Вашата секојдневна рутина е клучот за вашиот успех. Управување со времето во Excel: систем за планирање на работното време Планирање на ден за управување со времето

Би било одлично секогаш да имате при рака универзален асистент за собирање за организирање на времето. Подготвивме универзална листа од 25 техники за управување со времето, поделени во категории за приоретизирање, планирање и организирање на процесот на работа и одмор.

Приоритетизација

1. ABC анализа

Оваа техника се заснова на процентот на најважните и најмалку важни случаи. Сите задачи се поделени во три класи во зависност од нивната важност:

A. Најважни случаи, кои сочинуваат 15% од вкупниот број предмети и нивниот придонес во постигнувањето на целите е 65%.

В. Важни задачи - 20% од нивниот вкупен број, значењето за постигнување на целта е 20%.

В. Помалку важните задачи се еднакви на 65% од нивниот вкупен број, а нивната важност е 15%.

За да користите ABC анализа, треба да го направите следново:

• направи листа на сите идни задачи;
• да ги категоризирате по важност и да им дадете приоритет;
• оценувајте задачи според категориите А, Б и В;

2. Ајзенхауер матрица.

Задачите се поделени во групи според итноста и важноста:

А - Итна и важна работа

Б - Не итно, но поважно

С - Итно, но не и важно

Г - Не е итно и не е важно

Во зависност од групата во која е задачата, зависи и редоследот на нејзиното извршување или делегирање.

3. Парето метод

Парето методот е распределба на задачи според принципот 80/20: 80% од задачите може да се решат во 20% од времето поминато; останатите 20% од задачите одземаат 80% од времето поминато.

Планирање

4. Список на сите случаи

Снимањето на апсолутно сите случаи ќе помогне во планирањето на обемот на работа за денот, неделата, месецот. И, исто така, можете јасно да го видите вашиот обем на работа и односот на важни и не многу важни задачи. Покрај тоа, ако таков список е секогаш при рака, прашањето „Што да се прави?“ веднаш ќе се реши.

5. Сметководство за биолошки ритми

Кога ги планирате работите, треба да размислите не само за „чуждата“ вие или „бувот“, туку и за врвот на продуктивноста. Тоа може да се утврди со набљудување на вашите перформанси во текот на денот. Исто така, би било убаво да се одреди вистинското време за ручек. рекреација и само-развој.

6. Водете дневник

Организирајте претходно снимени случаи во системот: запис во дневникот, табела за ексел, апликација на телефонот итн. Главната работа е да имате идеја за обемот на работа за денот и да не заборавите ниту на најмалата задача.

7. Вистинските алатки

Сите видови апликации се наше оружје во борбата против одолговлекувањето и временските замки, па затоа е подобро да го надградите вашиот арсенал. Прочитајте ги најзгодните и докажани програми и апликации за правење списоци и тимска работа.

8. Техника „Одредување на времето“

Техниката „Одмерување на времето“ е фиксација на времето за какви било задачи, дури и за такви примитивни како утрински вежби или ручек. Ја запишувате секоја задача на која трошите време, па во текот на неделата ќе можете да ги решите следните задачи:

• одреди на што се троши вашето време;
• идентификувајте ги хронофагите, односно „јадачите на време“;
• развијте „чувство за ефикасност“ и „чувство за тајминг“.

9. Формула 10-3-2-1-0

За да ја користите оваа техника, треба да запаметите формула која опишува здрав распоред за работа и лично време и да се држите до неа кога правите дневен план.

10 часа пред спиење: без кофеин.

3 часа пред спиење: Без храна или алкохол.

2 часа пред спиење: нема работа.

1 час пред спиење: без електронски гаџети.

0 пати: Колку пати можете да го притиснете копчето Snooze на будилникот.

10. Графикон Гант

Табелата на Гант е сигурна технологијавизуелен приказ на задачи и време. Задачите се означени на едната скала од распоредот, а времето за нивно завршување е означено на другата. Идеален за љубителите на графикони што можат да се направат во MS Project, Excel.

