আপনার দৈনন্দিন রুটিন আপনার সাফল্যের চাবিকাঠি। এক্সেলে সময় ব্যবস্থাপনা: কাজের সময় পরিকল্পনা সিস্টেম সময় ব্যবস্থাপনা ব্যবহার করে দিনের পরিকল্পনা করা
সর্বদা হাতে সময় ব্যবস্থাপনার সরঞ্জামগুলির একটি সর্বজনীন সংগ্রহ থাকা দুর্দান্ত হবে। আমরা 25টি সময় ব্যবস্থাপনা কৌশলগুলির একটি সর্বজনীন তালিকা প্রস্তুত করেছি, কাজ এবং বিশ্রামের প্রক্রিয়াকে অগ্রাধিকার, পরিকল্পনা এবং সংগঠিত করার জন্য বিভাগে বিভক্ত।
অগ্রাধিকার
1. এবিসি বিশ্লেষণ
এই কৌশলটি শতাংশ হিসাবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং কম গুরুত্বপূর্ণ আইটেম প্রকাশ করার উপর ভিত্তি করে। সমস্ত কাজ তাদের গুরুত্বের উপর নির্ভর করে তিনটি শ্রেণীতে বিভক্ত:
উ: সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মামলা, যা মোট মামলার 15% এবং লক্ষ্য অর্জনে তাদের অবদান 65%।
B. গুরুত্বপূর্ণ কাজ - তাদের মোট সংখ্যার 20%, লক্ষ্য অর্জনের জন্য তাত্পর্য 20%।
C. কম গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি তাদের মোট সংখ্যার 65% এর সমান, এবং তাদের গুরুত্ব 15%।
ABC বিশ্লেষণ ব্যবহার করতে, আপনাকে নিম্নলিখিতগুলি করতে হবে:
- ভবিষ্যতের সমস্ত কাজের একটি তালিকা তৈরি করুন;
- গুরুত্ব দিয়ে তাদের ভাগ করুন এবং একটি অগ্রাধিকার প্রতিষ্ঠা করুন;
- A, B এবং C বিভাগ অনুযায়ী কাজগুলি মূল্যায়ন করুন;
2. আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স।
জরুরীতা এবং গুরুত্ব অনুসারে কাজগুলিকে দলে ভাগ করা হয়েছে:
A - জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ বিষয়
B – জরুরী নয়, তবে বিষয়টি আরও গুরুত্বপূর্ণ
সি - জরুরী কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নয়
D - জরুরী বা গুরুত্বপূর্ণ নয়
টাস্কটি যে গ্রুপে পড়ে তার উপর নির্ভর করে এর সম্পাদন বা প্রতিনিধিত্বের ক্রম।
3. প্যারেটো পদ্ধতি
প্যারেটো পদ্ধতি হল 80/20 নীতি অনুসারে কাজের একটি বন্টন: 80% সমস্যার সমাধান করা যায় 20% সময়ের মধ্যে; বাকি 20% কাজ ব্যয় করা সময়ের 80% ব্যয় করে।
পরিকল্পনা
4. করণীয় সমস্ত জিনিসের তালিকা
দিন, সপ্তাহ, মাসের জন্য কাজের পরিমাণ পরিকল্পনা করার সময় একেবারে সবকিছু লিখে রাখা সাহায্য করবে। এবং এছাড়াও আপনি স্পষ্টভাবে আপনার কাজের চাপ এবং গুরুত্বপূর্ণ এবং এত গুরুত্বপূর্ণ নয় অনুপাত দেখতে পারেন গুরুত্বপূর্ণ কাজ. তদুপরি, যদি এই জাতীয় তালিকা সর্বদা হাতে থাকে তবে প্রশ্ন "কী করবেন?" অবিলম্বে সমাধান করা হবে।
5. জৈবিক ছন্দের জন্য অ্যাকাউন্টিং
আপনার কাজের পরিকল্পনা করার সময়, আপনি শুধুমাত্র একজন সকালের ব্যক্তি বা রাতের পেঁচা কিনা তা নয়, আপনার সর্বোচ্চ উত্পাদনশীলতাও বিবেচনা করা উচিত। সারা দিন আপনার কর্মক্ষমতা পর্যবেক্ষণ করে এটি নির্ধারণ করা যেতে পারে। দুপুরের খাবারের জন্য উপযুক্ত সময় নির্ধারণ করাও ভালো হবে। বিশ্রাম এবং স্ব-বিকাশ।
6. ডায়েরি রাখুন
সিস্টেমে পূর্বে রেকর্ড করা কাজগুলি সংগঠিত করুন: একটি ডায়েরিতে একটি এন্ট্রি, একটি এক্সেল টেবিল, আপনার ফোনে একটি অ্যাপ্লিকেশন ইত্যাদি। মূল জিনিসটি হল আপনার দিনের জন্য কাজের পরিমাণ সম্পর্কে ধারণা রয়েছে এবং এমনকি ক্ষুদ্রতম অ্যাসাইনমেন্টটিও ভুলে যাবেন না।
7. সঠিক টুল
বিলম্ব এবং সময়ের ফাঁদের বিরুদ্ধে লড়াইয়ে সমস্ত ধরণের অ্যাপ্লিকেশন আমাদের অস্ত্র, তাই আপনার অস্ত্রাগার আপডেট করা ভাল। তালিকা এবং দলগত কাজ করার জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক এবং প্রমাণিত প্রোগ্রাম এবং অ্যাপ্লিকেশন পড়ুন।
8. "টাইমকিপিং" কৌশল
"টাইমকিপিং" কৌশল হল যে কোনও কাজের জন্য সময় রেকর্ড করা, এমনকি সকালের ব্যায়াম বা দুপুরের খাবারের মতো আদিম কাজ। আপনি যে সমস্ত কাজের জন্য সময় ব্যয় করেন তা লিখুন, তাই এক সপ্তাহের মধ্যে আপনি নিম্নলিখিত কাজগুলি সমাধান করতে পারেন:
- আপনার সময় কোথায় ব্যয় করা হচ্ছে তা নির্ধারণ করুন;
- ক্রোনোফেজ সনাক্ত করুন, অর্থাৎ, "সময় ভক্ষক";
- "দক্ষতার অনুভূতি" এবং "সময়ের অনুভূতি" বিকাশ করুন।
9. সূত্র 10-3-2-1-0
এই কৌশলটি ব্যবহার করার জন্য, আপনাকে একটি স্বাস্থ্যকর কাজ এবং ব্যক্তিগত সময়সূচী বর্ণনা করে এমন সূত্রটি মনে রাখতে হবে এবং একটি দৈনিক পরিকল্পনা তৈরি করার সময় এটিতে লেগে থাকতে হবে।
ঘুমানোর 10 ঘন্টা আগে: ক্যাফিন নেই।
ঘুমানোর 3 ঘন্টা আগে: কোন খাবার বা অ্যালকোহল নেই।
ঘুমানোর 2 ঘন্টা আগে: কোন কাজ নেই।
শোবার আগে 1 ঘন্টা: ইলেকট্রনিক গ্যাজেট নেই।
0 বার: অ্যালার্ম ঘড়িতে আপনি কতবার স্নুজ বোতাম টিপতে পারেন তা হল এই সংখ্যা।
10. গ্যান্ট চার্ট
Gantt চার্ট হল নির্ভরযোগ্য প্রযুক্তিকাজ এবং সময়ের চাক্ষুষ প্রদর্শন। সময়সূচীর এক স্কেলে, কাজগুলি নির্দেশিত হয়, এবং অন্য দিকে, সেগুলি সম্পূর্ণ করার সময়। গ্রাফ প্রেমীদের জন্য আদর্শ যা এমএস প্রজেক্ট, এক্সেল এ কম্পাইল করা যেতে পারে।
কাজ এবং বিশ্রামের সংগঠন
11. পোমোডোরো কৌশল
এটি কীভাবে করবেন: 25 মিনিটের জন্য একটি টাইমার সেট করুন, টাইমার রিং না হওয়া পর্যন্ত বিভ্রান্তি ছাড়াই মনোযোগ সহকারে কাজ করুন, তারপরে 5 মিনিটের জন্য বিরতি নিন। 4 পুনরাবৃত্তির পরে, আমরা একটি দীর্ঘ বিরতি নিই - 20-25 মিনিট। এইভাবে আপনি ক্রমাগত কাজ এবং বিশ্রামের মধ্যে বিকল্প, কার্যকলাপ পরিবর্তন এবং অতিরিক্ত কাজ এড়াতে.
