Ang iyong pang-araw-araw na gawain ay ang susi sa iyong tagumpay. Pamamahala ng oras sa Excel: sistema ng pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho Pagpaplano ng araw gamit ang pamamahala ng oras

Magiging mahusay na laging magkaroon ng isang unibersal na koleksyon ng mga tool sa pamamahala ng oras sa kamay. Naghanda kami ng isang pangkalahatang listahan ng 25 mga diskarte sa pamamahala ng oras, na nahahati sa mga kategorya para sa pag-prioritize, pagpaplano at pag-aayos ng proseso ng trabaho at pahinga.

Priyoridad

1. Pagsusuri ng ABC

Ang pamamaraan na ito ay batay sa pagpapahayag ng pinakamahalaga at hindi gaanong mahahalagang bagay bilang isang porsyento. Ang lahat ng mga gawain ay nahahati sa tatlong klase depende sa kanilang kahalagahan:

A. Ang pinakamahalagang kaso, na bumubuo ng 15% ng kabuuang bilang ng mga kaso at ang kanilang kontribusyon sa pagkamit ng mga layunin ay 65%.

B. Mahahalagang gawain – 20% ng kanilang kabuuang bilang, ang kahalagahan para sa pagkamit ng layunin ay 20%.

C. Ang mga hindi gaanong mahalagang gawain ay katumbas ng 65% ng kanilang kabuuang bilang, at ang kanilang kahalagahan ay 15%.

Upang magamit ang pagsusuri sa ABC, dapat mong gawin ang sumusunod:

gumawa ng isang listahan ng lahat ng mga gawain sa hinaharap;
hatiin ang mga ito sa kahalagahan at magtatag ng priyoridad;
suriin ang mga gawain nang naaayon sa mga kategorya A, B at C;

2. Eisenhower Matrix.

Ang mga gawain ay nahahati sa mga pangkat ayon sa pagkamadalian at kahalagahan:

A – Apurahan at mahalagang bagay

B – Hindi apurahan, ngunit mas mahalaga ang usapin

C – Apurahan ngunit hindi mahalagang bagay

D – Hindi madalian o mahalaga

Depende sa pangkat kung saan nahuhulog ang gawain, nakasalalay ang pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad o delegasyon nito.

3. Paraan ng Pareto

Ang pamamaraan ng Pareto ay isang pamamahagi ng mga gawain ayon sa prinsipyo ng 80/20: 80% ng mga problema ay maaaring malutas sa 20% ng oras na ginugol; Ang natitirang 20% ng mga gawain ay kumonsumo ng 80% ng oras na ginugol.

Pagpaplano

4. Listahan ng lahat ng bagay na dapat gawin

Ang pagsusulat ng ganap na lahat ay makakatulong kapag nagpaplano ng dami ng trabaho para sa araw, linggo, buwan. At maaari mo ring malinaw na makita ang iyong workload at ang ratio ng mahalaga at hindi napakahalaga mahahalagang gawain. Bukod dito, kung ang ganoong listahan ay palaging nasa kamay, ang tanong na "Ano ang gagawin?" mareresolba agad.

5. Accounting para sa biological ritmo

Kapag nagpaplano ng iyong mga gawain, dapat mong isaalang-alang hindi lamang kung ikaw ay isang taong umaga o isang kuwago sa gabi, kundi pati na rin ang iyong pinakamataas na produktibo. Maaari itong matukoy sa pamamagitan ng pagmamasid sa iyong pagganap sa buong araw. Magiging magandang ideya din na matukoy ang angkop na oras para sa tanghalian. pahinga at pagpapaunlad ng sarili.

6. Magtago ng mga talaarawan

Ayusin ang mga dati nang naitala na gawain sa system: isang entry sa isang talaarawan, isang excel table, isang application sa iyong telepono, atbp. Ang pangunahing bagay ay mayroon kang ideya ng dami ng trabaho para sa araw at huwag kalimutan kahit na ang pinakamaliit na takdang-aralin.

7. Ang mga tamang kasangkapan

Lahat ng uri ng application ay ang aming sandata sa paglaban sa pagpapaliban at mga bitag sa oras, kaya mas mabuting i-update ang iyong arsenal. Basahin ang pinaka-maginhawa at napatunayang mga programa at aplikasyon para sa paggawa ng mga listahan at pagtutulungan ng magkakasama.

8. "Timekeeping" na pamamaraan

Ang diskarteng "Timekeeping" ay ang pagtatala ng oras para sa anumang gawain, kahit na ang mga primitive tulad ng mga ehersisyo sa umaga o tanghalian. Isulat mo ang bawat gawain na ginugugol mo, kaya sa loob ng isang linggo ay malulutas mo ang mga sumusunod na gawain:

tukuyin kung saan ginugugol ang iyong oras;
kilalanin ang mga chronophage, iyon ay, "mga kumakain ng oras";
bumuo ng isang "sense of efficiency" at isang "sense of time."

9. Formula 10-3-2-1-0

Upang magamit ang diskarteng ito, kailangan mong tandaan ang formula na naglalarawan ng isang malusog na iskedyul ng trabaho at personal na oras at manatili dito kapag gumagawa ng pang-araw-araw na plano.

10 oras bago matulog: walang caffeine.

3 oras bago ang oras ng pagtulog: walang pagkain o alkohol.

2 oras bago matulog: walang trabaho.

1 oras bago matulog: walang mga elektronikong gadget.

0 beses: Ito ang bilang ng beses na maaari mong pindutin ang snooze button sa alarm clock.

10. Gantt chart

Gantt chart ay maaasahang teknolohiya visual na pagpapakita ng mga gawain at oras. Sa isang sukat ng iskedyul, ang mga gawain ay ipinahiwatig, at sa kabilang banda, ang oras upang makumpleto ang mga ito. Tamang-tama para sa mga mahilig sa mga graph na maaaring i-compile sa MS Project, Excel.