Организација на работа и слободно време

11. Помодоро техника

Принципот на извршување: започнуваме тајмер 25 минути, работиме со концентрација, без да се одвлекуваме додека не заѕвони тајмерот, по што правиме пауза од 5 минути. По 4 повторувања, правиме долга пауза - 20-25 минути. Така, постојано ја менувате работата и одморот, ги менувате активностите и избегнувате прекумерна работа.

12. Јадете жаба

Жабата е најдосадна работа. Најдобро е прво да се справите со нив. По неговото завршување, самото нешто ќе изгледа не толку страшно и гадно, а другите задачи ќе изгледаат воопшто лесни.

13. Метод на салама

Како тивко да јадете стапче колбас? Отсекување на мало парче. Истото треба да се направи со сите сложени, повеќекомпонентни задачи: поделете ги на мали делови и правете по еден секој ден.

14. Делегирање

Ако сте лидер, делегирајте ги оние задачи кои одземаат многу време и не се важни и сами фокусирајте се на постратешки важни задачи.

15. Следете ги фазите на работите

Настојувајте да ги правите работите последователно, прво завршете една, па дури потоа започнете друга. Веќе рековме дека кога се префрлате од една работа на друга, потребни се околу 10-15 минути за целосно да се фокусирате на процесот. Постојано скокајќи од задача на задача, губите време, иако се создава илузија за напорна работа.

16. Најмалку 10 минути

Оваа техника не се однесува на работните работи, туку на личен раст и само-развој. На пример, ако долго време сакате да научите или запомните некој странски јазик, обидете се да му давате најмалку 10 минути дневно. Истото важи и за спорт, книги итн.

17. „Најдено време“

Суштината на техниката: однапред да одредите список од 15-20 мали задачи за кои немате доволно време и да бидете подготвени да ги направите кога имате соодветен „прозорец“. Продолжете да додавате на списокот.

18. Работата е најдобриот начин да започнете

Има денови кога продуктивноста е на нула, а работата е тешка. Во овој случај, за оверклокување, подобро е да започнете да работите со мали задачи: пошта, повици, задачи за кои ќе бидат потребни не повеќе од 20 минути за да се завршат.

19. Закажете важни состаноци наутро

20. Поделете го работното време на блокови

Поделете ги работните текови во блокови: повици и пошта, состаноци, проектна работа итн. Ова ќе помогне да се распредели време за фокусирана работа во текот на денот.

21. Поставете рокови за сè

Дури и најмалата задача мора да има рок, инаку текот на работите „за подоцна“ ќе се одолговлекува засекогаш.

22. Потопување во работата

Одвојте ден или два за приоритетни задачи, елиминирајќи ги одвлекувањата како што се повици и состаноци.

23. Кажи не

„Не“ е моќен збор. Кога ќе кажете „не“ на нова обврска, покажувате почит кон оние што веќе сте ги направиле и стекнувате способност успешно да ги задржите. Запомнете дека со давање согласност, мора да одбиете нешто или да откажете нешто.

24. Борба против „тиранијата на итното“

„Тиранијата на итното“ се мали, неважни задачи што треба да се направат токму сега. Ова претставува голем проблем бидејќи итната акција обично има многу мал ефект. Откако подлегнавме на „тиранијата на итното“, ќе биде тешко да се ослободите од него и, соодветно, да одвоите време за нешто поважно.

25. Подгответе се за утре пред да ја напуштите канцеларијата

Одличен начин да го завршите денот е да се подготвите за следниот. Сумирајте го денот, направете план за следниот ден, средете го вашиот десктоп.

Управување со времето за директори

Ако најдете грешка, означете дел од текстот и кликнете Ctrl+Enter.

Написот што ви го предочивме нема да ги допре основите на управувањето со времето, начините на поделба на задачите на примарни и секундарни, принципите на организирање на работното време итн. За ова веќе е доволно напишано најдобар советнаместо да читам специјализирани книги за управување со времето (пред сè, презентирани на оваа страница), не можам да дадам. Целта на овој напис е да се запознае со еден многу специфичен систем на сметководство и организирање на времето, кој јас самиот го користам.

