Jūsų kasdienybė yra jūsų sėkmės raktas. Laiko valdymas programoje Excel: darbo laiko planavimo sistema Dienos planavimas naudojant laiko valdymą

Būtų puiku, jei po ranka visada būtų universali laiko valdymo įrankių kolekcija. Parengėme universalų 25 laiko valdymo metodų sąrašą, suskirstytą į kategorijas, skirtas darbo ir poilsio procesų prioritetams nustatyti, planuoti ir organizuoti.

Prioritetų suteikimas

1. ABC analizė

Ši technika pagrįsta svarbiausių ir mažiausiai svarbių dalykų išreiškimu procentais. Visos užduotys yra suskirstytos į tris klases, atsižvelgiant į jų svarbą:

A. Svarbiausios bylos, kurios sudaro 15% viso bylų skaičiaus ir jų indėlis siekiant tikslų yra 65%.

B. Svarbios užduotys – 20% jų bendro skaičiaus, reikšmė tikslui pasiekti – 20%.

C. Mažiau svarbios užduotys sudaro 65% viso jų skaičiaus, o jų svarba – 15%.

Norėdami naudoti ABC analizę, turite atlikti šiuos veiksmus:

• sudaryti visų būsimų užduočių sąrašą;
• suskirstykite juos pagal svarbą ir nustatykite prioritetą;
• atitinkamai įvertinti užduotis A, B ir C kategorijose;

2. Eizenhauerio matrica.

Užduotys skirstomos į grupes pagal skubumą ir svarbą:

A – Skubus ir svarbus reikalas

B – Neskubu, bet reikalas svarbesnis

C – Skubus, bet nesvarbus reikalas

D – Neskubu ar svarbu

Priklausomai nuo grupės, kuriai tenka užduotis, priklauso jos vykdymo ar delegavimo tvarka.

3. Pareto metodas

Pareto metodas – tai užduočių paskirstymas pagal 80/20 principą: 80 % problemų galima išspręsti per 20 % sugaišto laiko; Likę 20% užduočių sunaudoja 80% praleisto laiko.

Planavimas

4. Visų reikalingų darbų sąrašas

Surašyti absoliučiai viską padės planuojant dienos, savaitės, mėnesio darbų kiekį. Taip pat aiškiai matote savo darbo krūvį ir svarbaus bei nelabai svarbaus santykį svarbias užduotis. Be to, jei toks sąrašas visada yra po ranka, klausimas „Ką daryti? bus išspręstas nedelsiant.

5. Biologinių ritmų apskaita

Planuodami užduotis turėtumėte atsižvelgti ne tik į tai, ar esate ryto žmogus, ar naktinėtoja, bet ir į didžiausią produktyvumą. Tai galima nustatyti stebint savo veiklą visą dieną. Taip pat būtų naudinga nustatyti tinkamą pietų laiką. poilsis ir saviugda.

6. Laikyti dienoraščius

Sistemoje sutvarkykite anksčiau įrašytas užduotis: įrašą dienoraštyje, Excel lentelę, aplikaciją telefone ir kt. Svarbiausia, kad turėtumėte idėją apie dienos darbo kiekį ir nepamirštumėte net menkiausios užduoties.

7. Tinkami įrankiai

Visų rūšių programos yra mūsų ginklas kovojant su vilkinimu ir laiko spąstais, todėl geriau atnaujinti savo arsenalą. Skaitykite patogiausias ir patikrintas programas ir programas, skirtas sudaryti sąrašus ir dirbti komandoje.

8. „Laiko skaičiavimo“ technika

„Laiko skaičiavimo“ technika – tai laiko fiksavimas bet kokiai užduočiai, net ir tokioms primityvioms, kaip rytinė mankšta ar pietūs. Užsirašote kiekvieną užduotį, kuriai skiriate laiko, todėl per savaitę galite išspręsti šias užduotis:

• nustatyti, kur praleidžiate laiką;
• nustatyti chronofagus, tai yra „laiko valgytojus“;
• ugdyti „efektyvumo pojūtį“ ir „laiko pojūtį“.

9. Formulė 10-3-2-1-0

Norint naudoti šią techniką, reikia atsiminti formulę, apibūdinančią sveiką darbo ir asmeninį laiko grafiką, ir jos laikytis kurdami dienos planą.

10 valandų prieš miegą: be kofeino.

3 valandos prieš miegą: nevalgyti ir nevartoti alkoholio.

2 valandos prieš miegą: nėra darbo.

1 valanda prieš miegą: jokių elektroninių prietaisų.

0 kartų: tiek kartų galite paspausti snaudimo mygtuką ant žadintuvo.

10. Ganto diagrama

Ganto diagrama yra patikima technologija vizualinis užduočių ir laiko rodymas. Vienoje grafiko skalėje nurodomos užduotys, o kitoje – laikas joms atlikti. Idealiai tinka grafikų, kuriuos galima sudaryti MS Project, Excel, mėgėjams.

