الفور في حل مشاكلك. نظرًا لأن الإدارة الفعالة للوقت تعتمد على التحكم في الوقت وتقليل تكاليفه غير المنتجة ، فمن الضروري البدء بتحليل الهيكل الحالي لليوم. لكل حالة ، تحتاج إلى إصلاح المعلمات الرئيسية: وقت البدء والانتهاء ، ووصف موجز ، والكفاءة أو اللحظات التي حالت دون إكمال المهمة. من الأفضل القيام بذلك في شكل طاولة.

بالطبع ، يمكن إصلاح النقاط الأخرى. على سبيل المثال ، قم بتضمين أعمدة تفصل المهام إلى شخصية وعمل ، أو تشير إلى جميع فترات استراحة الدخان واستراحات الشاي ، أو عوامل التشتيت للتحقق من التحديثات على الشبكات الاجتماعية أو قراءة الرسائل من البريد الإلكتروني. في المستقبل ، عند استخدام إدارة الوقت ، سيساعدك هذا على معرفة المهام التي يجب التخلي عنها من أجل الحصول على الوقت لإكمال المهام الرئيسية وكيفية توزيع المهام خلال اليوم.

حاول التخلص من "مضيعات الوقت" من حياتك

يمكن قياس مدى فعالية إدارة الوقت من خلال النظر في مقدار الوقت الذي يقتل فيه الكثير من الناس ويسرقون أنفسهم. لسوء الحظ ، يعتبر قضاء ساعات في التحقق من البريد الإلكتروني أو الشبكات الاجتماعية أو ممارسة ألعاب الكمبيوتر لكل من البالغين والمراهقين هو القاعدة إلى حد كبير.

بعد أن قررت القيام بشيء مفيد حقًا ، فأنت بحاجة إلى أخذ استراحة من هذه الأنشطة لفترة والتركيز على إكمال المهمة. إذا استخدم كل يوم في نفس الوقت أساسيات إدارة الوقت وقم بأشياء مهمة ، فبعد بضعة أشهر ستشكل عادة.

سيكون من المفيد أيضًا الاحتفاظ بمذكرات وتدوين فيها جميع الأنشطة التي تلتهم الوقت فقط.

القدرة على قول "لا" ستوفر أيضًا الكثير من الوقت. بدون هذا ، من المستحيل تخيل إدارة الوقت ، لأنه من الصعب تعلم كيفية تنظيم وقتك إذا كنت تضيعه بلا هدف في مهام غير ضرورية. في بعض الأحيان ، يكون من المفيد الرد بـ "لا" على أشخاص محددين لا يعرفون سوى كيفية تقديم الشكوى ، ويحاولون أيضًا القيام بكل شيء حتى يقوم شخص آخر بعمله.

تصفية المعلومات

عند دراسة أدوات إدارة الوقت ، من المستحيل عدم الخوض في القدرة على تصفية البيانات المختلفة. كثير من الناس لديهم عادة ملء رؤوسهم بالكثير من المعلومات غير المفيدة. على سبيل المثال ، قبل شراء أي أجهزة منزلية أو ملابس ، يدرسون خصائصها لعدة أيام في مواقع مختلفة.

من ناحية ، تبدو هذه المعلومات مفيدة ، لكنها لن تكون فعالة في إدارة الوقت إلا إذا لم تقرأ كل شيء على التوالي ، لكنك قادر على التركيز على أهم الخصائص الضرورية. تعلم أن تتصفح المعلومات وتذكر فقط ما هو مفيد حقًا. لا داعي لإضاعة الوقت الثمين وإفراط في تشبع الدماغ بالكثير من المعلومات غير الضرورية!

التخطيط هو مفتاح النجاح

الإدارة الفعالة للوقت هي التخطيط ، مما يجعل من الممكن زيادة إنتاجيتك بنسبة 25٪.

إذا لم يتم تسجيله ، فهو غير موجود. قائمة المهام في هذه الحالة هي خريطة لن تسمح لك بالضلال من أجل تحقيق هذا الهدف.

سيساعد العديد من المساعدين على تسهيل المهمة. على سبيل المثال ، يمكنك تعليق لوح في الجزء المرئي من الغرفة وتقسيمه إلى نصفين. يمكن تطبيق أساسيات إدارة الوقت في هذه الحالة على النحو التالي: يحتوي النصف الواحد على جميع الأفكار التي تريد إكمالها في المستقبل القريب.

يجب تقسيم النصف الثاني إلى ثلاثة أعمدة: ما هو مخطط ، وما هي المهام قيد التقدم ، وما تم إنجازه بالفعل. كل أسبوع ، يمكن نقل المهام من النصف الأول من اللوحة إلى العمود المجدول. إذا اتبعت القواعد التي تتطلب إدارة الوقت ، فستكون جميعًا في عمود "تم" بحلول نهاية الأسبوع.

يمكنك أيضًا استخدام يوميات أو تخطيط. أو املأ تقويمًا مضغوطًا لإصلاح الخطط للأسابيع والأشهر القادمة. قد تكون هناك مهام تتم كتابتها بشكل ملائم في شكل جدول.

اختيار طريقة التخطيط

اليوم هناك العديد من طرق التخطيط. الأكثر شيوعًا تشمل:

• طريقة "ABV" (يمكنك أيضًا استخدام "ABC"). جوهرها هو وضع حرف بجانب كل مهمة من القائمة ، مع الإشارة إلى أولوية التنفيذ. عند وضع خطة حسب إدارة الوقت ، تتم الإشارة إلى أهم الأشياء بالحرف "أ". حتى يتم إكمالها ، لا يمكن بدء المهام التي تم وضع علامة "ب" عليها.
• ضبط الوقت هو طريقة يتم تنفيذها عن طريق قياس وتحديد الوقت المطلوب لإكمال أهداف معينة. ما هي إدارة الوقت عند استخدام التوقيت؟ هذا هو تطوير الإحساس بالوقت وكفاءة العمل. لمعرفة ذلك ، تحتاج إلى تسجيل جميع أفعالك في غضون 2-3 أسابيع بدقة 5 دقائق. سيساعد هذا في تحديد ما يسمى "بالوقت الضائع" وإيجاد احتياطيات لأداء المهام الهامة.
• من بين أفضل أدوات إدارة الوقت في العالم للمساعدة في التخطيط ، تجدر الإشارة إلى تقنية SMART. يتكون هذا الاختصار من الأحرف الأولى من الكلمات التي تميز الهدف. يجب أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وتتناسب مع الأهداف الأخرى ولها إطار زمني واضح.

لا أعرف كيف تفعل المزيد - كل صباح "أكل الضفدع"

ضمن الإطار الذي تقدمه إدارة الوقت ، فإن هذه التقنية بسيطة للغاية وفعالة. يكمن جوهرها في حقيقة أنه في الصباح (ويفضل أن يكون ذلك في الصباح) ، قم بإجراء شيء ضروري ، ولكن ليس ممتعًا للغاية. يتم تأجيل هذه الفصول في الغالب وغالبًا لا يتم إجراؤها على الإطلاق. من غير المحتمل أن تتضمن الإدارة الفعالة للوقت استثمارًا كبيرًا للغاية للوقت لتنفيذ مثل هذه الأهداف. بالإضافة إلى ذلك ، تميل الأشياء غير السارة إلى التراكم. في هذه الحالة ، يمكن أن يمتد تنفيذها لأشهر وسنوات.

في دور الضفادع ، غالبًا ما تحدد إدارة الوقت الحالات التي لا تعرف كيفية التعامل معها. يمكن أن تكون أيضًا مهامًا يتوقع لها بعض الظروف المثالية. إذا تم تنفيذ هذه المهام بالتناوب كل صباح ، بمرور الوقت ، سيتم تقليل عدد المهام غير المكتملة. الغرض من هذه التكنولوجيا في إدارة الوقت هو تطوير عادة مفيدة للتركيز على الشؤون الجارية والقيام بها بشكل أسرع.

إذا كان الهدف كبيرًا ، فيمكن تقسيمه

يستسلم الكثيرون عندما يحتاجون إلى تولي مهمة عالمية ، مثل مشروع معقد. ما هي أدوات إدارة الوقت التي يمكن استخدامها في مثل هذه الحالة؟ بادئ ذي بدء ، من الضروري تقسيم المهمة الرئيسية إلى عدة مهام مساعدة وتنفيذ كل منها على حدة. لن يساعد ذلك في تنفيذ المشروع بشكل أسرع فحسب ، بل سيساعد أيضًا في فهمه بشكل أفضل.

من بين المشاركين في إدارة الوقت ، يجعل الكثيرون هذه المهمة أسهل من خلال رسم نوع من الشجرة. تعمل المهمة الرئيسية كجذع لها ، والمهام الفرعية هي فروع. تحتاج إلى التفريع حتى تصبح عملية تحقيق الهدف بأكملها واضحة وبسيطة للغاية.

هناك وقت للعمل ، وهناك وقت للراحة

باستخدام إدارة الوقت في حياتك ، يجب ألا ننسى أن لكل شخص ساعته البيولوجية الخاصة به. إنها تؤثر على أي فترة من اليوم ستكون ذروة النشاط الأكبر. على سبيل المثال ، إذا كانت هذه الفترة من 6.00 إلى 10.00 ، فيجب عليك في هذه الساعات التخطيط لأهم الأشياء والمهام.

وفقًا لمبادئ إدارة الوقت في هذه الحالة ، يمكنك إدارة أكبر عدد ممكن من المهام. لأنه في أوقات أخرى سيكون رد الفعل أبطأ ، وسيتم تقليل الأداء.

بناءً على ملاحظات ساعتك البيولوجية ، من المفيد أيضًا تخصيص وقت للراحة. لا ينبغي إغفال أن هذا يحدد إلى حد كبير مدى فعالية إدارة الوقت. أثناء الراحة ، تتم استعادة موارد الجسم ، ويمكنه التعامل بشكل أفضل وأسرع مع الأهداف المحددة له. إذا سقط الشخص من التعب ، فمن غير المرجح أن تكون جودة العمل جيدة.

اترك الوقت دائمًا

بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن إدارة الوقت يجب أن تجعل الحياة أسهل وتعلمك كيفية استغلال الوقت في الاستخدام الجيد. ومع ذلك ، هذا ليس سببًا لجعل مثل هذه الجداول الزمنية المزدحمة بحيث لا توجد دقيقة واحدة مجانية فيها. كل يوم تحتاج إلى ترك هامش معين من الوقت. بعد كل شيء ، بغض النظر عن مدى التفكير في إدارة الوقت ، من الصعب تحديد الوقت المطلوب بدقة لإكمال جميع المهام.

لذلك ، من أجل عدم الذعر من حقيقة أنه من الضروري بالفعل بدء المهمة التالية ، فمن الأفضل التخطيط لمزيد من الوقت مسبقًا. حتى إذا قمت بذلك في الوقت المحدد ، يمكن استخدام الوقت المتبقي لحل المشكلات الأقل أهمية أو للاسترخاء.

جليب أرخانجيلسكي

للوهلة الأولى ، فإن تنظيم الوقت الشخصي للموظفين بعيد عن 20٪ من الإجراءات الممكنة التي ستوفر 80٪ من الزيادة في كفاءة الشركة. في الواقع ، فإن حصة صندوق الأجور في معدل دوران المشروع في بلدنا صغيرة نسبيًا ، حتى في الصناعات كثيفة المعرفة. في الوقت نفسه ، كقاعدة عامة ، لا يتم استخدام طرق أخرى لتحسين الكفاءة - إنشاء إدارة عادية أولية ، وتطوير استراتيجية مؤسسية ، إلخ. وبالتالي ، يبدو أن إدارة الوقت يجب أن تنفذ أخيرًا - عندما يتم استنفاد احتياطيات الكفاءة الأخرى.

في هذه المقالة ، سوف نظهر أن وجهة النظر هذه لإدارة الوقت سطحية تمامًا. في الواقع ، إن تأثير استخدام إدارة الوقت متعدد الأوجه وغير خطي. وكما تظهر الممارسة ، غالبًا ما تصبح إدارة الوقت هي أفضل أداة. بدايةالتحولات التنظيمية.

نوعان مختلفان من "إدارة الوقت"

قبل الحديث عن دور إدارة الوقت في تحسين أداء الشركات والتطوير التنظيمي ، نحتاج إلى تحديد ماهية إدارة الوقت. تحت هذا المصطلح ، يمكن إخفاء شيئين مختلفين تمامًا.

يتعلق المجال الأول لتقنيات الإدارة ارتباطًا مباشرًا بإدارة اهتمامات الشركة بالوقت أنظمة التحكم. إذا صورت عاملًا فرديًا كمربع صغير داخل مربع كبير - الشركة ، فسيتم تصوير هذه "القصة" على أنها مربع خارجي مظلل مع مربع داخلي لم يمسه أحد. هنا ، ينصب التركيز على تنظيم عمل النظام ككل ، ويصبح الاستخدام الفعال لوقت كل موظف على حدة. عاقبةنظام مصمم بشكل صحيح. في الوقت الحاضر ، تعتبر إعادة هندسة العمليات التجارية وإدارة المشاريع وما إلى ذلك "مسؤولة" عن هذا الاتجاه. كل هذا هو تقنية "إدارة الوقت في الشركة". كما ذكرنا سابقًا ، نوضح: من المستحيل إدارة الوقت ، يمكنك إدارته منظمةالأنشطة ، والتي يكون أهم مؤشر مستهدف لها هو على وجه التحديد مؤقت سهوالخيارات.

أما "القصة" الثانية فتتحدث عن تنظيم العمل الشخصي الذي يقوم به الإنسان بمبادرته الخاصة ، دون الرغبة في إضاعة الموارد غير المتجددة في وقته ، وفي النهاية حياته. في الرسم التخطيطي ، يمكن تصوير هذا الموقف كمربع داخلي مظلل بمربع خارجي لم يمس. تماشياً مع هذا الخط ، توجد طرق تنظيم الوقت التي يطورها مؤلف المقال ويعززها. تتضمن أساليب "القصة" هذه إدارة الوقت بالمعنى الضيق للكلمة ، بالإضافة إلى التقنيات المختلفة للنمو الشخصي.

من الممكن على الفور تحديد مجالات "التطبيق الأمثل" للتكنولوجيات من هاتين المجموعتين. كلما كان عمل الشخص أكثر آليةً والمؤسسة بأكملها ككل ، كلما قلت الحاجة إلى المبادرة الإبداعية لكل فرد ، كلما كانت تقنيات النوع الأول أكثر صلة. على سبيل المثال ، لا يحتاج صراف البنك عمليًا إلى إدارة وقت شخصية. نحن بحاجة إلى نظام إدارة جيد التصميم ، وتوزيع محسوب رياضيًا لتدفق العملاء والعدد المطلوب من الصرافين ، وأماكن عمل منظمة هندسيًا ، وما إلى ذلك.

إذا كان المؤدي مطالبًا ليس فقط بتنفيذ وصف وظيفي صارم بشكل واضح وسريع ، ولكن أيضًا بشكل مستقل مبادر، صنع القرار ، توزيع الموارد ، قبول المسؤولية - تقنيات المجموعة الثانية تصبح لا غنى عنها. على سبيل المثال ، في نفس البنك ، إلى جانب غرفة العمليات ، ظهرت مجموعة من المديرين الذين يعملون مع العميل بشكل فردي. مثل هذا المدير عالمي - يمكنه إصدار دفعة للعميل ، وتقديم التأمين على الفور ، وإعطاء خصم على الخدمات المصرفية في حدود صلاحياته ، وما إلى ذلك. من الواضح أن هذه المعالجة الأقل "الميكانيكية" بالنسبة للعديد من العملاء تكون أكثر ملاءمة. يمكنك التواصل طوال الوقت مع نفس المدير الذي يعرفك جيدًا ، ويمكنه "ضبط" خدمة البنك وفقًا لتفاصيلك ("هل لديك نفس التمثال ، ولكن بأجنحة؟") ، إلخ. في الوقت نفسه ، من الواضح أن مثل هذا المدير سوف يستجيب بشكل ديناميكي أكثر لاحتياجات العميل والسوق ككل ، وسيقوم "بربط" العميل بالبنك بشكل أقوى.

ولكن من الواضح أيضًا أن هذا المدير سيطلب طرقًا مختلفة تمامًا لتنظيم العمل ، كما هو الحال بالنسبة للصراف. هنا لم يعد من الممكن ببساطة بناء النظام بالشكل الأمثل وبدء تشغيل الآلية ومراقبة أدائه. يقبل المدير لا يعتمدالحلول ، تنظم العملية الكاملة لعملها مع العملاء. وفقًا لذلك ، يجب أن يتقن تقنيات تنظيم العمل الشخصي ، وزيادة الكفاءة الشخصية - أي تقنيات "خط القصة" الثاني ، ليست "آلية تنظيمية" ، بل "بشرية".

لذا ، "إدارة وقت الشركات" ، كما اتضح ، هناك نوعان مختلفان للغاية على الأقل. ومن المثير للاهتمام ، أن معنى "الإنسان" لا يقتصر على زيادة كفاءة العاملين الأحرار في اتخاذ القرار ، والتنظيم الذاتي. تعد إدارة الوقت "الشخصية" ، نظرًا لخصائصها العميقة وغير الواضحة للوهلة الأولى ، محركًا قويًا إلى حد ما ليس فقط للكفاءة الشخصية ، ولكن أيضًا للكفاءة المؤسسية.

إدارة الوقت الشخصية وكفاءة الشركات

في مقال "ضبط الوقت: نظام محاسبة الإدارة الشخصية" ، استشهدنا بحالة من الممارسة تُظهر بوضوح آليات عمل "عصية الكفاءة". دعونا نتذكر بعض أفكار العميل ، على الاقتباسات التي تم بناء السرد من مراجعتها:

"(أهم نتيجة لتوقيت قضاء الوقت الشخصي) ... بدأت أشعر بشدة بعدم كفاءة جميع العمليات الجارية. ظهر ما يسمى بـ "الإحساس بالوقت" ، والذي نما بسرعة إلى "إحساس بالكفاءة" ، وهو شعور مثير للحكة إلى حد ما بأن تنظيم العمل لم يكن مثاليًا. وكانت النتيجة إنشاء "منطقة كفاءة" في الشركة حول نفسها ، أي مساحة معيشة ، يمكن للآخرين أن يشعروا فيها بالراحة مرة واحدة فقط إذا كانوا يقضون وقتهم ووقت الآخرين بشكل فعال ".

