Günlük rutininiz başarınızın anahtarıdır. Excel'de zaman yönetimi: çalışma süresi planlama sistemi Zaman yönetimini kullanarak günü planlama

Her zaman evrensel bir zaman yönetimi araçları koleksiyonuna sahip olmak harika olurdu. Çalışma ve dinlenme sürecini önceliklendirmek, planlamak ve organize etmek için kategorilere ayrılmış 25 zaman yönetimi tekniğinden oluşan evrensel bir liste hazırladık.

Önceliklendirme

1. ABC Analizi

Bu teknik, en önemli ve en az önemli öğelerin yüzde olarak ifade edilmesine dayanmaktadır. Tüm görevler önemlerine göre üç sınıfa ayrılır:

C. Toplam vaka sayısının %15'ini oluşturan en önemli vakalar ve bunların hedeflere ulaşmaya katkısı %65'tir.

B. Önemli görevler – Toplam sayının %20'si, hedefe ulaşma önemi ise %20'dir.

C. Daha az önemli işler toplam sayısının %65'ine eşittir ve önemleri %15'tir.

ABC analizini kullanmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• gelecekteki tüm görevlerin bir listesini yapın;
• bunları önem sırasına göre ayırın ve bir öncelik belirleyin;
• A, B ve C kategorilerindeki görevleri buna göre değerlendirecek;

2. Eisenhower Matrisi.

Görevler aciliyet ve önem derecesine göre gruplara ayrılır:

A – Acil ve önemli konu

B – Acil değil ama konu daha önemli

C – Acil ama önemli olmayan konu

D – Acil veya önemli değil

Görevin ait olduğu gruba bağlı olarak yürütme veya yetki verme sırası değişir.

3. Pareto yöntemi

Pareto yöntemi, 80/20 ilkesine göre görev dağılımıdır: Sorunların %80'i, harcanan zamanın %20'sinde çözülebilir; Görevlerin geri kalan %20'si harcanan zamanın %80'ini tüketir.

Planlama

4. Yapılacak her şeyin listesi

Kesinlikle her şeyi yazmak, gün, hafta, ay için iş miktarını planlarken yardımcı olacaktır. Ayrıca iş yükünüzü ve önemli ile çok önemli olmayan oranını açıkça görebilirsiniz. önemli görevler. Üstelik böyle bir liste her zaman elinizin altındaysa "Ne yapmalı?" derhal çözülecektir.

5. Biyolojik ritimlerin açıklanması

Görevlerinizi planlarken yalnızca sabah insanı mı yoksa gece kuşu mu olduğunuzu değil, aynı zamanda üretkenliğinizin zirvesini de hesaba katmalısınız. Gün boyu performansınızı gözlemleyerek belirlenebilir. Öğle yemeği için uygun bir zaman belirlemek de iyi bir fikir olacaktır. dinlenme ve kendini geliştirme.

6. Günlük tutun

Daha önce kaydedilmiş görevleri sisteme düzenleyin: günlükteki bir giriş, bir excel tablosu, telefonunuzdaki bir uygulama vb. Önemli olan, günlük iş miktarı hakkında bir fikriniz olması ve en küçük ödevi bile unutmamanızdır.

7. Doğru araçlar

Erteleme ve zaman tuzaklarına karşı mücadelede her türlü uygulama bizim silahımızdır, bu nedenle cephaneliğinizi güncellemeniz daha iyi olur. Liste yapmak ve ekip çalışması yapmak için en uygun ve kanıtlanmış programları ve uygulamaları okuyun.

8. “Zaman İşleyişi” Tekniği

“Zaman İşleyişi” tekniği, herhangi bir görev için, hatta sabah egzersizleri veya öğle yemeği gibi ilkel görevler için bile zamanın kaydedilmesidir. Zaman harcadığınız her görevi bir kağıda yazarsınız, böylece bir hafta içinde aşağıdaki görevleri çözebilirsiniz:

• zamanınızın nerede harcandığını belirleyin;
• kronofajları, yani "zaman yiyenleri" tanımlamak;
• “verimlilik duygusu” ve “zaman duygusu” geliştirin.

9. Formül 10-3-2-1-0

Bu tekniği kullanmak için sağlıklı bir çalışma ve kişisel zaman programını anlatan formülü hatırlamanız ve günlük plan oluştururken ona bağlı kalmanız gerekir.

Yatmadan 10 saat önce: Kafein yok.

Yatmadan 3 saat önce: yiyecek veya alkol yok.

Yatmadan 2 saat önce: iş yok.

Yatmadan 1 saat önce: elektronik alet yok.

0 kez: Bu, alarm saatindeki erteleme düğmesine kaç kez basabileceğinizdir.

10. Gantt şeması

Gantt şeması güvenilir teknoloji görevlerin ve zamanın görsel gösterimi. Programın bir ölçeğinde görevler belirtilir, diğerinde ise bunların tamamlanma süresi gösterilir. MS Project, Excel'de derlenebilen grafikleri sevenler için idealdir.