12. একটি ব্যাঙ খান
একটি ব্যাঙ সবচেয়ে অপ্রীতিকর জিনিস। এটি প্রথমে মোকাবেলা করা ভাল। এটি সম্পূর্ণ করার পরে, কাজটি নিজেই কম ভীতিকর এবং ঘৃণ্য বলে মনে হবে এবং অন্যান্য কাজগুলি সম্পূর্ণ সহজ বলে মনে হবে।
13. সালামি পদ্ধতি
খেয়াল না করে কিভাবে সসেজের কাঠি খেতে হয়? ছোট ছোট টুকরা কাটা. আপনাকে সমস্ত জটিল, বহু-উপাদানের কাজগুলির সাথে একই কাজ করতে হবে: সেগুলিকে ছোট অংশে ভাগ করুন এবং প্রতিদিন একটি সম্পূর্ণ করুন।
14. প্রতিনিধি দল
আপনি যদি একজন ম্যানেজার হন, তবে সেই কাজগুলি অর্পণ করুন যেগুলি অনেক সময় নেয় এবং গুরুত্বপূর্ণ নয় এবং আরও কৌশলগতভাবে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে ফোকাস করুন।
15. পর্যায়ক্রমে জিনিস রাখুন
ক্রমানুসারে কিছু করার চেষ্টা করুন, প্রথমে একটি কাজ শেষ করুন এবং তারপরে অন্যটি শুরু করুন। আমরা ইতিমধ্যেই আপনাকে বলেছি যে একটি কাজ থেকে অন্য কাজে স্যুইচ করার সময়, প্রক্রিয়াটিতে পুরোপুরি মনোনিবেশ করতে প্রায় 10-15 মিনিট সময় লাগে। ক্রমাগত কাজ থেকে অন্য কাজে ঝাঁপিয়ে পড়ে, আপনি সময় নষ্ট করেন, যদিও এটি কঠোর পরিশ্রমের বিভ্রম তৈরি করে।
16. কমপক্ষে 10 মিনিট
এই কৌশলটি কাজের বিষয়গুলির সাথে সম্পর্কিত নয়, বরং ব্যক্তিগত বৃদ্ধি এবং স্ব-বিকাশের সাথে সম্পর্কিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি দীর্ঘকাল ধরে একটি বিদেশী ভাষা শিখতে বা মনে রাখতে চান তবে এটিতে প্রতিদিন কমপক্ষে 10 মিনিট উত্সর্গ করার চেষ্টা করুন। খেলাধুলা, বই ইত্যাদির ক্ষেত্রেও একই কথা।
17. "সময় পাওয়া গেছে"
কৌশলটির সারমর্ম: আগাম 15-20 টি ছোট কাজের একটি তালিকা চিহ্নিত করুন যার জন্য আপনার কাছে পর্যাপ্ত সময় নেই এবং আপনার কাছে উপযুক্ত "উইন্ডো" থাকলে সেগুলি করতে প্রস্তুত থাকুন। ক্রমাগত তালিকা যোগ করুন.
18. কিছু কাজ শুরু করার সর্বোত্তম উপায় হল কাজ।
এমন কিছু দিন আছে যখন উৎপাদনশীলতা শূন্যের কোঠায় থাকে এবং কাজ কঠিন। এই ক্ষেত্রে, এটিকে ওভারক্লক করার জন্য, ছোট কাজগুলির সাথে কাজ শুরু করা ভাল: মেল, কল, কাজগুলি যা সম্পূর্ণ হতে 20 মিনিটের বেশি সময় লাগবে না।
19. সকালে গুরুত্বপূর্ণ অ্যাপয়েন্টমেন্ট করুন
20. আপনার কাজের সময়কে ব্লকে ভাগ করুন
আপনার কাজের প্রক্রিয়াগুলিকে ব্লকগুলিতে ভাগ করুন: কল এবং মেল, মিটিং, একটি প্রকল্পে কাজ ইত্যাদি। এটি আপনাকে সারা দিন ফোকাসড কাজের জন্য সময় তৈরি করতে সহায়তা করবে।
21. সবকিছুর জন্য সময়সীমা সেট করুন
এমনকি ক্ষুদ্রতম কাজটিরও একটি সময়সীমা থাকতে হবে, অন্যথায় "পরবর্তীতে" কাজের প্রবাহ চিরতরে টেনে নিয়ে যাবে।
22. কাজে নিমগ্নতা
আপনার অগ্রাধিকারমূলক কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে এক বা দুই দিন আলাদা করুন, কল এবং মিটিংগুলির মতো বিভ্রান্তি দূর করুন।
23. বলুন "না"
"না" একটি শক্তিশালী শব্দ। আপনি যখন একটি নতুন প্রতিশ্রুতিকে না বলেন, আপনি ইতিমধ্যেই যেগুলি করেছেন তাদের প্রতি শ্রদ্ধা দেখান এবং নিজেকে সফলভাবে রাখার সুযোগ দেন। মনে রাখবেন সম্মতি দেওয়ার সময়, আপনাকে অবশ্যই কিছু প্রত্যাখ্যান বা বাতিল করতে হবে।
24. "জরুরী অত্যাচারের" বিরুদ্ধে লড়াই করুন
"জরুরী অত্যাচার" বলতে ছোট, গুরুত্বহীন কাজগুলিকে বোঝায় যেগুলি এখনই সম্পন্ন করা দরকার। এটি একটি বড় সমস্যা তৈরি করে কারণ তাত্ক্ষণিক পদক্ষেপ সাধারণত খুব কম প্রভাব ফেলে। "জরুরির অত্যাচারের" কাছে আত্মসমর্পণ করার পরে, এটি থেকে পরিত্রাণ পাওয়া কঠিন হবে এবং তদনুসারে, আরও গুরুত্বপূর্ণ কিছুর জন্য সময় বরাদ্দ করা কঠিন হবে।
25. অফিস ছাড়ার আগে আগামীকালের জন্য প্রস্তুতি নিন।
আপনার কাজের দিন শেষ করার একটি দুর্দান্ত উপায় হল পরেরটির জন্য প্রস্তুত করা। দিনের সারসংক্ষেপ করুন, পরের দিনের জন্য একটি পরিকল্পনা করুন, আপনার ডেস্কটি সাজিয়ে রাখুন।
পরিচালকদের জন্য সময় ব্যবস্থাপনা
আপনি যদি একটি ত্রুটি খুঁজে পান, দয়া করে পাঠ্যের একটি অংশ হাইলাইট করুন এবং ক্লিক করুন৷ Ctrl+Enter.