Organisasyon ng trabaho at pahinga

11. Pomodoro technique

Paano ito gawin: magtakda ng timer sa loob ng 25 minuto, magtrabaho nang puro, nang walang distractions hanggang sa tumunog ang timer, pagkatapos ay magpahinga ng 5 minuto. Pagkatapos ng 4 na pag-uulit, tumatagal kami ng mahabang pahinga - 20-25 minuto. Sa ganitong paraan palagi kang nagpapalit sa pagitan ng trabaho at pahinga, nagbabago ng mga aktibidad at maiwasan ang labis na trabaho.

12. Kumain ng palaka

Ang palaka ay ang pinaka hindi kasiya-siyang bagay. Pinakamabuting harapin muna ito. Matapos itong makumpleto, ang gawain mismo ay magiging hindi gaanong nakakatakot at kasuklam-suklam, at ang iba pang mga gawain ay magiging ganap na madali.

13. Pamamaraang Salami

Paano kumain ng isang stick ng sausage nang hindi napapansin? Pagputol ng maliliit na piraso. Kailangan mong gawin ang parehong sa lahat ng kumplikado, maraming bahagi na gawain: hatiin ang mga ito sa maliliit na bahagi at kumpletuhin ang isa araw-araw.

14. Delegasyon

Kung ikaw ay isang tagapamahala, italaga ang mga gawaing iyon na tumatagal ng maraming oras at hindi mahalaga, at tumuon sa mas madiskarteng mahahalagang gawain.

15. Panatilihin ang mga bagay sa mga yugto

Sikaping gawin ang mga bagay nang sunud-sunod, tapusin muna ang isang bagay, at pagkatapos ay simulan ang isa pa. Sinabi na namin sa iyo na kapag lumipat mula sa isang gawain patungo sa isa pa, tumatagal ng mga 10-15 minuto upang ganap na tumutok sa proseso. Patuloy na tumatalon mula sa gawain patungo sa gawain, nag-aaksaya ka ng oras, kahit na lumilikha ito ng ilusyon ng pagsusumikap.

16. Hindi bababa sa 10 minuto

Ang pamamaraan na ito ay hindi nauugnay sa mga bagay sa trabaho, ngunit sa halip sa personal na paglago at pag-unlad ng sarili. Halimbawa, kung matagal mo nang gustong matuto o matandaan ang isang wikang banyaga, subukang maglaan ng hindi bababa sa 10 minuto sa isang araw dito. Ganoon din sa sports, libro, atbp.

17. "Found Time"

Ang kakanyahan ng pamamaraan: tukuyin nang maaga ang isang listahan ng 15-20 maliliit na gawain kung saan wala kang sapat na oras, at maging handa na gawin ang mga ito kapag mayroon kang anumang angkop na "window". Patuloy na idagdag sa listahan.

18. Ang trabaho ay ang pinakamahusay na paraan upang simulan ang paggawa ng isang bagay.

May mga araw na zero ang productivity at mahirap ang trabaho. Sa kasong ito, upang i-overclock ito, mas mahusay na magsimulang magtrabaho sa maliliit na gawain: mail, mga tawag, mga gawain na hindi hihigit sa 20 minuto upang makumpleto.

19. Gumawa ng mahahalagang appointment sa umaga

20. Hatiin ang iyong oras ng trabaho sa mga bloke

Hatiin ang iyong mga proseso sa trabaho sa mga bloke: mga tawag at mail, mga pagpupulong, trabaho sa isang proyekto, atbp. Makakatulong ito sa iyo na lumikha ng oras para sa nakatutok na trabaho sa buong araw.

21. Magtakda ng mga deadline para sa lahat

Kahit na ang pinakamaliit na gawain ay dapat magkaroon ng isang deadline, kung hindi, ang daloy ng mga gawain "para sa ibang pagkakataon" ay hatak nang tuluyan.

22. Paglulubog sa trabaho

Maglaan ng isang araw o dalawa para kumpletuhin ang iyong mga priyoridad na gawain, alisin ang mga distractions gaya ng mga tawag at pagpupulong.

23. Sabihin ang "hindi"

Ang "Hindi" ay isang malakas na salita. Kapag tumanggi ka sa isang bagong pangako, nagpapakita ka ng paggalang sa mga nagawa mo na at binibigyan mo ang iyong sarili ng pagkakataon na matagumpay na mapanatili ang mga ito. Tandaan na kapag nagbibigay ng pahintulot, kailangan mong tanggihan o kanselahin ang isang bagay.

24. Labanan ang "paniniil ng kagyat"

Ang “tyranny of the urgent” ay tumutukoy sa maliliit, hindi mahahalagang gawain na kailangang tapusin ngayon. Lumilikha ito ng isang malaking problema dahil ang agarang pagkilos ay kadalasang may napakaliit na epekto. Ang pagkakaroon ng sumuko sa "paniniil ng kagyat," magiging mahirap na alisin ito at, nang naaayon, maglaan ng oras para sa isang bagay na mas mahalaga.

25. Maghanda para bukas bago umalis ng opisina.

Ang isang mahusay na paraan upang tapusin ang iyong araw ng trabaho ay ang paghahanda para sa susunod. Ibuod ang araw, gumawa ng plano para sa susunod na araw, ayusin ang iyong mesa.

Pamamahala ng oras para sa mga tagapamahala

Kung makakita ka ng error, mangyaring i-highlight ang isang piraso ng teksto at i-click Ctrl+Enter.

Ang artikulong dinala sa iyong pansin ay hindi makakaapekto sa mga pangunahing kaalaman sa pamamahala ng oras, mga pamamaraan ng paghahati ng mga gawain sa pangunahin at pangalawa, mga prinsipyo ng pag-aayos ng oras ng pagtatrabaho, atbp. Sapat na ang naisulat tungkol dito, at pinakamahusay na payo Wala akong maibibigay sa iyo na mas mahusay kaysa sa pagbabasa ng mga espesyal na aklat sa pamamahala ng oras (pangunahin ang mga ipinakita sa site na ito). Ang layunin ng artikulong ito ay gawing pamilyar ang iyong sarili sa isang napaka-espesipikong sistema ng pag-record at pag-aayos ng oras na ako mismo ang gumagamit.