İş ve dinlenme organizasyonu

11. Pomodoro tekniği

Nasıl yapılır: Zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarlayın, zamanlayıcı çalana kadar dikkatiniz dağılmadan konsantre olarak çalışın, ardından 5 dakika ara verin. 4 tekrardan sonra uzun bir ara veriyoruz - 20-25 dakika. Bu şekilde sürekli olarak iş ve dinlenme arasında geçiş yapar, aktivitelerinizi değiştirir ve fazla çalışmaktan kaçınırsınız.

12. Kurbağa yiyin

Bir kurbağa en tatsız şeydir. İlk önce bununla ilgilenmek en iyisidir. Tamamladıktan sonra, görevin kendisi daha az korkutucu ve iğrenç görünecek ve diğer görevler tamamen kolay görünecek.

13. Salam yöntemi

Bir parça sosis fark edilmeden nasıl yenir? Küçük parçaların kesilmesi. Tüm karmaşık, çok bileşenli görevlerde de aynısını yapmanız gerekir: bunları küçük parçalara bölün ve her gün bir tanesini tamamlayın.

14. Delegasyon

Yöneticiyseniz, çok zaman alan ve önemli olmayan görevleri devredin ve stratejik açıdan daha önemli görevlere odaklanın.

15. İşleri aşamalı tutun

İşleri sırayla yapmaya çalışın, önce bir şeyi bitirin ve ancak ondan sonra diğerine başlayın. Bir görevden diğerine geçerken tamamen sürece konsantre olmanın yaklaşık 10-15 dakika sürdüğünü size daha önce söylemiştik. Sürekli olarak görevden göreve atlayarak, çok çalışma yanılsaması yaratsa da zaman kaybedersiniz.

16. En az 10 dakika

Bu teknik iş meseleleriyle değil, kişisel gelişim ve kişisel gelişimle ilgilidir. Örneğin, uzun zamandır bir yabancı dili öğrenmek veya hatırlamak istiyorsanız, günde en az 10 dakikanızı ona ayırmaya çalışın. Aynı şey spor, kitap vb. için de geçerli.

17. "Bulunan Zaman"

Tekniğin özü: Yeterli zamanınızın olmadığı 15-20 küçük görevden oluşan bir listeyi önceden belirleyin ve uygun bir "pencereniz" olduğunda bunları yapmaya hazır olun. Sürekli listeye ekleyin.

18. Bir şeyi yapmaya başlamanın en iyi yolu çalışmaktır.

Verimliliğin sıfır olduğu, işin zor olduğu günler vardır. Bu durumda, hız aşırtma yapmak için küçük görevlerle çalışmaya başlamak daha iyidir: posta, çağrılar, tamamlanması 20 dakikadan fazla sürmeyecek görevler.

19. Sabah önemli randevular alın

20. Çalışma sürenizi bloklara bölün

İş süreçlerinizi bloklara bölün: çağrılar ve postalar, toplantılar, bir proje üzerinde çalışma vb. Bu, gün boyunca odaklanmış çalışma için zaman yaratmanıza yardımcı olacaktır.

21. Her şey için son tarihler belirleyin

En küçük görevin bile bir son tarihi olmalıdır, aksi takdirde "sonraki" görev akışı sonsuza kadar uzayacaktır.

22. İşe dalma

Öncelikli görevlerinizi tamamlamak için bir veya iki gün ayırın, çağrı ve toplantı gibi dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın.

23. "Hayır" deyin

“Hayır” güçlü bir kelimedir. Yeni bir taahhüte hayır dediğinizde, halihazırda yapmış olduğunuz taahhütlere saygı göstermiş olursunuz ve bunları başarılı bir şekilde yerine getirme fırsatını kendinize vermiş olursunuz. Onay verirken bir şeyi reddetmeniz veya iptal etmeniz gerektiğini unutmayın.

24. “Acil zorbalığa” karşı savaşın

“Acil olanın zulmü”, hemen tamamlanması gereken küçük, önemsiz görevleri ifade eder. Bu büyük bir sorun yaratır çünkü acil eylemin genellikle çok az etkisi olur. "Acil olanın zulmüne" yenik düştükten sonra ondan kurtulmak ve dolayısıyla daha önemli bir şeye zaman ayırmak zor olacaktır.

25. Ofisten ayrılmadan önce yarına hazırlanın.

İş gününüzü bitirmenin harika bir yolu bir sonrakine hazırlanmaktır. Günü özetleyin, ertesi gün için plan yapın, masanızı düzene koyun.

Yöneticiler için zaman yönetimi

Bir hata bulursanız lütfen metnin bir kısmını vurgulayın ve tıklayın. Ctrl+Enter.

Dikkatinize sunulan makale, zaman yönetiminin temellerine, görevleri birincil ve ikincil olarak ayırma yöntemlerine, çalışma süresini düzenleme ilkelerine vb. değinmeyecektir. Bu konuda zaten yeterince şey yazıldı ve en iyi tavsiye Size zaman yönetimi üzerine özel kitaplar (özellikle bu sitede sunulanlar) okumaktan daha iyi bir şey veremem. Bu makalenin amacı, benim de kullandığım çok özel bir zaman kaydetme ve düzenleme sistemi hakkında bilgi edinmektir.

