Twoja codzienna rutyna jest kluczem do sukcesu. Zarządzanie czasem w Excelu: system planowania czasu pracy Planowanie dnia pod kątem zarządzania czasem

Dobrze byłoby mieć zawsze pod ręką uniwersalnego pomocnika-kolekcjonera do organizacji czasu. Przygotowaliśmy uniwersalną listę 25 technik zarządzania czasem, podzielonych na kategorie do ustalania priorytetów, planowania i organizacji procesu pracy i wypoczynku.

Ustalanie priorytetów

1. Analiza ABC

Technika ta opiera się na odsetku spraw najważniejszych i najmniej ważnych. Wszystkie zadania podzielone są na trzy klasy w zależności od ich ważności:

A. Najważniejsze sprawy, które stanowią 15% ogólnej liczby spraw, a ich wkład w realizację celów wynosi 65%.

C. Ważne zadania - 20% ich ogólnej liczby, znaczenie dla osiągnięcia celu wynosi 20%.

C. Mniej ważne zadania stanowią 65% ich ogólnej liczby, a ich ważność to 15%.

Aby użyć analizy ABC, musisz wykonać następujące czynności:

• sporządzić listę wszystkich przyszłych zadań;
• kategoryzuj je według ważności i ustalaj priorytety;
• oceniać zadania według kategorii A, B i C;

2. Macierz Eisenhowera.

Zadania są podzielone na grupy według pilności i ważności:

A - Sprawa pilna i ważna

B - Nie pilne, ale ważniejsze

S - Pilne, ale nie ważne

D - Nie pilne i nieważne

W zależności od grupy, w której znajduje się zadanie, zależy kolejność jego wykonania lub delegowania.

3. Metoda Pareto

Metoda Pareto to rozkład zadań zgodnie z zasadą 80/20: 80% zadań można rozwiązać w 20% poświęconego czasu; pozostałe 20% zadań zajmuje 80% poświęconego czasu.

Planowanie

4. Spis wszystkich spraw

Rejestrowanie absolutnie wszystkich przypadków pomoże w zaplanowaniu ilości pracy na dzień, tydzień, miesiąc. A także możesz wyraźnie zobaczyć swoje obciążenie pracą i stosunek ważnych i niezbyt ważnych ważne zadania. Co więcej, jeśli taka lista jest zawsze pod ręką, pytanie „Co robić?” zostanie natychmiast rozwiązany.

5. Uwzględnianie rytmów biologicznych

Planując rzeczy, należy wziąć pod uwagę nie tylko „skowronek” czy „sowę”, ale także szczyt produktywności. Można to ustalić, obserwując swoje wyniki w ciągu dnia. Dobrze byłoby również ustalić odpowiednią porę na lunch. rekreacji i samorozwoju.

6. Prowadź dziennik

Uporządkuj wcześniej zarejestrowane sprawy w systemie: wpis w dzienniczku, arkusz kalkulacyjny excel, aplikacja na telefon itp. Najważniejsze, że masz pojęcie o ilości pracy na dzień i nie zapominasz nawet o najmniejszym zadaniu.

7. Odpowiednie narzędzia

Wszelkiego rodzaju aplikacje to nasza broń w walce z kunktatorstwem i pułapkami czasowymi, dlatego warto wzbogacić swój arsenał. Przeczytaj najwygodniejsze i sprawdzone programy i aplikacje do tworzenia list i pracy zespołowej.

8. Technika „Miernictwo czasu”

Technika „czasu” to ustalanie czasu na dowolne zadania, nawet na tak prymitywne, jak poranne ćwiczenia czy obiad. Zapisujesz każde zadanie, któremu poświęcasz czas, dzięki czemu w ciągu tygodnia będziesz w stanie rozwiązać następujące zadania:

• określ, na co poświęcasz swój czas;
• zidentyfikować chronofagi, czyli „pożeracze czasu”;
• rozwinąć „poczucie skuteczności” i „poczucie wyczucia czasu”.

9. Formuła 10-3-2-1-0

Aby skorzystać z tej techniki, musisz zapamiętać formułę, która opisuje zdrowy harmonogram pracy i czas osobisty, i trzymać się jej podczas tworzenia planu dnia.

10 godzin przed snem: bez kofeiny.

3 godziny przed snem: Bez jedzenia i alkoholu.

2 godziny przed snem: brak pracy.

1 godzina przed snem: żadnych gadżetów elektronicznych.

0 razy: Ile razy możesz nacisnąć przycisk drzemki na budziku.

10. Wykres Gantta

Wykres Gantta jest niezawodna technologia wizualne wyświetlanie zadań i czasu. Zadania są wskazane na jednej skali harmonogramu, a czas ich wykonania na drugiej. Idealny dla fanów wykresów, które można wykonać w MS Project, Excel.