Darbo ir poilsio organizavimas

11. Pomodoro technika

Kaip tai padaryti: nustatykite laikmatį 25 minutėms, dirbkite susikaupę, nesiblaškydami, kol laikmatis suskambės, tada padarykite 5 minučių pertrauką. Po 4 pakartojimų darome ilgą pertrauką – 20-25 min. Taip nuolat kaitaliojate darbą ir poilsį, keičiate veiklą ir vengiate pervargimo.

12. Suvalgyk varlę

Varlė yra pats nemalonus dalykas. Geriausia su tuo susitvarkyti pirmiausia. Ją įvykdžius pati užduotis atrodys ne tokia baisi ir šlykšti, o kitos užduotys – visiškai lengvos.

13. Saliamio metodas

Kaip nepastebimai suvalgyti dešros lazdelę? Mažų gabalėlių pjaustymas. Tą patį turite atlikti su visomis sudėtingomis, kelių komponentų užduotimis: padalinkite jas į mažas dalis ir kiekvieną dieną atlikite po vieną.

14. Delegavimas

Jei esate vadovas, deleguokite tas užduotis, kurios užima daug laiko ir nėra svarbios, o susitelkite į strategiškai svarbesnes užduotis.

15. Laikykite dalykus etapais

Stenkitės daryti dalykus nuosekliai, pirmiausia užbaikite vieną dalyką, o tik tada pradėkite kitą. Jau pasakojome, kad pereinant nuo vienos užduoties prie kitos, pilnai susikoncentruoti ties procesu užtrunka apie 10-15 minučių. Nuolat šokinėjant nuo užduoties prie užduoties gaištate laiką, nors tai sukuria sunkaus darbo iliuziją.

16. Mažiausiai 10 minučių

Ši technika susijusi ne su darbo reikalais, o su asmeniniu augimu ir savęs tobulėjimu. Pavyzdžiui, jei seniai norėjote išmokti ar prisiminti užsienio kalbą, pasistenkite per dieną jai skirti bent 10 minučių. Tas pats pasakytina apie sportą, knygas ir kt.

17. „Rastas laikas“

Technikos esmė: iš anksto nustatykite 15–20 smulkių užduočių, kurioms neturite pakankamai laiko, sąrašą ir būkite pasirengę jas atlikti, kai turėsite tinkamą „langą“. Nuolat papildykite sąrašą.

18. Darbas yra geriausias būdas pradėti ką nors daryti.

Būna dienų, kai produktyvumas lygus nuliui, o darbas sunkus. Tokiu atveju, norint jį pagreitinti, geriau pradėti dirbti su nedidelėmis užduotimis: paštu, skambučiais, užduotimis, kurių atlikimas užtruks ne ilgiau kaip 20 minučių.

19. Ryte susitarkite dėl svarbių susitikimų

20. Darbo laiką padalinkite į blokus

Padalinkite savo darbo procesus į blokus: skambučiai ir paštas, susitikimai, darbas su projektu ir kt. Tai padės visą dieną skirti laiko sutelktam darbui.

21. Viskam nusistatykite terminus

Net ir mažiausia užduotis turi turėti terminą, kitaip užduočių eiga „vėliau“ užsitęs amžinai.

22. Pasinėrimas į darbą

Skirkite vieną ar dvi dienas prioritetinėms užduotims atlikti ir pašalinkite trukdžius, pvz., skambučius ir susitikimus.

23. Pasakykite „ne“

„Ne“ yra galingas žodis. Kai sakote „ne“ naujam įsipareigojimui, parodote pagarbą tiems, kuriuos jau prisiėmėte, ir suteikiate sau galimybę sėkmingai jų laikytis. Atminkite, kad duodami sutikimą turite kažko atsisakyti arba atšaukti.

24. Kovok su „skubiųjų tironija“

„Skubiųjų tironija“ reiškia mažas, nesvarbias užduotis, kurias reikia atlikti dabar. Tai sukuria didelę problemą, nes neatidėliotini veiksmai paprastai turi labai menką poveikį. Pasidavus „skubus tironijai“, bus sunku jos atsikratyti ir atitinkamai skirti laiko kažkam svarbesnei.

25. Prieš išeidami iš biuro pasiruoškite rytojui.

Puikus būdas užbaigti darbo dieną – pasiruošti kitai dienai. Apibendrinkite dieną, susidėliokite kitos dienos planą, susitvarkykite savo stalą.

Laiko valdymas vadovams

Jei radote klaidą, pažymėkite teksto dalį ir spustelėkite Ctrl + Enter.

Jūsų dėmesiui skirtame straipsnyje nebus liečiami laiko valdymo pagrindai, užduočių skirstymo į pirmines ir antraeiles būdai, darbo laiko organizavimo principai ir kt. Apie tai jau pakankamai parašyta, ir geriausias patarimas Negaliu jums duoti nieko geresnio, nei skaityti specializuotas knygas apie laiko valdymą (pirmiausia tas, kurios pateikiamos šioje svetainėje). Šio straipsnio tikslas – susipažinti su labai specifine laiko fiksavimo ir organizavimo sistema, kurią aš pats naudoju.