ونتيجة لذلك ، تم تقليل الوقت اللازم لأداء العمليات القياسية في قسم الاختبار ، على سبيل المثال ، بنسبة 40٪. وقد أتاح ذلك اختبار الإصدار الجديد من النظام في 6 أيام عمل ، بدلاً من أسبوعين قبل ذلك. أود أن أؤكد أن هذا قد تم تحقيقه فقط من خلال تحسين العمليات القياسية من قبل القسم نفسه ".

وبالتالي ، فإن نوعًا من "الجهاز الدهليزي" الذي تم إنشاؤه بمساعدة ضبط الوقت ، والذي يراقب فعالية العمليات ، لا يقصر نطاقه على العمل الشخصي للمالك. يجعلك تلقي نظرة مختلفة على كل شيء من حولك ، بما في ذلك من وجهة نظر فعالية العمليات التي يشارك فيها الشخص. يصور الشكل بشكل تخطيطي انتشار "عصية الكفاءة". بعد أن بدأ الشخص في الاهتمام بوقته ، يدرك بسرعة كبيرة: إضاعة الوقت الشخصية 001يرتبط الوقت غير المتجدد وغير المتجدد ارتباطًا مباشرًا بعدم الكفاءة شركة كبرىأنظمة التحكم. على سبيل المثال ، ينشغل صناع القرار بملايين الدولارات في تحريك الخزانة لأن الأمناء (المقربين من "الهيئة") قرروا توفير فلس واحد على المحرك. 002 إذا تم تدريب هؤلاء الموظفين على إدارة الوقت وأدركوا أن مثل هذه الحوادث ليست فقط خسارة لمالك الشركة ، ولكن أيضًا ضياع وقتهم الخاص ، فسوف يرتبطون بمثل هذه المواقف بطريقة مختلفة تمامًا. على سبيل المثال ، سوف يذهبون إلى المالك ويظهرون بالأرقام كم خسر بسبب هذه "المدخرات".

لاحظ أن التغييرات التي بدأها الموظفون أنفسهم هي الأكثر فعالية. ما توصل إليه العامل نفسه ، سوف يطبقه عن طيب خاطر ؛ في الوقت نفسه ، يتم إبلاغ الموظف بشكل أفضل بالحالة الحقيقية للأمور - فهو الأقرب إلى المستهلك ، والعمل الذي يؤديه هو نفسه ، وما إلى ذلك. وبالتالي ، فإن العمال العاديين هم أفضل "مورد" لتنفيذ شركة الحل النهائي المثالي " نفسهايزيد من كفاءته. لذلك ، ليس عبثًا أن تنص مبادئ إدارة الجودة الشاملة (TQM) على مشاركة جميع الموظفين في العمل لتحسين عمليات إدارة الشركة. هذا فعال - على الرغم من أن الأمر يتطلب بعض الجهد لتحقيق ذلك من الموظفين.

لذلك ، نرى أن "عصية الكفاءة" التي تم إطلاقها في الموظفين ، إذا تم تطبيقها بشكل صحيح ، قد لا تؤثر على الفور ، ولكن بقوة متزايدة ، على كفاءة الشركة. دعونا نظهر الآن أن مثل هذا النهج "الملتوي" لتحسين كفاءة الشركات يمكن أن يكون مفيدًا للغاية للتحولات واسعة النطاق.

TM-bacillus كـ "سماد التربة" من أجل التغيير

المشكلة التي تظهر حتمًا مع أي تغيير في نظام إدارة الشركة هي مقاومة الموظفين. تفسر هذه المقاومة جزئيًا بأسباب عقلانية ويمكن التغلب عليها بنفس المستوى العقلاني ، من خلال شرح الفوائد غير الواضحة له من ترتيب الأشياء في النظام للشخص. يعود سبب هذه المقاومة جزئيًا إلى عوامل غير منطقية - رفض طبيعي لكل شيء جديد ، غير عادي ، لم تتحقق الحاجة إليه بعد. في الرسم التخطيطي ، يصور هذا الموقف تغييرات عنيفة وغير مقبولة في البيئة الخارجية المألوفة.

في هذه الحالة ، يمكن أن يكون "إطلاق TM-bacillus" الأولي طريقة جيدة لتمهيد الطريق للتغيير. إذا تم إدخال "عصية الكفاءة" في رأس الشخص وعملت وفقًا للمخطط الموصوف أعلاه ، إذا بدأ في حساب وقته الشخصي وتقييمه ، فسيكون أكثر قدرة على قبول فكرة ترتيب الأشياء على مستوى الشركة ، كما هو موضح في القسم الفرعي السابق.

لاحظ أننا هنا نتحدث فقط عن الاستخدام الطوعي لتقنيات معينة من قبل شخص ما. أولئك. التوقيت في هذه الحالة ليس بأي حال من الأحوال ملاحظة خارجية لمتخصص في التنظيم العلمي للعمل. قد يكون عنصر الإكراه الوحيد هنا هو الالتزام بالخضوع للتدريب ؛ يجب أن يُترك تطبيق الأساليب التي يحصل عليها الشخص بالكامل لتقديره الخاص. حتى لو أبدى 10٪ فقط من الموظفين اهتمامًا جادًا بتنظيم وقتهم وبدأوا في بذل الجهود في هذا الاتجاه ، فإن هذه "الخميرة" ستؤثر عاجلاً أم آجلاً على كل من حولهم. لكن هذا ممكن فقط عندما يكون "إدخال العصوية" خاليًا من أي نوع من الالتزام والإكراه ، عندما يكون التركيز على خلق مصلحة شخصية للفرد. هذا هو مسار التغيير البطيء التطوري طويل الأمد. التفكير.

أي موارد مالية ومادية وما شابهها من موارد الكفاءة مستنفد.تطلق "عصية الكفاءة" "الطاقة بين الذرية" لمورد بشري إبداعي ، والذي ، كمصدر للتنمية - لا ينتهي.

001 على الرغم من حقيقة أن هذا الوقت "الشخصي" "يُباع" لصاحب العمل ، إلا أن ضياع هذا الوقت لا يزال يمثل خسارة في الحياة ، لذلك نرى أنه من المناسب استخدام مصطلح "وقت شخصي" هنا.

002 حالة حقيقية من الممارسة التشخيصية للمؤلف. ومن الجدير بالذكر أن هؤلاء العمال هم أنفسهم أثاروا مثل هذه التعديات على وقتهم من خلال الموثوقية المستمرة. لكن هذه الحقيقة لا تنتقص من خسائر صاحب الشركة بسبب عدم الكفاءة الصارخ.

• اقتصاد

الكلمات الدالة:

1 -1

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

استضافت في http://www.allbest.ru/

إدارة وقت الشركات: الأهداف والتقنيات

محتوى

• مقدمة
• استنتاج

مقدمة

تساعد العديد من التخصصات والتقنيات الإدارية رئيس المؤسسة على أن يصبح أكثر ديناميكية ، ومواكبة كل شيء ، والوفاء بالمواعيد النهائية في أقرب وقت ممكن. إدارة المشاريع ، وإدارة الجودة ، وأنظمة معلومات الشركات المختلفة - كل هذا ، بالإضافة إلى تقليل التكاليف المالية ، يساعد على تقليل تكاليف الوقت.

تعد إدارة وقت الشركات إحدى هذه التقنيات ، والتي تشكلت كنظام منفصل في إطار الإدارة العامة بفضل التطورات في مجتمع إدارة الوقت Improvement.ru وقسم إدارة الوقت في أكاديمية موسكو المالية والصناعية.

شركة كبرى إدارة الوقت - الانضباط في إطار الإدارة العامة ، مما يجعل من الممكن جعل إدارة الوقت الشخصي للموظفين أداة لزيادة كفاءة الشركة.

ترجع أهمية عملي إلى الحاجة الواضحة للإدارة الفعالة للوقت في الاقتصاد الديناميكي اليوم. إدارة الوقت (أو التنظيم الذاتي) هي تقنية فعالة لتنظيم العمل الشخصي من جهة. من ناحية أخرى ، هذا هو مفهوم الحياة لشخص مقتنع بأنه لا ينبغي لأحد أن يضيع الموارد غير المتجددة في وقته ، وفي النهاية ، حياته.

الغرض من العمل المقدم هو النظر في أهداف وتقنيات إدارة وقت الشركات.

ولتحقيق هذا الهدف حددت الدراسة المهام التالية:

- اعتبار إدارة وقت الشركات كأداة لتحسين كفاءة المنظمة

- إثبات أهداف ونتائج إدارة وقت الشركات

- ضع في اعتبارك إدارة وقت الشركات: في الطريق إلى أن تصبح معيارًا جديدًا للشركة.

1. إدارة وقت الشركات كأداة لتحسين كفاءة المنظمة

تتيح لك إدارة وقت الشركة جعل إدارة الوقت الشخصي للموظفين أداة لزيادة كفاءة الشركة.

تجمع إدارة وقت الشركات بين نهجين - إدارة الوقت الشخصي وتنظيم عمل الشركات. إن مهمة إدخال إدارة الوقت في هذه الحالة هي الإجابة على السؤال: "كيف تزيد من قابلية إدارة الشركة والموظفين ، دون خسارة المزايا التي تعطي الحرية والمبادرة للناس؟"

1.1 مفهوم إدارة وقت الشركات

"مهمة إدارة في الحادي والعشرون مئة عام - تعلم للحكم نجاعة إداري و خلاق آرفينعم" (ص. دراكرأرخانجيلسكي ج. تنظيم الوقت: من الفاعلية الشخصية إلى تطوير الشركة / ج. أرخانجيلسك. - الطبعة الثانية. - سانت بطرسبرغ: بيتر ، 2005. - 442 ص. )

لأول مرة ، تم ذكر موضوع إدارة وقت الشركات في دراسة من قبل GA. Arkhangelsky "تنظيم الوقت: من الكفاءة الشخصية إلى تطوير الشركة" في عام 2003. منذ ذلك الحين ، أصبحت فكرة التنفيذ المؤسسي المركزي لتقنيات إدارة الوقت حاجة واعية لعدد متزايد من الشركات والمؤسسات.

تم تطوير إدارة الوقت في الأصل كنظام عملي تم تطويره من قبل المستشارين الإداريين أكثر من الأكاديميين. قام عدد من المتخصصين في الإدارة المحلية والغربية بتطوير تقنيات التخطيط العملي ، وتقديمها للمديرين الممارسين في شكل كتب ودورات تدريبية. كقاعدة عامة ، تم ترك استخدام أو عدم استخدام تقنيات إدارة الوقت من قبل إدارة المنظمة وفقًا لتقدير الموظف. لذلك ، في الإدارة العلمية ، نادراً ما يتم التطرق إلى قضايا الإدارة الذاتية والتنظيم الشخصي للعمل. كلاسيكيات الإدارة العلمية ، على سبيل المثال ، F.W. تايلور ، أولاً طرح سؤال مركزيةإدخال تقنيات التنظيم الشخصي للعمل ، مع مراعاة العمل البدني بشكل أساسي. في العشرينات من القرن العشرين. مدير المعهد المركزي للعمل أ.ك. قارن غاستيف النهج الآلي في مثل هذه المقدمة "من أعلى" مع فكرة "عصية العمل التنظيمية" ، التي تشجع موظف المنظمة على تحسين إجراءات العمل بشكل مستقل. رئيس عصبة "تايم" P.M. حول Kerzhentsev التركيز من التنظيم العام للعمل إلى الوقت ، وبدأ في اعتباره أحد أهم موارد المنظمة والموظف.

أخيرًا ، حددت نظرية الإدارة الغربية الكلاسيكية P. للإدارة في القرن الحادي والعشرين.

وهكذا ، في تاريخ مسألة إدارة وقت موظف في منظمة ، يمكن التمييز بين فرعين رئيسيين للبحث: إدارة الوقت الكلاسيكية ومجالات الإدارة العامة ، بطريقة أو بأخرى تؤثر على قضايا التنظيم الشخصي للعمل. تتقارب هذه الفروع في سياق التطور ، مما يجعل من الطبيعي طرح مسألة تطوير أساليب لتضمين إدارة الوقت في إدارة الشركات.

شركة كبرى إدارة الوقت- مجموعة من التقنيات لـ "تضمين" أساليب إدارة الوقت في نظام إدارة المنظمة.

وبالتالي ، إذا كانت إدارة الشركة عبارة عن مسار "من أعلى إلى أسفل" ، من بناء نظام إلى فعالية عناصره ، ولا سيما الاستخدام الفعال لوقت الموظف ، فإن إدارة الوقت الشخصي هي مسار "من أسفل إلى أعلى" ، بدءًا من الفعالية الشخصية للموظفين لزيادة كفاءة الإدارات أو المنظمات.

تتضمن إدارة الوقت بالمعنى الكلاسيكي للكلمة مجموعة كاملة من تقنيات التخطيط التي يستخدمها موظف في مؤسسة ما. على المرءلتحسين كفاءة استخدام وقت العمل. في الوقت نفسه ، فإن استخدام إدارة الوقت ليس إلزاميًا. في السنوات الأخيرة ، أدرك عدد متزايد من المنظمات الحاجة إلى تنفيذ مؤسسي مركزي لتقنيات إدارة الوقت.

1.2 المبادئ الأساسية لإدارة الوقت

شاقة عمل مستقل. يمكن للمدير أن يطور نظامًا عالي الجودة وفعالًا لتنظيم وقته بمفرده فقط. لا يمكن ترك هذه الوظيفة الهامة لمستشار أو سكرتير. فقط المدير نفسه سيكون قادرًا على اختيار الحل المناسب وإعادة بنائه ليناسب احتياجاته.

فردية الحل. في تنظيم الوقت الشخصي ، ليست القواعد العامة هي المهمة ، بل الأسلوب الفردي الذي يجده القائد لنفسه. إذا كان مريحًا بالنسبة له ، فإنه يوفر أقصى قدر من الكفاءة. يجب أن يكون التركيز بدلاً من ذلك على تلك الأساليب التي تسمح لك بالتنقل حتى في ظروف عدم اليقين. لذلك ، من المهم تحديد معايير مثل مزاج الشخص ، والتفضيلات الحسية ، والإيقاع الحيوي لجسمه ، وأهداف العمل ، وما إلى ذلك.

الحاجة إلى تتبع أدائك. باستخدام التوقيت ، يمكنك تحديد لحظات الضياع غير المبرر للوقت واكتشاف احتياطياتها المخفية. عند تحليل البيانات التي تم الحصول عليها ، يوصى باستخدام طريقة مقارنة ما تم تحقيقه مع الحد الأقصى الممكن ، وليس ما تم تحقيقه مع المخطط ، كما هو الحال في تقنيات إدارة الوقت الغربية. لكن النتيجة الرئيسية لاستخدام ضبط الوقت هي ظهور قدرة معينة على مراقبة فعالية الفرد باستمرار. إن تتبع وقتك لعدة أسابيع يطور نوعًا خاصًا من الاهتمام بالوقت ، ويبدأ القائد في النظر إلى أفعاله بطريقة مختلفة تمامًا.

التفكير من أجل الكفاءة. يتم لعب الدور الأساسي من خلال تغيير مباشر في التفكير. الشخص الذي تعلم كيفية تحديد العمليات غير الفعالة وتحسينها ، والسعي لتحسين الأداء وتحسينه - قادر على تطبيق الأساليب الحالية ، أو تخصيصها وفقًا لاحتياجاته أو تطوير أساليب خاصة به. والطرق التقنية للغاية لتنظيم الوقت والعمل الشخصي وتنفيذها المباشر في الحياة هي مجرد مسألة تقنية. بمجرد حدوث تغيير في الوعي ، يبدأ في العمل ويؤتي ثماره في أي نوع من النشاط.

احتياطيات كفاءة يمكن الوصول إليها ولا تنضب. مبدأ أساسي ، لا مثيل له في القضايا التكنولوجية. استنادًا إلى افتراض أن احتياطيات الكفاءة والتطوير والتحسين الذاتي ليست قابلة للتحقيق من الناحية الواقعية فحسب ، بل من المحتمل أيضًا أنها لا تنضب ، فإن البحث عن الحل الصحيح وتطوير الطريقة الضرورية هي قضايا تكتيكية بحتة ومن الواضح أنها قابلة للحل.

1.3 أسباب استخدام إدارة وقت الشركات

ترجع الحاجة إلى تنفيذ الشركات لإدارة الوقت إلى العوامل التالية:

1. تزايد سرعة التغييرات اقتصادي البيئاتتتطلب نقل صلاحيات أكبر لموظفي المنظمة ، والتبني الفوري للقرارات المستقلة من قبلهم والتنظيم المستقل والتخطيط لعملهم.

2. في ازدياد محدد الوزن غير الملموسة أصول في كلفة عضوونشوئها; أصبح أداء كبار المديرين والمتخصصين العامل الرئيسي في نجاح عدد متزايد من الشركات. في الوقت نفسه ، فإن الرقابة الخارجية على أنشطة الموظف ، والتي تتسم بطابع إبداعي ، أمر صعب للغاية ، ولكن تزداد أهمية التنظيم المستقل لعملهم من خلال هذا الموظف.

3. إلى عن على المنظمات أصبح القاعدة أ ليس نادر استثناء، الوقوفنناي هام التغييرات أنشطة- تطوير منتجات جديدة ودخول أسواق جديدة وإدخال أدوات وأنظمة إدارة جديدة. بالنسبة لكبار المديرين والمتخصصين في المنظمة ، على التوالي ، تصبح الزيادة المستمرة في عدد وحجم المهام المراد حلها ، والحاجة إلى إيجاد احتياطيات زمنية باستمرار لتنفيذ المشاريع التي تسمح للمنظمة بالتطور المستمر ، هي القاعدة.