Ang iminungkahing sistema para sa pagtatala at pag-aayos ng oras ay binuo noong 2004. Nagsimula ang talaarawan noong Pebrero 2004, at ang pagsasanay na ito ay nagpapatuloy hanggang ngayon. Unti-unti, ang sistema ay sumailalim sa ilang mga pagbabago, ay pinutol at inangkop sa kasalukuyang mga gawain. Ngayon, sa wakas ay nakakuha na siya ng sapat na balingkinitan at lakas para sa panganib na dalhin ko siya sa pampublikong hukuman. Umaasa ako na ang iminungkahing sistema ay magiging kapaki-pakinabang para sa mga taong gustong magdala ng ilang kaayusan sa kanilang sariling buhay. Hindi bababa sa aking karanasan ay nagpapahintulot sa akin na umasa.

Ang talaarawan ay itinatago sa isang regular na file ng Excel. Ang mga kakayahan ng program na ito ay nagbibigay-daan sa iyo hindi lamang upang maginhawang planuhin ang iyong araw, ngunit din upang ayusin ang mga gawain, mapanatili ang isang archive at subaybayan ang oras na ginugol.

TIME ACCOUNTING

Sa pamamagitan ng pag-plot ng isang Excel sheet sa isang tiyak na paraan, madali at maginhawa mong isaalang-alang ang oras sa araw. Upang gawin ito, gamitin ang sumusunod na diagram:

Sa figure, ang bawat oras (ang tuktok na linya ay nagpapahiwatig ng mga oras) ay nahahati sa 4 na mga haligi, iyon ay, ang katumpakan ng pag-record ng oras ay 15 minuto. Ang mas mahusay na katumpakan ay ginagawang hindi maginhawa ang accounting, habang ang mas kaunting katumpakan ay nagbibigay-daan para sa masyadong malaking pagkalugi sa panahon ng accounting.

Ang pinakakaliwang column ay sumasalamin sa mga tipikal na graph ng paggasta ng oras (chtn - pagbabasa, rbt - trabaho, doc - pagpapanatili ng mga dokumento, pang-araw-araw na buhay - paglutas ng mga pang-araw-araw na problema, lchn - personal na oras, rzvl - entertainment, dv - paggalaw, nchg - wala, pagkawala ng oras) .

Sa paglipas ng araw, ang mga lumipas na agwat ng oras ay pinupunan. Upang pasimplehin ang mga kalkulasyon, ang numerong "1" ay ginagamit bilang isang placeholder. Pagkatapos, gamit ang mga formula ng Excel na ipinasok sa naaangkop na mga column (ang mga formula ay nakasulat sa halimbawang file na naka-attach sa artikulo), awtomatiko nitong kakalkulahin ang oras na ginugol sa isang partikular na uri ng aktibidad.

Sa pagtatapos ng araw, ganito ang hitsura ng time sheet:

Ang scheme na ito, kung ninanais, ay nagbibigay-daan sa iyo upang maibalik ang buong araw (natulog nang labis, mabilis na naghanda, pumasok sa trabaho, nagtrabaho, nakipag-chat sa isang kasamahan, nagtrabaho, nagtanghalian, nagtrabaho, nagpunta sa isang pulong, naghintay para sa isang huli na kasosyo, gaganapin isang pulong sa trabaho, bumalik sa opisina, nag-ulat sa amo, umuwi, naghapunan, nagbasa, nanood ng sine, naghanda para sa kama, nagbasa bago matulog, nagbuod ng araw, nakatulog).

Ngunit sa pagsasagawa ito ay bihirang kinakailangan, kaya karamihan sa mga araw ay naiwan na may maikling buod ng oras na ginugol. Ganito ang hitsura nila:

Ang ganitong mga buod ay nagbibigay-daan sa iyo na matino na masuri kung gaano karaming oras ang ginugol sa isang partikular na uri ng aktibidad, at, bilang karagdagan, nakakakuha ng average batay sa mga resulta ng linggo o buwan. Dagdag pa, kung ninanais, maaari kang gumawa ng mga konklusyon tungkol sa pangangailangan na maglaan ng higit pa o mas kaunting oras sa isa o ibang uri ng aktibidad.

PAGPAPLANO

Magsimula tayo sa isang regular na daily task sheet. Sa aking bersyon ganito ang hitsura nito (SEG tab, ngayon):
Tulad ng nakikita mo, ang sheet ay gumagamit ng 4 na gumaganang mga haligi: St - status; Вр – oras; Biyernes – priority; at isang hanay upang ipahiwatig ang araw at ilarawan ang gawain.

Ang isang detalyadong talakayan tungkol sa column na "Status" ay susundan sa ibaba. Ang column na "Oras", sa palagay ko, ay hindi nangangailangan ng paliwanag. Ngayon ay tututuon tayo sa column na "Priyoridad". Ginagamit nito ang mga sumusunod na palatandaan:

! - pangunahing gawain para sa linggo

!! – bahagi ng lingguhang gawain na dapat tapusin sa kasalukuyang araw; o pangalawang gawain para sa linggo

30 – mga priyoridad na gawain para sa isang partikular na araw (mga gawain kung saan ang oras ay tinutukoy o napapailalim sa pagpapasiya)

40 – priority araw-araw na gawain

50 - hindi gaanong mahalagang mga pang-araw-araw na gawain

60 - mga gawain upang matukoy ang mga resulta ng araw

70 - pagbubuod ng araw

80 – mga gawain upang matukoy ang mga resulta ng linggo

90 – pagbubuod ng linggo

Alam ang pag-uuri na ito, medyo madali na parehong ipamahagi ang mga gawain para sa araw at planuhin ang mga ito para sa linggo. Ang lingguhang plano sa aking file ay ganito ang hitsura:

Ang aktwal na lingguhang plano ay makikita sa ibaba ng pahina. Kaagad sa ibaba ng hanay na nagsasaad ng una at mga huling Araw linggo, ang mga gawain para sa linggo ay isinulat. Sinusundan ito ng mga pagtatalaga ng bawat indibidwal na araw, kung saan nakasulat ang mga partikular na gawain para sa araw na iyon.