আপনার নজরে আনা নিবন্ধটি সময় ব্যবস্থাপনার মূল বিষয়গুলি, প্রাথমিক এবং মাধ্যমিকে কাজগুলিকে ভাগ করার পদ্ধতি, কাজের সময় সংগঠিত করার নীতিগুলি ইত্যাদির উপর স্পর্শ করবে না। ইতিমধ্যে এই সম্পর্কে যথেষ্ট লেখা হয়েছে, এবং সেরা উপদেশআমি আপনাকে টাইম ম্যানেজমেন্টের (প্রাথমিকভাবে এই সাইটে উপস্থাপিত) বিশেষ বই পড়ার চেয়ে ভাল কিছু দিতে পারি না। এই নিবন্ধের উদ্দেশ্য হল রেকর্ডিং এবং সংগঠিত করার একটি খুব নির্দিষ্ট সিস্টেমের সাথে নিজেকে পরিচিত করা যা আমি নিজে ব্যবহার করি।
রেকর্ডিং এবং সময় সংগঠিত করার জন্য প্রস্তাবিত সিস্টেম 2004 সালে তৈরি করা হয়েছিল। ডায়েরিটি 2004 সালের ফেব্রুয়ারিতে শুরু হয়েছিল এবং এই অনুশীলনটি আজও অব্যাহত রয়েছে। ধীরে ধীরে, সিস্টেমে কিছু পরিবর্তন করা হয়েছে, ছাঁটাই করা হয়েছে এবং বর্তমান কাজের সাথে মানিয়ে নেওয়া হয়েছে। আজ, সে অবশেষে আমার জন্য যথেষ্ট সরু এবং শক্তি অর্জন করেছে যে তাকে জনগণের আদালতে আনার ঝুঁকি নিতে পারে। আমি আশা করি যে প্রস্তাবিত সিস্টেম তাদের জন্য কিছু অর্ডার আনতে চান যারা জন্য দরকারী হবে নিজের জীবন. অন্তত আমার অভিজ্ঞতা আমাকে তাই আশা করতে দেয়.
ডায়েরিটি নিয়মিত এক্সেল ফাইলে রাখা হয়। এই প্রোগ্রামের ক্ষমতাগুলি আপনাকে কেবল আপনার দিনের পরিকল্পনা করতে দেয় না, তবে কাজগুলি বাছাই করতে, একটি সংরক্ষণাগার বজায় রাখতে এবং ব্যয় করা সময় নিরীক্ষণ করতে দেয়।
টাইম অ্যাকাউন্টিং
একটি নির্দিষ্ট উপায়ে একটি এক্সেল শীট প্লট করে, আপনি সহজেই এবং সুবিধাজনকভাবে দিনের সময়টি বিবেচনা করতে পারেন। এটি করার জন্য, নিম্নলিখিত চিত্রটি ব্যবহার করুন:
চিত্রে, প্রতিটি ঘন্টা (শীর্ষ লাইনটি ঘন্টা নির্দেশ করে) 4টি কলামে বিভক্ত, অর্থাৎ, সময় রেকর্ডিংয়ের নির্ভুলতা 15 মিনিট। বৃহত্তর নির্ভুলতা অ্যাকাউন্টিংকে অসুবিধাজনক করে তোলে, যখন কম নির্ভুলতা অ্যাকাউন্টিংয়ের সময় খুব বড় ক্ষতির অনুমতি দেয়।
বামদিকের কলামটি সাধারণ সময় ব্যয়ের গ্রাফ প্রতিফলিত করে (chtn - পড়া, rbt - কাজ, ডক - নথি রক্ষণাবেক্ষণ, দৈনন্দিন জীবন - দৈনন্দিন সমস্যা সমাধান, lchn - ব্যক্তিগত সময়, rzvl - বিনোদন, dv - আন্দোলন, nchg - কিছুই, সময়ের ক্ষতি) .
দিনের ব্যবধানে, অতিবাহিত সময়ের ব্যবধানগুলি পূরণ করা হয়। গণনা সহজ করার জন্য, "1" সংখ্যাটি স্থানধারক হিসাবে ব্যবহৃত হয়। তারপরে, উপযুক্ত কলামগুলিতে প্রবেশ করা এক্সেল সূত্রগুলি ব্যবহার করে (সূত্রগুলি নিবন্ধের সাথে সংযুক্ত উদাহরণ ফাইলে লেখা হয়েছে), এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নির্দিষ্ট ধরণের কার্যকলাপে ব্যয় করা সময় গণনা করবে।
দিনের শেষে, টাইম শীটটি এইরকম দেখায়:
এই স্কিমটি, যদি ইচ্ছা হয়, আপনাকে সারা দিন পুনরুদ্ধার করতে দেয় (অতিরিক্ত ঘুমানো, দ্রুত প্রস্তুত হয়ে, কাজে গিয়েছিল, কাজ করেছে, একজন সহকর্মীর সাথে চ্যাট করেছে, কাজ করেছে, দুপুরের খাবার খেয়েছে, কাজ করেছে, একটি মিটিংয়ে গেছে, দেরী সঙ্গীর জন্য অপেক্ষা করেছে, অনুষ্ঠিত হয়েছে একটি কাজের মিটিং, অফিসে ফিরে, বসকে রিপোর্ট করা, বাড়িতে গিয়ে রাতের খাবার খেয়ে, পড়া, একটি সিনেমা দেখে, বিছানার জন্য প্রস্তুত, বিছানার আগে পড়া, দিনের সংক্ষিপ্তসার, ঘুমিয়ে পড়ে)।
কিন্তু বাস্তবে এটি খুব কমই প্রয়োজন হয়, তাই বেশিরভাগ দিন অতিবাহিত সময়ের সংক্ষিপ্ত সারাংশ সহ বাকি থাকে। তারা এই মত দেখায়:
এই ধরনের সংক্ষিপ্তসারগুলি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট ধরণের কার্যকলাপে কতটা সময় ব্যয় করা হয়েছে তা নির্ভুলভাবে মূল্যায়ন করার অনুমতি দেয় এবং উপরন্তু, সপ্তাহ বা মাসের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে একটি গড় বের করে। আরও, যদি ইচ্ছা হয়, আপনি এক বা অন্য ধরণের কার্যকলাপে কম বা বেশি সময় ব্যয় করার প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
পরিকল্পনা
চলুন একটি নিয়মিত দৈনিক টাস্ক শিট দিয়ে শুরু করা যাক। আমার সংস্করণে এটি এই মত দেখায় (SEG ট্যাব, আজ):
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, শীটটি 4টি কার্যকারী কলাম ব্যবহার করে: St – স্থিতি; Вр – সময়; শুক্র – অগ্রাধিকার; এবং একটি কলাম দিন নির্দেশ করে এবং কাজটি বর্ণনা করে।
"স্থিতি" কলাম সম্পর্কে একটি বিশদ আলোচনা নীচে অনুসরণ করা হবে৷ "সময়" কলাম, আমি মনে করি, কোন ব্যাখ্যা প্রয়োজন. এখন আমরা "অগ্রাধিকার" কলামে ফোকাস করব। এটি নিম্নলিখিত লক্ষণগুলি ব্যবহার করে:
! - সপ্তাহের জন্য প্রধান কাজ
!! - সাপ্তাহিক কাজের অংশ যা বর্তমান দিনে সম্পন্ন করা হবে; অথবা সপ্তাহের জন্য একটি দ্বিতীয় কাজ
30 - একটি নির্দিষ্ট দিনের জন্য অগ্রাধিকারমূলক কাজ (যে কাজগুলির জন্য সময় নির্ধারিত হয় বা সংকল্প সাপেক্ষে)
40 - অগ্রাধিকার দৈনিক কাজ
50 - কম গুরুত্বপূর্ণ দৈনন্দিন কাজ
60 - দিনের ফলাফল নির্ধারণের কাজ
70 - দিনের সারসংক্ষেপ
80 - সপ্তাহের ফলাফল নির্ধারণের কাজ
90 - সপ্তাহের সারসংক্ষেপ
এই শ্রেণীবিভাগ জানার ফলে, দিনের জন্য কাজগুলি বিতরণ করা এবং সপ্তাহের জন্য তাদের পরিকল্পনা করা উভয়ই বেশ সহজ। আমার ফাইলের সাপ্তাহিক পরিকল্পনা এই মত দেখায়:
প্রকৃত সাপ্তাহিক পরিকল্পনা পৃষ্ঠার নীচে দেখা যাবে। অবিলম্বে নীচের কলাম প্রথম নির্দেশ করে এবং শেষ দিনগুলোসপ্তাহ, সপ্তাহের কাজগুলি লেখা হয়। এটি প্রতিটি পৃথক দিনের উপাধি দ্বারা অনুসরণ করা হয়, যার অধীনে সেই দিনের জন্য নির্দিষ্ট কাজগুলি লেখা হয়।