Organizacja pracy i wypoczynku

11. Technika Pomodoro

Zasada wykonania: uruchamiamy stoper na 25 minut, pracujemy w skupieniu, nie rozpraszając się, aż zadzwoni timer, po czym robimy sobie przerwę na 5 minut. Po 4 powtórzeniach robimy długą przerwę - 20-25 minut. W ten sposób nieustannie naprzemiennie pracujesz i odpoczywasz, zmieniasz czynności i unikasz przepracowania.

12. Zjedz żabę

Żaba jest najbardziej irytującą rzeczą. Najlepiej zająć się nimi w pierwszej kolejności. Po jego zakończeniu sama rzecz nie będzie wydawała się taka straszna i paskudna, a inne zadania w ogóle będą wydawać się łatwe.

13. Metoda salami

Jak spokojnie zjeść patyk kiełbasy? Odcięcie małego kawałka. To samo należy zrobić ze wszystkimi złożonymi, wieloskładnikowymi zadaniami: podziel je na małe części i wykonuj jedną codziennie.

14. Delegacja

Jeśli jesteś liderem, deleguj te zadania, które zajmują dużo czasu i nie są ważne, a sam skup się na ważniejszych strategicznie zadaniach.

15. Śledź etapy spraw

Staraj się robić rzeczy po kolei, najpierw zakończ jedną, a dopiero potem zacznij następną. Powiedzieliśmy już, że przejście z jednej rzeczy na drugą zajmuje około 10-15 minut, aby w pełni skupić się na procesie. Nieustannie skacząc od zadania do zadania, tracisz czas, choć powstaje złudzenie ciężkiej pracy.

16. Co najmniej 10 minut

Ta technika nie odnosi się do spraw związanych z pracą, ale raczej do rozwoju osobistego i samorozwoju. Na przykład, jeśli od dawna chciałeś nauczyć się lub zapamiętać język obcy, postaraj się poświęcić na to co najmniej 10 minut dziennie. To samo dotyczy sportu, książek itp.

17. „Znaleziony czas”

Istota techniki: z góry ustalić listę 15-20 małych zadań, na które nie masz wystarczająco dużo czasu, i być gotowym do ich wykonania, gdy pojawi się odpowiednie „okno”. Dodawaj dalej do listy.

18. Praca to najlepszy sposób na rozpoczęcie

Są dni, kiedy produktywność spada do zera, a praca jest ciężka. W takim przypadku w przypadku podkręcania lepiej jest rozpocząć pracę z małymi zadaniami: pocztą, połączeniami, zadaniami, których wykonanie zajmie nie więcej niż 20 minut.

19. Rano umawiaj się na ważne spotkania

20. Podziel czas pracy na bloki

Podziel przepływy pracy na bloki: rozmowy i maile, spotkania, praca nad projektami itp. Pomoże to wygospodarować czas na skoncentrowaną pracę w ciągu dnia.

21. Ustal terminy dla wszystkiego

Nawet najmniejsze zadanie musi mieć określony termin, inaczej bieg rzeczy „na później” będzie się ciągnął w nieskończoność.

22. Zanurzenie w pracy

Odłóż dzień lub dwa na ustalanie priorytetów zadań, eliminując czynniki rozpraszające, takie jak rozmowy i spotkania.

23. Powiedz nie

„Nie” to potężne słowo. Kiedy mówisz „nie” nowym zobowiązaniom, okazujesz szacunek tym, które już podjąłeś i zyskujesz umiejętność ich skutecznego dotrzymywania. Pamiętaj, że wyrażając zgodę, musisz czegoś odmówić lub coś odwołać.

24. Walcz z „tyranią pilności”

„Tyrania pilności” to małe, nieistotne zadania, które należy wykonać natychmiast. Stanowi to duży problem, ponieważ pilne działania zwykle przynoszą bardzo niewielkie efekty. Ulegając „tyranii pilności”, trudno będzie się jej pozbyć, a co za tym idzie, przeznaczyć czas na coś ważniejszego.

25. Przygotuj się na jutro przed wyjściem z biura

Świetnym sposobem na zakończenie dnia jest przygotowanie się do następnego. Podsumuj dzień, zrób plan na następny dzień, zrób porządek na pulpicie.

Zarządzanie czasem dla kadry zarządzającej

Jeśli znajdziesz błąd, zaznacz fragment tekstu i kliknij Ctrl+Enter.

Artykuł, na który zwrócono Ci uwagę, nie będzie poruszał podstaw zarządzania czasem, sposobów podziału zadań na podstawowe i drugorzędne, zasad organizacji czasu pracy itp. Na ten temat napisano już wystarczająco dużo najlepsza rada zamiast czytać specjalistyczne książki na temat zarządzania czasem (przede wszystkim prezentowane na tej stronie), nie mogę dać. Celem tego artykułu jest zapoznanie się z bardzo specyficznym systemem rozliczania i organizacji czasu, z którego sam korzystam.