Zamanın kaydedilmesi ve düzenlenmesi için önerilen sistem 2004 yılında geliştirildi. Günlük Şubat 2004'te başladı ve bu uygulama bugüne kadar devam ediyor. Yavaş yavaş, sistem bazı değişikliklere uğradı, düzeltildi ve mevcut görevlere uyarlandı. Bugün nihayet onu mahkemeye çıkarma riskine girebileceğim kadar incelik ve güç kazandı. Önerilen sistemin işlerine düzen getirmek isteyenler için faydalı olacağını umuyorum. Kendi hayatı. En azından deneyimlerim öyle umut etmemi sağlıyor.

Günlük normal bir Excel dosyasında tutulur. Bu programın yetenekleri yalnızca gününüzü rahatça planlamanıza değil, aynı zamanda görevleri sıralamanıza, bir arşiv tutmanıza ve harcanan zamanı izlemenize de olanak tanır.

ZAMAN MUHASEBESİ

Bir Excel sayfasını belirli bir şekilde çizerek gün içindeki zamanı kolayca ve rahatlıkla hesaba katabilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki diyagramı kullanın:

Şekilde her saat (üst satır saatleri göstermektedir) 4 sütuna bölünmüştür yani zaman kaydının doğruluğu 15 dakikadır. Daha fazla doğruluk, muhasebeyi zahmetli hale getirirken, daha az doğruluk, muhasebe sırasında çok büyük kayıplara neden olur.

En soldaki sütun tipik zaman harcama grafiklerini yansıtır (chtn - okuma, rbt - iş, doc - belgelerin bakımı, günlük yaşam - günlük sorunları çözme, lchn - kişisel zaman, rzvl - eğlence, dv - hareket, nchg - hiçbir şey, zaman kaybı) .

Gün içerisinde geçen zaman aralıkları doldurulur. Hesaplamaları kolaylaştırmak için yer tutucu olarak “1” rakamı kullanılmıştır. Daha sonra uygun sütunlara girilen Excel formüllerini kullanarak (formüller makalenin ekindeki örnek dosyada yazılmıştır), belirli bir aktivite türü için harcanan süreyi otomatik olarak hesaplayacaktır.

Günün sonunda zaman çizelgesi şöyle görünür:

Bu şema, istenirse, tüm günü geri yüklemenize olanak tanır (uyuyakalmak, çabuk hazırlanmak, işe gitmek, çalışmak, bir meslektaşınızla sohbet etmek, çalışmak, öğle yemeği yemek, çalışmak, bir toplantıya gitmek, geç bir ortağı beklemek, toplantıya katılmak, bir iş toplantısı, ofise dönüş, patrona rapor verme, eve gitme, akşam yemeği yeme, kitap okuma, film izleme, yatmaya hazırlanma, yatmadan önce kitap okuma, günün özetini yapma, uykuya dalma).

Ancak pratikte buna nadiren ihtiyaç duyulur, bu nedenle çoğu gün, harcanan zamanın kısa özetleriyle bırakılır. Şuna benziyorlar:

Bu tür özetler, belirli bir faaliyet türüne ne kadar zaman harcandığını ayık bir şekilde değerlendirmenize ve ayrıca haftanın veya ayın sonuçlarına göre bir ortalama elde etmenize olanak tanır. Ayrıca, istenirse, bir veya başka bir faaliyet türüne daha fazla veya daha az zaman ayırmanın gerekliliği hakkında sonuçlar çıkarabilirsiniz.

PLANLAMA

Düzenli bir günlük görev sayfasıyla başlayalım. Benim versiyonumda şöyle görünüyor (bugünkü SEG sekmesi):
Gördüğünüz gibi sayfada 4 çalışma sütunu kullanılıyor: St – durum; Вр – zaman; Cuma – öncelik; ve günü ve görev açıklamasını gösteren bir sütun.

Aşağıda “Durum” sütunu hakkında ayrıntılı bir tartışma yer alacaktır. Sanırım “Zaman” sütunu hiçbir açıklama gerektirmiyor. Şimdi “Öncelik” sütununa odaklanacağız. Aşağıdaki işaretleri kullanır:

! – haftanın ana görevi

!! – mevcut günde tamamlanacak haftalık görevin bir kısmı; veya hafta için ikincil bir görev

30 – belirli bir güne ait öncelikli görevler (zamanı belirlenen veya belirlenmeye tabi olan görevler)

40 – öncelikli günlük görevler

50 – daha az önemli günlük görevler

60 – günün sonuçlarını belirleyecek görevler

70 – günü özetlemek

80 – haftanın sonuçlarını belirlemek için görevler

90 – haftayı özetlemek

Bu sınıflandırmayı bilerek hem günlük görev dağılımı yapmak hem de haftalık planlama yapmak oldukça kolaydır. Dosyamdaki haftalık plan şuna benziyor:

Gerçek haftalık plan sayfanın alt kısmında görülebilir. Birinci ve ikinciyi gösteren sütunun hemen altında Son günler haftalar, haftanın görevleri yazılır. Bunu, altına o güne ait belirli görevlerin yazıldığı, her bir günün tanımları takip eder.

Sayfanın üst kısmındaki sütunlar, günlük bir plan hazırlanırken ilgili sayfaya kolayca kopyalanan günlük ve haftalık görevlerdir.