পৃষ্ঠার শীর্ষে থাকা কলামগুলি হল দৈনিক এবং সাপ্তাহিক কাজ, যা একটি দৈনিক পরিকল্পনা তৈরি করার সময় সংশ্লিষ্ট শীটে অনুলিপি করা হয়।
নিম্নলিখিত স্কিমটি ব্যবহার করে মাসিক পরিকল্পনা তৈরি করা হয়েছে:
দক্ষতা মার্ক
এখন "স্থিতি" কলামের বিশ্লেষণে ফিরে আসা যাক। এই কলামটিই আপনাকে আপনার দিনের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করতে দেয়। "স্থিতি" কলামটি নির্দেশ করে যে উদ্দেশ্যমূলক কাজটি সম্পন্ন হয়েছে কিনা। স্থিতি নির্দেশ করতে ব্যবহৃত 3টি সম্ভাব্য চিহ্ন রয়েছে:
V - সম্পন্ন
B - আংশিকভাবে পূরণ হয়েছে, বা উদ্দেশ্যমূলক কারণে পূরণ হয়নি
N - সম্পূর্ণ হয়নি
দিনের বেলা, কাজগুলি সম্পন্ন হওয়ার সাথে সাথে শীটটি নিম্নলিখিত ফর্মটি গ্রহণ করে:
"বাছাই" ফাংশন ব্যবহার করে (মেনু আইটেম - ডেটা), আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজগুলি সাজাতে পারেন:
এই বাছাইয়ের সাথে (স্থিতি => অগ্রাধিকার => সময়), সমস্ত সম্পূর্ণ কাজ তালিকার শীর্ষে থাকবে। বাকি কাজগুলিতে ফোকাস করে আপনি আর তাদের দিকে মনোযোগ দিতে পারবেন না।
দিনের শেষে, যখন সমস্ত কলাম পূরণ করা হয়, প্রস্তাবিত সিস্টেম আপনাকে নিরপেক্ষভাবে এবং বস্তুনিষ্ঠভাবে সময় ব্যবহারের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করতে দেয়।
দিনের শেষে টাস্ক শীট এই মত দেখায়:
বাছাই করার পরে বিভিন্ন রং ব্যবহার করে আপনি পরিষ্কারভাবে দিনের কার্যকারিতা দেখাতে পারবেন।
প্রদত্ত উদাহরণে, দিনের জন্য 13টি কাজের মধ্যে 9টি সম্পন্ন হয়েছিল, 3টি সম্পূর্ণ হয়নি এবং 1টি উদ্দেশ্যমূলক কারণে সম্পন্ন হয়নি। "B" পয়েন্টগুলি 0.5/0.5 হিসাবে গণনা করা হয় তা বিবেচনা করে, দিনের ফলাফলগুলি এইরকম দেখায়: মোট – 13; প্লাস - 9.5; বিয়োগ - 3.5। "প্লাস" কাজের মোট সংখ্যার দুই-তৃতীয়াংশের বেশি হলে আমি দিনটিকে সফল বলে মনে করি; অর্ধেক সফল - মোটের অর্ধেক থেকে দুই তৃতীয়াংশ; অসফল - যদি অর্ধেকেরও বেশি "মাইনাস" কাজ থাকে। অন্যান্য অনুপাত সম্ভব, নিজের উপর আপনার চাহিদার উপর নির্ভর করে।
সপ্তাহের কার্যকারিতা মূল্যায়ন করতে একটি অনুরূপ সিস্টেম ব্যবহার করা হয়। সংরক্ষণাগারে, গত সপ্তাহটি এইরকম দেখাচ্ছে:
মাস এবং বছরের কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন করার জন্য একটি অনুরূপ সিস্টেম ব্যবহার করা হয়। মাস:
একইভাবে, একটি বছর, এক দশক এবং আরও অনেক কিছুর ফলাফলের সারসংক্ষেপ করা সম্ভব, আপনার পুরো জীবনের ফলাফলগুলিকে সংক্ষিপ্ত করার জন্য :)
আপনি টাস্ক এবং সময় শীট সহ একটি ফাইলে আপনার নিজস্ব টেলিফোন ডিরেক্টরি সংরক্ষণ করতে পারেন।
আপনার যদি পকেট কম্পিউটার থাকে তবে প্রস্তাবিত সিস্টেমটি ব্যবহার করা বিশেষত সুবিধাজনক। এই ক্ষেত্রে, টাস্ক এবং টাইম শীট সহ ফাইলটি সর্বদা আপনার সাথে থাকবে এবং আপনি দিন বাড়ার সাথে সাথে এটিতে পরিবর্তন করতে পারেন।
আপনি সহজভাবে একটি প্রিন্টারে টাস্ক এবং সময় শীট মুদ্রণ করতে পারেন। আমি একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক বাক্স খালি রাখার পরামর্শ দিচ্ছি যাতে আপনি দিন বাড়ার সাথে সাথে উদ্ভূত যে কোনও কাজ পূরণ করতে পারেন।
আমি আশা করি যে উপরে বর্ণিত সিস্টেমটি আপনার জন্য ততটা কার্যকর হবে কারণ এটি আমাকে আমার জীবন সংগঠিত করতে সাহায্য করেছে। শুভকামনা!
আলেক্সি ফেডোরভ, ডিসেম্বর 2004 যোগাযোগ: [ইমেল সুরক্ষিত]. সম্পাদনা - গ্লেব আরখানগেলস্কি,
নিবন্ধটি সাইটের জন্য বিশেষভাবে লেখা হয়েছিল। ওয়েবসাইটে নথির ঠিকানা:
এই নোটিশ সহ পাঠ্যের অখণ্ডতা বজায় রেখে এবং হাইপারলিঙ্কগুলি কাজ করার সময় লেখকের কাছ থেকে অতিরিক্ত অনুমোদন ছাড়াই বিনামূল্যে অনলাইন প্রকাশনাগুলিতে প্রকাশের অনুমতি দেওয়া হয়। অর্থপ্রদত্ত অনলাইন প্রকাশনা এবং কাগজের মিডিয়াতে প্রকাশনার জন্য লেখকের অনুমোদন প্রয়োজন।
কোন সন্দেহ ছাড়াই, বাড়ি থেকে কাজ করার সুবিধা রয়েছে।উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে কাজের জন্য যাতায়াত করতে হবে না। তারা ওয়াটার কুলারের চারপাশে গসিপ করে মূল্যবান কোম্পানির সময় নষ্ট করে না। এবং আপনি শুধুমাত্র তারা আসলে কাজ ঘন্টার জন্য অর্থ প্রদান. এবং, গবেষণা দেখায় হিসাবে: অফিস কর্মীদের তুলনায়. যাইহোক, একটি সফল ব্যবসা চালানোর জন্য, আপনার কিছু সময় ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রামের প্রয়োজন হতে পারে।
সর্বোপরি, দূরবর্তী কর্মচারীদের নিয়োগের সমস্ত সুবিধা থাকা সত্ত্বেও, তারা যদি আপনার মতো একই অঞ্চলে না থাকে, তাহলে তাদের কাজের সময় কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে সহায়তা করা কঠিন হতে পারে।
সুতরাং, দূরবর্তী কর্মীদের যাতায়াতের জন্য সময় ব্যয় করতে হবে না, তবে আপনি নিশ্চিত করতে চান যে তারা তাদের কাজগুলি দক্ষতার সাথে করছে এবং এটি করার জন্য, আপনার সঠিক ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামগুলির প্রয়োজন। এখানে সেরাসময় ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম 2018:
সময় ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম
সময় ব্যবস্থাপনা শিল্পের বেশ কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ দিক রয়েছে এবং এই নিবন্ধে আমরা সেগুলিকে কভার করতে চাই। কিন্তু এর সবচেয়ে সুস্পষ্ট সঙ্গে শুরু করা যাক - সময় ট্র্যাকিং.