Proponowany system rozliczania i organizacji czasu pracy został opracowany w 2004 roku. Początek prowadzenia pamiętnika zapoczątkowano w lutym 2004 roku i praktyka ta trwa do dziś. Stopniowo system ulegał pewnym zmianom, dopracowywany i dostosowywany do bieżących zadań. Do tej pory w końcu uzyskała wystarczającą harmonię i siłę, abym zaryzykował postawienie jej przed sądem publicznym. Mam nadzieję, że proponowany system będzie przydatny dla osób, które chcą wprowadzić w życie pewien porządek własne życie. Przynajmniej moje doświadczenie pozwala mi mieć taką nadzieję.

Dziennik jest prowadzony w zwykłym pliku Excel. Możliwości tego programu pozwalają nie tylko na wygodne planowanie dnia, ale także na sortowanie zadań, prowadzenie archiwum i ewidencjonowanie spędzonego czasu.

REJESTRACJA CZASU

Po sporządzeniu wykresu arkusza Excela w określony sposób możesz łatwo i wygodnie uwzględnić czas w ciągu dnia. W tym celu stosuje się następujący schemat:

Na rysunku każda godzina (górna linia wskazuje godziny) jest podzielona na 4 kolumny, czyli dokładność śledzenia czasu wynosi 15 minut. Większa dokładność czyni księgowanie niewygodnym, natomiast mniejsza dokładność pozwala na zbyt duże straty w księgowości.

Skrajna lewa kolumna odzwierciedla typowe wykresy czasochłonności (thn – czytanie, rbt – praca, doc – zarządzanie dokumentami, codzienność – rozwiązywanie codziennych problemów, lchn – czas osobisty, rzvl – rozrywka, dv – ruch, nchg – nic, strata czasu ).

W ciągu dnia przeszłe przedziały czasowe są wypełnione. Aby uprościć obliczenia, liczba „1” jest używana jako symbol zastępczy. Następnie za pomocą wpisanych w odpowiednie kolumny formuł Excela (wzory zapisane są w przykładowym pliku dołączonym do artykułu) automatycznie obliczy czas poświęcony na dany rodzaj czynności.

Na koniec dnia grafik wygląda tak:

Ten schemat, w razie potrzeby, pozwala przywrócić cały dzień (zaspałem, szybko się spakowałem, poszedłem do pracy, pracowałem, rozmawiałem z kolegą, pracowałem, jadłem obiad, pracowałem, poszedłem na spotkanie, czekałem na spóźnionego partnera, odbyłem spotkanie robocze, wróciłem do biura, zgłosiłem się do szefa, poszedłem do domu, zjadłem obiad, poczytałem, obejrzałem film, przygotowałem się do spania, poczytałem przed snem, podsumowałem dzień, zasnąłem).

Ale w praktyce jest to rzadko wymagane, więc większość dni pozostawia krótkie podsumowania spędzonego czasu. Wyglądają tak:

Takie zestawienia pozwalają trzeźwo ocenić, ile czasu poświęca się na dany rodzaj aktywności, a dodatkowo wyprowadzić średnią na podstawie wyników tygodnia czy miesiąca. Ponadto, jeśli chcesz, możesz wyciągnąć wnioski na temat potrzeby poświęcenia większej lub mniejszej ilości czasu na określony rodzaj aktywności.

PLANOWANIE

Zacznijmy od zwykłej listy zadań na dany dzień. W mojej wersji wygląda to tak (zakładka NEG, dzisiaj):
Jak widać arkusz wykorzystuje 4 kolumny robocze: St - status; Vr - czas; pt. - pierwszeństwo; oraz kolumna na dzień i opis zadania.

Szczegółowe omówienie kolumny „Stan” znajduje się poniżej. Myślę, że kolumna „Czas” jest oczywista. Teraz skupimy się na rozważeniu kolumny „Priorytet”. Używa następujących znaków:

! - główne zadanie na tydzień

!! - część zadania tygodniowego do wykonania w bieżącym dniu; lub drugorzędne zadanie na tydzień

30 - zadania priorytetowe na konkretny dzień (zadania na które czas jest określony lub do ustalenia)

40 - Priorytetowe codzienne zadania

50 - mniej ważne codzienne zadania

60 - zadania do określenia wyników dnia

70 - podsumowanie dnia

80 - zadania do ustalenia wyników tygodnia

90 - podsumowanie wyników tygodnia

Znając tę ​​klasyfikację, dość łatwo jest zarówno rozdzielić zadania na dzień, jak i zaplanować je na cały tydzień. Plan tygodniowy w moim pliku wygląda tak:

Aktualny plan tygodniowy można zobaczyć na dole strony. Bezpośrednio pod kolumną z oznaczeniem pierwszego i ostatnie dni cotygodniowe zadania na dany tydzień są rejestrowane. Następnie następują oznaczenia poszczególnych dni, pod którymi zapisane są konkretne zadania na ten dzień.