Siūloma laiko fiksavimo ir organizavimo sistema buvo sukurta 2004 m. Dienoraštis pradėtas rengti 2004 m. vasarį ir tokia praktika tęsiasi iki šiol. Palaipsniui sistema buvo šiek tiek pakeista, apkarpyta ir pritaikyta dabartinėms užduotims. Šiandien ji pagaliau įgijo pakankamai lieknumo ir jėgų, kad galėčiau rizikuoti atvesti ją į viešąjį teismą. Tikiuosi, kad siūloma sistema bus naudinga žmonėms, kurie nori įvesti šiek tiek tvarkos savo gyvenimą. Bent jau mano patirtis leidžia to tikėtis.

Dienoraštis saugomas įprastame Excel faile. Šios programos galimybės leidžia ne tik patogiai planuoti savo dieną, bet ir rūšiuoti užduotis, tvarkyti archyvą bei stebėti praleidžiamą laiką.

LAIKO APSKAITA

Tam tikru būdu nubraižę Excel lapą, galite lengvai ir patogiai atsižvelgti į dienos laiką. Norėdami tai padaryti, naudokite šią diagramą:

Paveiksle kiekviena valanda (viršutinė eilutė nurodo valandas) yra padalinta į 4 stulpelius, tai yra, laiko įrašymo tikslumas yra 15 minučių. Didesnis tikslumas daro apskaitą nepatogią, o mažesnis tikslumas leidžia patirti per didelius nuostolius apskaitos metu.

Kairiausias stulpelis atspindi tipines laiko sąnaudų diagramas (chtn – skaitymas, rbt – darbas, doc – dokumentų tvarkymas, kasdienis gyvenimas – kasdienių problemų sprendimas, lchn – asmeninis laikas, rzvl – pramogos, dv – judėjimas, nchg – nieko, laiko praradimas) .

Per dieną pildomi praėję laiko intervalai. Siekiant supaprastinti skaičiavimus, skaičius „1“ naudojamas kaip vietos rezervavimo ženklas. Tada, naudodamas „Excel“ formules, įvestas į atitinkamus stulpelius (formulės parašytos prie straipsnio pridėtame pavyzdiniame faile), automatiškai apskaičiuos laiką, praleistą tam tikros rūšies veiklai.

Dienos pabaigoje laiko apskaitos žiniaraštis atrodo taip:

Ši schema, jei pageidaujama, leidžia atkurti visą dieną (permiegojo, greitai susitvarkė, nuėjo į darbą, dirbo, šnekučiavosi su kolega, dirbo, papietavo, dirbo, nuėjau į susitikimą, laukė vėluojančio partnerio, laikė). darbo susirinkimas, grįžo į biurą, pranešė viršininkui, grįžo namo, pavakarieniavo, skaitė, pažiūrėjo filmą, ruošėsi miegoti, skaitė prieš miegą, apibendrino dieną, užmigo).

Tačiau praktikoje to prireikia retai, todėl dauguma dienų lieka trumpomis praleisto laiko santraukomis. Jie atrodo taip:

Tokios suvestinės leidžia blaiviai įvertinti, kiek laiko praleidžiama tam tikrai veiklai, be to, pagal savaitės ar mėnesio rezultatus išvesti vidurkį. Be to, jei norite, galite padaryti išvadas apie būtinybę skirti daugiau ar mažiau laiko vienai ar kitai veiklai.

PLANAVIMAS

Pradėkime nuo įprasto kasdieninio užduočių lapo. Mano versijoje tai atrodo taip (skirtukas SEG, šiandien):
Kaip matote, lape naudojami 4 darbo stulpeliai: St – statusas; Вр – laikas; penktadienis – pirmenybė; ir stulpelis dienai nurodyti ir užduočiai apibūdinti.

Toliau bus pateikta išsami diskusija apie stulpelį „Būsena“. Stulpelis „Laikas“, manau, nereikalauja jokio paaiškinimo. Dabar sutelksime dėmesį į stulpelį „Prioritetas“. Tam naudojami šie ženklai:

! – pagrindinė savaitės užduotis

!! – dalį savaitės užduoties, kurią reikia atlikti einamąją dieną; arba antrinė savaitės užduotis

30 – prioritetinės konkrečios dienos užduotys (užduotys, kurių laikas yra nustatytas arba turi būti nustatytas)

40 – prioritetinės kasdienės užduotys

50 – mažiau svarbių kasdienių darbų

60 – užduotys dienos rezultatams nustatyti

70 – apibendrinant dieną

80 – užduotys savaitės rezultatams nustatyti

90 – apibendrinant savaitę

Žinant šią klasifikaciją, gana paprasta ir paskirstyti dienos užduotis, ir suplanuoti jas savaitei. Mano faile esantis savaitės planas atrodo taip:

Tikrąjį savaitės planą galite pamatyti puslapio apačioje. Iš karto po stulpeliu, nurodančiu pirmąjį ir Paskutinės dienos savaites, užrašomos savaitės užduotys. Toliau pateikiami kiekvienos atskiros dienos pavadinimai, po kuriais rašomos konkrečios tos dienos užduotys.