Ang mga column sa itaas ng page ay pang-araw-araw at lingguhang gawain, na kinokopya lang sa kaukulang sheet kapag gumagawa ng pang-araw-araw na plano.

Ang buwanang plano ay iginuhit gamit ang sumusunod na pamamaraan:

MARKANG EFFICIENCY

Ngayon bumalik tayo sa pagsusuri ng column na "Status." Ang column na ito ang nagbibigay-daan sa iyong suriin ang pagiging epektibo ng iyong mga araw. Isinasaad ng column na "Status" kung natapos na o hindi ang nilalayong gawain. Mayroong 3 posibleng palatandaan na ginagamit upang ipahiwatig ang katayuan:

V - natapos

B – bahagyang natupad, o hindi natupad dahil sa mga layuning dahilan

N - hindi nakumpleto

Sa araw, habang ang mga gawain ay nakumpleto, ang sheet ay tumatagal sa sumusunod na form:

Gamit ang function na "pag-uuri" (item sa menu - Data), maaari mong awtomatikong pag-uri-uriin ang mga gawain:

Sa ganitong pag-uuri (Katayuan => Priyoridad => Oras), lahat ng nakumpletong gawain ay nasa tuktok ng listahan. Hindi mo na sila mapapansin, itinuon ito sa mga natitirang gawain.
Sa pagtatapos ng araw, kapag ang lahat ng mga column ay napunan, ang iminungkahing sistema ay nagbibigay-daan sa iyo na walang kinikilingan at layunin na masuri ang pagiging epektibo ng paggamit ng oras.

Ang task sheet sa pagtatapos ng araw ay ganito ang hitsura:

Ang paggamit ng iba't ibang kulay pagkatapos ng pag-uuri ay nagbibigay-daan sa iyo upang malinaw na ipakita ang pagiging epektibo ng araw.
Sa halimbawang ibinigay, sa 13 mga gawain para sa araw, 9 ang natapos, 3 ang hindi natapos, at 1 ang hindi natapos dahil sa mga layunin. Isinasaalang-alang na ang mga puntos na "B" ay binibilang bilang 0.5/0.5, ang mga resulta ng araw ay ganito ang hitsura: kabuuan - 13; plus - 9.5; minus - 3.5. Itinuturing kong matagumpay ang araw kung mayroong higit sa dalawang-katlo ng kabuuang bilang ng mga "plus" na gawain; kalahating matagumpay - mula kalahati hanggang dalawang katlo ng kabuuan; hindi matagumpay - kung mayroong higit sa kalahati ng mga "minus" na gawain. Ang iba pang mga proporsyon ay posible, depende sa iyong mga pangangailangan sa iyong sarili.

Ang isang katulad na sistema ay ginagamit upang suriin ang pagiging epektibo ng linggo. Sa archive, ang nakaraang linggo ay ganito ang hitsura:

Ang isang katulad na sistema ay ginagamit upang suriin ang pagganap ng mga buwan at taon. buwan:

Sa parehong paraan, posible na ibuod ang mga resulta ng isang taon, isang dekada, at iba pa, hanggang sa paglagom ng mga resulta ng iyong buong buhay :)

Maaari ka ring mag-imbak ng iyong sariling direktoryo ng telepono sa isang file na may mga sheet ng gawain at oras.
Ito ay lalong maginhawang gamitin ang iminungkahing sistema kung mayroon kang pocket computer. Sa kasong ito, ang file na may mga sheet ng gawain at oras ay palaging kasama mo, at maaari kang gumawa ng mga pagbabago dito habang umuusad ang araw.

Maaari mo lamang i-print ang gawain at mga time sheet sa isang printer. Inirerekomenda ko ang pag-iwan ng isang tiyak na bilang ng mga kahon na walang laman upang mapunan mo ang anumang mga gawain na lilitaw habang umuusad ang araw.
Umaasa ako na ang sistemang nakabalangkas sa itaas ay magiging kapaki-pakinabang sa iyo gaya ng nakatulong ito sa akin na ayusin ang aking buhay. Good luck!

Alexey Fedorov, Disyembre 2004 Contact: [email protected]. Pag-edit – Gleb Arkhangelsky,
Ang artikulo ay partikular na isinulat para sa site. Address ng dokumento sa website:
Ang paglalathala sa mga libreng online na publikasyon ay pinahihintulutan nang walang karagdagang pag-apruba mula sa may-akda, habang pinapanatili ang integridad ng teksto, kasama ang abisong ito, at gumaganang mga hyperlink. Ang paglalathala sa mga bayad na online na publikasyon at papel na media ay nangangailangan ng pag-apruba mula sa may-akda.

Walang alinlangan, ang pagtatrabaho mula sa bahay ay may mga pakinabang nito. Halimbawa, hindi mo kailangang mag-commute papunta sa trabaho. Hindi sila nag-aaksaya ng mahalagang oras ng kumpanya sa pagtsitsismis sa paligid ng water cooler. At babayaran mo lang ang mga oras na talagang nagtrabaho sila. At, tulad ng ipinapakita ng pananaliksik: kaysa sa mga manggagawa sa opisina. Gayunpaman, upang magpatakbo ng isang matagumpay na negosyo, maaaring kailangan mo ng ilang mga programa sa pamamahala ng oras.

Pagkatapos ng lahat, sa kabila ng lahat ng mga benepisyo ng pagkuha ng mga malalayong empleyado, kung hindi sila nakatira sa parehong rehiyon tulad mo, maaaring mahirap tulungan silang pamahalaan ang kanilang oras sa pagtatrabaho nang epektibo.