Kolumny na górze strony to codzienne i tygodniowe zadania, które są po prostu kopiowane do odpowiedniego arkusza podczas sporządzania planu dziennego.

Plan miesięczny jest opracowywany według następującego schematu:

ZNAK SPRAWNOŚCI

Wróćmy teraz do analizy kolumny „Status”. To właśnie ta kolumna pozwala ocenić efektywność Twoich dni. Kolumna „Status” wskazuje, czy zaplanowane zadanie zostało zakończone, czy nie. Do wskazania statusu używane są 3 możliwe znaki:

V- gotowe

B - częściowo spełnione lub niespełnione z przyczyn obiektywnych

N - nie spełnione

W ciągu dnia, w miarę wykonywania zadań, arkusz przyjmuje następującą postać:

Korzystając z funkcji „sortowania” (pozycja menu - Dane), możesz automatycznie sortować zadania:

Przy takim sortowaniu (Status => Priorytet => Czas) wszystkie ukończone zadania będą na górze listy. Nie możesz już zwracać na nie uwagi, skupiając się na pozostałych zadaniach.
Na koniec dnia, gdy wszystkie rubryki są wypełnione, proponowany system pozwala na bezstronną i obiektywną ocenę efektywności wykorzystania czasu.

Lista zadań na koniec dnia wygląda tak:

Używanie różnych kolorów po sortowaniu pozwala wizualnie pokazać efektywność dnia.
W powyższym przykładzie z 13 zadań na dzień 9 9 zostało wykonanych, 3 nie zostały wykonane, a 1 nie zostało wykonane z przyczyn obiektywnych. Biorąc pod uwagę, że punkty „B” liczone są jako 0,5/0,5, wyniki dnia wyglądają następująco: w sumie - 13; plus - 9,5; minus - 3,5. Dzień liczę jako udany, jeśli więcej niż dwie trzecie ogólnej liczby zadań „plus”; połowa sukcesu - od połowy do dwóch trzecich całości; nieudane - jeśli zadań „minusowych” jest więcej niż połowa. Możliwe są inne proporcje, w zależności od wymagań wobec siebie.

Podobny system stosuje się do oceny efektywności tygodnia. W archiwum miniony tydzień wygląda tak:

Podobny system stosuje się do oceny efektywności miesięcy i lat. Miesiąc:

W ten sam sposób można podsumować wyniki roku, dekady i tak dalej, aż do podsumowania wyników całego życia :)

Możesz także przechowywać własną książkę telefoniczną w jednym pliku z arkuszami kalkulacyjnymi i pomiarem czasu.
Szczególnie wygodne jest korzystanie z proponowanego systemu w obecności komputera kieszonkowego. W takim przypadku plik z arkuszami zadań i śledzeniem czasu będzie zawsze przy Tobie i możesz wprowadzać w nim zmiany w ciągu dnia.

Możesz po prostu wydrukować arkusze zadań i śledzenia czasu na drukarce. Zalecam pozostawienie pewnej liczby pustych kolumn, aby wpisywać do nich pojawiające się zadania w ciągu dnia.
Mam nadzieję, że powyższy system okaże się dla Ciebie równie przydatny, jak sam pomógł mi uporządkować swoje życie. Powodzenia!

Alexey Fedorov, grudzień 2004 Kontakt: [e-mail chroniony]. Redakcja - Gleb Archangielski,
Artykuł został napisany specjalnie dla serwisu. Adres dokumentu na stronie:
Dozwolone jest publikowanie bez dodatkowych uzgodnień z autorem w bezpłatnych publikacjach internetowych, z zachowaniem integralności tekstu, w tym niniejszego ogłoszenia, oraz działających hiperłączy. Publikacja w płatnych publikacjach internetowych i papierowych wymaga uzgodnienia z autorem.

Bez wątpienia praca w domu ma swoje zalety. Na przykład nie musisz podróżować do pracy. Nie marnują cennego czasu firmy na plotkowanie przy lodówce. I płacisz tylko za godziny, które faktycznie przepracowali. A badania pokazują: niż pracownicy biurowi. Jednak do pomyślnego prowadzenia firmy możesz potrzebować oprogramowania do zarządzania czasem.

W końcu, pomimo wszystkich korzyści wynikających z zatrudniania pracowników zdalnych, jeśli nie mieszkają oni w tym samym regionie co Ty, może być trudno pomóc im efektywnie zarządzać czasem pracy.