Aylık plan aşağıdaki şema kullanılarak hazırlanır:

VERİMLİLİK İŞARETİ

Şimdi "Durum" sütununun analizine dönelim. Günlerinizin etkinliğini değerlendirmenizi sağlayan bu sütundur. “Durum” sütunu amaçlanan görevin tamamlanıp tamamlanmadığını gösterir. Durumu belirtmek için kullanılan 3 olası işaret vardır:

V-tamamlandı

B – kısmen yerine getirildi veya nesnel nedenlerden dolayı yerine getirilmedi

N – tamamlanmadı

Gün boyunca görevler tamamlandıkça sayfa aşağıdaki formu alır:

"Sıralama" işlevini (menü öğesi - Veri) kullanarak görevleri otomatik olarak sıralayabilirsiniz:

Bu sıralama (Durum => Öncelik => Zaman) ile tamamlanan tüm görevler listenin başında yer alacaktır. Artık onlara dikkat edemezsiniz, kalan görevlere odaklanabilirsiniz.
Günün sonunda tüm sütunlar doldurulduğunda önerilen sistem, zaman kullanımının etkinliğini tarafsız ve objektif bir şekilde değerlendirmenize olanak tanır.

Günün sonundaki görev sayfası şöyle görünür:

Sıralama sonrasında farklı renkler kullanmak günün etkinliğini net bir şekilde ortaya koymanızı sağlar.
Verilen örnekte gün içindeki 13 görevden 9'u tamamlandı, 3'ü tamamlanamadı, 1'i ise objektif nedenlerden dolayı tamamlanamadı. “B” puanlarının 0,5/0,5 sayıldığı dikkate alındığında günün sonuçları şöyle görünüyor: toplam – 13; artı – 9,5; eksi – 3,5. Toplam "artı" görev sayısının üçte ikisinden fazlası varsa günü başarılı sayıyorum; yarı başarılı - toplamın yarısından üçte ikisine kadar; başarısız - "eksi" görevlerin yarısından fazlası varsa. Kendinizden taleplerinize bağlı olarak başka oranlar da mümkündür.

Haftanın etkinliğini değerlendirmek için de benzer bir sistem kullanılıyor. Arşivde geçen hafta şöyle görünüyor:

Ayların ve yılların performansını değerlendirmek için de benzer bir sistem kullanılıyor. Ay:

Aynı şekilde bir yılın, on yılın vb. sonuçlarını özetlemek, hatta tüm hayatınızın sonuçlarını özetlemek mümkün :)

Ayrıca kendi telefon rehberinizi görev ve zaman çizelgelerini içeren tek bir dosyada saklayabilirsiniz.
Bir cep bilgisayarınız varsa, önerilen sistemi kullanmak özellikle uygundur. Bu durumda görev ve zaman çizelgelerinin bulunduğu dosya her zaman yanınızda olacak ve gün ilerledikçe dosyada değişiklik yapabilirsiniz.

Görev ve zaman çizelgelerini bir yazıcıda kolayca yazdırabilirsiniz. Gün ilerledikçe ortaya çıkan görevleri yerine getirebilmeniz için belirli sayıda kutuyu boş bırakmanızı öneririm.
Yukarıda özetlenen sistemin, hayatımı düzenlememe yardımcı olduğu kadar sizin için de faydalı olacağını umuyorum. İyi şanlar!

Alexey Fedorov, Aralık 2004 İletişim: [e-posta korumalı]. Düzenleme – Gleb Arkhangelsky,
Makale site için özel olarak yazılmıştır. Web sitesindeki belge adresi:
Bu bildirim de dahil olmak üzere metnin bütünlüğü ve çalışan köprüler korunarak, yazarın ek onayı olmaksızın ücretsiz çevrimiçi yayınlarda yayınlanmasına izin verilir. Ücretli çevrimiçi yayınlarda ve basılı medyada yayınlanmak, yazarın onayını gerektirir.

Hiç şüphesiz evden çalışmanın avantajları var.Örneğin işe gidip gelmenize gerek yok. Değerli şirket zamanlarını su soğutucusunun etrafında dedikodu yaparak harcamazlar. Ve yalnızca gerçekten çalıştıkları saatler için ödeme yaparsınız. Ve araştırmaların gösterdiği gibi: ofis çalışanlarından daha. Ancak başarılı bir iş yürütmek için bazı zaman yönetimi programlarına ihtiyacınız olabilir.

Sonuçta, uzaktan çalışanları işe almanın tüm avantajlarına rağmen, sizinle aynı bölgede yaşamıyorlarsa, çalışma sürelerini etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak zor olabilir.

Yani uzaktan çalışanların işe gidip gelmek için zaman harcaması gerekmiyor, ancak aynı zamanda işlerini verimli bir şekilde yaptıklarından emin olmak istiyorsunuz ve bunu yapmak için doğru yönetim araçlarına ihtiyacınız var. İşte en iyilerizaman yönetimi programları 2018:

Zaman yönetimi programları

Zaman yönetimi sanatının birkaç önemli yönü vardır ve bu makalede bunların hepsini ele almak istiyoruz. Ancak en bariz olan zaman takibiyle başlayalım.