Kaya, hindi kailangang gumugol ng oras sa pag-commute ang mga malalayong manggagawa, ngunit gusto mo ring tiyakin na mahusay nilang ginagawa ang kanilang mga trabaho, at para magawa iyon, kailangan mo ng mga tamang tool sa pamamahala. Narito ang pinakamahusaymga programa sa pamamahala ng oras 2018:

Mga programa sa pamamahala ng oras

Mayroong ilang mahahalagang aspeto sa sining ng pamamahala ng oras, at sa artikulong ito nais naming saklawin ang lahat ng ito. Ngunit magsimula tayo sa pinaka-halata - pagsubaybay sa oras.

1. Oras Doktor

Kung kailangan mo ng isang programa upang subaybayan ang mga oras ng pagtatrabaho ng mga malalayong empleyado, kung gayon Time Doctor kung ano lang ang kailangan mo.

Sa Time Doctor, maaari kang makakuha ng mga detalyadong ulat sa kung paano ginagamit ng iyong mga remote na empleyado oras ng pagtatrabaho at kung gaano ka produktibo ang kanilang trabaho. Isinasaalang-alang ng program na ito ang parehong oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado sa pangkalahatan at ang oras na ginugol sa isang partikular na proyekto, pagkumpleto ng mga gawain, o pakikipagtulungan sa mga kliyente.

Bilang karagdagan, ang sistema ng pamamahala ng tauhan na ito ay kasamaPagsubaybay sa aktibidad sa Internet, pagsubaybay sa mga binisita na site, pagsubaybay sa GPS at marami pang iba.

Nasa Time Doctor ang lahat ng dapat nitong isamamga programa sa pamamahala ng oras.

2. Roadmap

10. Asana

Asana - isang ideologically simpleng aplikasyon para sa pamamahala ng proyekto. Ang isa sa mga pinakamahusay na tampok sa Asana ay maaari kang magdagdag ng mga gawain sa isang listahan o kalendaryo. Sa ganitong paraan makikita mo sa kalendaryo kung kailan at kung ano ang kailangan mong gawin. Kapag tapos ka nang gumawa sa isang gawain, maaari mong i-click ito at markahan ito bilang nakumpleto.

Pinapayagan ka rin ng Asana na pag-uri-uriin ang mga gawain sa mga kategorya ng "nakumpleto", "hindi nakumpleto", "natapos sa pamamagitan ng" tiyak na petsa" at "sa pamamagitan ng mga proyekto". Nagbibigay ito ng pagkakataon sa manager na makita ang kasalukuyang pag-unlad, at ang malayong manggagawa ay mabilis na ayusin kung ano ang nagawa na at kung ano ang kailangan pang gawin.

Ang application na ito ay nagpapadala din ng isang abiso sa email bago ang takdang petsa ng pagtatalaga.

11. Lutang

Ang Float ay isang software sa pamamahala ng proyekto na mas angkop para sa maliliit na koponan.

Ang Float ay may maginhawang "click-and-drop" na scheduler na tumutulong sa iyong biswal na ipakita ang kasalukuyang workload ng team, madaling pamahalaan ang mga gawain, mabilis na gumawa ng mga update at hanapin ang empleyado na kailangan mo salamat sa mga filter ng programa at mga function ng paghahanap.

Sa Float, maaari mo ring ipamahagi ang mga gawain sa pagitan ng mga empleyado, hatiin ang mga ito sa mga yugto, pangkatang proyekto, at magdagdag ng sarili mong mga paliwanag sa mga gawain.

Tinutulungan ka ng Float na pamahalaan ang iyong koponan at binibigyang-daan kang lumikha ng mga custom na ulat upang matiyak mong nakakamit mo ang iyong mga layunin.

Mga app ng pagiging produktibo

Marahil ay narinig mo na ang pananalitang: "upang maging hindi mas masahol kaysa sa iba." At bagaman ito ay karaniwang tumutukoy sa katayuan sa lipunan, ang parehong ay maaaring masabi tungkol sa sitwasyon sa mga malalayong manggagawa. Sa madaling salita, napakagandang makita sa isang productivity app kung sino ang gumagawa ng ano, at kung sino ang nangunguna sa "lahi."

12.IDoneThis

IDoneThis - isang medyo kawili-wiling aplikasyon para sa pagtaas ng produktibo - sa katunayan, ito ay isang "pumped up" na listahan ng gagawin. Sa IDoneThis, maaari kang lumikha ng mga listahan ng dapat gawin para sa mga malalayong manggagawa upang kumpletuhin at panoorin habang ang mga pulang X (mga hindi pa nakumpletong gawain) ay nagiging berde (nakumpleto).

IDoneIto ay isang maginhawang paraan upang subaybayan ang pag-usad ng trabaho at suriin kung paano gumagana ang mga empleyado. Minsan ang pinakamahusay pamamahala ng oras Ito ay malusog, magiliw na kumpetisyon.

13.Todoist

Todoist ay isang mahusay at conceptually simpleng application para sa paglikha ng to-do list. Hindi, talaga, maaari mong idagdag ang iyong mga personal na bagay doon. Tulad ng isang listahan ng pamimili, mga pelikulang gusto mong panoorin, pagpaplano ng mga biyahe. Gayunpaman, ang application ay maaaring ganap na mai-configure at magamit lamang para sa mga gawain sa trabaho.

Sa iyong Todoist account, maaari kang magdagdag ng mga gawain, lagyan ng label ang mga ito, magtalaga ng mga takdang petsa, at pag-uri-uriin ang mga gawain ayon sa mga filter: itinalaga sa iyo, itinalaga sa ibang mga empleyado, at binigyan ng priyoridad. Makakakita ka rin ng mga gawain para sa araw na ito at ang mga kailangang tapusin sa loob ng susunod na pitong araw.

Ang mga pangunahing tampok ng Todoist ay magagamit nang libre, ngunit kung namamahala ka ng isang malaking koponan, sulit na mag-upgrade sa isang bayad na premium na plano upang samantalahin ang lahat ng mga tampok.

Pagbabahagi ng file

Maaaring mukhang kakaiba na isinama namin ang cloud storage sa isang artikulong nagha-highlight ng pinakamahusaymga programa sa pamamahala ng oras, ngunit mayroong direktang koneksyon dito. Isipin na lang kung gaano karaming oras ang masasayang kung ang iyong mga remote na manggagawa ay walang file sharing app? At, huwag sana, lahat ng mga file ay ipapadala sa iyo sa pamamagitan ng email?