Tak więc pracownicy zdalni nie marnują czasu w drodze, ale jednocześnie chciałbyś mieć pewność, że wykonują swoją pracę wydajnie i do tego potrzebne są odpowiednie narzędzia do zarządzania. Oto najlepszeprogramy do zarządzania czasem 2018:

Program zarządzania czasem

Istnieje kilka ważnych aspektów sztuki zarządzania czasem iw tym artykule chcielibyśmy omówić je wszystkie. Ale zacznijmy od najbardziej oczywistego - śledzenia czasu.

1 raz lekarz

Jeśli potrzebujesz programu do śledzenia godzin pracy pracowników zdalnych, to Doktor Czasu tylko to, czego potrzebujesz.

Dzięki Time Doctor możesz uzyskać szczegółowe raporty o tym, jak korzystają Twoi zdalni pracownicy czas pracy i jak bardzo są produktywni. Program ten uwzględnia zarówno czas pracy pracowników ogółem, jak i czas poświęcony na konkretny projekt, na realizację zadań, na pracę z klientami.

Ponadto ten system zarządzania personelem obejmujemonitorowanie aktywności w Internecie, śledzenie odwiedzanych stron, śledzenie GPS i wiele więcej.

Time Doctor ma wszystko, co powinien zawieraćprogramy do zarządzania czasem.

2 Plan działania

10. Asany

asany - ideowo prosta aplikacja do zarządzania projektami. Jedną z najlepszych funkcji Asany jest możliwość dodawania zadań do listy lub kalendarza. W ten sposób możesz zobaczyć w kalendarzu, kiedy i co musisz zrobić. Po zakończeniu pracy nad zadaniem możesz kliknąć na nie i oznaczyć je jako wykonane.

Asana pozwala również na sortowanie zadań według kategorii na "wykonane", "nieudane", "zakończone do". konkretna data” i „według projektów”. Daje to managerowi możliwość podglądu bieżących postępów, a pracownikowi zdalnemu szybkie uporządkowanie tego, co już zostało zrobione, a co jeszcze do zrobienia.

Aplikacja wysyła również powiadomienie e-mail przed terminem zadania.

11.Pływak

Float to oprogramowanie do zarządzania projektami, które najlepiej nadaje się dla małych zespołów.

Float posiada wygodny harmonogram „kliknij i upuść”, który pomaga zwizualizować aktualny wolumen pracy zespołu, łatwo zarządzać zadaniami, szybko dokonywać aktualizacji i znajdować potrzebnego pracownika dzięki filtrom i funkcjom wyszukiwania programu.

We Float możesz także rozdzielać zadania pomiędzy pracowników, dzielić je na etapy, grupować projekty i dodawać własne wyjaśnienia do zadań.

Float pomaga zarządzać zespołem i umożliwia tworzenie niestandardowych raportów, dzięki czemu masz pewność, że osiągasz swoje cele.

Aplikacje zwiększające produktywność

Prawdopodobnie słyszałeś wyrażenie: „nie być gorszym od innych”. I chociaż zwykle odnosi się to do statusu społecznego, to samo można powiedzieć o sytuacji pracowników zdalnych. Innymi słowy, wspaniale jest zobaczyć w aplikacji produktywności, kto co robi i kto prowadzi w wyścigu.

12.IDoneThis

IDoneThis - dość interesująca aplikacja produktywna - w rzeczywistości jest to „napompowana” lista rzeczy do zrobienia. Dzięki IDoneThis możesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia dla pracowników zdalnych i obserwować, jak czerwone krzyżyki (nieudane zadania) zamieniają się w zielone (ukończone).

IDoneTo wygodny sposób na śledzenie postępów prac i sprawdzanie, jak radzą sobie pracownicy. Czasami najlepsze zarządzanie czasem To jest zdrowa, przyjazna rywalizacja.

13.Todoist

Todoist - to doskonała i koncepcyjnie prosta aplikacja do tworzenia listy rzeczy do zrobienia. Nie, naprawdę, możesz tam dodać swoje sprawy osobiste. Na przykład listy zakupów, filmy, które chcesz obejrzeć, planowanie podróży. Aplikację można jednak całkowicie przekonfigurować i używać tylko do zadań służbowych.

Na swoim koncie Todoist możesz dodawać zadania, oznaczać je, ustalać terminy, sortować zadania według filtrów: przypisane do Ciebie, innych pracowników, priorytet. Zobaczysz również zadania na dziś oraz te, które należy wykonać w ciągu najbliższych siedmiu dni.

Podstawowe funkcje Todoist są bezpłatne, ale jeśli chcesz zarządzać dużym zespołem, przejdź na płatny plan premium i korzystaj ze wszystkich funkcji.

Udostępnianie plików

Może wydawać się dziwne, że uwzględniliśmy przechowywanie w chmurze w artykule, który podkreśla najlepszeoprogramowanie do zarządzania czasem, ale istnieje bezpośrednie połączenie. Wyobraź sobie, ile czasu zostałoby zmarnowane, gdyby Twoi zdalni pracownicy nie mieli aplikacji do udostępniania plików? I nie daj Boże, wszystkie pliki będą do Ciebie wysyłane e-mailem?