Puslapio viršuje esantys stulpeliai yra dienos ir savaitės užduotys, kurios tiesiog nukopijuojamos į atitinkamą lapą sudarant dienos planą.

Mėnesio planas sudaromas pagal šią schemą:

EFEKTYVUMO ŽENKLAS

Dabar grįžkime prie stulpelio „Būsena“ analizės. Būtent šis stulpelis leidžia įvertinti savo dienų efektyvumą. Stulpelyje „Būsena“ nurodoma, ar numatyta užduotis atlikta, ar ne. Būsenai nurodyti naudojami 3 galimi ženklai:

V – baigtas

B – įvykdyta iš dalies arba neįvykdyta dėl objektyvių priežasčių

N – nebaigtas

Dienos metu, kai atliekamos užduotys, lapas įgauna tokią formą:

Naudodami funkciją „rūšiavimas“ (meniu punktas – Duomenys), galite automatiškai rūšiuoti užduotis:

Su šiuo rūšiavimu (Būsena => Prioritetas => Laikas) visos atliktos užduotys bus sąrašo viršuje. Nebegalite į juos kreipti dėmesio, sutelkdami jį į likusias užduotis.
Dienos pabaigoje, užpildžius visus stulpelius, siūloma sistema leidžia nešališkai ir objektyviai įvertinti laiko panaudojimo efektyvumą.

Užduočių lapas dienos pabaigoje atrodo taip:

Skirtingų spalvų naudojimas po rūšiavimo leidžia aiškiai parodyti dienos efektyvumą.
Pateiktame pavyzdyje iš 13 dienos užduočių buvo atliktos 9, neatliktos 3 ir dėl objektyvių priežasčių neatlikta 1. Atsižvelgiant į tai, kad taškai „B“ skaičiuojami 0,5/0,5, dienos rezultatai atrodo taip: iš viso – 13; plius – 9,5; minusas – 3,5. Dieną laikau sėkminga, jei yra daugiau nei du trečdaliai viso „pliuso“ užduočių skaičiaus; pusė sėkmingo - nuo pusės iki dviejų trečdalių viso; nesėkminga - jei yra daugiau nei pusė „minuso“ užduočių. Galimos ir kitos proporcijos, priklausomai nuo jūsų reikalavimų sau.

Panaši sistema naudojama savaitės efektyvumui įvertinti. Archyve praėjusi savaitė atrodo taip:

Panaši sistema naudojama mėnesių ir metų veiklos vertinimui. Mėnuo:

Lygiai taip pat galima susumuoti metų, dešimtmečio ir tt rezultatus, iki pat viso gyvenimo rezultatų :)

Taip pat galite saugoti savo telefonų katalogą viename faile su užduotimis ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiais.
Siūloma sistema ypač patogu naudotis, jei turite kišeninį kompiuterį. Tokiu atveju failas su užduotimis ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiais visada bus su jumis, o dienos eigoje galėsite jį keisti.

Galite tiesiog spausdinti užduočių ir laiko žiniaraščius spausdintuvu. Rekomenduoju palikti tam tikrą skaičių langelių tuščių, kad galėtumėte atlikti bet kokias užduotis, kurios kyla dienos eigoje.
Tikiuosi, kad aukščiau aprašyta sistema jums bus tiek pat naudinga, kiek padėjo man susitvarkyti savo gyvenimą. Sėkmės!

Aleksejus Fiodorovas, 2004 m. gruodžio mėn. Kontaktai: [apsaugotas el. paštas]. Montažas – Glebas Archangelskis,
Straipsnis buvo parašytas specialiai svetainei. Dokumento adresas svetainėje:
Publikuoti nemokamuose internetiniuose leidiniuose leidžiama be papildomo autoriaus sutikimo, išlaikant teksto, įskaitant šį pranešimą, ir veikiančių hipersaitų vientisumą. Publikavimui mokamuose internetiniuose leidiniuose ir popierinėje laikmenoje reikalingas autoriaus sutikimas.

Be jokios abejonės, darbas namuose turi savo privalumų. Pavyzdžiui, jums nereikia važiuoti į darbą. Jie nešvaisto brangaus įmonės laiko plepėdami apie vandens aušintuvą. Ir jūs mokate tik už tas valandas, kurias jie iš tikrųjų dirbo. Ir, kaip rodo tyrimai: nei biuro darbuotojai. Tačiau norint sėkmingai vykdyti verslą, gali prireikti tam tikrų laiko valdymo programų.

Galų gale, nepaisant visų nuotolinių darbuotojų samdymo privalumų, jei jie negyvena tame pačiame regione kaip jūs, gali būti sunku padėti jiems efektyviai valdyti savo darbo laiką.