Предложениот систем за сметководство и организација на времето беше развиен во текот на 2004 година. Почетокот на водење дневник беше ставен во февруари 2004 година, а оваа практика продолжува до ден-денес. Постепено, системот претрпе некои промени, скратен и приспособен на тековните задачи. До денес, таа конечно доби доволно хармонија и сила за да го преземам ризикот да ја изведам пред јавниот суд. Се надевам дека предложениот систем ќе биде корисен за луѓето кои сакаат да воспостават одреден ред во сопствениот живот. Барем моето искуство ми дозволува да се надевам.

Дневникот се води во редовна датотека Excel. Можностите на оваа програма овозможуваат не само практично планирање на денот, туку и сортирање на задачите, водење архива и следење на времето поминато.

СНИМАЊЕ ВРЕМЕ

Имајќи на одреден начин графиконите на листот на Excel, можете лесно и удобно да го земете предвид времето во текот на денот. За ова, се користи следнава шема:

На сликата, секој час (горната линија означува часови) е поделен на 4 колони, односно точноста на следењето на времето е 15 минути. Поголемата точност го прави сметководството незгодно, додека помалата точност дозволува преголеми загуби во сметководството.

Најлевата колона одразува типични графикони кои одземаат многу време (thn - читање, rbt - работа, doc - управување со документи, секојдневен живот - решавање секојдневни проблеми, lchn - лично време, rzvl - забава, dv - движење, nchg - ништо, губење време ).

Во текот на денот се пополнуваат минатите временски слотови. За да се поедностават пресметките, бројот „1“ се користи како место. Потоа, користејќи ги формулите на Excel внесени во соодветните колони (формулите се напишани во датотеката за пример прикачена на статијата), автоматски ќе го пресмета времето поминато на одреден тип активност.

На крајот на денот, временскиот лист изгледа вака:

Оваа шема, по желба, ви овозможува да го вратите целиот ден (преспален, брзо спакуван, отиде на работа, работеше, разговараше со колега, работеше, ручаше, работеше, отиде на состанок, чекаше задоцнет партнер, одржа работен состанок, се вратил во канцеларија, се пријавил кај шефот, отишол дома, вечерал, читал, гледал филм, се подготвил за спиење, читал пред спиење, сумирал денот, заспал).

Но, во пракса тоа ретко се бара, така што повеќето денови оставаат кратки резимеа за времето поминато. Тие изгледаат вака:

Ваквите резимеа ви овозможуваат трезвено да процените колку време е потрошено на одреден вид активност и, покрај тоа, да извлечете просек врз основа на резултатите од една недела или месец. Понатаму, ако сакате, можете да извлечете заклучоци за потребата да се посвети повеќе или помалку време на одреден вид активност.

ПЛАНИРАЊЕ

Да почнеме со вообичаената листа на задачи за тој ден. Во мојата верзија, изгледа вака (таб NEG, денес):
Како што можете да видите, листот користи 4 работни колони: St - статус; Vr - време; Пет - приоритет; и колона за денот и описот на задачата.

За рубриката „Статус“ ќе следи детална дискусија подолу. Колумната „Време“, мислам дека е самообјаснувачка. Сега ќе се фокусираме на разгледување на колоната „Приоритет“. Ги користи следниве знаци:

! - главна задача за неделата

!! - дел од неделната задача да се заврши во тековниот ден; или секундарна задача за неделата

30 - приоритетни задачи за одреден ден (задачи за кои е одредено или ќе се одреди времето)

40 - Приоритетни дневни потраги

50 - помалку важни дневни задачи

60 - задачи за утврдување на резултатите од денот

70 - сумирање на денот

80 - задачи за одредување на резултатите од неделата

90 - сумирање на резултатите од неделата

Знаејќи ја оваа класификација, прилично е лесно да се распоредат задачите за денот и да се планираат за неделата. Неделниот план во мојата датотека изгледа вака:

Вистинскиот неделен план може да се види на дното на страницата. Веднаш под колоната со ознака на првиот и Последни деновисе снимаат неделните задачи за неделата. Потоа следат ознаките на секој поединечен ден, под кои се евидентираат конкретни задачи за тој ден.