1. সময় ডাক্তার
আপনি যদি দূরবর্তী কর্মীদের কাজের সময় ট্র্যাক করার জন্য একটি প্রোগ্রামের প্রয়োজন হয়, তাহলেসময় ডাক্তার শুধু আপনার যা প্রয়োজন।
টাইম ডক্টরের সাথে, আপনি কীভাবে আপনার দূরবর্তী কর্মীরা ব্যবহার করছেন তার বিস্তারিত প্রতিবেদন পেতে পারেন কাজের সময়এবং তাদের কাজ কতটা ফলপ্রসূ। এই প্রোগ্রামটি সাধারণভাবে কর্মীদের কাজের সময় এবং একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পে ব্যয় করা, কাজগুলি সম্পন্ন করা বা ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করার সময় উভয়কেই বিবেচনা করে।
উপরন্তু, এই কর্মী ব্যবস্থাপনা সিস্টেম অন্তর্ভুক্তইন্টারনেট কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ, পরিদর্শন করা সাইট ট্র্যাকিং, GPS ট্র্যাকিং এবং আরও অনেক কিছু।
সময় ডাক্তার এটি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত সবকিছু আছেসময় ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম.
2. রোডম্যাপ
10. আসন
আসন - প্রকল্প পরিচালনার জন্য একটি আদর্শিকভাবে সহজ অ্যাপ্লিকেশন। আসনের সেরা বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল আপনি একটি তালিকা বা ক্যালেন্ডারে কাজগুলি যোগ করতে পারেন। এইভাবে আপনি ক্যালেন্ডারে দেখতে পারবেন কখন এবং আপনাকে কী করতে হবে। আপনি যখন একটি টাস্কে কাজ শেষ করেন, আপনি এটিতে ক্লিক করতে পারেন এবং এটিকে সম্পন্ন হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন।
আসন আপনাকে "সম্পূর্ণ", "অসম্পূর্ণ", "সমাপ্তি" বিভাগে কাজগুলিকে সাজানোর অনুমতি দেয়। নির্দিষ্ট তারিখ" এবং "প্রকল্প দ্বারা"। এটি ম্যানেজারকে বর্তমান অগ্রগতি দেখার সুযোগ দেয় এবং দূরবর্তী কর্মীকে ইতিমধ্যে কী করা হয়েছে এবং এখনও কী করা দরকার তা দ্রুত বাছাই করার সুযোগ দেয়।
এই অ্যাপ্লিকেশনটি অ্যাসাইনমেন্টের নির্ধারিত তারিখের আগে একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তিও পাঠায়।
11. ভাসা
ফ্লোট হল একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার যা ছোট দলগুলির জন্য আরও উপযুক্ত।
ফ্লোটের একটি সুবিধাজনক "ক্লিক-এন্ড-ড্রপ" শিডিয়ুলার রয়েছে যা আপনাকে দলের বর্তমান কাজের চাপ দৃশ্যতভাবে প্রদর্শন করতে, সহজেই কাজগুলি পরিচালনা করতে, দ্রুত আপডেট করতে এবং প্রোগ্রামের ফিল্টার এবং অনুসন্ধান ফাংশনগুলির জন্য আপনার প্রয়োজন এমন কর্মচারী খুঁজে পেতে সহায়তা করে৷
ফ্লোটে, আপনি কর্মচারীদের মধ্যে কাজগুলি বণ্টন করতে পারেন, সেগুলিকে ধাপে ভাগ করতে পারেন, গোষ্ঠী প্রকল্প করতে পারেন এবং কাজগুলিতে আপনার নিজস্ব ব্যাখ্যা যোগ করতে পারেন।
ফ্লোট আপনাকে আপনার দল পরিচালনা করতে সাহায্য করে এবং আপনাকে কাস্টম রিপোর্ট তৈরি করতে দেয় যাতে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি আপনার লক্ষ্য অর্জন করছেন।
উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশন
আপনি সম্ভবত অভিব্যক্তি শুনেছেন: "অন্যদের চেয়ে খারাপ না হওয়া।" এবং যদিও এটি সাধারণত সামাজিক মর্যাদাকে বোঝায়, দূরবর্তী কর্মীদের সাথে পরিস্থিতি সম্পর্কেও একই কথা বলা যেতে পারে। অন্য কথায়, একটি উত্পাদনশীলতা অ্যাপে কে কী করছে এবং কে "রেসে" নেতৃত্ব দিচ্ছে তা দেখতে দুর্দান্ত।
12.IDone This
IDone This - উত্পাদনশীলতা বাড়ানোর জন্য একটি বরং আকর্ষণীয় অ্যাপ্লিকেশন - আসলে, এটি একটি "পাম্প আপ" করণীয় তালিকা। IDoneThis এর সাহায্যে, আপনি দূরবর্তী কর্মীদের সম্পূর্ণ করার জন্য করণীয় তালিকা তৈরি করতে পারেন এবং লাল X-এর (অসম্পূর্ণ কাজগুলি) সবুজ (সমাপ্ত) হয়ে যেতে দেখতে পারেন।
IDone এটি কাজের অগ্রগতি ট্র্যাক করার এবং কর্মীরা কীভাবে কাজ করছে তা পরীক্ষা করার একটি সুবিধাজনক উপায়। কখনও কখনও সেরাসময় ব্যবস্থাপনা এটি স্বাস্থ্যকর, বন্ধুত্বপূর্ণ প্রতিযোগিতা।
13. টোডোবাদক
টোডোইস্ট একটি করণীয় তালিকা তৈরি করার জন্য একটি চমৎকার এবং ধারণাগতভাবে সহজ অ্যাপ্লিকেশন। না, সত্যিই, আপনি সেখানে আপনার ব্যক্তিগত বিষয় যোগ করতে পারেন। কেনাকাটার তালিকার মতো, আপনি যে সিনেমা দেখতে চান, ভ্রমণের পরিকল্পনা করুন। যাইহোক, অ্যাপ্লিকেশনটি সম্পূর্ণরূপে পুনরায় কনফিগার করা যেতে পারে এবং শুধুমাত্র কাজের কাজের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
আপনার Todoist অ্যাকাউন্টে, আপনি কার্যগুলি যোগ করতে পারেন, সেগুলিকে লেবেল করতে পারেন, নির্ধারিত তারিখগুলি নির্ধারণ করতে পারেন এবং ফিল্টারগুলির দ্বারা কাজগুলি সাজাতে পারেন: আপনাকে বরাদ্দ করা হয়েছে, অন্যান্য কর্মচারীদের জন্য নির্ধারিত এবং অগ্রাধিকার দেওয়া হয়েছে৷ আপনি আজকের কাজগুলিও দেখতে পাবেন এবং যেগুলি আগামী সাত দিনের মধ্যে সম্পন্ন করতে হবে৷
বেসিক টোডোইস্ট বৈশিষ্ট্যগুলি বিনামূল্যে পাওয়া যায়, তবে আপনি যদি একটি বড় দল পরিচালনা করেন তবে সমস্ত বৈশিষ্ট্যের সুবিধা নেওয়ার জন্য একটি প্রদত্ত প্রিমিয়াম প্ল্যানে আপগ্রেড করা মূল্যবান৷
তথ্য ভাগাভাগি
এটা অদ্ভুত বলে মনে হতে পারে যে আমরা সেরা হাইলাইট করে একটি নিবন্ধে ক্লাউড স্টোরেজ অন্তর্ভুক্ত করেছিসময় ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম, কিন্তু এখানে একটি সরাসরি সংযোগ আছে। একটু ভাবুন আপনার দূরবর্তী কর্মীদের কাছে ফাইল শেয়ারিং অ্যাপ না থাকলে কত সময় নষ্ট হবে? এবং, ঈশ্বর না করুন, সমস্ত ফাইল আপনাকে ইমেল দ্বারা পাঠানো হবে?