معيار إدارة وقت الشركات

2. أهداف ونتائج إدارة وقت الشركات

2.1 وقت الشركة ووقت الموظف (المدير)

الذي - التي، منظمة الصحة العالمية مكالمةحوليضع ينزلق له زمن إطلاق من اليدين لي الحياة; الذي - التي، منظمة الصحة العالمية يحافظ في اليدين له زمن , يحافظ في اليدين لي الحياة. (آلان لاكينآلان لاكان - المؤلف الأكثر مبيعًا لكتاب "كيف تصبح سيد وقتك وحياتك" ، وهو خبير أمريكي معروف في "استراتيجيات توفير الوقت" )

هناك مجال واسع إلى حد ما من تقنيات الإدارة المتعلقة بإدارة وقت الشركة ، والتي تتعلق في المقام الأول بأنظمة الإدارة. يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي لتنظيم النظام ككل. مع هذا النهج ، يُنظر إلى تنظيم وقت الموظف على أنه مجرد نتيجة لنظام مبني بشكل صحيح ويعمل بكفاءة.

تشمل التقنيات المتعلقة بهذا المجال ، على سبيل المثال ، إعادة هندسة العمليات التجارية ، وإدارة الجودة الشاملة ، وإدارة المشاريع ، وما إلى ذلك ، وهي تقنيات إدارة وقت الشركة ، أي أحد أهم معايير الجودة.

الاتجاه الثاني المهم في إدارة الشركات هو تنظيم العمل الشخصي ، وزيادة كفاءة أنشطة الفرد. في هذه الحالة ، تأتي مبادرة التغيير من الموظف نفسه.

في هذا الاتجاه ، يمكن تطبيق تقنيات إدارة الوقت الشخصي ، وتقنيات النمو الشخصي المختلفة ، والإدارة الذاتية.

مجالات تطبيق تقنيات النوع الأول: عمل من النوع "الناقل". مجالات النشاط التي لا تتطلب المبادرة الإبداعية للموظفين. عمليات منظمة بشكل صارم ، وأي انحراف عنها يمكن أن يؤدي إلى عواقب لا يمكن إصلاحها.

مجالات تطبيق تقنيات النوع الثاني: العمل الذي لا يتطلب فقط التنفيذ غير المشروط للتوصيف الوظيفي الصارم ، ولكن أيضًا إظهار المبادرة المستقلة من قبل الموظف. مجالات النشاط التي تنطوي على اعتماد قرارات غير قياسية ، وتخصيص الموارد ، والحاجة والاستعداد لتحمل المسؤولية ، والاستجابة الديناميكية للمتطلبات والمواقف والطلبات المتغيرة. التوظيف بمستوى عالٍ من صنع القرار المستقل والمسؤولية تجاههم ، التنظيم المستقل للعمليات.

في الوقت نفسه ، تبين أن إدارة الوقت "الشخصية" ، نظرًا لخصائصها ، أداة قوية إلى حد ما ليس فقط في مجال التطوير الشخصي ، ولكن أيضًا في تحسين كفاءة الشركات.

وهنا من المنطقي أن لا نتحدث كثيرًا عن الشخصية بقدر ما نتحدث عن إدارة الوقت الشخصية.

2.2 أداء الأفراد والشركات

الكفاءة الشخصية هي المفهوم الأساسي لإدارة الوقت: فكلما كانت الأهداف الأعلى والأكثر وضوحًا التي حددناها لأنفسنا ، كلما كان استخدامنا للوقت أكثر وضوحًا وتنظيمًا.

شخصي نجاعة- استخدام الشخص لوقته لتحقيق أهدافه ؛ يُنظر إليه في سياق الحياة كلها ، دون أن يكون مرتبطًا بمكان عمل أو مجال نشاط معين.

عند الحديث عن إدارة وقت الشركات ، من الواضح أن هناك حاجة إلى زاوية نظر مختلفة حول قضايا الفعالية الشخصية في تنظيم الوقت. من الضروري مراعاة سياق العمل وخصائص مجال النشاط وخصائص شركة معينة ، لذلك من الضروري تقديم مفهوم جديد للفعالية الشخصية.

شخصي نجاعة- الفاعلية الشخصية للفرد كموظف في منظمة معينة ، بسبب جهوده ومهاراته في التنظيم الذاتي.

وبالتالي ، فإن الفعالية الشخصية هي الفعالية الشخصية للشخص بالإضافة إلى سياق مجال نشاط معين.

كيف ترتبط الكفاءة الشخصية بزيادة كفاءة الشركات؟ بعد أن أصبح الشخص أكثر وعياً بوقته ، يبدأ بسرعة كبيرة في فهم أن ضياع وقته الشخصي يعتمد بشكل مباشر على عدم كفاءة نظام إدارة الشركة الحالي. من خلال امتلاك مهارات إدارة الوقت ، سيرى العلاقة بين خسائر الشركة وخسائره (تذكر الرسم البياني للعلاقة بين الأهداف الشخصية وأهداف الشركة) ، وبالتالي ، يبدأ تغييرات إيجابية بشكل أكثر نشاطًا. في الوقت نفسه ، تكون التغييرات التي بدأها الموظف نفسه أكثر فاعلية من تلك التي تم إدخالها "بأمر من أعلى". ما اخترعه العامل وطرحه لنفسه ، سيكون أكثر استعدادًا لتطبيقه ؛ في الوقت نفسه ، يكون على دراية أفضل بالحالة الحقيقية للأمور ، لأنه الأقرب إلى المشاكل والصعوبات الحقيقية للعمل الذي يقوم به هو نفسه. وبالتالي ، فإن الموظفين العاديين في الشركات والمؤسسات هم أفضل مورد لتحسين كفاءة الشركة. "الشركة نفسها تزيد من كفاءتها".

- الفائدة الإدارية لزيادة الفعالية الشخصية للمرؤوسين:

- قابلية إدارة الكفاءة الشخصية وفهم سمات تخطيط وتوزيع وقت العمل من قبل الموظف ؛

- القدرة على تحديد المواعيد النهائية المثلى لإكمال المهام بسبب الفهم الواقعي لدرجة عبء العمل على المرؤوسين ؛

- الثقة في كفاءة وتوقيت تصرفات المرؤوسين في المواقف التي تكون فيها السيطرة المباشرة عليهم صعبة أو مستحيلة: عند التفاعل مع المرؤوسين مع العملاء ، والزملاء من الإدارات الأخرى ، وما إلى ذلك ؛

- شفافية عمل المرؤوسين ، وإضفاء الطابع الرسمي على أهداف وخطط ومهام عملهم الشخصي ، والقضاء على عامل "عدم الاستغناء عن الفوضى" للموظف.

2.3 منطق تنفيذ إدارة الوقت المؤسسي: المبادئ والمراحل

مبادئ:

" مبدأ مزارع" . ماذا يفعل المزارع من أجل الحصول على عائد مرتفع؟ إنها تزرع الأرض ، وتسميد ، وتزرع البقع ، والأعشاب ... أليس غريباً للوهلة الأولى ، أنه بينما نتوقع نتيجة من نبات ، فإن الجهود تُبذل في اتجاه مختلف تمامًا؟ إنه نفس الشيء مع إدخال إدارة الوقت: لا يستحق بذل الجهد في "الثمار" - الطرق المحددة التي سينظم الناس من خلالها وقتهم. يجب أن تتركز الجهود على "التربة" - على المواقف والمعتقدات والأهداف والقيم وموقف الناس من الوقت.

الملامح الرئيسية لهذا المبدأ:

- المعالجة المثلية ، الحركة بخطوات مجهرية ، حاول عدم استخدام الهجمات الأمامية: "من الغد كلنا توقيت!" ؛

- لغة مشتركة - تحدث مع كل موظف باللغة التي يفهمها ، إذا كنت تريد أن تسمع ، حول تلك الأشياء التي تهمه ؛

- الحجم المطلوب - الشيء الرئيسي هو أن أي ابتكار يجب ألا يكون عبئًا على الموظف في هذه المرحلة.

" مركز بلورة" . كقاعدة عامة ، يتم طرح فكرة إدارة الوقت (في مصطلحات إدارة الوقت - "عصية إدارة الوقت") في البداية إلى الشركة من قبل شخص واحد. لن يتمكن أحدهم ، حتى الموظف أو القائد الأكثر فاعلية ، من تغيير الموقف دون دعم الآخرين. وبالتالي ، هناك حاجة إلى "مركز" معين ، حيث يمكن أن "تتبلور" أفكار التنظيم الفعال والعقلاني للوقت. لا يهم ما إذا كانت هذه المجموعة ستكون من وحدة واحدة أو من عدة وحدات.

فائدة تكوين مثل هذه المجموعة:

- إنشاء مجموعة تجريبية لاختبار تقنيات إدارة الوقت المطبقة قبل إدخالها على نطاق واسع في أنشطة الشركة ؛

- العمل الجماعي - مستوى جديد نوعيًا للفرص ، وظهور تأثير نظامي جديد ؛

- توضيح من خلال مثال جيد ليس فقط على المستوى الشخصي ، ولكن أيضًا من خلال أمثلة جماعية للشركات لفعالية التحولات في مجال إدارة الوقت.

" الحريه استقلال" . دع الناس أنفسهم يتخذون خطوات في مجال تنظيم وقتهم.

مزايا هذا النهج:

- يبدأ الشخص في الشعور بالحرية والتحكم في كيفية تنظيم وقته بالضبط ، وما هي الأدوات والأساليب والطرق التي يستخدمها. دعه يخترع مناهجه وأدواته وأساليبه الخاصة ، حتى تلك غير الفعالة - وهذا يقوي الاهتمام ويبدأ في مزيد من الدراسة لأساسيات إدارة الوقت ؛

مع مراعاة عدم التدخل لبعض الوقت في تطوير أفكار إدارة الوقت ، هناك إمكانية لاختراق إبداعي ، ولادة أدوات جديدة تمامًا ، وطرق يمكن أن تكون فعالة للغاية للتنفيذ في شركتك: بعد كل شيء ، لا أحد يعرف تفاصيل النشاط أفضل من المتخصص الذي يقوم بهذا العمل كل يوم ؛

- تؤدي القدرة على اتخاذ خطوات مستقلة إلى الشعور بحرية الاختيار. اختيار شخصي أو إكراه من الخارج - ما رأيك ، أين فرص التنفيذ الناجح؟ اترك لأي شخص الحق في البحث المستقل والاختيار الشخصي.

مراحل:

" بذر" . تتمثل المهمة الرئيسية لهذه المرحلة في إثارة اهتمام الموظفين والزملاء بحرية بموضوع إدارة الوقت. طرق:

" تحفيز عبر القيم" . يشرح ويعرض للموظف ما هي مصلحته الشخصية في إدارة موارد وقته الشخصية بكفاءة.

" يفعل كيف أنا" . أقوى أسلوب في هذه المرحلة هو مثال شخصي لقائد يتمتع بنتائج إيجابية خارجية واضحة. هناك طريقة أخرى تتمثل في نقل أفكار إدارة الوقت بكفاءة إلى الموظفين والزملاء والإدارة العليا.

وأخيرًا ، إحدى الطرق القوية لتحفيز المرؤوسين: " استقال في ماء، أ بعد، بعدما يعلم للسباحة" .

" الدافع" . خلق الدافع لاستخدام مهارات ومعارف إدارة الوقت في الممارسة الحقيقية للموظفين. تتمثل إحدى الطرق في هذه المرحلة في إدخال المؤشرات الكمية التي تجعل وقت الوحدة والقسم موردًا ملموسًا وتسمح لك بتتبع التغييرات في عملية تطبيق أدوات إدارة الوقت.

أمثلة على هذه المؤشرات:

كم من الوقت نقضيه في الاجتماعات؟

- كم مرة ننهي العمل بعد نهاية يوم العمل ؛

- كم مرة ومدى تعطيل وقت التسليم ؛

- كم من الوقت يستغرق من تلقي طلب العميل إلى لحظة الشحن / بدلاً من ذلك: من اللحظة التي تظهر فيها فكرة جديدة حتى إطلاق منتج جديد في السوق ؛

- كم مرة في الأسبوع يشتكي رؤساء الدوائر المجاورة من تأخيرنا في التوثيق ...

ابدأ في اختيار المؤشرات مع أولئك الذين ستكون تغييراتهم ملحوظة على الفور أو بعد فترة زمنية قصيرة.

" ترتيب" . إضفاء الطابع الرسمي على أساليب العمل والأدوات والأساليب الفعالة الجديدة التي ظهرت في المراحل الأولى ، مما يساعد على تحسين عمليات النشاط ، لاستخدام وقت العمل بشكل أكثر كفاءة. هنا يبدأ تطوير القواعد والقواعد واللوائح والاتفاقيات في مجال إدارة الوقت.

وبالتالي ، فإن دمج إدارة الوقت في نظام إدارة شركة أو مؤسسة ، في مرحلة معينة من تطورها ، يأتي إلى الحاجة إلى تطوير معايير الشركة في مجال إدارة الوقت.

3. إدارة وقت الشركة: في الطريق إلى أن تصبح معيارًا جديدًا للشركة

3.1 تشخيص وتقييم مهارات إدارة الوقت

عادةً ما يكون التدريب هو الخطوة الأولى في تنفيذ الشركات لإدارة الوقت. لكن التدريب العادي لا يعطي أقصى قدر من النتائج إذا لم يكن مصحوبًا بأنشطة معينة قبل التدريب وبعده ، إذا لم يكن عنصرًا منطقيًا في نظام التدريب المؤسسي. دعونا نقدم التكنولوجيا الخاصة بتضمين إدارة الوقت في برنامج إحدى الجامعات أو مراكز التدريب المشتركة باستخدام مثال مشروع حقيقي.

يتم التدريب على إدارة الوقت في دورة الشركات الجامعية وفقًا للمخطط التالي:

1) يقوم المشاركون في التدريب بملء استبيانات تحديد السمات التي تسمح بتقييم مستوى كفاءة TM الخاصة بهم وجعل التدريب أكثر فردية ؛

2) يتم إجراء برنامج تدريبي لمدة يومين بعنوان "إدارة الوقت: أساليب مرنة" ، تتكيف مع خصوصيات أنشطة الشركة.

3) أثناء التدريب ، يبدأ المشاركون في العمل باستخدام دليل المؤلف "تدريب منظم" ، وهو نوع من "برنامج تعليمي لإدارة الوقت". يحتوي على تمارين بسيطة ومخططات فارغة تسمح لك بتوحيد المادة التدريبية. بعد التدريب ، لا يُترك المشارك "واحدًا لواحد" مع إدارة الوقت ، فلديه خوارزمية إجراءات واضحة ؛

4) بعد شهر من التدريب يتم تنفيذ 4 ساعات بعد التدريب. يحلل نجاحات وإخفاقات المرحلة الأولى من تطبيق إدارة الوقت.

5) بعد بضعة أشهر من الدورة ، يكتب المشاركون مقالات تعكس التغييرات في تنظيم عملهم.

يمكن لمثل هذا المخطط أن يزيد بشكل كبير من فعالية التدريب. في كل مرحلة ، تتفاعل جامعة الشركات بنشاط مع الموظف ومديره ومدرب TM بحيث تجد جميع التقنيات المدروسة تطبيقًا حقيقيًا. أحد الآثار الجانبية الغريبة للتدريب هو أن المديرين رفيعي المستوى ، الذين يرون النجاح الواضح للمرؤوسين في تنظيم الوقت ، يعبرون عن رغبتهم في المشاركة في تدريبات مماثلة.

الخطوة التالية بعد تنظيم نظام التدريب على إدارة الوقت هي تشخيص إدارة الوقت في الأقسام واعتماد مهارات ذاكرة الترجمة للموظفين.

يتم إجراء التشخيص في شكل استبيان وفقًا لعدة معايير رئيسية. والنتيجة هي إنشاء ملف تعريف TM - رسم تخطيطي بسيط يعكس الوضع في شركة أو قسم في جميع جوانب إدارة الوقت (الشكل 1)

الشكل 1 - JSC "Bank24.ru" - ملف تعريف TM لفريق كبار المديرين

تم بناء الملف الشخصي على أساس البيانات التي تم الحصول عليها من مسح لفريق من المديرين في ثلاثة مجالات رئيسية لتطبيق إدارة الوقت في الشركة:

- إدارة الوقت الشخصي - درجة مهارات إدارة الوقت في المتوسط ​​لهذه المجموعة من المديرين ؛

- إدارة وقت الفريق - جودة تفاعل TM أفقياً داخل الفريق ؛

- إدارة وقت الشركات - جودة تفاعل TM بين المدير ومرؤوسيه.

يسمح لك تحليل ملف تعريف TM المُنشأ بتحديد مكونات ذاكرة الترجمة المشكّلة للأنشطة اليومية لكل موظف وقسم ومؤسسة ككل. يسمح لك إجراء استبيان ثان (بعد الانتهاء من التدريب) بتقييم فعاليته.

تسمح لك TM-Diagnostics بتقييم الامتلاك العام لمهارات TM لفريق من المديرين. في نفس الوقت أو بشكل منفصل معها ، يمكن استخدام هذه التقنية شهادات TM، والتي تعمل على تقييم مهارات ذاكرة الترجمة الشخصية لكل مدير أو متخصص.

تم بناء ملف TM التشخيصي على أساس الدرجات على عشرة معايير رئيسية ، تغطي جميع الجوانب الرئيسية لإدارة الوقت. تم اختيار الرقم "عشرة" بناءً على مقارنة كل معيار بـ "وصية إدارة الوقت". كما قال أحد رؤساء مشروع TM الشركة ، "يجب ترك شيء ما بعد نسيان كل شيء." يجب أن تكون هذه "المخلفات الجافة" هي "الوصايا العشر لإدارة الوقت" (الجدول 1).