1. Zaman Doktoru

Uzak çalışanların çalışma saatlerini takip etmek için bir programa ihtiyacınız varsa, o zaman Zaman Doktoru tam da ihtiyacın olan şey.

Time Doctor ile uzaktaki çalışanlarınızın Time Doctor'u nasıl kullandığına dair detaylı raporlar alabilirsiniz. çalışma zamanı ve çalışmalarının ne kadar verimli olduğunu. Bu program, hem genel olarak çalışanların çalışma süresini hem de belirli bir projede, görevleri tamamlarken veya müşterilerle çalışırken harcanan zamanı dikkate alır.

Ayrıca bu personel yönetim sistemi şunları içerir:İnternet aktivite takibi, ziyaret edilen sitelerin takibi, GPS takibi ve çok daha fazlası.

Time Doctor'da bulunması gereken her şey varzaman yönetimi programları.

2. Yol Haritası

10. Asana

Asana - proje yönetimi için ideolojik olarak basit bir uygulama. Asana'nın en iyi özelliklerinden biri de bir listeye veya takvime görev ekleyebilmenizdir. Bu sayede ne zaman ve ne yapmanız gerektiğini takvimde görebilirsiniz. Bir görev üzerinde çalışmayı bitirdiğinizde, üzerine tıklayıp tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz.

Asana ayrıca görevleri "tamamlanmış", "tamamlanmamış", "bitiş tarihi" olarak kategorilere ayırmanıza da olanak tanır. belirli tarih" ve "projelere göre". Bu, yöneticiye mevcut ilerlemeyi görme ve uzaktan çalışana, halihazırda yapılmış olan ve hala yapılması gerekenleri hızlı bir şekilde çözme fırsatı verir.

Bu uygulama aynı zamanda ödevin teslim tarihinden önce bir e-posta bildirimi gönderir.

11. Şamandıra

Float, küçük ekipler için daha uygun bir proje yönetimi yazılımıdır.

Float, programın filtreleri ve arama işlevleri sayesinde ekibin mevcut iş yükünü görsel olarak görüntülemenize, görevleri kolayca yönetmenize, hızlı bir şekilde güncelleme yapmanıza ve ihtiyacınız olan çalışanı bulmanıza yardımcı olan kullanışlı bir "tıkla ve bırak" zamanlayıcıya sahiptir.

Float'ta ayrıca görevleri çalışanlar arasında dağıtabilir, bunları aşamalara ayırabilir, projeleri gruplandırabilir ve görevlere kendi açıklamalarınızı ekleyebilirsiniz.

Float, ekibinizi yönetmenize yardımcı olur ve hedeflerinize ulaştığınızdan emin olabilmeniz için özel raporlar oluşturmanıza olanak tanır.

Verimlilik uygulamaları

Muhtemelen şu ifadeyi duymuşsunuzdur: "başkalarından daha kötü olmamak." Ve bu genellikle sosyal statüye atıfta bulunsa da, uzaktan çalışanların durumu için de aynı şey söylenebilir. Başka bir deyişle, bir üretkenlik uygulamasında kimin ne yaptığını ve "yarışa" kimin liderlik ettiğini görmek harika.

12.Bunu Yaptım

Bunu Yaptım - üretkenliği artırmak için oldukça ilginç bir uygulama - aslında "doldurulmuş" bir yapılacaklar listesidir. IDoneThis ile uzaktaki çalışanların tamamlaması ve kırmızı X'lerin (tamamlanmamış görevler) yeşile (tamamlanmış görevler) dönüşmesini izlemesi için yapılacaklar listeleri oluşturabilirsiniz.

IDoneThis, işin ilerleyişini takip etmenin ve çalışanların ne durumda olduğunu kontrol etmenin kullanışlı bir yoludur. Bazen en iyisi zaman yönetimi Bu sağlıklı ve dostane bir rekabettir.

13.Todoist

Todoist yapılacaklar listesi oluşturmak için mükemmel ve kavramsal olarak basit bir uygulamadır. Hayır, aslında kişisel meselelerinizi oraya ekleyebilirsiniz. Alışveriş listesi, izlemek istediğiniz filmler, gezi planlama gibi. Ancak uygulama tamamen yeniden yapılandırılabilir ve yalnızca iş görevleri için kullanılabilir.

Todoist hesabında görevler ekleyebilir, bunları etiketleyebilir, son tarihler atayabilir ve görevleri filtrelere göre sıralayabilirsin: sana atanan, diğer çalışanlara atanan ve önceliklendirilen. Ayrıca bugünün görevlerini ve önümüzdeki yedi gün içinde tamamlanması gerekenleri de göreceksiniz.

Temel Todoist özellikleri ücretsiz olarak mevcuttur, ancak büyük bir ekibi yönetiyorsanız tüm özelliklerden yararlanmak için ücretli premium plana yükseltmeye değer.

Dosya paylaşımı

Bulut depolamanın en iyilerini vurgulayan bir makaleye bulut depolamayı dahil etmemiz garip görünebilir.zaman yönetimi programları, ancak burada doğrudan bir bağlantı var. Uzaktaki çalışanlarınızın bir dosya paylaşım uygulaması olmasaydı ne kadar zaman boşa giderdi, bir düşünün? Ve Allah korusun, tüm dosyalar size e-postayla mı gönderilecek?