Marami sa mga nabanggit na app ang may kasamang opsyon sa pagbabahagi ng file, ngunit maaaring kailanganin mo ng backup o gusto mong gumamit ng mas maaasahang mga serbisyo tulad ng Dropbox o Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox ay isang mahusay na cloud storage na magagamit mo upang magbahagi ng mga file. Ang serbisyo ay madaling maunawaan at maraming mga malalayong manggagawa ang pamilyar sa kung paano ito gumagana.

Para masulit ang iyong pera, gumamit ng Dropbox Business account na may secure na pag-access sa data, pag-synchronize, at mga kakayahan sa pakikipagtulungan.

15. Google Drive

Kung namamahala ka ng isang maliit na pangkat ng mga malalayong manggagawa, kung gayon ang Google Drive ay isang mahusay na pagpipilian. Sa Google Drive, maaari kang magbahagi ng mga file, i-edit ang mga ito, mag-collaborate, magdagdag ng mga komento sa mga text na dokumento, at higit pa.

Bukod pa rito, bilang karagdagang sukatan ng seguridad at kontrol, may kakayahan kang pumili kung sino ang may access sa ilang partikular na dokumento.

Ang proseso ng paghahanda ng isang kaganapan ay binubuo ng dose-dosenang mga gawain, tawag, paglalakbay at pagpupulong. Upang pamahalaan ang lahat, kailangan mong kontrolin ang oras at ipamahagi ito nang tama, magawang i-highlight ang mga priyoridad na gawain at hindi magambala ng hindi gaanong mahahalagang bagay. Ito ay matutulungan hindi lamang ng kaalaman sa mga pangunahing pamamaraan sa pamamahala ng oras, kundi pati na rin ng mga espesyal na programa na nilikha para sa epektibong pagkontrol at pagpaplano ng oras. .|

Nag-aalok kami ng isang pagpipilian ng 10 maginhawang mga programa kung saan maaari mong mas mahusay na ayusin at subaybayan ang pagpapatupad ng mga pang-araw-araw na gawain.

1. TIME Planner

10. Araw-araw na agenda

Ang daily agenda ay isang application para sa mga iOS device na available sa App Store sa halagang $1.99. Ang programa ay idinisenyo upang mangolekta ng mga pagpupulong, mga kaganapan at aktibidad mula sa iba't ibang mga kalendaryo at iba pang katulad na mga programa sa isang listahan. Ayon sa mga developer, ang ganitong pag-synchronize ay makakatulong sa iyo na huwag magambala sa pamamagitan ng pagrepaso ng mga tala at huwag mag-alala tungkol sa posibilidad na hindi sinasadyang mawala ang isang mahalagang kaganapan sa ikot ng mga pang-araw-araw na gawain.

"Alagaan ang oras: ito ang tela kung saan nabuo ang buhay."

S. Richardson

Tinuturuan tayong magdisiplina mula pagkabata, at sa isang paraan o iba pa, napipilitan tayong sumunod sa ilang mga paghihigpit sa buong buhay natin. Pagkain at pagtulog ayon sa pang-araw-araw na gawain, mga klase ayon sa iskedyul, trabaho at pahinga sa nakatakdang oras. Madali nating sinusunod ang mga alituntunin ng laro ng ibang tao, na mahalagang tinutulungan ang ibang tao na makamit ang kanilang layunin. Ngunit pagdating sa disiplina sa sarili, marami ang hindi handang isuko ang kahit maliit na kahinaan, tulad ng ugali na matulog ng dagdag na 10 minuto sa umaga.

Kasanayan limitahan ang iyong sarili upang makamit ang ilang mga layunin- isang pinakamahalagang kasanayan na hindi taglay ng maraming tao. Ngunit sila lamang ang nagtagumpay sa huli. Ang mga sikat na pulitiko, negosyante, at aktor ay naglakbay sa kanilang landas patungo sa katanyagan sa pamamagitan lamang ng araw-araw na gawain sa ngalan ng kanilang layunin. Ang kakayahan, talento, kahit na henyo ay isang porsyento lamang ng tagumpay, ang iba pang siyamnapu't siyam ay mahirap na trabaho.

Ang pamamahala ng oras ay ang pangunahing bahagi ng isang personal na sistema ng pagiging epektibo para sa sinumang ambisyosong tao. Hindi mahalaga kung ano ang layunin: upang mawalan ng timbang, makakuha ng isang diploma, magsimula ng iyong sariling negosyo... wala sa mga bagay na ito ang posible nang walang mga kasanayan sa pag-organisa sa sarili. Ang pamamahala ng oras ay isang praktikal na gabay sa pagkilos, salamat sa kung saan maaari mong matukoy ang iyong sarili mga priyoridad sa buhay, lumikha ng iyong pananaw sa tagumpay. Ang pagbuo ng mga epektibong motibasyon ay nagbibigay-daan sa iyo hindi lamang upang makatipid ng oras, ngunit upang umunlad bilang mga indibidwal. Ang disiplina sa sarili ay ang pamumuhay ayon sa mahigpit na mga alituntunin na itinakda ng isang tao para sa kanyang sarili, sa kanyang sariling interes. Ang gayong mahigpit na mga hangganan, kakaiba, ay hindi nililimitahan ang indibidwal. laban, ito ang tanging daan tungo sa tunay na kalayaan.