Колоните на врвот на страницата се дневни и неделни задачи, кои едноставно се копираат во соодветниот лист при изготвување на дневен план.

Месечниот план се составува според следнава шема:

ОЗНАКА ЗА ЕФИКАСНОСТ

Сега да се вратиме на анализата на колоната „Статус“. Токму оваа колона ви овозможува да ја оцените ефективноста на вашите денови. Колоната „Статус“ покажува дали закажаната задача е завршена или не. За означување на статусот се користат 3 можни знаци:

V - готово

Б - делумно исполнето, или неисполнето од објективни причини

Н - не е исполнето

Во текот на денот, како што се завршуваат задачите, листот ја добива следната форма:

Користејќи ја функцијата „сортирање“ (ставка од менито - Податоци), можете автоматски да ги сортирате задачите:

Со ова сортирање (Статус => Приоритет => Време), сите завршени задачи ќе бидат на врвот на листата. Повеќе не можете да им обрнувате внимание, фокусирајќи го на преостанатите задачи.
На крајот на денот, кога ќе се пополнат сите колони, предложениот систем ви овозможува непристрасно и објективно да ја оцените ефикасноста на користењето на времето.

Списокот на задачи на крајот од денот изгледа вака:

Користењето различни бои по сортирањето ви овозможува визуелно да ја покажете ефективноста на денот.
Во горниот пример, од 13 задачи за 9-тиот ден, 9 беа завршени, 3 не беа завршени и 1 не беше завршена од објективни причини. Имајќи предвид дека бодовите „Б“ се бројат како 0,5/0,5, резултатите од денот изгледаат вака: вкупно - 13; плус - 9,5; минус - 3,5. Денот го сметам за успешен ако повеќе од две третини од вкупниот број „плус“ задачи; половина успешна - од половина до две третини од вкупниот број; неуспешни - ако има повеќе од половина од задачите „минус“. Можни се и други пропорции, во зависност од вашата прецизност кон себе.

Сличен систем се користи за да се оцени ефективноста на неделата. Во архивата, изминатата недела изгледа вака:

Сличен систем се користи за проценка на ефективноста на месеци и години. Месец:

На ист начин, можно е да се сумираат резултатите од една година, една деценија и така натаму, до сумирање на резултатите од цел живот :)

Можете исто така да складирате сопствен телефонски именик во една датотека со работни листови и временско мерење.
Особено е погодно да се користи предложениот систем во присуство на џебен компјутер. Во овој случај, датотеката со листови со задачи и следење време секогаш ќе биде со вас, а можете да правите промени во неа во текот на денот.

Можете едноставно да печатите листови со задачи и следење на времето на печатачот. Препорачувам да оставите одреден број колони празни за да внесете задачи што се појавуваат во нив во текот на денот.
Се надевам дека горенаведениот систем ќе ви биде корисен колку што ми помогна самиот да го организирам мојот живот. Со среќа!

Алексеј Федоров, декември 2004 година Контакт: [заштитена е-пошта]. Уредување - Глеб Архангелски,
Статијата е напишана специјално за страницата. Адреса на документот на страницата:
Дозволено е без дополнителен договор со авторот да се објавува во бесплатни онлајн публикации, притоа да се зачува интегритетот на текстот, вклучувајќи го и ова известување, и работните хиперврски. Објавувањето во платени онлајн публикации и хартиени медиуми бара договор со авторот.

Без сомнение, работата од дома има свои предности.На пример, не мора да патувате до работа. Тие не го трошат драгоценото време на компанијата со озборување околу ладилникот. И плаќате само за часовите што тие всушност работат. И, студиите покажуваат: отколку канцелариски работници. Сепак, можеби ќе ви треба софтвер за управување со времето за успешно да го водите вашиот бизнис.

На крајот на краиштата, и покрај сите придобивки од ангажирањето работници од далечина, ако тие не живеат во истиот регион како вас, може да биде тешко да им помогнете ефикасно да управуваат со своето работно време.