Wiele z wymienionych aplikacji zawiera opcję udostępniania plików, ale możesz potrzebować kopii zapasowej lub chcieć korzystać z bardziej niezawodnych usług, takich jak Dropbox lub Dysk Google.

14. Dropbox

skrzynka pocztowa - świetne miejsce do przechowywania w chmurze, którego możesz używać do udostępniania plików. Usługa jest intuicyjna i wielu pracowników zdalnych jest już zaznajomionych z jej działaniem.

Aby uzyskać najlepszy stosunek jakości do ceny, użyj konta Dropbox Business z bezpiecznym dostępem do danych, synchronizacją i współpracą.

15. Dysk Google

Jeśli zarządzasz małym zespołem pracowników zdalnych, Dysk Google to świetny wybór. Dzięki Dyskowi Google możesz udostępniać pliki, edytować je, współpracować, dodawać komentarze do dokumentów tekstowych i nie tylko.

Ponadto, jako dodatkowy środek bezpieczeństwa i kontroli, masz możliwość wyboru, kto ma prawo dostępu do określonych dokumentów.

Proces przygotowania wydarzenia składa się z dziesiątek zadań, wezwań, wyjazdów i spotkań. Aby zrobić wszystko, musisz kontrolować czas i odpowiednio go rozdzielać, umieć ustalać priorytety zadań i nie rozpraszać się mniej ważnymi sprawami. Pomoże w tym nie tylko znajomość podstawowych technik zarządzania czasem, ale także specjalne programy stworzone do efektywnej kontroli i planowania czasu. .|

Oferujemy do wyboru 10 wygodnych programów, dzięki którym można lepiej zorganizować i kontrolować realizację codziennych zadań.

1. Planer CZASU

10. Porządek dnia

Daily agenda to aplikacja na urządzenia z systemem iOS, dostępna w App Store za 1,99 USD. Program ma na celu zebranie spotkań, wydarzeń i działań z różnych kalendarzy i innych podobnych programów na jednej liście. Zgodnie z planem twórców, taka synchronizacja pomoże nie rozpraszać się przeglądaniem notatek i nie martwić się o możliwość przypadkowego pominięcia ważnego wydarzenia w codziennej rutynie.

„Zachowaj czas: jest tkaniną, z której składa się życie”.

S. Richardsona

Od dzieciństwa jesteśmy uczeni dyscypliny iw ten czy inny sposób jesteśmy zmuszeni do przestrzegania pewnych ograniczeń przez całe życie. Jedzenie i spanie zgodnie z codzienną rutyną, zaplanowane zajęcia, praca i odpoczynek w wyznaczonym czasie. Łatwo przestrzegamy czyichś zasad gry, w rzeczywistości pomagając komuś osiągnąć jego cel. Ale jeśli chodzi o samodyscyplinę, wielu nie jest gotowych zrezygnować nawet z drobnych słabości, takich jak nawyk spania dodatkowych 10 minut rano.

Umiejętność ograniczać się do osiągnięcia określonych celów- cenna umiejętność, którą posiada niewiele osób. Ale tylko im się to w końcu udaje. Znani politycy, biznesmeni, aktorzy doszli do sławy tylko dzięki codziennej pracy w imię swojego celu. Umiejętności, talent, a nawet geniusz to tylko jeden procent sukcesu, pozostałe dziewięćdziesiąt dziewięć to ciężka praca.

Zarządzanie czasem jest głównym elementem systemu efektywności osobistej każdej ambitnej osoby. Nieważne, jaki jest cel: schudnąć, zdobyć czerwony dyplom, założyć własny biznes… żadna z tych rzeczy nie jest możliwa bez umiejętności samoorganizacji. Zarządzanie czasem to praktyczny przewodnik po działaniu, dzięki któremu możesz określić swoje własne priorytety życiowe, stwórz swoją wizję sukcesu. Wypracowanie skutecznych motywacji pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale także rozwijać się jako osoba. Samodyscyplina - życie według surowych zasad, które dana osoba ustala dla siebie, we własnym interesie. Takie sztywne ramy, co dziwne, nie ograniczają osobowości. Przeciwko, to jedyna droga do prawdziwej wolności.

Zarządzanie czasem to najlepsze narzędzie do samodoskonalenia. Przede wszystkim planowanie uczy kontroli nad wydarzeniami zewnętrznymi, środowiskiem, czasem i przestrzenią. Umiejętności samokontroli zdobyte w wyniku samodoskonalenia pozwalają zarządzać własne uczucia Chwilowe pragnienia, złe nawyki. A samokontrola jest oznaką silnej natury o silnej woli. Rozwój umiejętności koncentracji pozwala osiągać lepsze wyniki w pracy, poświęcając przy tym mniej wysiłku. W ten sposób zostaje uwolniony czas na poprawę intelektualną i duchową. Czy nie taki jest sens ludzkiego życia?