Ang pamamahala ng oras ay ang pinakamahusay na tool para sa pagpapabuti ng sarili. Una sa lahat, ang pagpaplano ay nagtuturo ng kontrol sa mga panlabas na kaganapan, kapaligiran, oras at espasyo. Ang mga kasanayan sa pagpipigil sa sarili na nakuha bilang resulta ng pagtatrabaho sa sarili ay nagpapahintulot sa isa na mamuno sa sarili mong damdamin, panandaliang pagnanasa, masamang ugali. At ang pagpipigil sa sarili ay tanda ng isang malakas, malakas na kalooban. Ang pagbuo ng mga kasanayan sa konsentrasyon ay nagbibigay-daan sa iyo upang makamit ang mas mahusay na mga resulta sa trabaho, habang gumugugol ng mas kaunting pagsisikap. Kaya, ang oras ay pinalaya para sa intelektwal at espirituwal na pagpapabuti. Ngunit hindi ba ito ang kahulugan ng buhay ng tao?

Ang mga kasanayan sa disiplina sa sarili ay hindi nakukuha sa maikling panahon. Bukod dito, maaari mong paunlarin ang mga ito sa iyong sarili lamang sa pamamagitan ng patuloy na pagsasanay ng paghahangad. Ang parehong naaangkop sa sistema ng pamamahala ng oras. Ang sinumang gustong makamit ang tagumpay sa buhay ay dapat na maingat na tratuhin ang oras.

7 pinakasikat na mga diskarte sa pamamahala ng oras

"Kung mayroon akong 9 na oras upang putulin ang isang pine tree, gugugol ako ng 6 na oras sa paghasa ng palakol."

Abraham Lincoln

Mayroong maraming mga pamamaraan para sa epektibong paggamit ng oras. Dinadala namin sa iyong pansin ang pinakasikat na mga diskarte, kung wala ito walang magagawang sistema ng pamamahala ng oras.

Eisenhower Matrix

Nakuha ng pamamaraan ang pangalan nito bilang parangal sa Pangulo ng US na si D. Eisenhower, na hinati ang lahat ng mga gawain na nakaharap sa kanya sa 4 na kategorya, na ginagabayan ng kanilang pagkaapurahan at kahalagahan.

Batay dito, ang mga kaso ay matatagpuan sa mga cell ng pinakasimpleng matrix tulad ng sumusunod:

Kategorya A - apurahan at mahalaga na dapat malutas kaagad;
Kategorya B - ang kanilang desisyon ay maaaring ipagpaliban ng ilang oras, ngunit walang punto sa pagkaantala sa kanila;
Kategorya B - mga gawain na ang pagpapatupad nito ay maaaring italaga sa mga ikatlong partido;
Kategorya D - mga bagay na mas mabuting itapon kaagad sa basurahan, dahil hindi sulit ang oras at pagsisikap na ginugol.

Ayon sa mga eksperto, ang pagkakamali ng karamihan sa mga tao ay hindi tamang pag-prioritize. Mas handa silang gumawa ng mga gawain sa huling dalawang kategorya, dahil mas madaling gawin ang mga gawaing ito. Ang mabilis na mga resulta ay nakakatulong sa pagbuo ng isang hindi tamang pagtatasa ng personal na pagiging epektibo. Sa katunayan, lumalabas na ang tao gumugugol ng pagsisikap sa mga hindi mahalagang gawain, iniiwan ang talagang mahalaga.

Teknik sa Timekeeping

Ang pagsubaybay sa oras ng empleyado ay ginamit sa loob ng mga dekada upang mapabuti ang disiplina sa paggawa. Itinatala ng mga programa sa automation at accounting ang napapanahong pagdating at pag-alis, at ang haba ng araw ng trabaho ng empleyado. Pero makabagong teknolohiya unahan pa natin. Ngayon hindi mo lamang malalaman kung ang isang tao ay naroroon sa lugar ng trabaho, ngunit suriin din kung ano ang kanyang ginagawa.

Ilang daang tulad ng mga control system ang binuo hanggang ngayon. Maaaring awtomatikong magrehistro ang mga programa: kawalan ng sakit, mga biyahe sa negosyo, bakasyon, oras ng pahinga, flexible na trabaho. Isinasaalang-alang ng system ang tagal ng pahinga sa tanghalian, hindi napapanahong pag-alis o pagkaantala, at pagliban.

Para sa lahat ng kanilang pagiging perpekto, ang mga module ng pagsubaybay sa oras ay nagbibigay lamang ng mababaw na timekeeping, habang ang spyware tulad ng Maxapt QuickEye ay tumutulong sa pagsubaybay sa aktibidad ng computer. Sa kanilang tulong, agad na mauunawaan ng tagapamahala na si Maria Ivanovna mula sa departamento ng accounting ay hindi abala sa pagtatrabaho sa isang ulat, ngunit nakikipag-usap sa website ng Odnoklassniki. Siyempre, hindi posible na lumikha ng minuto-by-minutong timekeeping na isinasaalang-alang ang mga smoke break, tea party, intimate chat at iba pang "oras ng basura" kahit na sa tulong ng mga naturang programa, ngunit kadalasan ay hindi na kailangan para dito. .

Paraan ng Pareto

Ang Batas ni Vilfredo Pareto ay nagsasaad: "20% ng pagsisikap na ibinigay ay gumagawa ng 80% ng mga resulta, habang ang natitirang 80% ay gumagawa lamang ng 20% ng mga resulta." Maaari itong bigyang-kahulugan nang iba: "20% ng mga empleyado ang nagdadala sa kumpanya ng 80% ng kita." Sa madaling salita, 1/5 lang ng team ang epektibong gumagana. Napakababa ng kahusayan ng karamihan sa mga manggagawa. Ang kanilang trabaho ay isang imitasyon lamang ng masiglang aktibidad. Kung idirekta mo ang enerhiya na ito sa tamang direksyon, pangkalahatang produktibidad ay tataas nang malaki.

Ang pamamaraan ng Pareto ay upang ihiwalay ang 20% ng mga pangunahing gawain mula sa buong misa at tumuon sa mga ito. Ang desisyon tungkol sa kung ano ang itinuturing na mahalaga at kung ano ang pangalawa ay magiging indibidwal sa bawat kaso. Ang Eisenhower matrix o ang ABC analysis method, na kadalasang ginagamit kasama ng Pareto method, ay nagbibigay-daan sa iyo na hatiin ang mga bagay sa mga kategorya. Pagsusuri ng ABC ang pinakasimpleng paraan ranggo ng mga bagay ayon sa kanilang kahalagahan sa kasalukuyan.