الجدول 1 - معايير ووصايا إدارة الوقت

معايير TM	وصايا TM
تجسيد وإبراز المهام والمعلومات	تجسيد الأفكار والمهام. كونها "في الرأس" ، لا يتم التحكم فيها
قابلية قياس النتائج والوقت والكفاءة	إذا كنت تريد أن تدير - تدبير. الإدارة على أساس الحقائق وليس الآراء.
التناسق والاتساق وتنسيق العمل	نظّم العمل: اتحد بالمعنى والبنية. لا يوجد نظام - لا نتيجة
مرونة النشاط وسهولة التخطيط والاستجابة	خطط ببساطة ومرونة قدر الإمكان. زيادة استجابتك للتغيير
اتجاه محدد الهدف	صياغة الأهداف. قيم أي إجراء من خلال المساهمة التي يقدمها في تحقيق الأهداف.
تحديد الأولويات ، والتركيز على الأساسيات	تسليط الضوء على الأهم. ابدأ بها ، امنحها أفضل وقت وجهد
التوجه نحو الاستثمار والتنمية	استثمر الوقت في المستقبل. من الصعب جدًا القيام بذلك ، لكنه يؤتي ثماره
حسن توقيت التنفيذ	اغتنم الفرص الجيدة. الخطة هي وسيلة لتحقيق ذلك ، ولكنها ليست غاية في حد ذاتها.
السيطرة على التنفيذ	قم بإنشاء نظرة عامة على المهام المفوضة ومراقبة الأداء. يجب أن يعلم الجميع أنك "لا تنسى شيئًا" وأن تسلك طريقك دائمًا
سهولة التشغيل	إدارة عبء العمل الخاص بك ؛ العمل "أقل ولكن أذكى". المدير الذي يقود مثل الحصان غير مناسب
الاهتمام بالكفاءة	تنمية "حس التوقيت" و "الإحساس بالكفاءة". سيتبع الباقي

دعونا نلقي نظرة موجزة على كل معيار على حدة.

1. تجسيد. تبدأ الإدارة الفعالة للوقت بتحقيق المهام والأفكار والخطط والاتفاقيات. يتيح لك وجود جميع المهام على الوسائط الخارجية (يفضل الإلكترونية) تحرير تفكيرك في القضايا ذات الأولوية في عملك الشخصي وتقليل الوقت الذي تقضيه في البحث عن المعلومات. في إدارة وقت الفريق ، يساعد التجسيد في تجنب "عدم الاستغناء عن الفوضى" ، فمن السهل نقل المهام أفقياً. على وجه الخصوص ، فإن تجسيد المهام بشكل جيد التنظيم يقلل من عدد من المخاطر المرتبطة بفصل الموظفين. يمكن للموظف المتقاعد أن يأخذ معه يوميات ورقية مع جهات اتصال مفيدة ، لكنه لن يكون قادرًا على التخلص من نظام مراجعة المهام الذي تم إنشاؤه في MS Outlook ، والذي تم تنظيمه وفقًا لقواعد معينة ومعروفة.

2. قابلية القياس. إن الحاجة إلى القياس الكمي للمؤشرات في الإدارة العامة هي عمليًا بديهية. وينطبق الشيء نفسه على كل من إدارة الوقت الشخصي والجماعي. فقط إدخال المؤشرات الكمية الموضوعية يسمح لك بإدارة الوقت بشكل منهجي. كقاعدة عامة ، تُستخدم المؤشرات في ضبط الوقت لتحليل الوقت المنقضي. على سبيل المثال ، "حصة الوقت في المهام ذات الأولوية" ، "الوقت الذي يقضيه في المهام التي يؤديها بنفسه ، على الرغم من أنه يمكنه التفويض".

3. التناسق. في العمل الشخصي ، يقوم هذا المعيار بتقييم تناسق المهام والمشاريع ، و "التأثير التآزري" لتفاعلهم. في إدارة وقت الفريق ، هذا هو أحد المعايير الرئيسية التي تجيب على السؤال: "هل الفريق كيان واحد ، أداؤه أعلى من مجموع نتائج كل مدير مشمول في الفريق؟"

4. المرونة. غالبًا ما يتم تحديد إدارة الوقت بالتخطيط الجاد ، "جدولة نفسك في الدقيقة". لكن الخطة ليست غاية في حد ذاتها. يجب أن تكون خطط العمل الشخصي والجماعي بسيطة بقدر الإمكان ومرنة ، مما يسهل "التقاط" الفرص الناشئة.

5. توجيه الهدف. يمكن أن يكون النشاط استجابة محمومة للمحفزات الخارجية أو تسلسل منطقي واضح للمهام ، كل منها يعمل نحو أهداف واضحة المعالم. في العمل الجماعي ، يقوم هذا المعيار بتقييم وضوح الأهداف لجميع أعضاء الفريق واتساق حركتهم في اتجاه واحد.

6. تحديد الأولويات. يسمح لك هذا المعيار بتقييم درجة "عبء العمل المزدحم" ، ونسبة الوقت المخصصة للمهام ذات الأولوية. كقاعدة عامة ، تكمن أكثر الإجراءات فعالية في المراحل الأولى من تنفيذ إدارة الوقت في اتجاه تحديد الأولويات. بعد كل شيء ، فإن أي منظمة تقريبًا تدرك جيدًا مشكلة "التموج" ، والتي ، وفقًا لبعض قوانين الطبيعة غير المفهومة ، تنمو دائمًا في الحجم.

7. استثمار. يمكن أن تؤدي أي مهمة يتم تنفيذها في العمل الشخصي أو الجماعي إلى نتائج. ولكن يمكنها ، بدرجة أكبر أو أقل ، العمل من أجل التنمية ، وخلق فرص جديدة للنتائج المستقبلية. من الناحية المثالية ، تعمل جميع المهام من أجل التنمية ، وخلق "استثمار في المستقبل".

8. توقيت. يقيِّم هذا المعيار كلاً من حسن التوقيت من حيث الوفاء بالمواعيد النهائية للمهام ، وحسن توقيت تنفيذ المشاريع غير المقيدة بالأوقات الصعبة ، وهو أمر ممكن فقط من خلال نظام تخطيط مرن يستجيب بسرعة للفرص المواتية الناشئة.

9. القدرة على التحكم. إذا قمت بتعيين مهمة لمرؤوس أو وافقت على شيء ما مع زميل ، ما مدى ثقتك في التنفيذ؟ هل تحتاج إلى تذكيرك بهذه المهمة عدة مرات؟

10. يُسَهّل. يقيم هذا المعيار درجة كثافة كل من العمل الشخصي والعلاقات في الفريق ومع المرؤوسين. من خلال إدارة الوقت الشخصي والجماعي والشركات المعدلة بشكل مثالي ، يتوقف العمل الشخصي والتفاعل مع الزملاء عن كونه "متوترًا" ولا يتطلب جهودًا مؤلمة مستمرة.

بالإضافة إلى التقييم وفقًا لعشرة معايير ، يتم تقييم الوضع وفقًا لمعيار واحد متكامل - "الاهتمام بالكفاءة" ، والذي يصف مستوى احترام الفرد لوقت الآخرين بشكل عام ، والوعي بأهمية القضية ، "تنفيذها" على مستوى المبادئ الواضحة للتفاعل الجماعي.

لإنشاء ملف تعريف TM ، يجيب موظفو الوحدة المشخصة على الأسئلة من استبيان يتضمن 33 "اختيار متعدد" (11 معيارًا ، يتم تقييم كل منها في 3 مجالات). يمكن رؤية مثال لتقييم تجسيد إدارة الوقت في المجالات الشخصية ومجالات الفريق في الجدول. 2.

الجدول 2 - مثال على أسئلة الاستبيان التشخيصي

المعيار 1: تجسيد وإبراز المهام والمعلومات
	1. إدارة الوقت الشخصية	2. فريق إدارة الوقت
	توجد جميع المهام والأفكار المفيدة تقريبًا (معلومات ذات مغزى ، وما إلى ذلك) في شكل إلكتروني يسهل رؤيته (في MS Outlook ، في شكل بريد إلكتروني أو ملفات منفصلة ، وما إلى ذلك)		يتم نقل جميع المهام تقريبًا إلى الزملاء إلكترونيًا. بناءً على نتائج المناقشات الشفوية ، يتم بالضرورة تسجيل الأفكار الرئيسية وإرسالها.
	معظم مهامي وأفكاري موجودة في شكل إلكتروني ، جزء صغير (يصل إلى 20-30٪) - في شكل ورقي. نظرة عامة على المهمة بسيطة للغاية ومريحة		يتم نقل معظم المهام "أفقيا" في شكل إلكتروني ، جزء صغير في الورق. يتم تسجيل نتائج معظم المناقشات الشفوية كتابة.
	يتم تسجيل معظم مهامي وأفكاري (70٪ أو أكثر) على الورق (في مذكرات ، في شكل مستندات منفصلة) ، والباقي - في شكل إلكتروني		يتم تقديم معظم المهام على الورق. تم إصلاح جزء ضئيل من الاتفاقات الشفوية
	لا يتم تسجيل ما يصل إلى 20-30٪ من المهام والمعلومات الهامة كتابةً		يتم إرسال ما يصل إلى 20-30٪ من المهام (الطلبات والاتفاقيات) "أفقيًا" شفهيًا
	أحتفظ بمعظم مهامي والمعلومات المفيدة في الذاكرة		يتم تمرير معظم المهام شفويا
الوصية 1: تجسيد الأفكار والمهام. كونها "في الرأس" ، لا يتم التحكم فيها

وبالمثل ، يقوم المستفتى بتقييم الوضع وفقًا لمعايير وتوجيهات أخرى. من السهل أن ترى الإجابات "المتوقعة اجتماعياً" مرئية من الأسئلة. في هذا التوقع الاجتماعي ، بالإضافة إلى العيوب الواضحة (تشويه البيانات نحو إجابات "صحيحة") ، هناك أيضًا مزايا. إنها تكمن في حقيقة أنه في شكل استبيان ، يتم في الواقع إدخال مبادئ TM في ثقافة الشركة. بمقارنة نفسه مع نموذج TM الواضح من الاستبيان ، يحاول المدير تنفيذ هذا النموذج بنفسه ويفهم ما يجب عليه السعي لتحقيقه. هذا تأثير مهم جدًا لتطبيق المنهجية: غالبًا ما تترك معرفة القراءة والكتابة في مسائل إدارة الوقت الكثير مما هو مرغوب فيه بين مديري الشركات الروسية البعيدة عن آخر الشركات الروسية.

لتحييد تأثير التوقعات الاجتماعية ، يتم إجراء الاستطلاع بشكل مجهول الهوية فقط ، ويتم تحذير جميع المشاركين بشأنه. يتم تجميع الملف الشخصي من قبل فريق الإدارة ككل وليس أساسًا لأي "أعمال انتقامية". من المهم مراعاة أن طريقة تشخيص TM ليست طريقة لتقييم الموظفين أو الأقسام. تتمثل مهمة المنهجية في تحديد المجالات الأكثر أولوية لتطوير مهارات TM للمديرين وتفاعل فريقهم.

يتم تحديد الردود "المتضخمة" خلال تحليل مفصل لملف تعريف ذاكرة الترجمة ومصفوفة الاستجابة.

بالإضافة إلى الأسئلة الرسمية حول مجموعة من المعايير ، يحتوي الاستبيان أيضًا على ستة أسئلة مفتوحة. يُطلب من المدير الذي يكمل الاستبيان أن يصف بعبارات تعسفية الحالة الحالية والمرغوبة لإدارة الوقت الشخصي والجماعي والشركات. تجعل الأسئلة المفتوحة من الممكن توضيح و "ملء الألوان" التقييمات التي تم الحصول عليها في استبيان رسمي. على سبيل المثال ، في الحالة المذكورة أعلاه ، ارتبطت إجابات المدير بشكل واضح بالمؤشرات المنخفضة من حيث التجسيد ، أي مراجعة المهام والمعلومات والاستثمار ، أي. القدرة على تخصيص الوقت للمهام طويلة المدى التي لا تعطي نتائج فورية.

يتم عرض نتائج المسح في ثلاث مجموعات رئيسية.

1. التحليلات المعممة الملف الشخصي.

2. التحليلات على عظم " إشكالية" معاييرمع مراعاة إحصائيات توزيع إجابات المبحوثين في المجموعة.

3. خريطة مشاكل و حلولالتوصيات - تلخيص نتائج التحليل ، توصيات للإجراءات ذات الأولوية.

4. التحليلات المعممة الملف الشخصييسمح لك بتحديد المشاكل الرئيسية وعلاقاتهم. على سبيل المثال ، غالبًا ما يرتبط ضيق الوقت للمهام طويلة الأجل (الدرجات المنخفضة لمعيار الاستثمار) بسوء التنظيم وهيكلة المعلومات (الدرجات المنخفضة عند التجسيد) والحمل الزائد للمدير مع العديد من الطلبات غير المهمة من الزملاء والأفراد. المرؤوسون (درجات منخفضة في "الانتباه إلى الوقت" في الفريق و / أو الوحدة).

5. يتم تنفيذ التالي مفصلة التحليلات على متفرق معايير، والتي تأخذ في الاعتبار إحصائيات توزيع الإجابات داخل المجموعة ، ووظائف الارتباط لمصفوفة الاستجابة ، إلخ.

يوضح الشكل 2 إحصائيات توزيع الردود وفقًا لمعيار "الاستثمار". يُظهر المحور الأفقي درجة التقييم ، بينما يُظهر المحور الرأسي عدد المستجيبين الذين اختاروا هذا التصنيف.

أرز. 2- توزيع إجابات المبحوثين داخل المجموعة

في التحليل ، يتم توفير نسخة من الردود الأكثر دلالة إحصائيًا المأخوذة من الاستبيان (أي العلامات التي قدمها غالبية أعضاء الفريق). يتم فك رموز المؤشرات الموضحة في الرسم البياني (الشكل 2) على النحو التالي:

· خاص إدارة الوقت،الدرجة 0: تم تخصيص وقت "الاستثمار في نفسك" من حيث المبدأ ، ولكن ليس بالقدر الذي نرغب فيه ؛

· يأمر إدارة الوقت،التقييم 1: يخصص فريقنا بوعي الوقت والطاقة والموارد لمشاريع ذات طبيعة "استثمارية". ليس لدينا مشكلة "لا وقت للتعلم" ، "لا وقت لإدخال تقنيات جديدة". ولكن في الوقت نفسه ، ما زال 20-30٪ من الوقت مشغولاً بأنشطة لا تعطي سوى نتائج قصيرة الأجل ؛

· شركة كبرى إدارة الوقت،الدرجة 0: في وحدتي ومرؤوسي ، من حيث المبدأ ، يتم الاهتمام بالعمل ذي الطبيعة الواعدة ، لكن التركيز لا يزال على النتائج قصيرة المدى ، فهي سهلة قياس وتقييم أنشطتنا.

توفر هذه التقييمات نفسها بعض التبصر في الوضع. نتيجة معالجة الاستبيانات هي "صورة" تتكون من الإجابات المختارة الأكثر أهمية من الناحية الإحصائية. يسمح لنا تحليل ومقارنة التقييمات بالحصول على استنتاجات إضافية.

3. المرحلة الأخيرة من التحليل هي صياغة التوصيات واختزال كل المخططات في واحدة خريطة مشاكل و حلولإعطاء لمحة عامة عن جميع أحداث ذاكرة الترجمة القادمة.

مثال. بشكل عام ، يمكن تقييم الموقف مع الاستثمار ، بناءً على البيانات المقدمة ، على النحو التالي: "في فريقنا من كبار المديرين ، يتم تخصيص الوقت بكميات كافية للأعمال الواعدة ، ولكن في عملي الشخصي وفي الوحدة الموكلة إليّ ، رقم."

في الواقع ، هذا يعني أن إدارة العميل تولي اهتمامًا كبيرًا للمهام ذات الطبيعة "الاستثمارية" وتخلق ضغطًا مناسبًا على كبار المديرين. لكن معظم المديرين التنفيذيين لا يترجمون هذا الضغط "النزولي" إلى إدارتهم وكذلك إلى عملهم الشخصي.

أرز. 3 - مثال على عنصر خرائط المشكلة والحلول

في سياق كل من التحليل العام والتفصيلي لملف ذاكرة الترجمة ، يتم توضيح كل أطروحة في التحليل من خلال رسم تخطيطي لعلاقات السبب والنتيجة للمشكلات ومصادرها (الشكل 3).

بشكل عام ، موضوع تنفيذ الشركات لإدارة الوقت لا يتجاوز عمره بضع سنوات. بطبيعة الحال ، في مثل هذا الاتجاه الشاب لإدارة الوقت ، هناك العديد من الفرص المثيرة للاهتمام للباحث.

أحد هذه المجالات الرئيسية هو تقييم الكفاءة الاقتصادية لإدخال إدارة الوقت ، اعتمادًا على طبيعة أنشطة الوحدة التي يتم تنفيذها فيها. هناك عدة اتجاهات لمثل هذا البحث. على سبيل المثال ، في الأقسام التي "تبيع وقت" الموظفين مباشرة (مدقق حسابات ، مستشار ، محام) ، يتم التعبير عن مدخرات الوقت مباشرة بالمال ، اعتمادًا على تكلفة ساعة هذا الاختصاصي للعميل.

1. أقسام المبيعات. مع انخفاض الوقت الذي يقضيه مديرو المبيعات في العمليات المساعدة وزيادة التواصل المباشر مع العملاء المحتملين ، يمكن للمرء أن يتوقع زيادة متناسبة تقريبًا في أحجام المبيعات (الاستثناءات بسبب حالة السوق ممكنة). يُنصح أيضًا بتقييم سرعة الاستجابة للطلبات الواردة من العملاء المحتملين ومقارنتها بمعايير أداء مماثلة للمنافسين ، كأحد العوامل الرئيسية للقدرة التنافسية.

2. أقسام الخدمة تتفاعل مباشرة مع العميل. في هذه الحالة ، مع التنظيم الفعال للوقت ، تزداد جودة الخدمة للعميل ، والتي يمكن أن ترتبط بالأداء المالي من خلال سياسة التسعير ، وسياسة الخصم ، والمقارنة مع سياسة التسعير ومستوى خدمة المنافسين.