Taigi, nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams nereikia gaišti laiko važinėdami į darbą ir atgal, bet jūs taip pat norite įsitikinti, kad jie efektyviai atlieka savo darbą, o tam jums reikia tinkamų valdymo įrankių. Čia yra geriausilaiko valdymo programas 2018 m.:

Laiko valdymo programos

Yra keletas svarbių laiko valdymo meno aspektų, ir šiame straipsnyje norėtume juos visus apžvelgti. Bet pradėkime nuo akivaizdžiausio – laiko sekimo.

1. Laikas daktaras

Jei jums reikia programos, leidžiančios stebėti nuotolinių darbuotojų darbo valandas, tada Laikas daktaras kaip tik ko tau reikia.

Naudodami Time Doctor galite gauti išsamias ataskaitas apie tai, kaip naudojasi nuotoliniai darbuotojai darbo laikas ir koks produktyvus yra jų darbas. Šioje programoje atsižvelgiama tiek į darbuotojų darbo laiką apskritai, tiek į laiką, sugaištą konkrečiam projektui, atliekant užduotis ar dirbant su klientais.

Be to, ši personalo valdymo sistema apimaInterneto veiklos stebėjimas, aplankytų svetainių sekimas, GPS sekimas ir daug daugiau.

„Time Doctor“ turi viską, ką turėtų apimtilaiko valdymo programas.

2. Kelionių planas

10. Asana

Asana - idėjiškai paprasta projektų valdymo programa. Viena geriausių „Asana“ funkcijų yra ta, kad galite įtraukti užduotis į sąrašą arba kalendorių. Taip kalendoriuje matysite, kada ir ką reikia daryti. Baigę dirbti su užduotimi, galite ją spustelėti ir pažymėti kaip atliktą.

„Asana“ taip pat leidžia rūšiuoti užduotis į kategorijas „baigta“, „neužbaigta“, „baigti iki“. konkreti data“ ir „pagal projektus“. Tai suteikia vadovui galimybę matyti esamą pažangą, o nuotoliniam darbuotojui greitai išsiaiškinti, kas jau padaryta ir ką dar reikia padaryti.

Ši programa taip pat siunčia pranešimą el. paštu iki nustatytos užduoties datos.

11. Plūdė

Float yra projektų valdymo programinė įranga, kuri geriau tinka mažoms komandoms.

„Float“ turi patogų „spustelėkite ir numeskite“ planuoklį, kuris programos filtrų ir paieškos funkcijų dėka padeda vizualiai parodyti esamą komandos darbo krūvį, lengvai valdyti užduotis, greitai atlikti atnaujinimus ir rasti reikiamą darbuotoją.

„Float“ taip pat galite paskirstyti užduotis tarp darbuotojų, suskirstyti jas į etapus, grupuoti projektus ir pridėti prie užduočių savo paaiškinimus.

Float padeda valdyti komandą ir leidžia kurti tinkintas ataskaitas, kad įsitikintumėte, jog pasiekiate savo tikslus.

Produktyvumo programos

Tikriausiai esate girdėję posakį: „būti ne blogesniam už kitus“. Ir nors tai dažniausiai reiškia socialinį statusą, tą patį galima pasakyti ir apie situaciją su nuotoliniais darbuotojais. Kitaip tariant, labai smagu produktyvumo programėlėje matyti, kas ką daro ir kas vadovauja „lenktynėms“.

12.IDoneThis

IDoneThis - gana įdomi programa produktyvumui didinti - iš tikrųjų tai yra „papildytas“ darbų sąrašas. Naudodami IDoneThis galite sukurti darbų sąrašus, kuriuos nuotoliniai darbuotojai turi atlikti, ir stebėti, kaip raudoni X (nebaigtos užduotys) virsta žaliais (baigtos).

IDoneTai patogus būdas sekti darbo eigą ir patikrinti, kaip sekasi darbuotojams. Kartais geriausias laiko planavimas Tai sveika, draugiška konkurencija.

13.Todoist

Todoist yra puiki ir konceptualiai paprasta programa, skirta sudaryti darbų sąrašą. Ne, tikrai, galite pridėti savo asmeninius reikalus. Kaip pirkinių sąrašas, norimi žiūrėti filmai, kelionių planavimas. Tačiau programą galima visiškai sukonfigūruoti ir naudoti tik darbo užduotims atlikti.

Savo Todoist paskyroje galite pridėti užduočių, jas pažymėti, priskirti terminus ir rūšiuoti užduotis pagal filtrus: priskirtas jums, priskirtas kitiems darbuotojams ir prioritetines. Taip pat matysite šiandienos užduotis ir tas, kurias reikės atlikti per ateinančias septynias dienas.

Pagrindinės „Todoist“ funkcijos pasiekiamos nemokamai, tačiau jei vadovaujate didelei komandai, verta atnaujinti į mokamą „premium“ planą, kad galėtumėte pasinaudoti visomis funkcijomis.