Bahsedilen uygulamaların çoğu bir dosya paylaşım seçeneği içerir, ancak bir yedeklemeye ihtiyacınız olabilir veya Dropbox veya Google Drive gibi daha güvenilir hizmetleri kullanmak isteyebilirsiniz.

14.Dropbox

Dropbox Dosyaları paylaşmak için kullanabileceğiniz mükemmel bir bulut depolama alanıdır. Hizmet sezgiseldir ve uzaktaki çalışanların çoğu bu hizmetin nasıl çalıştığını zaten biliyor.

Paranızın karşılığını en iyi şekilde almak için güvenli veri erişimi, senkronizasyon ve işbirliği özelliklerine sahip bir Dropbox Business hesabı kullanın.

15.Google Drive

Uzaktan çalışanlardan oluşan küçük bir ekibi yönetiyorsanız Google Drive harika bir seçimdir. Google Drive'ı kullanarak dosyaları paylaşabilir, düzenleyebilir, ortak çalışabilir, metin dokümanlarına yorum ekleyebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Ek olarak, ek bir güvenlik ve kontrol önlemi olarak, belirli belgelere kimlerin erişebileceğini seçme olanağına da sahipsiniz.

Bir etkinliğin hazırlanma süreci onlarca görev, çağrı, gezi ve toplantıdan oluşur. Her şeyi yönetmek için zamanı kontrol etmeniz ve onu doğru bir şekilde dağıtmanız, öncelikli görevleri vurgulayabilmeniz ve daha az önemli şeylerin dikkatinizi dağıtmaması gerekir. Bu, yalnızca temel zaman yönetimi teknikleri bilgisi ile değil, aynı zamanda etkili zaman kontrolü ve planlaması için oluşturulan özel programlarla da yardımcı olacaktır. .|

Günlük görevlerin uygulanmasını daha iyi organize edebileceğiniz ve izleyebileceğiniz 10 kullanışlı program seçeneği sunuyoruz.

1. ZAMAN Planlayıcı

10. Günlük gündem

Günlük ajanda, iOS cihazlara yönelik, App Store'da 1,99 ABD doları karşılığında edinilebilen bir uygulamadır. Program, farklı takvimlerdeki ve diğer benzer programlardaki toplantıları, etkinlikleri ve etkinlikleri tek bir listede toplamak için tasarlanmıştır. Geliştiricilere göre, bu tür bir senkronizasyon, notları incelerken dikkatinizin dağılmamasına ve günlük olaylar döngüsünde önemli bir olayı kazara kaçırma olasılığı konusunda endişelenmenize yardımcı olmayacak.

“Zamana dikkat edin; o, hayatın yapıldığı kumaştır.”

S. Richardson

Çocukluğumuzdan beri bize disiplin öğretiliyor ve öyle ya da böyle, yaşamımız boyunca belirli kısıtlamalara uymak zorunda kalıyoruz. Günlük rutine göre yemek ve uyku, programa göre dersler, ayrılan zamanda çalışma ve dinlenme. Başkalarının oyun kurallarına kolayca uyuyoruz, esasen bir başkasının amacına ulaşmasına yardımcı oluyoruz. Ancak öz disiplin söz konusu olduğunda çoğu kişi, sabahları fazladan 10 dakika uyuma alışkanlığı gibi küçük zayıflıklardan bile vazgeçmeye hazır değil.

Yetenek Belirli hedeflere ulaşmak için kendinizi sınırlandırın- pek çok insanın sahip olmadığı çok değerli bir beceri. Ancak sonuçta yalnızca onlar başarılı olur. Ünlü politikacılar, işadamları ve aktörler, şöhrete giden yolu yalnızca hedefleri adına günlük çalışmalar yaparak kat ettiler. Yetenek, yetenek, hatta deha başarının yalnızca yüzde biri, geri kalan doksan dokuzu ise sıkı çalışmadır.

Zaman yönetimi, hırslı herhangi bir kişi için kişisel etkililik sisteminin ana bileşenidir. Hedefin ne olduğu önemli değil: kilo vermek, diploma almak, kendi işini kurmak... bunların hiçbiri öz organizasyon becerileri olmadan mümkün değildir. Zaman yönetimi, kendi zamanınızı belirleyebileceğiniz pratik bir eylem kılavuzudur. yaşam öncelikleri, başarı vizyonunuzu yaratın. Etkili motivasyonlar geliştirmek, yalnızca zamandan tasarruf etmenize değil, aynı zamanda birey olarak gelişmenize de olanak tanır. Öz disiplin, kişinin kendi çıkarları doğrultusunda kendisi için belirlediği katı kurallara göre yaşamaktır. İşin garibi, bu kadar katı sınırlar bireyi sınırlamaz. Aykırı, gerçek özgürlüğe giden tek yol budur.