3. الانقسامات الداخلية التي لا تتفاعل مع العميل. في هذه الحالة ، يمكن رسم العلاقة بين مؤشرات الوقت والمؤشرات المالية من خلال حجم صندوق الرواتب أو مستوى ولاء الموظفين (أنشطة أكثر تنظيماً وقابلية للتنبؤ ، وضغط أقل و "العمل الإضافي" تزيد من ولاء الموظف ، وهو أمر يسهل ربطه بمؤشرات مالية في ظروف عدم كفاية جودة العرض في سوق العمل).

تستحق إدارة الوقت في عمل كبار المديرين والمتخصصين الرئيسيين دراسة منفصلة. يوجد تقييمان محتملان هنا:

1. التقييم المباشر لتكلفة توفير الوقت من خلال مبلغ تعويض المدير الأعلى.

2. تقييم سرعة التقدم في المشاريع الرئيسية من خلال إنشاء رابط بين زيادة الميزانية الأسبوعية للوقت التي يمكن أن يخصصها مدير أعلى لمشروع يديره ، مع انخفاض في توقيت هذا المشروع. سرعة تنفيذ المشاريع التي تهدف إلى تطوير الشركة (تنفيذ أنظمة إدارة جديدة ، إطلاق منتجات جديدة ، إلخ) ، كقاعدة عامة ، يمكن ربطها بشكل مباشر أو غير مباشر بالأداء المالي للشركة.

3.2 معايير إدارة الوقت في الشركة

قد لا يقتصر إدخال إدارة الوقت في الشركة على التشخيص ومنح الشهادات. لدمج تقنيات تخطيط الوقت ، يمكن تطوير معايير ذاكرة الترجمة المؤسسية. يمكن تقسيمها إلى عدة مستويات منطقية.

1. لغة، قائمة المصطلحات إدارة الوقت. يمكن فهم كلمات "الاستعجال" و "الأهمية" وما شابه ذلك بطرق مختلفة تمامًا. بالنسبة لوحدة واحدة ، مهمة "مهمة" - واحدة لها آثار مالية خطيرة ، بالنسبة لوحدة أخرى - حددها مدير رفيع المستوى. من الناحية المثالية ، يجب توضيح المصطلحات المتعلقة بتخطيط الوقت في الشركة. على أي حال ، "في التقريب الأول" يتم حل مهمة تكوين لغة مشتركة في التدريب.

2. ترتيبات- "قواعد الأخلاق الحميدة" العامة المتعلقة بالوقت. قد تكون هذه القواعد شفهية أو ثابتة كتابيًا ، في شكل ملصقات ، وأقراص ، وما إلى ذلك.

3. أنظمة- الاتفاقات التي يتم دعم تنفيذها بالعقوبات (الشركات الرسمية والألعاب).

4. أشياء، أدوات- لوحات التخطيط ، الفراغات الجاهزة ، الأوراق ذات الرأسية ، وما إلى ذلك ، "تجسيد" تقنيات العمل المختصة.

إن أهم أداة لتنفيذ معايير الشركة هي الإعدادات الجاهزة في نظام الشركة للتخطيط الشخصي والتخطيط الجماعي ، كقاعدة عامة ، هي MS Outlook أو Lotus Notes. تطبق إعدادات التقويم والمهمة مبادئ وتقنيات إدارة الوقت.

تتمثل الخطوة الأولى في تنفيذ معايير ذاكرة الترجمة المؤسسية في إضفاء الطابع الرسمي على اللغة ، والجهاز المفاهيمي: ما هي "أولوية" المهمة ، "الاستعجال" ، إلخ.

تتمثل الخطوة التالية بعد توحيد لغة النشاط في صياغة قواعد تنظيمها ، وإضفاء الطابع الرسمي عليها في نظام لوائح الشركات أو الموجودة في شكل اتفاقيات فريق غير رسمية. في الوقت نفسه ، فإن القضية الأكثر حساسية هي الحفاظ على التوازن بين الحرية والإكراه ، وتدخل الشركات في تلك الجوانب من أسلوب العمل الشخصي للموظف والتي تعتبر مهمة لكفاءة الشركة.

" أشياء" كيف ناقلات شركة كبرى المعايير. المعيار ، القانون ، القاعدة التي يجب قراءتها أولاً ثم تطبيقها ، ليست الأكثر فعالية. لم يتم تدوين معيار الشركة المثالي على الورق ، فالمعيار المثالي يتجسد في شيء ما "لا يسمح لك بفعله بشكل خاطئ" ، وهو بحد ذاته يملي مسار العمل المطلوب.

إذا تم استخدام تقنية المعلومات بنشاط في أنشطة الشركة ، يمكن أن تكون قوالب النصوص الجاهزة والنماذج في البرامج المقابلة مفيدة للغاية ، على سبيل المثال ، في MS Outlook ، يمكنك إعداد نماذج عرض مهام مخصصة ، بما في ذلك الحقول اللازمة لإعداد مهمة. مثل هذا النموذج ، الذي يظهر أمام المدير عند تعيين مهمة لمرؤوس ، سوف "يُذكّر" بحد ذاته بالمعلمات المهمة للمهمة التي يجب تحديدها.

في ختام موضوع معايير الشركات ، تجدر الإشارة إلى أنه ، كما قال الرومان القدماء ، أفضل قانون هو مجرد تثبيت لعرف راسخ. أفضل معيار في كثير من الحالات هو إضفاء الطابع الرسمي على التقنيات التي وجدها الناس وأدخلوها قيد الاستخدام. أنفسهم. هذه المعايير هي الأكثر كفاءة وبساطة وفعالية.

استنتاج

إدارة الوقت هي المحاسبة والتخطيط التشغيلي للوقت. تتمثل مهمة إدارة الوقت في تبسيط استخدام الوقت (كل من وقت العمل والوقت الشخصي) لليوم والأسبوع من أجل إدارة جميع الأشياء الأكثر أهمية. المبادئ الأساسية لإدارة الوقت: العمل المستقل المضني ، وخصوصية الحل ، والحاجة إلى مراقبة فعالية الفرد ، والتفكير الهادف إلى الكفاءة ، وإمكانية تحقيق وعدم استنفاد احتياطيات الكفاءة.

تم تطوير إدارة الوقت ، أو الإدارة الذاتية ، في الأصل كتقنية يستخدمها الشخص بشكل مستقل. لكن في القرن الحادي والعشرين ، لم يعد هذا كافياً. كانت هناك حاجة إلى جعل إدارة الوقت الشخصي ، والإدارة الذاتية للموظفين ، جزءًا من نظام معايير الشركة. جزء من اللغة المشتركة التي يتحدث بها الأشخاص في المنظمة.

كان الاتجاه الأخير هو إدخال نظام إدارة الوقت في المؤسسات (إدارة وقت الشركات). إدارة الوقت اتجاه جديد في إدارة المشاريع.

هناك ثلاثة مجالات في إدارة وقت الشركات:

- إدارة وقت الشركة للمشروع ؛

- إدارة وقت الشركات لأقسام منفصلة ؛

- إدارة الوقت الفردية لكبار المتخصصين.

تركز إدارة وقت الشركات في المؤسسة ، أولاً وقبل كل شيء ، على تشكيل نظام فعال للتفاعل بين الإدارات والمسؤولين في المؤسسة. إنه ينطوي على الاستخدام الواسع للشبكات المحلية وتكنولوجيا المعلومات في عملية الاتصال.

وبالتالي ، فإن استخدام نظام إدارة الوقت في المؤسسة لن يكون فعالاً إلا في حالة وجود نهج متكامل لعملية إدارة الوقت في مؤسسة واحدة.

فهرس

1. Arkhangelsky G. إدارة وقت الشركة: Encyclopedia of Solutions / G.A. أرخانجيلسك. - م: ألبينا بيزنس بوكس ​​، 2008. - 160 ص.

2 - أرخانجيلسكي ج. تنظيم الوقت: من الفعالية الشخصية إلى تطوير الشركة. - الطبعة الثانية. - سان بطرسبرج: بيتر 2006. - 448 ص: مريض.

3 - أرخانجيلسكي ج. محرك الوقت: كيفية إدارة العيش والعمل. - الطبعة الثالثة ، إضافة. - م: مان ، إيفانوف وفيربر ، 2006. - 256 ص.

4. Arkhangelsky G.A. صيغة الوقت. إدارة الوقت في Outlook 2007. - م: مان ، إيفانوف وفيربر ، 2006 - 224 ص.

5. Arkhangelsky GA، Lukashenko M.A.، Bekhterev S.V.، Telegina T.V. إدارة الوقت: Proc. بدل / Arkhangelsky GA ، Lukashenko M.A. ، Bekhterev S.V. ، Telegina TV ؛ تحت. إد. ج. أرخانجيلسك. - م: DS Market ، 2008. - 288 ص.

6. بيرد P. إدارة الوقت. التخطيط والتحكم في الوقت. - لكل. من اللغة الإنجليزية. تكاتشينكو. - م: FAIR-PRESS، 2004. - 288 ص.

7. Bekhterev S.V. إدارة وقت الفريق والتحفيز // http://www.improvement.ru/zametki/behterev/ - مصدر المقال: مجلة "الدافع والدفع"

8. فرونسكي أ. كيف تدير وقتك. - روستوف - غير متوفر: فينيكس ، 2007. - 224 ص. - (ورشة نفسية)

9. Dod P.، Sandheim P. 25 أفضل طرق وتقنيات إدارة الوقت. كيف تفعل المزيد دون أن تفقد رأسك / لكل. من الانجليزية. - سانت بطرسبورغ: "دار النشر" DILYA ، 2008. - 128 ثانية.

10. زاخارينكو G. إدارة الوقت. - سانت بطرسبرغ: بيتر ، 2004. - 128 ثانية.

11. إدارة وقت الشركات // مجلة "إدارة اليوم" №3. - 2004 - ص 9.

12. لوكاشينكو م. إدارة الوقت للقائد هتم

13. مواد الموقع http://www.improvement.ru/

14. ميدفيديف س. كيف يمكنني تحفيز المرؤوسين عند تقديم TM // http://www.improvement.ru/zametki/medvedev/

15. Nabatova E. الوقت للعملاء الجدد: كيف تعمل إدارة الوقت على تحسين كفاءة المبيعات // http://www.improvement.ru/zametki/sales/

16. Telegina T.V. Chronophages في نظام ثقافة الشركات. استعراض موجز للمصارف الرئيسية لوقت العمل // نظام العمل: Sat. علمي يعمل. - العدد 5. - م: أكاديمية موسكو المالية والصناعية ، ماركت DS ، 2008. - ص 164-174.

17. التصور الفعال للوقت // مجلة "ادارة تنمية الافراد" العدد 3. - 2005 - ص 18.

استضافت على Allbest.ru

...

وثائق مماثلة

وقت العمل وإدارة الوقت للرئيس والمتخصص في المؤسسة: الجوهر ، التصنيف ، طرق تحسين كفاءة الاستخدام. الأساليب الحديثة في إدارة الوقت. تحليل استخدام وقت العمل في MEE "مستشفى مدينة إيفانوفو رقم 2".

أطروحة ، تمت إضافة 08/17/2016


إدارة الوقت كتدريب للتحكم في مقدار الوقت المستغرق في أنشطة محددة وتقييم دورها في تحسين كفاءة وإنتاجية العمل. تحليل استخدام وقت العمل. هيكل ومبادئ إدارة الوقت.

الملخص ، تمت الإضافة 03/24/2013


دراسة ضياع وقت العمل في مكان العمل باستخدام تقنية ضبط الوقت. الحاجة إلى تنفيذ الشركات لإدارة الوقت. نظرة عامة على استخدام أدوات وتقنيات وتقنيات إدارة الوقت في الشركات المحلية والأجنبية.

الاختبار ، تمت إضافة 01/15/2014


الجوهر والمبادئ وأسباب الاستخدام والأساليب الحديثة لإدارة الوقت. تفاصيل إدارة الوقت في المؤسسات الخدمية. توصيف ميزات إدارة الوقت واستخدام أوقات العمل في شركة الإعلانات "بريز-سيرفيس".

ورقة مصطلح ، تمت إضافة 2015/04/26


الوقت كفئة اجتماعية فلسفية. الفرضيات الأساسية ومشكلات تنظيم الوقت. الاتجاهات الرئيسية لإدارة الوقت. آفاق استخدام تقنيات إدارة الوقت في المدرسة. التخطيط كعامل في تنفيذ تقنيات إدارة الوقت.

أطروحة تمت إضافة 11/27/2012


تحليل فاعلية استخدام وقت العمل. التعريف والمفاهيم الأساسية لإدارة الوقت. هيكلها: تحديد الأهداف ، تحديد الأولويات ، معرفة أدوات التخطيط ، العادات. خصائص التقنيات الرئيسية لإدارة الوقت.

الملخص ، تمت الإضافة في 12/11/2015


الأسس النظرية لإدارة الوقت: الجوهر والمبادئ ، أسباب الاستخدام ، التقنيات الحديثة. تنفيذ النظام في الشركة. JSC "Megafon": وصف موجز وتقييم نظام إدارة الوقت والسمات الرئيسية لتحسينه.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 07/08/2012


جوهر ومحتوى إدارة الوقت والمراحل التاريخية لتطورها. طرق دراسة العمليات العمالية وتكلفة وقت العمل. الطرق الرئيسية لإدارة الوقت في المنظمات الحديثة. تنفيذ تقنيات إدارة الوقت في شركة Bosphorus LLC.

أطروحة ، أضيفت في 07/13/2015


ورقة مصطلح ، تمت الإضافة 01/20/2011


تعقيد إدارة العمل الإبداعي والإداري "من أعلى". مفاهيم إدارة الوقت والمشاكل الرئيسية لقلة الوقت الشخصي والعمل. من أين يأتي ضيق الوقت وكيفية التعامل معه. مراحل تنفيذ إدارة الوقت.

"مهمة الإدارة في القرن الحادي والعشرين هي تعلم كيفية إدارة فعالية العمل الإداري والإبداعي."

P. دراكر

تظهر عدة أرقام مدى صلة مشكلة زيادة إنتاجية العمل وتحفيز الموظفين بشكل فعال بالنسبة للشركات الروسية:

تنمو إنتاجية العمالة للعاملين في الاقتصاد الروسي في المتوسط ​​بنسبة 6.5٪ سنويًا ، أي أبطأ من نمو الناتج المحلي الإجمالي ؛

في عام 2008 ، ارتفعت الأجور الحقيقية بنسبة 5.9٪ مقارنة بالعام السابق ، وفي عام 2009 ، وفقًا لتوقعات وزارة التنمية الاقتصادية ، سيكون نموها مقارنة بعام 2008 بنسبة 3.6٪ ؛

وبلغت نسبة إجمالي الأجور الاسمية للسكان العاملين في الاقتصاد إلى حجم الناتج المحلي الإجمالي في عام 2006 33.3٪.

هذه الأرقام تعني ما يلي:

إن النمو في تكلفة رأس المال البشري يفوق بكثير الزيادة في المنتج نفسه ؛

لا يقترن الديناميات الإيجابية لسعر رأس المال البشري بزيادة مقابلة في العائد على استخدامه ؛

السعر النسبي للعمالة في روسيا ، مع الأخذ في الاعتبار الإمكانات المحلية ، مرتفع بالفعل.

لم يتضح بعد ما إذا كانت الأزمة ستكون قادرة على التأثير في هذه الظروف ، وبأي طريقة. لكن من الواضح تمامًا أنه في الأزمات ، تواجه الشركات مهمة حل المهام الأكثر تعقيدًا والتي غالبًا ما تكون غير قياسية لزيادة كفاءة الإنتاج والمبيعات والتسويق ، فضلاً عن مهمة زيادة ولاء الموظفين المتبقين ، والتي يمكن حلها ، بما في ذلك عن طريق المختصين باستخدام وسائل التحفيز وإدارة الوقت.

ترجع الحاجة إلى تنفيذ الشركات لإدارة الوقت إلى العوامل التالية:

1. تتطلب الوتيرة المتزايدة للتغيرات في البيئة الاقتصادية نقل صلاحيات أكبر لموظفي المنظمة ، والتبني الفوري للقرارات المستقلة من قبلهم والتنظيم المستقل والتخطيط لعملهم.

2. تتزايد نسبة الأصول غير الملموسة في قيمة المنظمة ؛ أصبح أداء كبار المديرين والمتخصصين العامل الرئيسي في نجاح عدد متزايد من الشركات. في الوقت نفسه ، فإن الرقابة الخارجية على أنشطة الموظف ، والتي تتسم بطابع إبداعي ، أمر صعب للغاية ، ولكن تزداد أهمية التنظيم المستقل لعملهم من خلال هذا الموظف.

3. بالنسبة للمؤسسات أصبحت القاعدة ، وليس استثناءً نادرًا ، التغييرات الكبيرة المستمرة في الأنشطة - تطوير منتجات جديدة ، ودخول أسواق جديدة ، وإدخال أدوات وأنظمة إدارة جديدة. بالنسبة لكبار المديرين والمتخصصين في المنظمة ، على التوالي ، تصبح الزيادة المستمرة في عدد وحجم المهام المراد حلها ، والحاجة إلى إيجاد احتياطيات زمنية باستمرار لتنفيذ المشاريع التي تسمح للمنظمة بالتطور المستمر ، هي القاعدة.

تم تطوير إدارة الوقت في الأصل كنظام عملي تم تطويره من قبل المستشارين الإداريين أكثر من الأكاديميين. قام عدد من المتخصصين في الإدارة المحلية والغربية بتطوير تقنيات التخطيط العملي ، وتقديمها للمديرين الممارسين في شكل كتب ودورات تدريبية.

كقاعدة عامة ، تم ترك استخدام أو عدم استخدام تقنيات إدارة الوقت من قبل إدارة المنظمة وفقًا لتقدير الموظف. لذلك ، في الإدارة العلمية ، نادراً ما يتم التطرق إلى قضايا الإدارة الذاتية والتنظيم الشخصي للعمل. كلاسيكيات الإدارة العلمية ، على سبيل المثال ، F.W. أثار تايلور ، لأول مرة ، مسألة الإدخال المركزي للتكنولوجيات للتنظيم الشخصي للعمل ، مع مراعاة العمل البدني بشكل أساسي.