Failų bendrinimas

Gali pasirodyti keista, kad į straipsnį, kuriame pabrėžiame geriausius, įtraukėme saugyklą debesyjelaiko valdymo programas, bet čia yra tiesioginis ryšys. Įsivaizduokite, kiek laiko sugaištumėte, jei jūsų nuotoliniai darbuotojai neturėtų failų bendrinimo programos? Ir, neduok Dieve, visi failai bus išsiųsti jums el.

Daugelyje paminėtų programų yra failų bendrinimo parinktis, tačiau jums gali prireikti atsarginės kopijos arba norite naudoti patikimesnes paslaugas, pvz., „Dropbox“ ar „Google“ diską.

14. Dropbox

Dropbox yra puiki saugykla debesyje, kurią galite naudoti failams bendrinti. Paslauga yra intuityvi ir daugelis nuotolinių darbuotojų jau žino, kaip ji veikia.

Norėdami gauti kuo daugiau pinigų, naudokite „Dropbox Business“ paskyrą su saugia prieiga prie duomenų, sinchronizavimo ir bendradarbiavimo galimybėmis.

15. Google diskas

Jei valdote nedidelę nuotolinių darbuotojų komandą, „Google“ diskas yra puikus pasirinkimas. Naudodami „Google“ diską galite bendrinti failus, juos redaguoti, bendradarbiauti, pridėti komentarų prie tekstinių dokumentų ir kt.

Be to, kaip papildomą saugumo ir kontrolės priemonę, turite galimybę pasirinkti, kas turi prieigą prie tam tikrų dokumentų.

Renginio paruošimo procesas susideda iš dešimčių užduočių, skambučių, kelionių ir susitikimų. Norint viską valdyti, reikia kontroliuoti laiką ir teisingai jį paskirstyti, mokėti išryškinti prioritetines užduotis ir nesiblaškyti dėl mažiau svarbių dalykų. Tam padės ne tik pagrindinių laiko valdymo technikų išmanymas, bet ir specialios efektyviai laiko kontrolei bei planavimui sukurtos programos. .|

Siūlome rinktis iš 10 patogių programų, su kuriomis galėsite geriau organizuoti ir stebėti kasdienių užduočių įgyvendinimą.

1. LAIKO planuotojas

10. Dienos dienotvarkė

Dienos darbotvarkė yra „iOS“ įrenginiams skirta programa, kurią „App Store“ galima įsigyti už 1,99 USD. Programa skirta surinkti susitikimus, renginius ir veiklas iš skirtingų kalendorių ir kitų panašių programų į vieną sąrašą. Kūrėjų teigimu, toks sinchronizavimas padės nesiblaškyti peržiūrint užrašus ir nesijaudinti dėl galimybės netyčia praleisti svarbų įvykį kasdienių reikalų cikle.

„Rūpinkitės laiku: tai yra audinys, iš kurio susideda gyvenimas“.

S. Richardsonas

Drausmės esame mokomi nuo pat vaikystės ir vienaip ar kitaip, visą gyvenimą esame priversti laikytis tam tikrų apribojimų. Valgymas ir miegas pagal dienos režimą, užsiėmimai pagal grafiką, darbas ir poilsis skirtu laiku. Mes lengvai paklūstame kitų žmonių žaidimo taisyklėms, iš esmės padėdami kitam pasiekti savo tikslą. Tačiau kalbant apie savidiscipliną, daugelis nėra pasiruošę atsisakyti net mažų silpnybių, pavyzdžiui, įpročio ryte pamiegoti papildomai 10 minučių.

Įgūdis apriboti save tam tikrų tikslų siekimui– vertingiausias įgūdis, kurio turi nedaug žmonių. Bet tik jiems galiausiai pasiseka. Įžymūs politikai, verslininkai, aktoriai savo kelią į šlovę nukeliavo tik kasdieniais darbais vardan savo tikslo. Gebėjimai, talentas, net genialumas – tik vienas sėkmės procentas, kiti devyniasdešimt devyni – sunkus darbas.

Laiko valdymas yra pagrindinis bet kurio ambicingo žmogaus asmeninio efektyvumo sistemos komponentas. Nesvarbu, koks tikslas: numesti svorio, įgyti diplomą, pradėti savo verslą... nė vienas iš šių dalykų neįmanomas be saviorganizacijos įgūdžių. Laiko valdymas yra praktinis veiksmų vadovas, kurio dėka galite nustatyti savo gyvenimo prioritetai, sukurkite savo sėkmės viziją. Veiksmingų motyvų kūrimas leidžia ne tik sutaupyti laiko, bet ir tobulėti kaip individualiai. Savidrausmė – tai gyvenimas pagal griežtas taisykles, kurias žmogus nustato sau, savo interesais. Tokios griežtos ribos, kaip bebūtų keista, neriboja individo. prieš, tai vienintelis kelias į tikrą laisvę.