Значи, работниците од далечина не губат време на пат, но во исто време би сакале да бидете сигурни дека тие ефикасно ја вршат својата работа и за ова ви се потребни вистинските алатки за управување. Еве ги најдобритепрограма за управување со времето 2018:

Програма за управување со времето

Постојат неколку важни аспекти во уметноста на управување со времето, и во оваа статија би сакале да ги опфатиме сите. Но, да почнеме со најочигледното - следење на времето.

1 Време Доктор

Ако ви треба програма за следење на работното време на далечински вработени, тогашВреме доктор само она што ви треба.

Со Time Doctor, можете да добивате детални извештаи за тоа како користат вашите вработени од далечина работно времеи колку се продуктивни. Оваа програма го зема предвид и работното време на вработените воопшто и времето поминато на одреден проект, на завршување на задачите, на работа со клиенти.

Покрај тоа, овој систем за управување со персонал вклучуваследење на активноста на Интернет, следење на посетени страници, GPS следење и многу повеќе.

Time Doctor има сè што треба да вклучипрограма за управување со времето.

2 Патоказ

10. Асана

асана - идеолошки едноставна апликација за управување со проекти. Една од најдобрите карактеристики во Asana е тоа што можете да додавате задачи во список или календар. Така, на календарот можете да видите кога и што треба да направите. Кога ќе завршите со работа на задача, можете да кликнете на неа и да ја означите како завршена.

Асана исто така ви овозможува да ги сортирате задачите по категорија во „завршени“, „неуспешни“, „завршени до“. конкретен датум' и 'по проекти'. Ова му дава на менаџерот можност да го види тековниот напредок, а далечинскиот работник брзо да го подреди она што е веќе направено и она што треба да се направи.

Апликацијата исто така испраќа известување преку е-пошта пред датумот на доспевање на задачата.

11. Плови

Float е софтвер за управување со проекти најдобро одговара за мали тимови.

Float има удобен распоредувач за „кликни и пушти“ што ви помага да го визуелизирате моменталниот обем на работата на тимот, лесно да управувате со задачите, брзо да правите ажурирања и да го пронајдете работникот што ви треба благодарение на филтрите и функциите за пребарување на програмата.

Во Float, можете исто така да дистрибуирате задачи меѓу вработените, да ги разделите на фази, да групирате проекти и да додавате свои објаснувања на задачите.

Float ви помага да управувате со вашиот тим и ви овозможува да креирате сопствени извештаи за да можете да бидете сигурни дека ги постигнувате вашите цели.

Апликации за продуктивност

Веројатно сте го слушнале изразот: „да не бидеш полош од другите“. И додека ова обично се однесува на социјалниот статус, истото може да се каже и за ситуацијата со работниците од далечина. Со други зборови, одлично е да се види во апликација за продуктивност кој што прави и кој ја води трката.

12.IDoneThis

IDoneThis - прилично интересна апликација за продуктивност - всушност, таа е „напумпана“ листа на задачи. Со IDoneThis, можете да креирате списоци со задачи за далечински работници и да гледате црвени Xs (неуспешни задачи) да се претвораат во зелени (завршени).

IDoneОва е пригоден начин да го следите напредокот во работата и да проверите како работат вработените. Понекогаш најдобротоуправување со времето Ова е здрава пријателска конкуренција.

13.Тодоист

Тодоист - ова е одлична и концептуално едноставна апликација за креирање листа на задачи. Не, навистина, можете да ги додадете вашите лични работи таму. Како списоци за купување, филмови што сакате да ги гледате, планирање патувања. Сепак, апликацијата може целосно да се реконфигурира и да се користи само за работни задачи.

Во вашата сметка на Todoist, можете да додавате задачи, да ги означите, да поставите датум на доспевање, да ги сортирате задачите по филтри: доделени на вас, други вработени, приоритет. Ќе ги видите и задачите за денес и оние кои треба да се завршат во следните седум дена.

Основните функции на Todoist се бесплатни, но ако сакате да управувате со голем тим, надградете го на платен премиум план и искористете ги сите функции.

Споделување на датотеки

Можеби изгледа чудно што вклучивме складирање на облак во статија која го истакнува најдобротософтвер за управување со времето, но има директна врска. Замислете само колку време би се потрошило доколку вашите оддалечени работници немаат апликација за споделување датотеки? И, не дај Боже, сите датотеки ќе ви бидат испратени по е-пошта?