في العشرينات من القرن العشرين. عارض مدير المعهد المركزي للعمل أ.ك.غاستيف النهج الآلي في مثل هذه المقدمة "من أعلى" مع فكرة "عصية العمل التنظيمية" ، والتي تشجع موظف المنظمة على تحسين إجراءات العمل بشكل مستقل. قام رئيس عصبة "تايم" P. M. Kerzhentsev بتحويل التركيز من التنظيم العام للعمل إلى الوقت ، وبدأ في اعتباره أحد أهم موارد المنظمة والموظف.

أخيرًا ، حددت نظرية الإدارة الغربية الكلاسيكية P. Drucker ، التي لفتت الانتباه إلى تعقيد إدارة العمل الإبداعي والإداري "من أعلى" دون إشراك مبادرة الموظف المستقلة ، مهمة زيادة كفاءة العمل الإداري والإبداعي كمهمة أساسية للإدارة في القرن الحادي والعشرين.

وهكذا ، في تاريخ مسألة إدارة وقت موظف في منظمة ، يمكن التمييز بين فرعين رئيسيين للبحث: إدارة الوقت الكلاسيكية ومجالات الإدارة العامة ، بطريقة أو بأخرى تؤثر على قضايا التنظيم الشخصي للعمل. تتقارب هذه الفروع في سياق التطور ، مما يجعل من الطبيعي طرح مسألة تطوير أساليب لتضمين إدارة الوقت في إدارة الشركات.

إدارة وقت الشركات عبارة عن مجموعة من التقنيات "لتضمين" أساليب إدارة الوقت في نظام إدارة المؤسسة.

وبالتالي ، إذا كانت إدارة الشركة عبارة عن مسار "من أعلى إلى أسفل" ، من بناء نظام إلى فعالية عناصره ، ولا سيما الاستخدام الفعال لوقت الموظف ، فإن إدارة الوقت الشخصي هي مسار "من أسفل إلى أعلى" ، بدءًا من الفعالية الشخصية للموظفين لزيادة كفاءة الإدارات أو المنظمات.

عادةً ما يكون التدريب هو الخطوة الأولى في تنفيذ الشركات لإدارة الوقت. لكن التدريب العادي لا يعطي أقصى قدر من النتائج إذا لم يكن مصحوبًا بأنشطة معينة قبل التدريب وبعده ، إذا لم يكن عنصرًا منطقيًا في نظام التدريب المؤسسي.

تحليل معايير الشركات لإدارة الوقت في سبيربنك روسيا

مقدمة

الأسس النظرية لإدارة الوقت

1 جوهر ومبادئ إدارة الوقت

2 أسباب لاستخدام إدارة الوقت

3 تقنيات إدارة الوقت الحديثة

تحليل المناهج المحلية لنظام إدارة الوقت

1 تنفيذ إدارة الوقت في الشركة

2 إدارة الوقت في روسيا

تقييم وتحسين نظام إدارة الوقت في الشركة

1 الخصائص العامة للمشروع الذي تم تحليله

2 تقييم نظام إدارة الوقت في الشركة

3 تحسين نظام إدارة الوقت

استنتاج

مقدمة

في الظروف الحديثة ، تعد إدارة الوقت جزءًا لا يتجزأ من أي شركة ناجحة. تُفهم إدارة الوقت على أنها تقنية لتنظيم الوقت وزيادة كفاءة استخدامه.

إدارة الوقت هي فعل أو عملية ممارسة سيطرة واعية على مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة من أجل زيادة الكفاءة والإنتاجية على وجه التحديد. يمكن أن تساعد إدارة الوقت في مجموعة من المهارات والأدوات والتقنيات المستخدمة لإكمال مهام ومشاريع وأهداف محددة. تتضمن هذه المجموعة مجموعة واسعة من الأنشطة ، وهي: التخطيط ، والتخصيص ، وتحديد الأهداف ، والتفويض ، وتحليل الوقت ، والمراقبة ، والتنظيم ، والإدراج ، وتحديد الأولويات. كان يُنسب الحوكمة في الأصل فقط إلى النشاط التجاري أو العمل ، ولكن مع مرور الوقت توسع المصطلح ليشمل النشاط الشخصي بنفس المبرر. نظام إدارة الوقت هو مزيج من العمليات والأدوات والتقنيات والأساليب. عادة ما تكون إدارة الوقت ضرورة في تطوير أي مشروع ، لأنها تحدد وقت ونطاق إنجاز المشروع.

الغرض من العمل المقدم هو اعتبار إدارة الوقت كنظام لإدارة الوقت. مهام العمل هي كما يلي:

النظر في مفهوم ووظائف إدارة الوقت ؛

خصائص تقنيات إدارة الوقت الحديثة ؛

التعرف على ميزات تنفيذ إدارة الوقت في الشركات ؛

تحليل تطبيق التنفيذ الناجح لإدارة الوقت في الشركات الروسية ؛

تحديد ميزات استخدام إدارة الوقت في أنشطة Megafon OJSC.

الهدف من العمل هو إدارة الوقت. موضوع العمل هو سمات استخدام إدارة الوقت في أنشطة المنظمة.

يتضمن هيكل العمل مقدمة وثلاثة فصول وخاتمة وقائمة مراجع.

يقدم الفصل الأول جوهر ومبادئ إدارة الوقت ، ويحدد الأساليب الحديثة لإدارة الوقت ويثبت الحاجة إلى استخدام إدارة الوقت في أنشطة المؤسسة.

يكشف الفصل الثاني عن ميزات تنفيذ إدارة الوقت في المنظمة ، ويحلل الأساليب الناجحة لإدارة الوقت في الشركات الروسية.

في الفصل الثالث والأخير ، يتم تقديم وصف عام للمشروع الذي تم تحليله ، ويتم تقديم تقييم لنظام إدارة الوقت لـ Megafon OJSC ، ويتم تحديد التوجيهات لتحسين نظام إدارة الوقت للمؤسسة المدروسة.

1. الأسس النظرية لإدارة الوقت

.1 جوهر ومبادئ إدارة الوقت

"إدارة الوقت (إدارة الوقت) هي قسم متعدد التخصصات من العلوم والممارسة مكرس لدراسة المشاكل والأساليب لتحسين الوقت الذي يقضيه في مختلف مجالات النشاط المهني." إدارة الوقت - تعني الترجمة من الإنجليزية "إدارة الوقت". تتمثل مهمة إدارة الوقت في تبسيط استخدام الوقت (كل من وقت العمل والوقت الشخصي) لليوم والأسبوع من أجل إدارة جميع الأشياء الأكثر أهمية. إدارة الوقت هي المحاسبة والتخطيط التشغيلي للوقت.

المبادئ الأساسية لإدارة الوقت.

شاقة عمل مستقل. يمكن للمدير أن يطور نظامًا عالي الجودة وفعالًا لتنظيم وقته بمفرده فقط. لا يمكن ترك هذه الوظيفة الهامة لمستشار أو سكرتير. فقط المدير نفسه سيكون قادرًا على اختيار الحل المناسب وإعادة بنائه ليناسب احتياجاته.

فردية الحل. في تنظيم الوقت الشخصي ، ليست القواعد العامة هي المهمة ، بل الأسلوب الفردي الذي يجده القائد لنفسه. إذا كان مريحًا بالنسبة له ، فإنه يوفر أقصى قدر من الكفاءة. يجب أن يكون التركيز بدلاً من ذلك على تلك الأساليب التي تسمح لك بالتنقل حتى في ظروف عدم اليقين. لذلك ، من المهم تحديد معايير مثل مزاج الشخص ، والتفضيلات الحسية ، والإيقاع الحيوي لجسمه ، وأهداف العمل ، وما إلى ذلك.

الحاجة إلى تتبع أدائك. باستخدام التوقيت ، يمكنك تحديد لحظات الضياع غير المبرر للوقت واكتشاف احتياطياتها المخفية. عند تحليل البيانات التي تم الحصول عليها ، يوصى باستخدام طريقة مقارنة ما تم تحقيقه مع الحد الأقصى الممكن ، وليس ما تم تحقيقه مع المخطط ، كما هو الحال في تقنيات إدارة الوقت الغربية. لكن النتيجة الرئيسية لاستخدام ضبط الوقت هي ظهور قدرة معينة على مراقبة فعالية الفرد باستمرار. إن تتبع وقتك لعدة أسابيع يطور نوعًا خاصًا من الاهتمام بالوقت ، ويبدأ القائد في النظر إلى أفعاله بطريقة مختلفة تمامًا.

التفكير من أجل الكفاءة. يتم لعب الدور الأساسي من خلال تغيير مباشر في التفكير. الشخص الذي تعلم كيفية تحديد العمليات غير الفعالة وتحسينها ، والسعي لتحسين الأداء وتحسينه - قادر على تطبيق الأساليب الحالية ، أو تخصيصها وفقًا لاحتياجاته أو تطوير أساليب خاصة به. والطرق التقنية للغاية لتنظيم الوقت والعمل الشخصي وتنفيذها المباشر في الحياة هي مجرد مسألة تقنية. بمجرد حدوث تغيير في الوعي ، يبدأ في العمل ويؤتي ثماره في أي نوع من النشاط.

احتياطيات كفاءة يمكن الوصول إليها ولا تنضب. مبدأ أساسي ، لا مثيل له في القضايا التكنولوجية. استنادًا إلى افتراض أن احتياطيات الكفاءة والتطوير والتحسين الذاتي ليست قابلة للتحقيق من الناحية الواقعية فحسب ، بل من المحتمل أيضًا أنها لا تنضب ، فإن البحث عن الحل الصحيح وتطوير الطريقة الضرورية هي قضايا تكتيكية بحتة ومن الواضح أنها قابلة للحل.

1.2 أسباب استخدام إدارة الوقت

يجب أن يتم توقيت الوقت الشخصي لعدة أيام عمل ، ربما أسابيع ، من أجل تحليل أسلوب عملك وكشف أسباب العجز في الوقت المستجد. يمكن التعرف على الأعراض المقلقة للوقوع الوشيك لمشاكل مؤقتة من خلال العلامات التالية:

عدم وجود أولويات في تنفيذ القضايا (حل المهام الثانوية مع النقل المنتظم للقضايا الرئيسية) ؛

التسرع في إكمال المهام الكبيرة (غالبًا بسبب بدء العمل في وقت متأخر) ؛

تيار كبير من جميع أنواع الشؤون الروتينية (خطر الغرق في تفاهات) ؛

الدراسة المبكرة للمراسلات التجارية (الوثائق الحالية) ؛

العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع (خلال ساعات العمل لا يوجد وقت كافٍ) ؛

العمل باستمرار مع زملائك أو مرؤوسيك (يبدو أن هذا سيكون أسرع أو أكثر موثوقية) ؛

لا تعمل وفقًا لملفك الشخصي (الاستخدام غير الفعال للفرص) ؛

تدخل مستمر في العمل (مكالمات هاتفية لا تنتهي وتدفق الزوار) ؛

إيضاح المعلومات ، السؤال المستمر مرة أخرى (الإدراك الصعب للمعلومات ، نتيجة التعب).

بعد التوقيت ، من الضروري تحليل جميع الأنشطة التي شارك فيها الشخص. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام جداول حول توزيع مجالات العمل فيما يتعلق بتكاليف الوقت - حقيقية وقابلة للتحقيق نظريًا ، قم بوضع قائمة بالعقبات.

يمكن إجراء مزيد من التحليل من وجهة نظر موقعين: إيجابي وسلبي ، أي تحديد نقاط القوة والضعف من أجل الاستخدام الرشيد للأول وتجنب الأخير.

"أكلة الوقت" من خلال إجراء تحليل مفصل لمصادر الوقت الرئيسية ، يمكنك التحكم بشكل أفضل في سير عملك وتجنب الانحرافات. تم التعرف على الأسباب الرئيسية التي تجعلنا نضيع الوقت سدى:

تحتل المكالمات الهاتفية مكانة أولى محترمة ، مما يزعج مزاج العمل ويمنعك من التركيز على الأعمال. مع انتشار استخدام الهواتف المحمولة ، أصبحت المشكلة عالمية.

يعتبر الزائرون الذين يأتون إلى المكتب مصدر إلهاء أكثر من الهواتف ، لأنه لا يمكن تجاهلهم أو يمكن القيام بعمل آخر بشكل متوازٍ.

ضعف التواصل بين الإدارات.

مشاكل مع أجهزة الكمبيوتر ومعدات المكاتب.

تغيير ترتيب العمل الذي يفرضه الزملاء.

عدم وجود تخطيط تنظيمي. Dist

عدم القدرة على الاستماع للآخرين.

الهيكل التنظيمي غير المرضي.

فوضى البريد. إنها مناسبة بشكل خاص للمديرين الذين تكون مراسلاتهم في وقت غير مناسب أو لا تمر على الإطلاق من خلال مرشح السكرتارية لتحديد أهمية الرسائل.

تصحيح الأخطاء التي كان يمكن تفاديها. تؤدي الأخطاء إلى نفس التسرع وعدم الانتباه وعدم الرغبة في العمل وما إلى ذلك.

التردد في الأمور التجارية.

تنظيم الاجتماعات وتنظيمها بشكل سيء ، وتخطيط الاجتماعات.

الانحرافات في مكان العمل. قائمة ضخمة من الأشياء الصغيرة في تفاصيل كل شخصية.

بيروقراطية المكاتب المفرطة.

مناقشات عديمة الفائدة حول عملك وعمل الآخرين. وكلام فارغ فقط.

1.3 تقنيات إدارة الوقت الحديثة

تحديد الأهداف. يتضمن تحديد الأهداف تحليل وتشكيل الأهداف الشخصية. يصف الهدف النتيجة النهائية ، ويعطي وضوحًا حول الاتجاه الذي يجب أن تتحرك. تحديد الهدف هو عملية مؤقتة. عند تغيير معلمات معينة ، يحدث التعديل الضروري.

"لتحقيق النجاح ، تحتاج إلى اختيار الأهداف الصحيحة ، وستساعدك المراحل المتوسطة على عدم إيقاف المسار الصحيح. يُنصح بإجراء سجل للموارد الشخصية والوسائل لتحقيق الأهداف مسبقًا من أجل معرفة نقاط القوة التي يجب تشجيعها وأي نقاط الضعف يجب العمل عليها من أجل زيادة تطوير إمكانات الفرد.

يجب أن يكون الهدف واضحًا ودقيقًا ومفهومًا. الصياغة الملموسة للأهداف العملية مهمة للتخطيط اللاحق. عند تحديد أهداف طويلة المدى ، لا تأخذ الكثير.

) ليس فقط للقيام بالأشياء بشكل صحيح ، ولكن أيضًا للقيام بالأشياء الصحيحة ؛

) ليس فقط لحل القضايا ، ولكن أيضًا لخلق وجهات نظر إبداعية ؛

) ليس هناك الكثير لتوفير الأموال لتحسين استخدامها ؛

) ليس فقط للوفاء بالديون ، ولكن أيضًا لتحقيق النتائج ؛

) لا تقلل التكاليف فحسب ، بل تزيد الأرباح أيضًا.

التخطيط الكلاسيكي. الأسلوب الكلاسيكي لتطوير الخطط والخيارات البديلة للأنشطة. يعني التحضير لتنفيذ الأهداف وترتيب الوقت. كما تظهر التجربة العملية ، فإن الدقائق التي يتم إنفاقها في التخطيط تقلل من ساعات التنفيذ المباشر ، مما يؤدي في النهاية إلى توفير الوقت بشكل عام.

من أجل أداء وظائفهم بشكل صحيح وتحقيق أهدافهم ، يجب على المدير أن يفهم بوضوح ميزانية وقته. هناك العديد من قواعد التخطيط الأساسية:

عند وضع خطة يومية ، من الأفضل ترك 40٪ من وقت العمل مجانًا. أولئك. 60٪ - الوقت المخطط ، 20٪ - الوقت غير المتوقع ، 20٪ - الوقت التلقائي.

قم بتوثيق الوقت الذي تم قضاؤه ، مع توضيح كيف وماذا فقد ، من أجل الحصول على فكرة عن استهلاكه.

لتجميع جميع المهام معًا ، يجب أن تكون لديك فكرة عن الحالات القادمة ، وتقسيمها وفقًا لدرجة الإلحاح.

أنشئ خططًا واقعية بحجم المهام التي يمكنك التعامل معها فقط.

تعلم كيفية تحديد وتيرة العمل وكمية المعلومات اللازمة لإكماله.

إذا كان التدخل ينشأ بانتظام في العمل في شكل حالات عاجلة تنشأ تلقائيًا ، فقم بتوفير الوقت في الخطة لحل مثل هذه الحالات.

تؤدي محاولة القيام بقدر كبير من العمل وتشتيت الطاقة إلى أشياء منفصلة غير مهمة إلى حقيقة أنه في نهاية اليوم تظل المشكلات الرئيسية دون حل. يعني تحديد الأولويات تقسيم التدفق الكامل للمهام وفقًا لدرجة الأهمية ، لمنحها الأساسي والثانوي وما إلى ذلك. القيم.

النسب "الذهبية" لتخطيط الوقت. يعتمد تخطيط الوقت على مبادئ معينة. واحدة من أشهرها صاغها الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو. وهي مصممة للاستخدام الرشيد للوقت وتنص على ما يلي: "إذا تم النظر في جميع وظائف العمل من حيث معيار فعاليتها ، فقد اتضح أن 80 في المائة من النتائج النهائية تتحقق في 20 في المائة فقط من الوقت المنقضي ، بينما الـ 20٪ المتبقية من النتيجة تشغل 80٪ من وقت العمل ". في العمل اليومي ، هذا يعني أنه لا يجب عليك أولاً القيام بالمهام الأسهل والأكثر إثارة للاهتمام أو الأقل استهلاكا للوقت. عند التخطيط ، من الضروري حل المشكلات الحيوية أولاً وقبل كل شيء ، وبعد ذلك فقط - مشاكل ثانوية عديدة.