Laiko valdymas yra geriausia savęs tobulinimo priemonė. Visų pirma, planavimas moko kontroliuoti išorinius įvykius, aplinką, laiką ir erdvę. Savikontrolės įgūdžiai, įgyti dirbant su savimi, leidžia vadovauti su savo jausmais, momentiniai norai, blogi įpročiai. O savitvarda yra stiprios, stiprios valios požymis. Susikaupimo įgūdžių ugdymas leidžia pasiekti geresnių rezultatų darbe, tuo pačiu skiriant mažiau pastangų. Taip atlaisvinamas laikas intelektualiniam ir dvasiniam tobulėjimui. Bet ar tai nėra žmogaus gyvenimo prasmė?

Savidisciplinos įgūdžiai neįgyjami per trumpą laiką. Be to, jūs galite juos išugdyti savyje tik nuolat treniruodami valią. Tas pats pasakytina ir apie laiko valdymo sistemą. Kiekvienas, kuris nori pasiekti sėkmės gyvenime, tiesiog turi atsargiai elgtis su laiku.

7 populiariausios laiko valdymo technikos

„Jei turėčiau 9 valandas nupjauti pušį, 6 valandas galąsčiau kirvį.

Abraomas Linkolnas

Yra daug būdų, kaip efektyviai panaudoti laiką. Atkreipiame jūsų dėmesį į populiariausias technikas, be kurių neapsieina jokia laiko valdymo sistema.

Eizenhauerio matrica

Technika gavo savo pavadinimą JAV prezidento D. Eisenhowerio garbei, kuris visas jam iškilusias užduotis suskirstė į 4 kategorijas, vadovaudamasis jų skubumu ir svarba.

Remiantis tuo, atvejai buvo išdėstyti paprasčiausios matricos ląstelėse taip:

• A kategorija – skubūs ir svarbūs, kuriuos reikia nedelsiant išspręsti;
• B kategorija – jų sprendimas gali būti atidėtas kuriam laikui, tačiau nėra prasmės jų delsti;
• B kategorija – užduotys, kurių vykdymas gali būti pavestas trečiosioms šalims;
• D kategorija - daiktai, kuriuos geriau iš karto išmesti į šiukšliadėžę, nes jie nėra verti praleisto laiko ir pastangų.

Pasak ekspertų, klaida, kurią daro dauguma žmonių, yra neteisingas prioritetų nustatymas. Jie mieliau imasi dviejų paskutinių kategorijų užduočių, nes šias užduotis atlikti daug lengviau. Greiti rezultatai prisideda prie neteisingo asmeninio efektyvumo vertinimo. Tiesą sakant, paaiškėja, kad asmuo skiria pastangas nesvarbioms veikloms, paliekant tai, kas tikrai svarbu.

Laiko matavimo technika

Darbuotojų darbo laiko stebėjimas buvo naudojamas dešimtmečius siekiant pagerinti darbo drausmę. Automatikos ir apskaitos programos fiksuoja savalaikį atvykimą ir išvykimą bei darbuotojo darbo dienos trukmę. Bet šiuolaikinės technologijos eikime dar toliau. Šiandien galima ne tik sužinoti, ar žmogus yra darbo vietoje, bet ir pasitikrinti, ką jis veikia.

Iki šiol buvo sukurta keli šimtai tokių valdymo sistemų. Programos gali automatiškai užsiregistruoti: nedarbingumas dėl ligos, komandiruotės, atostogos, laisvas laikas, lankstus darbas. Sistema atsižvelgia į pietų pertraukos trukmę, nesavalaikį išvykimą ar vėlavimą, pravaikštas.

Nepaisant tobulumo, laiko sekimo moduliai užtikrina tik paviršutinišką laiko matavimą, o šnipinėjimo programos, tokios kaip Maxapt QuickEye, padeda sekti kompiuterio veiklą. Su jų pagalba vadovas iš karto supras, kad Maria Ivanovna iš apskaitos skyriaus nėra užsiėmusi ataskaita, o bendrauja „Odnoklassniki“ svetainėje. Žinoma, net ir naudojant tokias programas nepavyks sukurti minutės po minutės laiko apskaitos, atsižvelgiant į dūmų pertraukėles, arbatos vakarėlius, intymius pokalbius ir kitą „šiukšlių laiką“, tačiau dažniausiai to nereikia. .

Pareto metodas

Vilfredo Pareto dėsnis teigia: „20% pastangų duoda 80% rezultatų, o likę 80% – tik 20% rezultatų. Tai galima interpretuoti įvairiai: „20% darbuotojų atneša įmonei 80% pelno“. Paprasčiau tariant, efektyviai dirba tik 1/5 komandos. Daugumos darbuotojų efektyvumas yra labai žemas. Jų darbas yra tiesiog energingos veiklos imitacija. Jei nukreipsite šią energiją tinkama linkme, bendras produktyvumasžymiai padidės.

Pareto metodas yra atskirti 20% pagrindinių užduočių nuo visos masės ir sutelkti dėmesį į juos. Kiekvienu atveju sprendimas, kas yra svarbu, o kas antraeilis, bus individualus. Eizenhauerio matrica arba ABC analizės metodas, kuris dažniausiai naudojamas kartu su Pareto metodu, leidžia suskirstyti dalykus į kategorijas. ABC analizė paprasčiausias būdas surikiuoti dalykus pagal jų svarbą šiuo metu.