Zaman yönetimi kişisel gelişim için en iyi araçtır. Planlama her şeyden önce dış olaylar, çevre, zaman ve mekan üzerinde kontrolü öğretir. Kendi üzerinde çalışmanın bir sonucu olarak elde edilen öz kontrol becerileri, kişinin liderlik yapmasına olanak tanır. kendi duygularınla anlık arzular, Kötü alışkanlıklar. Ve özdenetim güçlü, iradeli bir doğanın işaretidir. Konsantrasyon becerilerini geliştirmek, daha az çaba harcayarak iş yerinde daha iyi sonuçlar elde etmenizi sağlar. Böylece entelektüel ve ruhsal gelişim için zaman serbest bırakılır. Ama insan yaşamının anlamı bu değil mi?

Öz disiplin becerileri kısa sürede kazanılmaz. Üstelik bunları ancak sürekli irade eğitimi yoluyla kendi içinizde geliştirebilirsiniz. Aynı durum zaman yönetimi sistemi için de geçerlidir. Hayatta başarıya ulaşmak isteyen herkesin zamana dikkatli davranması gerekir.

En popüler 7 zaman yönetimi tekniği

"Bir çam ağacını kesmek için 9 saatim olsaydı, 6 saatimi baltayı bilemek için harcardım."

İbrahim Lincoln

Zamanı etkili kullanmanın birçok tekniği vardır. Hiçbir zaman yönetimi sisteminin onsuz yapamayacağı en popüler teknikleri dikkatinize sunuyoruz.

Eisenhower Matrisi

Teknik, adını, karşılaştığı tüm görevleri aciliyet ve önemlerine göre 4 kategoriye ayıran ABD Başkanı D. Eisenhower'ın onuruna aldı.

Buna dayanarak, vakalar en basit matrisin hücrelerine şu şekilde yerleştirildi:

• Kategori A - derhal çözülmesi gereken acil ve önemli;
• Kategori B - kararları bir süre ertelenebilir, ancak geciktirmenin bir anlamı yoktur;
• Kategori B - yürütülmesi üçüncü taraflara devredilebilecek görevler;
• Kategori D - harcanan zamana ve çabaya değmediği için hemen çöp kutusuna atılması daha iyi olan şeyler.

Uzmanlara göre çoğu insanın yaptığı hata, yanlış önceliklendirmedir. Son iki kategorideki görevlerin yerine getirilmesi çok daha kolay olduğundan bu görevleri üstlenmeye daha isteklidirler. Hızlı sonuçlar, kişisel etkililiğin yanlış değerlendirilmesine katkıda bulunur. Aslında öyle görünüyor ki, o kişi önemsiz faaliyetlere çaba harcıyor, gerçekten önemli olanı geride bırakmak.

Zaman İşleyişi Tekniği

Çalışan zaman takibi, iş disiplinini geliştirmek için onlarca yıldır kullanılmaktadır. Otomasyon ve muhasebe programları, zamanında varış ve ayrılışı ve çalışanın çalışma gününün uzunluğunu kaydeder. Ancak modern teknolojiler daha da ileri gidelim. Bugün sadece bir kişinin işyerinde bulunup bulunmadığını öğrenemez, aynı zamanda ne yaptığını da kontrol edebilirsiniz.

Bugüne kadar buna benzer yüzlerce kontrol sistemi geliştirildi. Programlar otomatik olarak kaydedilebilir: hastalık izinleri, iş gezileri, tatiller, izinler, esnek çalışma. Sistem, öğle tatilinin süresini, zamanından önce ayrılma veya gecikmeyi ve devamsızlığı dikkate alır.

Tüm mükemmelliklerine rağmen zaman izleme modülleri yalnızca yüzeysel zaman işleyişi sağlarken, Maxapt QuickEye gibi casus yazılımlar bilgisayar etkinliğini izlemeye yardımcı olur. Yönetici, onların yardımıyla, muhasebe departmanından Maria Ivanovna'nın bir rapor üzerinde çalışmakla meşgul olmadığını, Odnoklassniki web sitesi üzerinden iletişim kurduğunu hemen anlayacaktır. Elbette bu tür programların yardımıyla bile sigara molalarını, çay partilerini, samimi sohbetleri ve diğer "çöp zamanları" hesaba katarak dakika dakika zaman işleyişi oluşturmak mümkün olmayacaktır, ancak çoğu zaman buna gerek yoktur. .

Pareto yöntemi

Vilfredo Pareto Yasası şunu belirtir: "Gereken çabanın %20'si sonuçların %80'ini üretirken geri kalan %80, sonuçların yalnızca %20'sini üretir." Farklı yorumlanabilir: "Çalışanların %20'si şirkete karın %80'ini getiriyor." Basitçe söylemek gerekirse ekibin yalnızca 1/5'i etkili bir şekilde çalışıyor. Çalışanların büyük çoğunluğunun verimliliği çok düşüktür. Çalışmaları sadece güçlü bir faaliyetin taklididir. Bu enerjiyi doğru yöne yönlendirirseniz, genel üretkenlikönemli ölçüde artacaktır.

Pareto yöntemi, ana görevlerin %20'sini tüm kütleden ayırıp onlara odaklanmaktır. Neyin önemli, neyin ikincil olduğuna ilişkin karar her durumda bireysel olacaktır. Çoğunlukla Pareto yöntemiyle birlikte kullanılan Eisenhower matrisi veya ABC analiz yöntemi, işleri kategorilere ayırmanıza olanak tanır. ABC analizi en basit yolİşleri o andaki önemlerine göre sıralayın.