يساعد التطبيق المتسق لمبدأ باريتو على تطبيق تقنية تحليل تعقيد المشكلات ABC. يعتمد على تقسيم الحجم الكامل للمهام إلى ثلاث مجموعات.

ج. أهم المهام - تشكل ما يقرب من 15 بالمائة من العدد الإجمالي لجميع المهام والحالات. تبلغ الأهمية الذاتية لهذه المهام (تحقيق الهدف) حوالي 65 بالمائة.

ب. تمثل المهام المهمة متوسط ​​20 بالمائة من العدد الإجمالي للحالات ، وتبلغ أهمية هذه الفئة من المهام أيضًا 20 بالمائة ، على التوالي.

B. المهام الأقل أهمية وغير الأساسية ، على العكس من ذلك ، تشكل 65 بالمائة من العدد الإجمالي للمهام ، لكن لها حصة صغيرة (حوالي 15 بالمائة من إجمالي "التكلفة").

يمكن تنفيذ تقنية تحليل المهام وفقًا لمبدأ ABC على النحو التالي:

قم بعمل قائمة بجميع المهام القادمة في الفترة الزمنية المناسبة (يوم ، شهر ، ربع سنة ، سنة).

تنظيم المهام وفقًا لدرجة أهميتها ، وتحديد ترتيب الحالات وفقًا لـ "تكلفة" النشاط.

عدد المهام.

أ) أول 15 بالمائة من جميع المهام في الفئة أ لا تخضع لإعادة التعيين ؛

ب) العشرين بالمائة التالية - مهام الفئة ب ؛

ج) الـ 65 بالمائة المتبقية هي مهام من الفئة "ب".

أعد التحقق من الخطة الزمنية للامتثال لميزانية الوقت المخصصة مع قيمة المهام: 65 بالمائة من الوقت المخطط - المهام أ ؛ 20 بالمائة من الوقت المجدول - المهام "ب" ؛ 15 بالمائة من الوقت المجدول هي المهام B.

قم بإجراء التعديلات المناسبة ، مع تركيز الخطة على المهام أ.

تقييم المهام B و C من حيث إمكانية تفويضهم.

تفويض الصلاحيات. "المعنى العام للتفويض هو تفويض المهام إلى مرؤوسيك أو زملائك. يفضل العديد من المديرين ، الذين يعتبرون أنفسهم من ذوي الخبرة والكفاءة ، القيام بما يمكن أن يعهدوا به إلى الموظفين الآخرين ، في إشارة إلى قلة الخبرة ونقص التعليم وعدم كفاءة مرؤوسيهم. تشير هذه الظاهرة ، بالأحرى ، إلى نقص الخبرة في تفويض السلطة وعدم القدرة على تدريب الموظفين على الوظائف الضرورية ، بدلاً من المزايا العالية للمدير.

الفوائد الرئيسية للتفويض:

يقوم المدير بتوفير الوقت للقيام بمهام أكثر أهمية ؛

استخدام وتطوير المعرفة والمهارات المهنية للموظفين ؛

تحفيز الكشف عن قدرات واستقلالية وكفاءة المرؤوسين ؛

التأثير الإيجابي على تحفيز الموظفين.

من أجل التفويض المناسب ، يجب أن تلتزم بالقواعد التالية:

اختيار الموظفين المناسبين ؛

تخصيص مجالات المسؤولية ؛

تنسيق تنفيذ المهام الموكلة ؛

تشجيع وتقديم المشورة للمرؤوسين ؛

التحكم في سير العمل والنتائج ؛

تقييم موظفيك ؛

وقف محاولات عكس أو التفويض اللاحق.

من الضروري تفويض الأعمال الروتينية والأنشطة المتخصصة والمسائل الخاصة والأعمال التحضيرية. يمكن تنفيذ نقل المهام أو الأنشطة لفترة طويلة أو يقتصر على المهام لمرة واحدة. لا يقوم المدير بأي حال من الأحوال بنقل وظائفه الإدارية ، والمهام ذات درجة عالية من المخاطر والمسؤولية عن الإدارة.

مراقبة النتائج وتعديل الأهداف. تعمل مراقبة الأداء على تحسين عملية العمل ، وهي تغطي ثلاث مهام:

فهم الحالة الجسدية. هل يؤتي التخطيط نتائج ، هل يساهم في الراحة؟

مقارنة بين المخطط لها مع أقصى حد ممكن. من الضروري تحليل الأنشطة بانتظام ، وتحديد لحظات ضياع الوقت ، ووضع أوراق التداخل ؛

التكيف مع الانحرافات المحددة. تحتاج الخطط إلى إعادة فحصها وتغييرها إذا لم تكن ممكنة أو لا تسمح بتحقيق الهدف بحلول الموعد النهائي.

يميز بين مراقبة نتائج العمل ومراقبة مهام محددة ، فلا ينبغي لأحد أن يهمل أحدهما أو الآخر.

وبالتالي ، فإن إدارة الوقت هي التخطيط المحاسبي والتشغيلي للوقت. تتمثل مهمة إدارة الوقت في تبسيط استخدام الوقت (كل من وقت العمل والوقت الشخصي) لليوم والأسبوع من أجل إدارة جميع الأشياء الأكثر أهمية. المبادئ الأساسية لإدارة الوقت: العمل المستقل المضني ، وخصوصية الحل ، والحاجة إلى مراقبة فعالية الفرد ، والتفكير الهادف إلى الكفاءة ، وإمكانية تحقيق وعدم استنفاد احتياطيات الكفاءة. يمكن التعرف على الأعراض المقلقة للوقوع الوشيك لمشاكل مؤقتة من خلال علامات معينة ويمكن تحديد أسباب "ضياع الوقت".

2. تحليل المناهج المحلية والأجنبية لنظام إدارة الوقت

.1 تنفيذ إدارة الوقت في الشركة

حقيقة أن الوقت يجب أن يُدار بعقلانية هي حقيقة واضحة الآن. الجميع ، من المديرين من المستوى الأدنى إلى المديرين وأصحاب الأعمال ، يواجهون ضيق الوقت أو غيابه التام.

حتى وقت قريب ، كان يُنظر في إدارة الوقت بشكل أساسي فيما يتعلق بشخص واحد. أي ، يمكن لكل متخصص ، بناءً على طلبه ، تطبيق أساليب إدارة الوقت فيما يتعلق بوقته.

كان الاتجاه الأخير هو إدخال نظام إدارة الوقت في المؤسسات (إدارة وقت الشركات). إدارة الوقت اتجاه جديد في إدارة المشاريع. في معظم المنظمات الروسية ، لا تفكر الإدارة في الإجراءات التي يقضي مرؤوسوها وقتًا فيها خلال يوم العمل ، وكيف ينظمون عملهم في إطار مسؤولياتهم الوظيفية.

من الطبيعي تمامًا ألا يكون رئيس المؤسسة أو موظفيها الرئيسيين قادرين على التعامل مع مهمة إدخال إدارة الوقت بمفردهم. كقاعدة عامة ، يلجأون إلى مساعدة المتخصصين في مجال إدارة الوقت. ومن الطبيعي أن يخلق الطلب العرض.

لذا فإن مدة الدورات والتدريبات على إدارة الوقت تتراوح من 2 إلى 10 أيام ، والتكلفة من 5 آلاف روبل. ما يصل إلى 25 ألف روبل البرامج المقدمة مختلفة أيضًا: هذه هي "دورات إدارة الوقت لأفضل الأشخاص" ، والتي يتم إجراؤها في شكل ندوة ودورات للموظفين العاديين. هناك تقنيات لتنفيذ إدارة الوقت في المؤسسات.

هناك شيء واحد يوحد كل هذه الدورات - كلها تعتمد على التقنيات الغربية ولا ترتبط دائمًا بالواقع الروسي. بالإضافة إلى ذلك ، بعد كل شيء ، فإن الجزء الأكبر من الندوات والدورات التدريبية حول إدارة الوقت هو فردي بطبيعته ، أي أنه يتعلق بإدارة الوقت الشخصي أكثر من إدارة وقت الشركات.

بالنسبة لإدارة الوقت المقارنة ، في رأينا ، يجب التمييز بين ثلاثة مجالات:

لذلك ، على سبيل المثال ، يتيح لك استخدام MS Outlook توفير الوقت بشكل كبير في عملية نقل المعلومات الضرورية. يحدث هذا بسبب الفرصة لصياغة جوهر المشكلة بشكل أكثر دقة ووضوحًا. يُنظر إلى المعلومات المكتوبة بشكل أسرع وأكثر دقة من تلك التي يتم الإبلاغ عنها شفهيًا.

بالإضافة إلى ذلك ، في عملية الاتصال باستخدام تكنولوجيا المعلومات ، يصبح من الممكن توفير الوقت بشكل كبير في عملية نقل المعلومات. هذا بسبب عدم الحاجة إلى الانتقال من مكتب إلى آخر ، أو من منظمة إلى أخرى.

أيضًا ، يتم توفير الكثير من الوقت على الاتصالات الشخصية في عملية نقل المعلومات عبر الإنترنت ، وذلك بفضل الأنماط والرموز الموجودة التي تحل محل العبارات التي تعد عناصر اتصال مهذب.

بشكل عام ، تعد إدارة وقت الشركة للمؤسسة نظامًا من القواعد والمعايير لتفاعل الموظفين في المؤسسة ، والقواعد والآليات الخاصة بتبادل المعلومات. من نواح كثيرة ، فإن إدارة الوقت هذه تكرر عملية الاتصال في المؤسسة. وبالتالي ، من الصعب أن نعزو ذلك إلى اتجاه جديد تمامًا في مجال إدارة المؤسسات.

إن استخدام تقنيات تحسين الاتصالات وتحسين عملية الاتصال في المؤسسة في إطار إدارة الوقت سيحقق تأثيرًا تنظيميًا واقتصاديًا أكبر.

تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في هذا المجال من إدارة الوقت في العدد الصغير نسبيًا للموظفين الذين يمكن دمجهم في مجموعة من الأشخاص الذين يؤدون واجبات متطابقة ، وعدد كبير نسبيًا من هذه المجموعات في مؤسسة واحدة. وبالتالي ، من أجل تحسين العمل في الوقت المناسب لكل مجموعة من المتخصصين ، من الضروري وضع توصيات وتقنيات إدارة الوقت التي تنفرد بها هذه المجموعة من المتخصصين. كقاعدة عامة ، فإن المتخصصين في إدارة الوقت إما ببساطة لا يفعلون ذلك ، مفضلين استخدام الندوات والدورات التدريبية الجماعية القائمة على تقنيات إدارة الوقت الفردية ، أو خدمة إنشاء نظام إدارة الوقت لكل قسم فردي من المؤسسة باهظة الثمن.

وتجدر الإشارة إلى أنه ، كقاعدة عامة ، لا تحتاج جميع إدارات المؤسسة إلى تنفيذ نظام إدارة الوقت. تنشأ مشكلة إدارة الوقت حيث يوجد بديل لاستخدامها. في تلك الأقسام من المؤسسة حيث يقوم الموظفون بعمل ميكانيكي رتيب ، هناك حاجة إلى دراسة القدرات الفسيولوجية والنفسية للشخص في أداء خوارزمية معينة من الإجراءات في ظل الظروف الحالية لشدة وشدة العمل.

غالبًا ما يكون من غير المعقول القول إن عمليات الإدارة لا يتم تنفيذها في المؤسسة وأن الموظفين ليسوا مهتمين بأداء أسرع جودة لواجباتهم الرسمية. هذا يرجع إلى حقيقة أن كل موظف لديه واجباته الخاصة ، الثابتة في التوصيف الوظيفي وعقد العمل. يحدد عقد العمل أيضًا ، كقاعدة عامة ، عدد الساعات التي يجب أن يعمل بها يوميًا وعدد الأيام التي يجب أن يعمل فيها في الأسبوع. أي أن هناك قدرًا معينًا من العمل (واجبات ثابتة في عقد العمل) ووقت لتنفيذه (طريقة وجدول العمل المحددان في عقد العمل).

كقاعدة عامة ، عند تطوير برامج الندوات والدورات التدريبية حول إدارة الوقت ، لا يتم الاهتمام بالخصائص الفسيولوجية للشخص وظروف شدة العمل وشدته.

أما بالنسبة لإدارة الوقت الفردي لكبار المتخصصين ، فهي في الواقع إدارة وقت فردية للمدير والشخص. هذا الاتجاه هو الأكثر تطورًا وفعالية حاليًا من حيث الاستخدام العملي.

بشكل عام ، تعد إدارة وقت الشركات اتجاهًا واعدًا إلى حد ما في إدارة المؤسسات ، على الرغم من وجود العديد من الصعوبات في الوقت الحالي في تطبيقه في الممارسة العملية. عند تحديد الحاجة إلى إدخال إدارة وقت الشركات ونطاق تطبيقها في مؤسسة واحدة ، ينبغي للمرء أن:

في أي الإدارات (أو في أي وحدات وظيفية) يكون إدخال إدارة الوقت مناسبًا ؛

ما هو التأثير الاقتصادي والتنظيمي الذي سيتم تحقيقه من خلال إدخال إدارة وقت الشركات في المؤسسة. أي أننا نتحدث عن نسبة التكاليف والنتائج ؛

ما هو احتمال أن يكون تأثير إدخال نظام إدارة وقت الشركة في المؤسسة طويلاً بما يكفي للسماح للتأثير الاقتصادي والتنظيمي بالتعبير عن نفسه.

وبالتالي ، فإن استخدام نظام إدارة الوقت في المؤسسة لن يكون فعالاً إلا في حالة وجود نهج متكامل لعملية إدارة الوقت في مؤسسة واحدة. يجب تطوير نظام إدارة الوقت المؤسسي بشكل فردي لكل مؤسسة ويجب أن يجمع بين جميع المجالات الثلاثة لإدارة وقت الشركة: إدارة وقت المؤسسة ، وإدارة وقت الشركات للأقسام الفردية ، وإدارة الوقت الفردية للمتخصصين الرائدين. علاوة على ذلك ، يجب أن تستند إدارة وقت الشركات للأقسام الفردية في بعض الحالات إلى الخصائص الفسيولوجية للشخص وظروف شدة العمل وشدته ، بدلاً من عملية التخصيص المختص للوقت.

2.2 إدارة الوقت في روسيا

يصعب اليوم العثور على شركة روسية لا تنشغل إدارتها بمسألة زيادة قدرتها التنافسية. لحل هذه المشكلة ، من الضروري القيام بقدر هائل من العمل لتحسين جميع العمليات التجارية: من البحث والتطوير إلى الخدمات اللوجستية. ومع ذلك ، فهذه مهمة طويلة وصعبة ، ولهذا السبب تفضل العديد من الشركات في روسيا زيادة كفاءة العمل "مع القليل من إراقة الدماء". على سبيل المثال ، من خلال إدارة الوقت. ومع ذلك ، فإن إدارة الوقت "الكلاسيكية" تكافح بالفعل للتعامل مع المهام التي تضعها الأعمال الحديثة أمامها. "لم يعد حلاً سحريًا لجميع العلل الإدارية. على مدى السنوات الخمس الماضية ، لم يحدث شيء جديد بشكل أساسي في هذا المجال ، كما أن الاهتمام بإدارة الوقت آخذ في الانخفاض بشكل ملحوظ ، - كما يقول بافيل بيزروشكو ، المدير التنفيذي لشركة ECOPSY Consulting. - لزيادة كفاءتها ، تشارك الشركات الحديثة بشكل أساسي في تحسين العمليات التجارية. على خلفية هذه التدابير ، تظل إدارة الوقت مفيدة ، لكنها مهارة إضافية: مقياس كسب الوقت صغير ".

من الممارسات الشائعة في الشركات الروسية الحالة التي يوزع فيها المدير ، بطريقة "طوعية وإجبارية" ، على مرؤوسيه بعض الكتب عن إدارة الوقت التي يحبها أو يوصي بها منظمًا "متقدمًا" أو ذاك. أصبح المدير التنفيذي لشركة Ekaterinburg Bank24.ru بوريس دياكونوف مهتمًا بفكرة إدارة الوقت منذ حوالي ثلاث سنوات ، عندما أصبح مالكًا مشاركًا لبنك صغير. يقول: "لقد نفذت الكثير مما قرأته". - تنظيم محاضرات في البنك حول إدارة الوقت ، وإدخال معايير لعقد الاجتماعات ، وتحسين ثقافة الاتصال. في البداية ، تمت مقاومة الابتكارات ، لأن المحاضرات استحوذت على عطلات نهاية الأسبوع. اعتبر موظفو البنك فكرة تعليمهم كيفية توفير الوقت نزوة أخرى للإدارة ". ولكن لاحقًا ، وبفضل مثابرة كبار مسؤولي الشركة ، الذين أوضحوا أنهم يقدرون الأشخاص الذين يمكنهم توفير الوقت ، أصبحت Bank24.ru واحدة من أولى المؤسسات الائتمانية الروسية التي تطبق معايير إدارة الجودة ISO 9001: 2000.

الصرامة والاتساق في حل المهام الموكلة هو عنصر ضروري في تنفيذ أي برنامج لتحفيز الموظفين. عادة ، يأتي الإحياء الأولي بعد توزيع "الكتب الجيدة" بلا فائدة بعد حوالي شهر. يؤكد ميخائيل مولوكانوف ، رئيس نادي رجال الأعمال المدربين ، أن "إدخال أي فكرة إلى الفريق يتطلب تحكمًا إلزاميًا". - والتحكم بشكل افتراضي ينطوي على تكاليف إضافية. هذا هو السبب الرئيسي لعدم وجود نهج منظم لإدارة الوقت في الشركات المحلية ".

قام ألكسندر موندروس ، المدير العام لمجموعة شركات MC-Bauchemie-Russia ، بحل مشكلة معينة بمساعدة إدارة الوقت - فقد أزال عددًا من المكونات من سير العمل التي كانت "الأكل" الرئيسي للوقت. مثال بسيط: كل المحادثات الهاتفية داخل مؤسسته تبدأ الآن بالسؤال "هل أنت مرتاح للتحدث؟" هذا يسمح لكلا المحاورين بحفظ الدقائق الثمينة. "مرت عدة سنوات منذ ذلك الحين. يقول ألكسندر موندروس إن معظم الموظفين الذين اجتازوا التدريب ظلوا في الشركة. "بالنسبة للمبتدئين ، نقدم مواد حول الموضوع ونغرس المهارات الأساسية في العمل مع الوقت."