Многу од споменатите апликации вклучуваат опција за споделување датотеки, но можеби ќе ви треба резервна копија или сакате да користите посигурни услуги како Dropbox или Google Drive.

14. Dropbox

dropbox - одлично складирање во облак што можете да го користите за споделување датотеки. Услугата е интуитивна и многу работници од далечина веќе се запознаени со тоа како функционира.

За најголема вредност за парите, користете сметка на Dropbox Business со безбеден пристап до податоци, синхронизација и соработка.

15. Google Drive

Ако управувате со мал тим од далечински вработени, тогаш Google Drive е одличен избор. Со Google Drive, можете да споделувате датотеки, да ги уредувате, да соработувате, да додавате коментари на текстуални документи и многу повеќе.

Дополнително, како дополнителна мерка за безбедност и контрола, имате можност да изберете кој има право на пристап до одредени документи.

Процесот на подготовка на настанот се состои од десетици задачи, повици, патувања и состаноци. За да направите сè, треба да го контролирате времето и правилно да го распределите, да бидете во можност да давате приоритет на задачите и да не ви го одвлекуваат вниманието од помалку важни работи. Ова ќе помогне не само за познавање на основните техники на управување со времето, туку и за специјални програми создадени за ефективна контрола и планирање на времето. .|

Ние нудиме избор од 10 практични програми со кои можете подобро да го организирате и контролирате спроведувањето на секојдневните задачи.

1. Планер на ВРЕМЕ

10. Дневна агенда

Дневната агенда е апликација за уреди со iOS достапна на App Store за 1,99 долари. Програмата е дизајнирана да собира состаноци, настани и активности од различни календари и други слични програми во една листа. Како што планираат програмерите, таквата синхронизација ќе помогне да не се одвлекува вниманието со прегледување белешки и да не се грижите за можноста случајно да пропуштите важен настан во секојдневната рутина.

„Задржете го времето: тоа е ткаенина од која се создава животот“.

С. Ричардсон

Ние сме научени на дисциплина уште од детството, и вака или онака, ние сме принудени да се придржуваме до одредени ограничувања цел живот. Јадење и спиење според дневната рутина, закажани часови, работа и одмор во даденото време. Лесно ги почитуваме туѓите правила на игра, всушност, помагајќи му на некој друг да ја постигне својата цел. Но, кога станува збор за самодисциплина, многумина не се подготвени да се откажат ниту од малите слабости, како навиката да спијат дополнителни 10 минути наутро.

Вештина ограничете се за да постигнете одредени цели- вредна вештина што не ја поседуваат многу луѓе. Но, само тие, на крајот, успеваат. Познати политичари, бизнисмени, актери го тргнаа патот до славата само благодарение на секојдневната работа во име на нивната цел. Способноста, талентот, дури и генијалноста е само еден процент од успехот, другиот деведесет и девет е напорна работа.

Управувањето со времето е главната компонента на системот за лична ефективност за секоја амбициозна личност. Не е важно која е целта: да изгубите тежина, да добиете црвена диплома, да започнете сопствен бизнис ... ништо од овие работи не е возможно без вештини за самоорганизирање. Управувањето со времето е практичен водич за акција, благодарение на кој можете да го одредите своето животни приоритети, креирајте ја вашата визија за успех. Развојот на ефективни мотивации ви овозможува не само да заштедите време, туку да се развивате како личност. Самодисциплина - живеење според строги правила што човек си ги поставува, во свои интереси. Ваквите крути рамки, што е доволно чудно, не ја ограничуваат личноста. Против, тоа е единствениот пат до вистинска слобода.

Управувањето со времето е најдобрата алатка за само-подобрување. Пред сè, планирањето учи за контрола над надворешните настани, околината, времето и просторот. Вештините за самоконтрола стекнати како резултат на само-подобрување ви овозможуваат да управувате сопствените чувства, моментални желби, лоши навики. И самоконтролата е знак на силна, со силна волја природа. Развојот на вештини за концентрација ви овозможува да постигнете подобри резултати на работа, а притоа да трошите помалку труд. Така се ослободува време за усовршување на интелектуалното и духовното. Зарем тоа не е смислата на човечкиот живот?