উল্লিখিত অনেক অ্যাপের মধ্যে একটি ফাইল শেয়ারিং বিকল্প রয়েছে, তবে আপনার একটি ব্যাকআপের প্রয়োজন হতে পারে বা ড্রপবক্স বা Google ড্রাইভের মতো আরও নির্ভরযোগ্য পরিষেবা ব্যবহার করতে চান।
14. ড্রপবক্স
ড্রপবক্স একটি চমৎকার ক্লাউড স্টোরেজ যা আপনি ফাইল শেয়ার করতে ব্যবহার করতে পারেন। পরিষেবাটি স্বজ্ঞাত এবং অনেক দূরবর্তী কর্মীরা ইতিমধ্যে এটি কীভাবে কাজ করে তার সাথে পরিচিত।
আপনার অর্থের জন্য সর্বাধিক ধাক্কা পেতে, নিরাপদ ডেটা অ্যাক্সেস, সিঙ্ক্রোনাইজেশন এবং সহযোগিতার ক্ষমতা সহ একটি ড্রপবক্স ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করুন৷
15. গুগল ড্রাইভ
আপনি যদি দূরবর্তী কর্মীদের একটি ছোট দল পরিচালনা করেন, তাহলে Google ড্রাইভ একটি দুর্দান্ত পছন্দ। Google ড্রাইভের সাথে, আপনি ফাইলগুলি ভাগ করতে পারেন, সেগুলি সম্পাদনা করতে পারেন, সহযোগিতা করতে পারেন, পাঠ্য নথিতে মন্তব্য যোগ করতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন৷
উপরন্তু, নিরাপত্তা এবং নিয়ন্ত্রণের একটি অতিরিক্ত পরিমাপ হিসাবে, আপনার কাছে নির্দিষ্ট নথিতে কার অ্যাক্সেস আছে তা চয়ন করার ক্ষমতা রয়েছে৷
একটি ইভেন্ট প্রস্তুত করার প্রক্রিয়াটি কয়েক ডজন কাজ, কল, ট্রিপ এবং মিটিং নিয়ে গঠিত। সবকিছু পরিচালনা করার জন্য, আপনাকে সময় নিয়ন্ত্রণ করতে হবে এবং এটি সঠিকভাবে বিতরণ করতে হবে, অগ্রাধিকারমূলক কাজগুলিকে হাইলাইট করতে সক্ষম হবেন এবং কম গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলির দ্বারা বিভ্রান্ত হবেন না। এটি শুধুমাত্র মৌলিক সময় ব্যবস্থাপনা কৌশলগুলির জ্ঞান দ্বারা নয়, কার্যকর সময় নিয়ন্ত্রণ এবং পরিকল্পনার জন্য তৈরি বিশেষ প্রোগ্রামগুলির দ্বারাও সাহায্য করা হবে। |
আমরা 10টি সুবিধাজনক প্রোগ্রামের একটি পছন্দ অফার করি যার সাহায্যে আপনি প্রতিদিনের কাজগুলিকে আরও ভালভাবে সংগঠিত এবং নিরীক্ষণ করতে পারেন।
1. সময় পরিকল্পনাকারী
10. দৈনিক এজেন্ডা
দৈনিক এজেন্ডা হল iOS ডিভাইসের জন্য একটি অ্যাপ্লিকেশন যা অ্যাপ স্টোরে $1.99-এ উপলব্ধ। প্রোগ্রামটি একটি তালিকায় বিভিন্ন ক্যালেন্ডার এবং অন্যান্য অনুরূপ প্রোগ্রাম থেকে মিটিং, ইভেন্ট এবং কার্যক্রম সংগ্রহ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। বিকাশকারীদের মতে, এই ধরনের সিঙ্ক্রোনাইজেশন আপনাকে নোটগুলি পর্যালোচনা করে বিভ্রান্ত না হতে এবং দৈনন্দিন বিষয়ের চক্রে দুর্ঘটনাক্রমে একটি গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট হারিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা নিয়ে চিন্তা না করতে সহায়তা করবে।
"সময়ের যত্ন নিন: এটি এমন ফ্যাব্রিক যা দিয়ে জীবন তৈরি হয়।"
এস রিচার্ডসন
আমাদের শৈশব থেকেই শৃঙ্খলা শেখানো হয়, এবং একভাবে বা অন্যভাবে, আমাদের সারা জীবন কিছু বিধিনিষেধ মেনে চলতে বাধ্য করা হয়। প্রতিদিনের রুটিন অনুযায়ী খাওয়া ও ঘুম, সময়সূচি অনুযায়ী ক্লাস, নির্ধারিত সময়ে কাজ ও বিশ্রাম। আমরা সহজেই অন্য লোকেদের খেলার নিয়ম মেনে চলি, মূলত অন্য কাউকে তাদের লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করি। কিন্তু যখন আত্ম-শৃঙ্খলার কথা আসে, তখন অনেকেই সকালে অতিরিক্ত 10 মিনিট ঘুমানোর অভ্যাসের মতো ছোটখাটো দুর্বলতাও ছাড়তে প্রস্তুত নয়।
দক্ষতা নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের জন্য নিজেকে সীমাবদ্ধ করুন- একটি সবচেয়ে মূল্যবান দক্ষতা যা অনেক লোকের কাছে নেই। কিন্তু শেষ পর্যন্ত তারাই সফল। বিখ্যাত রাজনীতিবিদ, ব্যবসায়ী এবং অভিনেতারা তাদের লক্ষ্যের নামে দৈনন্দিন কাজের মাধ্যমে খ্যাতির পথে যাত্রা করেছেন। যোগ্যতা, প্রতিভা, এমনকি মেধাও সাফল্যের মাত্র এক শতাংশ, বাকি নিরানব্বইটি কঠোর পরিশ্রম।
সময় ব্যবস্থাপনা যে কোনো উচ্চাভিলাষী ব্যক্তির জন্য একটি ব্যক্তিগত কার্যকারিতা সিস্টেমের প্রধান উপাদান। লক্ষ্য কী তা বিবেচ্য নয়: ওজন কমানো, ডিপ্লোমা করা, আপনার নিজের ব্যবসা শুরু করা... এসবের কোনোটাই স্ব-সংগঠনের দক্ষতা ছাড়া সম্ভব নয়। টাইম ম্যানেজমেন্ট হল কর্মের জন্য একটি ব্যবহারিক নির্দেশিকা, যার কারণে আপনি নিজেরাই নির্ধারণ করতে পারেন জীবনের অগ্রাধিকারআপনার সাফল্যের দৃষ্টিভঙ্গি তৈরি করুন। কার্যকর অনুপ্রেরণার বিকাশ আপনাকে কেবল সময় বাঁচাতে নয়, ব্যক্তি হিসাবে বিকাশ করতে দেয়। স্ব-শৃঙ্খলা হল কঠোর নিয়মের দ্বারা জীবনযাপন করা যা একজন ব্যক্তি নিজের জন্য, নিজের স্বার্থে সেট করে। এই ধরনের কঠোর সীমানা, অদ্ভুতভাবে যথেষ্ট, ব্যক্তিকে সীমাবদ্ধ করে না। বিরুদ্ধে, এটাই প্রকৃত স্বাধীনতার একমাত্র পথ।
সময় ব্যবস্থাপনা আত্ম-উন্নতির জন্য সেরা হাতিয়ার। প্রথমত, পরিকল্পনা বাহ্যিক ঘটনা, পরিবেশ, সময় এবং স্থানের উপর নিয়ন্ত্রণ শেখায়। নিজের উপর কাজ করার ফলে প্রাপ্ত আত্ম-নিয়ন্ত্রণ দক্ষতা একজনকে নেতৃত্ব দেওয়ার অনুমতি দেয় আপনার নিজের অনুভূতি দিয়েক্ষণিকের ইচ্ছা, খারাপ অভ্যাস. এবং আত্ম-নিয়ন্ত্রণ একটি শক্তিশালী, দৃঢ়-ইচ্ছা প্রকৃতির লক্ষণ। ঘনত্বের দক্ষতার বিকাশ আপনাকে কর্মক্ষেত্রে আরও ভাল ফলাফল অর্জন করতে দেয়, কম পরিশ্রম ব্যয় করে। এইভাবে, বুদ্ধিবৃত্তিক এবং আধ্যাত্মিক উন্নতির জন্য সময় মুক্ত হয়। কিন্তু এটাই কি মানুষের জীবনের সার্থকতা নয়?