ABC – analizė

Šis metodas laikomas produktyviausiu ir vizualiausiu atvejų rūšiavimo būdu. Tai leidžia atsikratyti visko, kas nereikalinga, ir sutelkti dėmesį į savo pagrindinių tikslų siekimą. Pagal šį metodą visi atvejai skirstomi į kategorijas:

• A grupė turi aukščiausią prioritetą; tai svarbūs ir neatidėliotini dalykai. Tokios problemos turi būti išspręstos kuo greičiau. Šių užduočių indėlis į galutinį tikslą siekia 65%, nors joms atlikti prireiks tik 15% laiko. Tai reiškia, kad daugiau nei pusė visų darbų bus atlikta per minimalų laikotarpį.
• B grupė apima reikalus, kurie nėra skubūs, bet būtini vykdymui. Tokių problemų sprendimas gali būti pavestas trečiosioms šalims. Svarbu kontroliuoti jų įvykdymo laiką, nes B grupės atvejai linkę pereiti į A kategoriją, jei terminai praleisti.
• C grupė – užduotys, kurios paprastai vadinamos „biuro rutina“. Būtent jiems ir sugaišta liūto dalis personalo ir vadovo darbo laiko. Nors ataskaitų sudarymą, raštinės reikmenų pirkimą ir kitus įprastinius darbus gali nesunkiai atlikti žemos kvalifikacijos žmogus.

Savarankiškas darbo laiko organizavimas

Savęs valdymas yra bene veiksmingiausia iš visų laiko valdymo taktikos. Jis taikomas tiek atskiram dalykui, tiek visai komandai. Materialinio atlygio ir bausmių sistema leidžia užtikrinti, kad darbuotojas dirbtų produktyviai. Paprastai tariant, baudos ar premijos Jie skatina žmogų gerai atlikti jam pavestą užduotį. Pažymėtina, kad kompetentingu darbo proceso organizavimu turėtų domėtis ir pats darbuotojas.

Svarbiausias savitvarkos tikslas – maksimaliai išnaudoti kiekvieno žmogaus potencialą darbe, kūryboje, asmeniniame gyvenime. Šio metodo naudojimas suteikia šiuos privalumus:

• Sumažėja darbo užduočių atlikimui reikalingas laikas ir pastangos;
• Padidėja produktyvumas;
• Pašalinamos streso, avarinio darbo ir skubėjimo priežastys;
• Didėja moralinis pasitenkinimas darbu;
• Pakyla kvalifikacija ir atsiranda paskata asmeniniam augimui.

Savęs valdymas prasideda nuo darbo stiliaus analizės, kuri apima visą laiko inventorizaciją. Tai leidžia nustatyti stipriąsias ir silpnosios pusės darbo proceso organizavimą, pakoreguoti juos tinkama linkme. Į visų rūšių veiklos rūšių sąrašą įtraukta:

1. Pagrindinės darbo užduotys;
2. „Trikdymas“ arba priverstinės pertraukos, vadinamasis „šiukšlių laikas“.

Laiko gaišimo priežastys gali būti asmeniniai veiksniai, tokie kaip netvarkingumas, nerūpestingas požiūris į darbo pareigas, savidrausmės stoka, noras viską daryti greitai, paskubomis. Tačiau per didelis uolumas ir noras imtis visų užduočių vienu metu taip pat retai duoda teigiamą rezultatą.

Garsus amerikiečių verslo treneris Danas Kennedy mano, kad telefono skambučiai, neplanuoti lankytojai ir užsitęsę susitikimai yra pats blogiausias laikas vadovui. Jei įmanoma, juos reikia pašalinti arba sumažinti iki minimumo.

Pomodoro metodas

Šią taktinę techniką juokingu pavadinimu praėjusio amžiaus 80-aisiais išrado italas Francesco Cirillo. Būdamas vienas iš atsiliekančių studentų, jaunuolis nusprendė pradėti dirbti su savimi, kad pagerintų savo rezultatus. Atlikęs išsamų aptarimą, jis suprato, kad negali susikoncentruoti į studijas, nes blaškosi daugybės smulkmenų. Tada Francesco atnešė iš virtuvės pomidoro formos laikmatį, pastatė jį priešais ir nustatė pamokos laiką.

Praktikoje buvo nustatyta, kad jis sugebėjo susikaupęs mokslą studijuoti 25 minutes. Šiuo laikotarpiu studentas niekada nebuvo atitrauktas nuo knygos. Vėliau buvo nuspręsta visą pamokoms skirtą laiką suskirstyti į blokus. Į pusvalandžio intervalą buvo įtrauktas maksimalaus susikaupimo laikas – 25 minutės, taip pat poilsio laikas, kuris skirtas tik tiems smulkmenoms. Pomodoro metodas šiandien plačiai naudojamas dėl savo paprastumo, prieinamumo ir efektyvumo.