ABC - pagsusuri

Ang pamamaraang ito ay itinuturing na pinaka-produktibo at visual na paraan ng pag-uuri ng mga kaso. Pinapayagan ka nitong alisin ang lahat ng hindi kailangan at tumuon sa pagkamit ng iyong mga pangunahing layunin. Ayon sa pamamaraang ito, ang lahat ng mga kaso ay nahahati sa mga kategorya:

Ang Group A ang may pinakamataas na priyoridad; ito ay mahalaga at apurahang mga bagay. Ang ganitong mga problema ay dapat malutas sa lalong madaling panahon. Ang kontribusyon ng mga gawaing ito sa pagkamit ng pangwakas na layunin ay 65%, bagama't 15% lamang ang aabutin ng mga ito upang makumpleto. Ibig sabihin, higit sa kalahati ng lahat ng trabaho ay matatapos sa isang minimum na panahon.
Kasama sa Group B ang mga bagay na hindi apurahan, ngunit kailangan para sa pagpapatupad. Ang solusyon sa naturang mga problema ay maaaring italaga sa mga ikatlong partido. Mahalagang kontrolin ang oras ng kanilang pagkumpleto, dahil ang mga kaso ng pangkat B ay malamang na lumipat sa kategorya A kung ang mga deadline ay napalampas.
Pangkat C - mga gawain na karaniwang tinatawag na "karaniwan sa opisina". Nasa kanila na ang malaking bahagi ng mga kawani at oras ng pagtatrabaho ng manager ay ginugugol. Bagama't ang pag-iipon ng mga ulat, ang pagbili ng stationery at iba pang karaniwang gawain ay madaling mahawakan ng isang taong may mababang kwalipikasyon.

Malayang organisasyon ng oras ng pagtatrabaho

Ang pamamahala sa sarili ay marahil ang pinakaepektibo sa lahat ng mga taktika sa pamamahala ng oras. Naaangkop ito kapwa sa isang indibidwal na paksa at sa pangkat sa kabuuan. Ang isang sistema ng mga materyal na gantimpala at parusa ay ginagawang posible upang matiyak na ang isang empleyado ay gumagana nang produktibo. Sa simpleng salita, multa o bonus Pinasisigla nilang mabuti ang indibidwal upang makumpleto ang gawaing itinalaga sa kanya. Dapat pansinin na ang empleyado mismo ay dapat ding maging interesado sa karampatang organisasyon ng proseso ng trabaho.

Ang pinakamahalagang layunin ng pamamahala sa sarili ay ang pinakamataas na pagsasakatuparan ng potensyal ng bawat tao sa trabaho, pagkamalikhain, at personal na buhay. Ang paggamit ng pamamaraang ito ay nagbibigay ng mga sumusunod na pakinabang:

Ang oras at pagsisikap na kinakailangan upang makumpleto ang mga gawain sa trabaho ay nabawasan;
Tumataas ang pagiging produktibo;
Ang mga dahilan ng stress, trabahong pang-emergency, at pagmamadali ay inalis;
Ang moral na kasiyahan sa pagtaas ng trabaho;
Tumaas ang mga kwalipikasyon at lumilitaw ang isang insentibo para sa personal na paglago.

Ang pamamahala sa sarili ay nagsisimula sa pagsusuri ng istilo ng trabaho, na kinabibilangan ng kumpletong imbentaryo ng oras. Binibigyang-daan ka nitong makilala ang mga lakas at mahinang panig organisasyon ng proseso ng paggawa, ayusin ang mga ito sa tamang direksyon. Kasama sa imbentaryo ng lahat ng uri ng aktibidad ang:

Mga pangunahing gawain sa trabaho;
"Pakikialam" o sapilitang mga break, tinatawag na "oras ng basura".

Ang mga dahilan para sa pag-aaksaya ng oras ay maaaring mga personal na kadahilanan, tulad ng disorganisasyon, walang ingat na saloobin sa mga tungkulin sa trabaho, kawalan ng disiplina sa sarili, ang pagnanais na gawin ang lahat nang mabilis, sa pagmamadali. Gayunpaman, ang labis na kasigasigan at ang pagnanais na gawin ang lahat ng mga gawain nang sabay-sabay ay bihirang magbigay ng positibong resulta.

Naniniwala ang sikat na American business coach na si Dan Kennedy na ang mga tawag sa telepono, hindi nakaiskedyul na mga bisita, at matagal na pagpupulong ay ang pinakamasamang oras para sa isang manager. Kung maaari, dapat itong alisin o bawasan.

Paraan ng Pomodoro

Ang taktikal na pamamaraan na ito na may nakakatawang pangalan ay naimbento noong 80s ng huling siglo ng Italyano na si Francesco Cirillo. Bilang isa sa mga nahuhuling estudyante, nagpasya ang binata na simulan ang trabaho sa kanyang sarili upang mapabuti ang kanyang pagganap. Matapos magsagawa ng isang detalyadong debriefing, natanto niya na hindi siya makapag-concentrate sa kanyang pag-aaral, na ginulo ng maraming maliliit na bagay. Pagkatapos ay nagdala si Francesco ng isang timer na hugis kamatis mula sa kusina, inilagay ito sa harap niya at nag-time sa klase.

Sa pagsasagawa, natuklasan na nakapag-aral siya ng agham nang may konsentrasyon sa loob ng 25 minuto. Sa panahong ito, hindi kailanman nagambala ang mag-aaral mula sa aklat. Kasunod nito, napagpasyahan hatiin sa mga bloke ang lahat ng oras na inilaan para sa mga klase. Kasama sa kalahating oras na pagitan ang oras ng maximum na konsentrasyon - 25 minuto, pati na rin ang oras ng pahinga, na inilaan para lamang sa maliliit na bagay na iyon. Ang paraan ng Pomodoro ay malawakang ginagamit ngayon dahil sa pagiging simple, accessibility at pagiging epektibo nito.