স্ব-শৃঙ্খলা দক্ষতা অল্প সময়ের মধ্যে অর্জিত হয় না। তদুপরি, ইচ্ছাশক্তির অবিরাম প্রশিক্ষণের মাধ্যমেই আপনি এগুলি নিজের মধ্যে বিকাশ করতে পারেন। টাইম ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য। যে কেউ জীবনে সাফল্য পেতে চায় তাকে অবশ্যই সময়কে সাবধানে ব্যবহার করতে হবে।
7টি সবচেয়ে জনপ্রিয় সময় ব্যবস্থাপনা কৌশল
"যদি আমার একটি পাইন গাছ কাটতে 9 ঘন্টা সময় থাকে তবে আমি কুড়ালটি ধারালো করতে 6 ঘন্টা ব্যয় করতাম।"
আব্রাহাম লিঙ্কন
সময়কে কার্যকরভাবে ব্যবহার করার জন্য অনেক কৌশল রয়েছে। আমরা আপনার নজরে সবচেয়ে জনপ্রিয় কৌশল নিয়ে এসেছি, যা ছাড়া কোন সময় ব্যবস্থাপনা সিস্টেম করতে পারে না।
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স
এই কৌশলটি মার্কিন প্রেসিডেন্ট ডি. আইজেনহাওয়ারের সম্মানে এর নাম পেয়েছে, যিনি তার মুখোমুখি হওয়া সমস্ত কাজকে 4টি বিভাগে বিভক্ত করেছেন, তাদের জরুরীতা এবং গুরুত্ব দ্বারা পরিচালিত।
এর উপর ভিত্তি করে, কেসগুলি নিম্নরূপ সহজ ম্যাট্রিক্সের কোষগুলিতে অবস্থিত ছিল:
- বিভাগ A - জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ যা অবিলম্বে সমাধান করা আবশ্যক;
- বি বিভাগ - তাদের সিদ্ধান্ত কিছু সময়ের জন্য স্থগিত করা যেতে পারে, তবে তাদের বিলম্ব করার কোন মানে নেই;
- ক্যাটাগরি বি - যে কাজগুলি সম্পাদন করা তৃতীয় পক্ষকে অর্পণ করা যেতে পারে;
- বিভাগ ডি - যে জিনিসগুলি অবিলম্বে ট্র্যাশে ফেলে দেওয়া ভাল, কারণ সেগুলি ব্যয় করা সময় এবং প্রচেষ্টার মূল্য নয়।
বিশেষজ্ঞদের মতে, বেশিরভাগ লোকেরা যে ভুলটি করে তা হল ভুল অগ্রাধিকার। তারা শেষ দুটি বিভাগে কাজ নিতে ইচ্ছুক, যেহেতু এই কাজগুলি করা অনেক সহজ। দ্রুত ফলাফল ব্যক্তিগত কার্যকারিতার একটি ভুল মূল্যায়নের বিকাশে অবদান রাখে। প্রকৃতপক্ষে, এটি সক্রিয় আউট যে ব্যক্তি গুরুত্বহীন কাজে প্রচেষ্টা ব্যয় করে, সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ কি পিছনে ছেড়ে.
টাইমকিপিং টেকনিক
শ্রম শৃঙ্খলা উন্নত করতে কয়েক দশক ধরে কর্মচারী সময় ট্র্যাকিং ব্যবহার করা হয়েছে। অটোমেশন এবং অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম সময়মত আগমন এবং প্রস্থান, এবং কর্মচারীর কর্মদিবসের দৈর্ঘ্য রেকর্ড করে। কিন্তু আধুনিক প্রযুক্তিআরো এগিয়ে যাক. আজ আপনি কেবলমাত্র একজন ব্যক্তি কর্মক্ষেত্রে উপস্থিত কিনা তা খুঁজে পাবেন না, তবে তিনি কী করছেন তাও পরীক্ষা করুন।
আজ অবধি এরকম কয়েকশত নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা তৈরি করা হয়েছে। প্রোগ্রামগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিবন্ধন করতে পারে: অসুস্থতার অনুপস্থিতি, ব্যবসায়িক ভ্রমণ, ছুটি, সময় বন্ধ, নমনীয় কাজ। সিস্টেমটি মধ্যাহ্নভোজের বিরতির সময়কাল, অসময়ে প্রস্থান বা বিলম্ব এবং অনুপস্থিতিকে বিবেচনা করে।
তাদের সমস্ত পরিপূর্ণতার জন্য, টাইম ট্র্যাকিং মডিউলগুলি কেবলমাত্র অতিমাত্রায় টাইমকিপিং প্রদান করে, যখন ম্যাক্সাপট কুইকইয়ের মতো স্পাইওয়্যার কম্পিউটারের কার্যকলাপ ট্র্যাক করতে সহায়তা করে। তাদের সহায়তায়, ম্যানেজার অবিলম্বে বুঝতে পারবেন যে অ্যাকাউন্টিং বিভাগের মারিয়া ইভানোভনা কোনও প্রতিবেদনে কাজ করছেন না, তবে ওডনোক্লাসনিকি ওয়েবসাইটে যোগাযোগ করছেন। অবশ্যই, এই জাতীয় প্রোগ্রামগুলির সাহায্যে এমনকি স্মোক ব্রেক, চা পার্টি, অন্তরঙ্গ আড্ডা এবং অন্যান্য "আবর্জনার সময়" বিবেচনায় নিয়ে মিনিটে-মিনিট টাইমকিপিং তৈরি করা সম্ভব হবে না, তবে প্রায়শই এর কোনও প্রয়োজন হয় না। .
প্যারেটো পদ্ধতি
ভিলফ্রেডো পেরেটোর আইন বলে: "প্রদত্ত প্রচেষ্টার 20% ফলাফলের 80% উত্পাদন করে, বাকি 80% ফলাফলের মাত্র 20% উত্পাদন করে।"এটি ভিন্নভাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে: "20% কর্মচারী কোম্পানির লাভের 80% নিয়ে আসে।" সহজ কথায়, দলের মাত্র 1/5 জন কার্যকরভাবে কাজ করে। অধিকাংশ শ্রমিকের কর্মদক্ষতা খুবই কম। তাদের কাজ কেবল প্রবল কার্যকলাপের অনুকরণ। আপনি যদি এই শক্তিকে সঠিক পথে পরিচালনা করেন, সামগ্রিক উত্পাদনশীলতাউল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি পাবে।
প্যারেটো পদ্ধতি হল পুরো ভর থেকে 20% প্রধান কাজকে বিচ্ছিন্ন করা এবং সেগুলিতে ফোকাস করা। কোনটি গুরুত্বপূর্ণ এবং কোনটি গৌণ বলে বিবেচিত হবে সে সম্পর্কে সিদ্ধান্ত প্রতিটি ক্ষেত্রে স্বতন্ত্র হবে। আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স বা এবিসি বিশ্লেষণ পদ্ধতি, যা প্রায়শই প্যারেটো পদ্ধতির সংমিশ্রণে ব্যবহৃত হয়, আপনাকে বিষয়গুলিকে বিভাগগুলিতে ভাঙতে দেয়। এবিসি বিশ্লেষণ সবচেয়ে সহজ উপায়এই মুহূর্তে তাদের গুরুত্ব অনুযায়ী জিনিস র্যাঙ্ক.