Вештините за самодисциплина не се стекнуваат преку ноќ. Покрај тоа, можете да ги развиете во себе само со постојана обука на волја. Истото важи и за системот за управување со времето. Секој кој сака да постигне успех во животот, едноставно е должен внимателно да се однесува со времето.

7-те најпопуларни техники за управување со времето

„Ако имав 9 часа да исечам бор, би поминал 6 часа на острење на мојата секира“.

Абрахам Линколн

Постојат многу техники за ефикасно искористување на времето. Ви ги пренесуваме најпопуларните техники без кои ниту еден систем за управување со времето не може.

Ајзенхауер матрица

Техниката го добила своето име во чест на американскиот претседател Д. Ајзенхауер, кој ги поделил сите задачи со кои се соочил во 4 категории, водејќи се од нивната итност и важност.

Врз основа на ова, случаите беа распоредени во ќелиите на наједноставната матрица на следниов начин:

• Категорија А - итна и важна, која мора веднаш да се реши;
• Категорија Б - нивната одлука може да се одложи за одреден период, но не вреди да се одложува со нив;
• Категорија Б - задачи, чие извршување може да се делегира на трети лица;
• Категорија Д - работи што е подобро да се испратат во ѓубре веднаш, бидејќи не вредат време и труд.

Според експертите, грешката на повеќето луѓе е погрешното одредување приоритети. Тие се повеќе подготвени да ги преземат задачите од последните две категории, бидејќи е многу полесно да се прават овие работи. Брзите резултати придонесуваат за развој на погрешна проценка на личната ефикасност. Излегува дека човекот троши труд на секундарни активностиоставајќи го зад себе она што е навистина важно.

Техника на тајминг

Евидентирањето на времето на вработените со цел подобрување на работната дисциплина се користи повеќе од десетина години. Програмите за автоматизација и сметководство го евидентираат навременото пристигнување и заминување, времетраењето на работниот ден на вработениот. Но модерни технологииотиде уште подалеку. Денес не само што можете да дознаете дали некое лице е присутно на работното место, туку и да проверите што прави.

До денес се развиени стотици такви системи за контрола. Програмите можат автоматски да се регистрираат: отсуство поради болест, службени патувања, одмори, слободно време, работа на флексибилен распоред. Системот го зема предвид времетраењето на паузата за ручек, ненавремено напуштање или доцнење, отсуство од работа.

И покрај сета нивна перфекција, модулите за присуство обезбедуваат само површно време, додека шпионскиот софтвер како „Maxapt QuickEye“ помага да се следи работата на компјутерот. Со нивна помош, менаџерот веднаш ќе разбере дека Марија Ивановна од одделот за сметководство е зафатена не работи на извештајот, туку комуницира на веб-страницата Однокласници. Се разбира, дури и со помош на такви програми, нема да може да се направи тајминг од минута во минута, земајќи ги предвид паузите за чад, забавите за чај, срдечното муабет и другото „време за ѓубре“, но најчесто нема потреба за ова.

Парето метод

Законот на Вилфредо Парето вели: „20% од вашите напори обезбедуваат 80% од резултатот, додека останатите 80% носат само 20% од резултатот“.Можете да го протолкувате на друг начин: „20% од вработените и носат на компанијата 80% од профитот“. Едноставно, само 1/5 од тимот работи ефективно. Ефикасноста на огромното мнозинство работници е многу ниска. Нивната работа е само имитација на насилна активност. Ако ја насочите оваа енергија во вистинската насока, целокупната продуктивностзначително ќе се зголеми.

Парето методот е да се изолира од целата маса од 20% од главните случаи и да се фокусира на нив. Одлуката за тоа што се смета за важно, а што е споредно ќе биде индивидуална во секој случај. Ајзенхауер матрицата или методот на анализа ABC, кој најчесто се користи во комбинација со методот Парето, ви овозможува да ги категоризирате случаите. ABC анализа наједноставен начинрангираат случаи според нивната моментална важност.