ABC - analiz

Bu yöntem, vakaları sıralamanın en verimli ve görsel yolu olarak kabul edilir. Gereksiz olan her şeyi ayıklamanıza ve ana hedeflerinize ulaşmaya odaklanmanıza olanak tanır. Bu yönteme göre tüm durumlar kategorilere ayrılır:

• A Grubu en yüksek önceliğe sahiptir, bunlar önemli ve acil konulardır. Bu tür sorunların mümkün olan en kısa sürede çözülmesi gerekiyor. Bu görevlerin nihai hedefe ulaşmaya katkısı %65'tir, ancak bunların tamamlanması yalnızca %15 zaman alacaktır. Yani tüm işlerin yarısından fazlası minimum sürede tamamlanacaktır.
• B grubu acil olmayan ancak icra için gerekli olan konuları içermektedir. Bu tür sorunların çözümü üçüncü kişilere devredilebilir. Tamamlanma sürelerinin kontrol edilmesi önemlidir çünkü B grubu vakaları, son teslim tarihlerinin kaçırılması durumunda A kategorisine geçme eğilimindedir.
• Grup C - genellikle "ofis rutini" olarak adlandırılan görevler. Personelin ve yöneticinin çalışma süresinin aslan payı onlara harcanıyor. Her ne kadar rapor hazırlamak, kırtasiye satın almak ve diğer rutin işler vasıfsız bir kişi tarafından kolaylıkla halledilebilir.

Çalışma süresinin bağımsız organizasyonu

Öz-yönetim belki de tüm zaman yönetimi taktikleri arasında en etkili olanıdır. Hem bireysel bir konuya hem de bir bütün olarak takıma uygulanabilir. Maddi ödüller ve cezalardan oluşan bir sistem, bir çalışanın verimli çalışmasını sağlamayı mümkün kılar. Basit bir ifadeyle, para cezaları veya ikramiyeler Bireyi kendisine verilen görevi tamamlaması için iyi bir şekilde teşvik ederler. Çalışanın kendisinin de iş sürecinin yetkili organizasyonuyla ilgilenmesi gerektiği unutulmamalıdır.

Öz yönetimin en önemli amacı, her bireyin iş, yaratıcılık ve kişisel yaşamdaki potansiyelinin maksimum düzeyde gerçekleştirilmesidir. Bu yöntemin kullanılması aşağıdaki avantajları sağlar:

• İş görevlerini tamamlamak için gereken zaman ve çaba azalır;
• Verimlilik artar;
• Stres, acil çalışma ve acele etme nedenleri ortadan kalkar;
• İşten manevi tatmin artar;
• Nitelikler artar ve kişisel gelişim için bir teşvik ortaya çıkar.

Öz-yönetim, tam bir zaman envanteri içeren çalışma tarzının analiziyle başlar. Güçlü yönlerinizi belirlemenizi sağlar ve zayıf taraflar emek sürecinin organizasyonu, onları doğru yönde ayarlayın. Her türlü faaliyetin envanteri şunları içerir:

1. Temel iş görevleri;
2. “Müdahale” veya zorunlu molalar, sözde “çöp zamanı”.

Zaman kaybetmenin nedenleri, düzensizlik, iş görevlerine karşı dikkatsiz tutum, öz disiplin eksikliği, her şeyi hızlı ve aceleyle yapma arzusu gibi kişisel faktörler olabilir. Ancak aşırı gayret ve tüm görevleri aynı anda üstlenme arzusu da nadiren olumlu sonuç verir.

Ünlü Amerikalı işletme koçu Dan Kennedy, telefon görüşmelerinin, programsız ziyaretçilerin ve uzun süren toplantıların bir yönetici için en kötü zaman kaybı olduğuna inanıyor. Mümkünse bunların ortadan kaldırılması veya en aza indirilmesi gerekir.

Pomodoro Yöntemi

Komik bir isme sahip bu taktik teknik, geçen yüzyılın 80'lerinde İtalyan Francesco Cirillo tarafından icat edildi. Geride kalan öğrencilerden biri olan genç adam, performansını artırmak için kendisi üzerinde çalışmaya karar verdi. Ayrıntılı bir bilgilendirme yaptıktan sonra, birçok küçük meselenin dikkatini dağıtması nedeniyle çalışmalarına konsantre olamadığını fark etti. Daha sonra Francesco mutfaktan domates şeklinde bir zamanlayıcı getirip önüne koydu ve dersin zamanını ölçtü.

Uygulamada 25 dakika boyunca konsantrasyonla bilim çalışabildiği keşfedildi. Bu süre zarfında öğrencinin dikkati kitaptan hiç kopmadı. Daha sonra karar verildi derslere ayrılan tüm zamanı bloklara ayırın. Yarım saatlik aralık, maksimum konsantrasyon süresini (25 dakika) ve sadece bu küçük şeylere ayrılan dinlenme süresini içeriyordu. Pomodoro yöntemi basitliği, erişilebilirliği ve etkinliği nedeniyle günümüzde yaygın olarak kullanılmaktadır.