Umiejętności samodyscypliny nie nabywa się z dnia na dzień. Co więcej, możesz je w sobie rozwinąć tylko poprzez ciągły trening siły woli. To samo dotyczy systemu zarządzania czasem. Każdy, kto chce osiągnąć sukces w życiu, jest po prostu zobowiązany do ostrożnego traktowania czasu.

7 najpopularniejszych technik zarządzania czasem

„Gdybym miał 9 godzin na ścięcie sosny, spędziłbym 6 godzin na ostrzeniu siekiery”.

Abrahama Lincolna

Istnieje wiele technik efektywnego wykorzystania czasu. Zwracamy uwagę na najpopularniejsze techniki, bez których nie obejdzie się żaden system zarządzania czasem.

Macierz Eisenhowera

Technika ta ma swoją nazwę na cześć prezydenta USA D. Eisenhowera, który podzielił wszystkie stojące przed nim zadania na 4 kategorie, kierując się ich pilnością i ważnością.

Na tej podstawie przypadki uporządkowano w komórkach najprostszej macierzy w następujący sposób:

• Kategoria A - pilne i ważne, które należy natychmiast rozwiązać;
• Kategoria B - ich decyzję można odłożyć na pewien czas, ale nie warto z nimi zwlekać;
• Kategoria B – zadania, których wykonanie można powierzyć osobom trzecim;
• Kategoria D - rzeczy, które lepiej od razu wysłać do kosza, bo nie są warte czasu i wysiłku.

Według ekspertów błędem większości ludzi jest niewłaściwe ustalenie priorytetów. Chętniej podejmują się zadań z dwóch ostatnich kategorii, ponieważ jest to o wiele łatwiejsze. Szybkie wyniki przyczyniają się do rozwoju błędnej oceny efektywności osobistej. Okazuje się, że mężczyzna poświęca wysiłek na czynności drugorzędne zostawiając za sobą to, co naprawdę ważne.

Technika pomiaru czasu

Ewidencja czasu pracy pracowników w celu poprawy dyscypliny pracy jest stosowana od kilkunastu lat. Programy automatyzacyjne i księgowe rejestrują terminowe przybycie i odejście, czas trwania dnia pracy pracownika. Ale nowoczesne technologie poszedł jeszcze dalej. Dziś można nie tylko dowiedzieć się, czy dana osoba jest obecna w miejscu pracy, ale także sprawdzić, co robi.

Do tej pory opracowano setki takich systemów sterowania. Programy potrafią automatycznie rejestrować: nieobecność z powodu choroby, wyjazdy służbowe, urlopy, czas wolny, pracę według elastycznego grafiku. System uwzględnia czas trwania przerwy obiadowej, nieterminowe wyjście lub spóźnienie, absencję.

Przy całej swojej doskonałości moduły obecności zapewniają tylko powierzchowny pomiar czasu, podczas gdy oprogramowanie szpiegujące, takie jak „Maxapt QuickEye”, pomaga śledzić pracę na komputerze. Z ich pomocą kierownik natychmiast zrozumie, że Maria Iwanowna z działu księgowości jest zajęta nie pracą nad raportem, ale komunikacją na stronie internetowej Odnoklassniki. Oczywiście nawet przy pomocy takich programów nie będzie możliwe ustalenie czasu minuta po minucie, biorąc pod uwagę przerwy na papierosa, herbatki, serdeczne rozmowy i inne „czasy na śmieci”, ale najczęściej nie ma do tego potrzeba.

Metoda Pareto

Prawo Vilfredo Pareto mówi: „20% twoich wysiłków zapewnia 80% rezultatu, podczas gdy pozostałe 80% przynosi tylko 20% wyniku”. Można to zinterpretować w inny sposób: „20% pracowników przynosi firmie 80% zysków”. Mówiąc najprościej, tylko 1/5 zespołu pracuje efektywnie. Wydajność zdecydowanej większości pracowników jest bardzo niska. Ich praca jest tylko imitacją brutalnej aktywności. Jeśli skierujesz tę energię we właściwym kierunku, ogólna produktywność znacznie wzrośnie.

Metoda Pareto polega na wyizolowaniu z całej masy 20% przypadków głównych i skupieniu się na nich. Decyzja o tym, co jest ważne, a co drugorzędne, będzie w każdym przypadku indywidualna. Macierz Eisenhowera lub metoda analizy ABC, która jest najczęściej stosowana w połączeniu z metodą Pareto, pozwala kategoryzować przypadki. Analiza ABC najprostszy sposób uszereguj sprawy według ich aktualnej ważności.