এবিসি - বিশ্লেষণ
এই পদ্ধতিটি কেস বাছাই করার সবচেয়ে উত্পাদনশীল এবং চাক্ষুষ উপায় হিসাবে বিবেচিত হয়। এটি আপনাকে অপ্রয়োজনীয় সবকিছু বাদ দিতে এবং আপনার প্রধান লক্ষ্য অর্জনের দিকে মনোনিবেশ করতে দেয়। এই পদ্ধতি অনুসারে, সমস্ত কেস বিভাগগুলিতে বিভক্ত:
- গ্রুপ A-র সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার রয়েছে; এগুলো গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি বিষয়। এই ধরনের সমস্যা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সমাধান করা আবশ্যক। চূড়ান্ত লক্ষ্য অর্জনে এই কাজগুলির অবদান হল 65%, যদিও সেগুলি সম্পূর্ণ হতে মাত্র 15% সময় নেবে। অর্থাৎ ন্যূনতম সময়ের মধ্যে অর্ধেকের বেশি কাজ শেষ হবে।
- গ্রুপ বি-তে এমন বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা জরুরী নয়, কিন্তু কার্যকর করার জন্য প্রয়োজনীয়। এই ধরনের সমস্যার সমাধান তৃতীয় পক্ষের কাছে অর্পণ করা যেতে পারে। তাদের সমাপ্তির সময় নিয়ন্ত্রণ করা গুরুত্বপূর্ণ, যেহেতু সময়সীমা মিস করা হলে গ্রুপ B-এর ক্ষেত্রে A ক্যাটাগরিতে চলে যাওয়ার প্রবণতা থাকে।
- গ্রুপ সি - যে কাজগুলিকে সাধারণত "অফিস রুটিন" বলা হয়। তাদের উপরই স্টাফ এবং ম্যানেজারের কাজের সময়ের সিংহভাগ ব্যয় হয়। যদিও রিপোর্ট কম্পাইল করা, স্টেশনারি ক্রয় এবং অন্যান্য রুটিন কাজ কম যোগ্যতা সম্পন্ন ব্যক্তি সহজেই পরিচালনা করতে পারেন।
কাজের সময়ের স্বাধীন সংগঠন
স্ব-ব্যবস্থাপনা সম্ভবত সর্বকালের ব্যবস্থাপনার কৌশলগুলির মধ্যে সবচেয়ে কার্যকর। এটি একটি পৃথক বিষয় এবং সামগ্রিকভাবে দলের উভয় ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য। বস্তুগত পুরষ্কার এবং শাস্তির একটি সিস্টেম এটি নিশ্চিত করা সম্ভব করে যে একজন কর্মচারী উত্পাদনশীলভাবে কাজ করে। সহজ অর্থে, জরিমানা বা বোনাসতারা তাকে অর্পিত কাজটি সম্পূর্ণ করার জন্য ব্যক্তিকে ভালভাবে উদ্দীপিত করে। এটি লক্ষ করা উচিত যে কর্মচারীর নিজেও কাজের প্রক্রিয়াটির উপযুক্ত সংস্থায় আগ্রহী হওয়া উচিত।
স্ব-ব্যবস্থাপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ লক্ষ্য হল কাজ, সৃজনশীলতা এবং ব্যক্তিগত জীবনে প্রতিটি ব্যক্তির সম্ভাব্যতার সর্বাধিক উপলব্ধি। এই পদ্ধতি ব্যবহার করে নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি প্রদান করে:
- কাজের কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং প্রচেষ্টা হ্রাস পায়;
- উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি পায়;
- মানসিক চাপ, জরুরী কাজ এবং তাড়াহুড়ার কারণ দূর করা হয়;
- কাজের সাথে নৈতিক সন্তুষ্টি বৃদ্ধি পায়;
- যোগ্যতা বৃদ্ধি পায় এবং ব্যক্তিগত বৃদ্ধির জন্য একটি প্রণোদনা দেখা যায়।
স্ব-ব্যবস্থাপনা কাজের শৈলীর বিশ্লেষণের সাথে শুরু হয়, যার মধ্যে একটি সম্পূর্ণ সময়ের তালিকা অন্তর্ভুক্ত থাকে। এটি আপনাকে শক্তি সনাক্ত করতে দেয় এবং দুর্বল দিকশ্রম প্রক্রিয়ার সংগঠন, তাদের সঠিক দিকে সামঞ্জস্য করুন। সমস্ত ধরণের ক্রিয়াকলাপের তালিকায় রয়েছে:
- মৌলিক কাজের কাজ;
- "হস্তক্ষেপ" বা জোরপূর্বক বিরতি, তথাকথিত "আবর্জনা সময়"।
সময় নষ্ট করার কারণগুলি ব্যক্তিগত কারণ হতে পারে, যেমন অব্যবস্থাপনা, দায়িত্ব পালনে অসতর্ক মনোভাব, আত্ম-শৃঙ্খলার অভাব, তাড়াহুড়ো করে সবকিছু করার ইচ্ছা। যাইহোক, অত্যধিক উদ্যোগ এবং একবারে সমস্ত কাজ নেওয়ার ইচ্ছাও খুব কমই ইতিবাচক ফলাফল দেয়।
বিখ্যাত আমেরিকান ব্যবসায়িক প্রশিক্ষক ড্যান কেনেডি বিশ্বাস করেন যে টেলিফোন কল, অনির্ধারিত ভিজিটর এবং দীর্ঘায়িত মিটিং হল একজন পরিচালকের জন্য সবচেয়ে খারাপ সময়। যদি সম্ভব হয়, তাদের নির্মূল বা হ্রাস করা উচিত।
পোমোডোরো পদ্ধতি
একটি মজার নাম সহ এই কৌশলগত কৌশলটি গত শতাব্দীর 80 এর দশকে ইতালীয় ফ্রান্সেস্কো সিরিলো দ্বারা উদ্ভাবিত হয়েছিল। পিছিয়ে পড়া শিক্ষার্থীদের একজন হওয়ায়, যুবকটি তার কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য নিজের উপর কাজ শুরু করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। বিস্তারিত ডিব্রিফিং পরিচালনা করার পর, তিনি বুঝতে পেরেছিলেন যে তিনি অনেক ছোট ছোট বিষয়ে বিভ্রান্ত হয়ে পড়াশুনায় মনোযোগ দিতে পারেন না। তারপর ফ্রান্সেস্কো রান্নাঘর থেকে একটি টমেটো আকৃতির টাইমার এনে তার সামনে সেট করে ক্লাসের সময় বেঁধে দিল।
অনুশীলনে, এটি আবিষ্কার করা হয়েছিল যে তিনি 25 মিনিটের জন্য একাগ্রতার সাথে বিজ্ঞান অধ্যয়ন করতে সক্ষম হন। এই সময়ের মধ্যে, ছাত্র বই থেকে বিভ্রান্ত হয়নি। পরে সিদ্ধান্ত হয় ক্লাসের জন্য বরাদ্দকৃত সমস্ত সময়কে ব্লকে ভাগ করুন. অর্ধ-ঘণ্টার ব্যবধানে সর্বাধিক ঘনত্বের সময় অন্তর্ভুক্ত ছিল - 25 মিনিট, পাশাপাশি বিশ্রামের সময়, যা শুধুমাত্র সেই ছোট জিনিসগুলির জন্য বরাদ্দ করা হয়। Pomodoro পদ্ধতিটি তার সরলতা, অ্যাক্সেসযোগ্যতা এবং কার্যকারিতার কারণে আজ ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।