ABC - анализа

Овој метод се смета за најпродуктивен и визуелен начин за сортирање случаи. Тоа ви овозможува да ги отстраните сите непотребни, да се фокусирате на постигнување на главните цели. Според овој метод, сите случаи се поделени во категории:

• Групата А има најголем приоритет, тоа се важни и итни работи. Таквите прашања мора да се решат што е можно поскоро. Придонесот на овие случаи за постигнување на крајната цел е 65%, иако ќе бидат потребни само 15% од времето за нивно завршување. Односно, повеќе од половина од целата работа ќе биде завршена во најкус можен рок.
• Групата Б вклучува случаи кои не се итни, но неопходни за извршување. Решението на таквите задачи може да им се довери на трети лица. Важно е да се контролира времето на нивното извршување, бидејќи случаите од групата Б имаат тенденција да преминат во категоријата А доколку се прекршат роковите.
• Група Ц - задачи кои вообичаено се нарекуваат „канцелариска рутина“. Токму на нив се троши лавовскиот дел од работното време на персоналот и менаџерот. Иако лице со ниски квалификации може лесно да се справи со известувањето, купувањето канцелариски материјал и друга рутинска работа.

Самостојна организација на работното време

Самоуправувањето е можеби најефективната од сите тактики за управување со времето. Тоа е применливо и за еден субјект и за колективот како целина. За да се осигура дека вработениот работел продуктивно, системот на материјални стимулации и казни дозволува. Лаички кажано, казни или бонусидобро стимулирајте го поединецот да ја изврши задачата што му е доделена. Треба да се напомене дека и самиот вработен треба да биде заинтересиран за компетентната организација на работниот процес.

Најважната цел на самоуправувањето е максимална реализација на потенцијалот на секој човек во работата, креативноста и личниот живот. Користењето на овој метод ги дава следниве придобивки:

• Се намалува времето и напорот за завршување на работните задачи;
• Зголемена продуктивност;
• Се елиминираат причините за стрес, итна работа, брзање;
• Се зголемува моралното задоволство од работната активност;
• Квалификациите се зголемуваат, има поттик за личен раст.

Самоуправувањето започнува со анализа на стилот на работа која вклучува целосен попис на времето. Тоа ви овозможува да ги идентификувате силните страни и слаби страниорганизација на процесот на трудот, прилагодете ги во вистинската насока. Описот на сите активности вклучува:

1. Главни работни задачи;
2. „Мешање“ или принудни паузи, таканаречено „време за ѓубре“.

Причините за губење време можат да бидат лични фактори, како неорганизираност, запоставување на работните обврски, недостаток на самодисциплина, желба да се направи сè брзо, набрзина. Сепак, прекумерната ревност, желбата да се преземат сите случаи одеднаш, исто така ретко даваат позитивен резултат.

Познатиот американски деловен тренер Ден Кенеди смета дека телефонските повици, непланираните посетители, долготрајните состаноци се најлошото трошење време за еден лидер. Ако е можно, тие треба да се елиминираат или минимизираат.

Помодоро метод

Оваа тактичка техника со смешно име ја измислил Италијанецот Франческо Сирило во 80-тите години на минатиот век. Како еден од заостанатите студенти, младиот човек решил да почне да работи на себе за да ги подобри своите академски перформанси. Откако направил детален „дебрифинг“, сфатил дека не може да се концентрира на студиите, бидејќи го одвлекуваат многу ситници. Потоа Франческо донесе тајмер во форма на домат од кујната, го постави пред себе и го темпираше часот.

Практично беше откриено дека тој успеал концентрирано да учи наука 25 минути. Во овој период ученикот никогаш не бил одвлечен од книгата. Последователно, беше одлучено скрши го целото време наменето за часови во блокови. Получасовниот интервал го вклучуваше времето на максимална концентрација - 25 минути, како и времето за одмор, кое е наменето само за тие многу мали нешта. Методот „помодоро“ стана широко распространет денес, поради неговата едноставност, пристапност и ефективност.