يقول جليب أرخانجيلسكي ، المدير العام لمنظمة الوقت<#"561831.files/image001.jpg">

الشكل 1 - نموذج لسجل تغيير حالة المهمة

إذا لزم الأمر ، يرى المدير بوضوح كلاً من تقدم المشروع وعبء العمل على موظف معين. نتيجة لذلك ، يتم توفير وقت جميع الأطراف ، وخاصة المدير ، بشكل كبير ، وزيادة كفاءة العمل.

في الحالة التي تكون فيها الصورة العامة واضحة وتوضيحية ، تزداد جودة تحديد الأولويات وإعادة ترتيب الأولويات ، مما يعني أنه يتم إنجاز عمل أو عمل غير ضروري في وقت غير مناسب. 3. يتم حفظ تاريخ العمل بالكامل تلقائيًا ، مما يعني أن تحليل حالة النزاع وتحليلها يتطلب حدًا أدنى من الوقت ويكون موضوعيًا لكلا الطرفين.

الشكل 2 - نموذج سجل تغيير المهمة

بمجرد إدخال المعلومات يمكن استخدامها بشكل متكرر. على سبيل المثال ، في أحد النماذج - لتحديد تقدم المشروع ، وفي نموذج آخر - لتحليل عبء العمل على الموظفين ، في الشكل الثالث - لإعداد تقارير عن المشروع.

الشكل 3 - نموذج سجل تغيير المهمة

نتيجة لذلك ، يتم تقليل وقت العمل غير المنتج ، ويترك المزيد من الموارد للمشروع نفسه.

إن إدخال أبسط اللوائح لإدخال المعلومات وتقديمها عن المشروع ، بالإضافة إلى السجل الذي تراكم تلقائيًا بواسطة النظام في سياق العمل ، يجعل من السهل تبديل الموظفين بين المهام ، وتقليل أو زيادة عدد المؤدين.

باستخدام نظام الإدارة هذا ، توزع MegaFon وقت العمل لمديري الشركة وموظفيها بأكثر الطرق كفاءة.

3.3 تحسين نظام إدارة الوقت لشركة MegaFon OJSC

في Megafon ، تظهر أسئلة ومشاكل غير متوقعة تؤدي إلى تعطيل الجدول الزمني ، وتعطيل أداء العمل المهم ، وإجبارك على فقدان التركيز ، وتشتيت انتباهك عنها. لكل منهم ، يقدم المؤلف عدة حلول. في الوقت نفسه ، ليس مجرد استجابة لحالات الطوارئ ، ولكن إجراءات استباقية يجب تنفيذها مسبقًا من أجل التعامل بنجاح مع المفاجآت لاحقًا.

مكالمات هاتفية. مطلوب تطوير تصنيف سريع لهذه المكالمات. على الفور ، من الثواني الأولى ، تعرف على السيناريو الذي يجب تطبيقه على "الوارد". بعد ذلك ، نقدم عددًا من فئات المكالمات الواردة وسيناريوهات الاستجابة.

المكالمات الشخصية

اطلب التحدث بإيجاز

اطلب معاودة الاتصال في وقت آخر

خصص وقتًا للمكالمات الشخصية ، وحذر جميع الأشخاص المقربين من الاتصال على النوافذ المتوفرة.

قم بتثبيت المجيب الآلي

مكالمات احترافية

أ. مكالمات من الإدارة

العبارة: "عذرًا ، أتحدث إلى عميل الآن"

العبارة: "أتحدث عن بُعد"

الفكرة: تأخذ آلة الرد على المكالمات فترات مزدحمة من الجدول الزمني وتقوم بالإبلاغ عنها عن طريق الصوت أو الرسائل النصية (SMS ، البريد الإلكتروني ، ICQ)! ممكن تقنيا.

ردًا على المكالمة ، يتم إرسال رسالة نصية قصيرة عندما يمكنك معاودة الاتصال. لجعل هذه الخطوة اقتصادية ، يجب عليك أولاً تكوين قوالب استجابة SMS. مكالمات من الزملاء

تأجيل المكالمة

فهم بسرعة جوهر الموضوع ونقل المحادثة إلى وقت آخر

تخصيص مناطق للتواصل (متى يكون من الأفضل الاتصال بك)

الخيارات المقترحة ، نافذتان في الصباح والمساء

تتطلب عرضًا منظمًا للجوهر. مكالمات من العملاء

تقديم طلب لمعاودة الاتصال: "إنهم يتصلون بالسلطات على البساط ..."

استمع منظم ، استجب بسرعة

"أنا أفهم المهمة ، سأعاود الاتصال بك في كذا وكذا ..."

استقبال مكالمة وتثبيتها على النموذج الوارد وتحويلها إلى الشخص المخول

فجأة يأتي رجل. هذه هي المشكلة الأكثر شيوعًا في المكاتب المفتوحة. عندما يكون كل شخص غير مشغول وملل يتشتت انتباهه باستمرار عن جيرانه أو من يجلس بجانبه. قلل أيضًا من كفاءة الزوار الذين جاءوا بشكل غير متوقع من اللون الأزرق. لهؤلاء "لصوص الوقت" ، من الممكن تطبيق فروع القرار التالية.

فجأة يأتي شخص (زائر)

مؤشرات الإشغال: أعلام ، لافتات ، قبعات ، إلخ.

اصنع زرًا أحمر ، عندما تضغط عليه ، يرن الهاتف خلال دقيقة وتحتاج إلى الخروج بشكل عاجل!

قم بإنشاء غرفة ضيوف حيث توجد مكتبة صغيرة ، ومكتبة فيديو ، بحيث ينتظر الزائر مع الاستفادة

عند المدخل ، يتم ملء قائمة الأسئلة. استبيان معين للعميل يحدد فيه ما جاء به. إضفاء الطابع الرسمي على الأسئلة يسرع الاتصال

إعادة توجيه نشاطه في اتجاهك نحو أهدافك

إعادة التوجيه إلى شخص آخر: "مدير مناوب" ، "مضيف في الفضاء"

على بطاقة العمل ، حدد ساعات العمل: من ... إلى ... وبالتالي ، يتم تقييد الزوار في وقت غير مناسب لك

جدول الاستقبال (هاتف متعدد القنوات للوصول إليه بسهولة):

اجمع بين الاجتماعات والغداء. غداء عمل ، "سفر للغداء"

تنظيم مكان للاجتماعات المفتوحة في الشركة (غرف التفاوض)

مشاكل الشركة الداخلية. يحتوي هذا القسم على قواطع مهام أفقية ورأسية. أي أننا سنتحدث عن الرؤساء والمرؤوسين والزملاء. تقليديا ، طورت Megafon اجتماعات وجلسات غير مقررة "اجتماعات استراتيجية" وأسئلة لمدة 15 دقيقة ، والتي تستمر لساعات. مع جدول منتظم ممزق ، تنخفض إنتاجية العمل ويكاد يكون من المستحيل إكمال ما تم التخطيط له.

تم تكليف الرئيس "باجتماع مفاجئ".

شارك في اجتماع عبر الهاتف

عقد اجتماعات دائمة. على سبيل المثال ، يوجد في Beeline غرفة اجتماعات لا توجد بها كراسي. مع هذه المنظمة ، يتم حل جميع المشكلات على الفور. ليست هناك رغبة في قيادة مذراة على الماء ، لأن الجميع يريد المغادرة في أسرع وقت ممكن ، في ظروف أكثر راحة.

ضع قائمة بالاجتماعات التي لم يتم حلها بواسطة النشرات. نتيجة لذلك: سجل للاجتماعات ، مقابل كل منها قائمة بالمسائل التي يجب حلها.

قسّم وقت الاجتماع. اضبط علامات الوقت ، وأجهزة تنظيم ضربات القلب ، على شكل مؤقت لمدة 10-15 دقيقة. تحقق من كل فاصل زمني مع جدول الأعمال لتسريع التقدم نحو الهدف.

اتفق على شكل الاجتماعات المزمع عقدها. على سبيل المثال ، في مجموعة معدات الوقاية الشخصية ، تُعلق الملصقات على الجدران: "10 قواعد للاجتماعات". يساعد هذا المجتمعين على الالتزام باللوائح المعمول بها ، مما يحفز على حل المشكلات بسرعة عالية وعالية الجودة.

أدخل قاعدة حماية الاجتماع. صِف عندما يكون لديك الحق في "رفض دعوة الاجتماع"

خذ دقائق وعقد محاضر الاجتماعات. في هذه الحالة ، يجب أن يكون هناك قائد يراقب قواعد القضايا المطروحة.

عقد اجتماع قبل الغداء: في هذه الحالة ، يسعى كل مشارك إلى التحدث بطريقة بناءة ، حيث يتضح أن التأخير قد تأخر بالنسبة له ويقصر غدائه.

أوامر غير مجدولة من الرؤساء (تدخل من الإدارة)

تنظيم مرجع يقوم بتوزيع التعليمات من المدير على المرؤوسين في نوافذ معينة

قدم ملاحظات للمدير في شكل تدريب ، مما يؤدي إلى "ارتعاش" غير مجدول للموظفين

الحصول على "فترة المسؤولية" من المدير. الفترة الزمنية التي لا يتدخل خلالها المدير في عمل الموظف. على سبيل المثال ، في الصباح ، تم إعطاء الموظف قائمة بالمهام - في المساء قام بفحص جودة العمل. في هذه الحالة ، فترة المسؤولية تساوي يوم عمل ، 8 ساعات. إذا تم تعيين المهام يوم الاثنين - وقمنا بالتدقيق يوم الجمعة - فإن الفترة الزمنية للمسؤولية هي أسبوع.

فشل التقنية. لدى Megafon نظام معقد ، لذلك من المحتمل جدًا أن يفشل. نظرًا لحقيقة أن وتيرة الحياة الحديثة لا تسمح بالتخلي عن التكنولوجيا ، يجب أن تكون مستعدًا للفشل. يتم وصف الحلول لهذه المضايقات التقنية الصغيرة والكبيرة في هذا الجزء.

أعطال المعدات

ضع جدولاً زمنياً للتحكم في المعدات (التفتيش الدوري).

تعليمات استكشاف الأخطاء وإصلاحها

يجب أن يكون هناك دائمًا خرطوشة احتياطية للطابعة في المكتب

فكر في تكرار الوظائف (الماسح الضوئي ، آلة التصوير ، الكاميرا الرقمية).

قم بإجراء التدريبات ، واعمل على حالات الطوارئ

إنشاء خرائط معرفية. وصف البنية التحتية داخل دائرة نصف قطرها المكتب. أين يمكنني شراء شيء لطباعته ، وما إلى ذلك.

إنشاء تواصل إيجابي مع الجيران ، الذين يمكن الاستفادة منهم في حالات الطوارئ

"البريد لا يتلقى"

لديك احتياطي في شكل خوادم مجانية. يوصى بـ mail.ru ، yandex.ru

كن قادرًا على العثور بسرعة على الرسالة المطلوبة وإعادة توجيهها.

قم بتعيين عميل البريد الإلكتروني الخاص بك للوصول بسرعة إلى رسائل البريد الإلكتروني المرسلة مؤخرًا

مشاكل شخصية. يحتوي هذا القسم على أسباب شخصية للاضطرابات "غير المتوقعة" في جدول العمل. وهذا يشمل كلاً من الاختناقات المرورية ومشاكل نبرة الجسد وغزو الأقارب والكوارث الطبيعية. اليوم هو الجزء الأكثر تطورًا لمنع ضياع الوقت. لذلك ، نحن على استعداد لقبول كل قرار من قراراتك الجديدة غير الموضحة أدناه والنظر فيها. يمكن إرسال الاكتشافات إلى [البريد الإلكتروني محمي]مع ملاحظة في موضوع الرسالة: "لصوص الزمن"

حل جيد - نشاط مواز

قم بإجراء سلسلة من المكالمات القصيرة

استخدام اليد الحرة لإجراء سلسلة من المكالمات الطويلة

استمع إلى الدورات الصوتية: الأعمال ، واللغات الأجنبية ، إلخ.

استمع إلى الكتب الصوتية

أنت بحاجة إلى معرفة حركة المرور. ما هي أوقات الاختناقات المرورية ، وخيارات الالتفاف. التخطيط للرحلات خلال "وقت عدم الفلين"

تعلم كيفية استخدام كاميرات الويب. إجراء اجتماعات افتراضية بدلاً من الرحلات هو أمر أرخص من حيث الحجم

لتجنب الاختناقات المرورية في الصباح (قبل العمل) - يمكنك الاستيقاظ مبكرًا قبل الاختناقات المرورية

استخدم طريقة "مختلطة" للتنقل في جميع أنحاء المدينة

إذا كنت بحاجة إلى إحضار / أخذ شيء ما ولا تحتاج بالضرورة إلى حضور شخصي ، فيمكنك استخدام خدمة البريد السريع

مشاكل شخصية مفاجئة مع نفسه (الشعور بالمرض والشعور بالتوعك)

اجعل موظفًا واحدًا على اطلاع دائم بالمشروع. بناء العمل في أزواج (نموذج الكتلة)

توفير إمكانية "العمل الافتراضي ، المكتب المنزلي

تناول الفيتامينات بانتظام ، واحصل على قسط كافٍ من النوم ، واشترك في النشاط البدني.

غزو ​​الأقارب و / أو الأصدقاء

ناقش مع أحبائك مواقف عندما يكون الأمر يستحق الاتصال ومتى يكون من الأفضل الانتظار

حدد بوضوح ما هو عاجل وما هو مهم

عقد اتفاق مع الفندق: أين سيتم نقلهم

المشاركة الجزئية في التواصل معهم وإعادة التوجيه للآخرين لحل المشاكل. المشاركة بموارد غير الوقت

لذلك ، من أجل إجراء تحليل مفصل لنظام إدارة Megafon OJSC ، حدد المؤلف في العمل مزايا وعيوب إدارة الوقت ، وقام بتحليل وظائف رئيس الشركة. أظهر تحليل هيكل الإدارة أنه يلبي المتطلبات الحديثة ، أي يتم تحديد واجبات ومسؤوليات الموظفين بشكل واضح ، ويتم تحديد مخطط تجميع الوحدات الفردية ومبادئ إدارتها.

بالإضافة إلى ذلك ، من أجل تحليل البيئة ، تم النظر في طريقة Outbook في إدارة الوقت.

استنتاج

إدارة الوقت هي المحاسبة والتخطيط التشغيلي للوقت. تتمثل مهمة إدارة الوقت في تبسيط استخدام الوقت (كل من وقت العمل والوقت الشخصي) لليوم والأسبوع من أجل إدارة جميع الأشياء الأكثر أهمية. المبادئ الأساسية لإدارة الوقت: العمل المستقل المضني ، وخصوصية الحل ، والحاجة إلى مراقبة فعالية الفرد ، والتفكير الهادف إلى الكفاءة ، وإمكانية تحقيق وعدم استنفاد احتياطيات الكفاءة. يمكن التعرف على الأعراض المقلقة للوقوع الوشيك لمشاكل مؤقتة من خلال علامات معينة ويمكن تحديد أسباب "ضياع الوقت".

تقنيات إدارة الوقت الحديثة: تحديد الأهداف ، التخطيط الكلاسيكي ، النسب "الذهبية" لتخطيط الوقت (مبدأ باريتو) ، تفويض السلطة ، التحكم في النتائج وتعديل الأهداف. من خلال دراسة أسباب المشكلات بمرور الوقت واستخدام التقنيات الأساسية لإدارة الوقت ، سيتمكن المدير من تحقيق نتائج عالية الجودة وسريعة.

كان الاتجاه الأخير هو إدخال نظام إدارة الوقت في المؤسسات (إدارة وقت الشركات). إدارة الوقت اتجاه جديد في إدارة المشاريع.

هناك ثلاثة مجالات في إدارة وقت الشركات:

إدارة وقت الشركة للمؤسسة ؛

إدارة وقت الشركات للأقسام الفردية ؛

إدارة الوقت الفردية لكبار المتخصصين.

تركز إدارة وقت الشركات في المؤسسة ، أولاً وقبل كل شيء ، على تشكيل نظام فعال للتفاعل بين الإدارات والمسؤولين في المؤسسة. إنه ينطوي على الاستخدام الواسع للشبكات المحلية وتكنولوجيا المعلومات في عملية الاتصال.

وبالتالي ، فإن استخدام نظام إدارة الوقت في المؤسسة لن يكون فعالاً إلا في حالة وجود نهج متكامل لعملية إدارة الوقت في مؤسسة واحدة.

لا تزال إدارة الوقت في الاتحاد الروسي بعيدة عن المعايير التي حددتها العولمة على جميع المستويات: من شركة فردية إلى المجتمع ككل. يناقش كبار المديرين الآن بنشاط إمكانية تطوير إدارة الوقت في روسيا على أساس أحد "النماذج" الغربية. ومع ذلك ، دون مراعاة عقليتنا الوطنية والاختلافات التاريخية في نظرية الإدارة وممارستها ، لا يمكن تطبيق أي طريقة لاستخدام الوقت بشكل عقلاني على الظروف الروسية.

من أجل إجراء تحليل مفصل لنظام إدارة Megafon OJSC ، حدد المؤلف في العمل مزايا وعيوب إدارة الوقت ، وقام بتحليل وظائف رئيس الشركة. أظهر تحليل هيكل الإدارة أنه يلبي المتطلبات الحديثة ، أي يتم تحديد واجبات ومسؤوليات الموظفين بشكل واضح ، ويتم تحديد مخطط تجميع الوحدات الفردية ومبادئ إدارتها.

تم إجراء تقييم تنظيم الإدارة في المؤسسة قيد الدراسة على أساس استخدام الشركة لأساليب إدارة الوقت.

بالإضافة إلى ذلك ، من أجل تحليل البيئة ، تم النظر في طريقة Outbook في إدارة الوقت.