ABC - analiza

Ta metoda jest uważana za najbardziej produktywny i wizualny sposób sortowania spraw. Pozwala wyeliminować wszystkie niepotrzebne, skupić się na osiągnięciu głównych celów. Zgodnie z tą metodą wszystkie przypadki są podzielone na kategorie:

• Grupa A ma najwyższy priorytet, są to sprawy ważne i pilne. Takie problemy należy jak najszybciej rozwiązać. Wkład tych przypadków w osiągnięcie celu końcowego wynosi 65%, chociaż ich ukończenie zajmie tylko 15% czasu. Oznacza to, że ponad połowa wszystkich prac zostanie wykonana w możliwie najkrótszym czasie.
• Grupa B obejmuje sprawy, które nie są pilne, ale niezbędne do wykonania. Rozwiązanie takich zadań można powierzyć podmiotom trzecim. Ważna jest kontrola czasu ich wykonania, ponieważ sprawy z grupy B mają tendencję do przechodzenia do kategorii A w przypadku naruszenia terminów.
• Grupa C – zadania, które potocznie nazywane są „rutynami biurowymi”. To na nich pochłaniana jest lwia część czasu pracy personelu i kierownika. Chociaż osoba o niskich kwalifikacjach bez problemu poradzi sobie ze zgłaszaniem, kupowaniem artykułów piśmiennych i innymi rutynowymi pracami.

Samodzielna organizacja czasu pracy

Samozarządzanie jest prawdopodobnie najskuteczniejszą ze wszystkich taktyk zarządzania czasem. Ma zastosowanie zarówno do pojedynczego podmiotu, jak i do zbiorowości jako całości. Aby zapewnić wydajną pracę pracownika, pozwala na to system materialnych zachęt i kar. W kategoriach laika, grzywny lub premie dobrze pobudzić jednostkę do wykonania powierzonego jej zadania. Należy zauważyć, że sam pracownik powinien być również zainteresowany kompetentną organizacją procesu pracy.

Najważniejszym celem samozarządzania jest maksymalne wykorzystanie potencjału każdej osoby w pracy, kreatywności i życiu osobistym. Stosowanie tej metody zapewnia następujące korzyści:

• Zmniejsza się czas i wysiłek potrzebny do wykonania zadań roboczych;
• Zwiększona produktywność;
• Eliminowane są przyczyny stresu, pracy awaryjnej, pośpiechu;
• Wzrasta moralna satysfakcja z aktywności zawodowej;
• Podnoszą się kwalifikacje, pojawia się zachęta do rozwoju osobistego.

Samozarządzanie rozpoczyna się od analizy stylu pracy, która obejmuje pełną inwentaryzację czasu. Pozwala zidentyfikować mocne strony i słabe strony organizację procesu pracy, dostosuj je we właściwym kierunku. Opis wszystkich czynności obejmuje:

1. Główne zadania w pracy;
2. „Zakłócenia” czyli wymuszone przerwy, tzw. „czas śmieci”.

Przyczyną marnowania czasu mogą być czynniki osobiste, takie jak dezorganizacja, zaniedbywanie obowiązków służbowych, brak samodyscypliny, chęć zrobienia wszystkiego szybko, w pośpiechu. Jednak nadmierna gorliwość, chęć podjęcia się wszystkich spraw na raz, również rzadko daje pozytywny skutek.

Znany amerykański trener biznesowy, Dan Kennedy, uważa, że ​​rozmowy telefoniczne, nieplanowane wizyty, przedłużające się spotkania to największe straty czasu dla lidera. W miarę możliwości należy je eliminować lub minimalizować.

Metoda Pomodoro

Ta technika taktyczna o zabawnej nazwie została wynaleziona w latach 80-tych ubiegłego wieku przez Włocha Francesco Cirillo. Będąc jednym z opóźnionych uczniów, młody człowiek postanowił rozpocząć pracę nad sobą, aby poprawić swoje wyniki w nauce. Po przeprowadzeniu szczegółowego „odprawy” zdał sobie sprawę, że nie może skoncentrować się na nauce, rozprasza go wiele drobnych rzeczy. Następnie Francesco przyniósł z kuchni minutnik w kształcie pomidora, postawił go przed sobą i zmierzył czas w klasie.

Praktycznie okazało się, że był w stanie studiować naukę w skupieniu przez 25 minut. W tym okresie uczeń nigdy nie odwracał uwagi od książki. Następnie zdecydowano cały czas przeznaczony na zajęcia rozbić na bloki. Półgodzinna przerwa obejmowała czas maksymalnego skupienia - 25 minut, a także czas odpoczynku, który jest przeznaczony właśnie na te bardzo małe rzeczy. Metoda „pomodoro” stała się dziś powszechna ze względu na swoją prostotę, dostępność i skuteczność.