روتينك اليومي هو مفتاح نجاحك. إدارة الوقت في برنامج Excel: نظام تخطيط وقت العمل تخطيط اليوم باستخدام إدارة الوقت

سيكون من الرائع أن يكون لديك دائمًا مجموعة عالمية من أدوات إدارة الوقت في متناول اليد. لقد قمنا بإعداد قائمة عالمية تضم 25 أسلوبًا لإدارة الوقت، مقسمة إلى فئات لتحديد الأولويات وتخطيط وتنظيم عملية العمل والراحة.

تحديد الأولويات

1. تحليل ABC

تعتمد هذه التقنية على التعبير عن العناصر الأكثر أهمية والأقل أهمية كنسبة مئوية. وتنقسم جميع المهام إلى ثلاث فئات حسب أهميتها:

أ. أهم الحالات والتي تشكل 15% من إجمالي الحالات ونسبة مساهمتها في تحقيق الأهداف 65%.

ب. المهام المهمة – 20% من إجمالي عددها، وأهميتها في تحقيق الهدف 20%.

ج- المهام الأقل أهمية تساوي 65% من إجمالي عددها، وأهميتها 15%.

لاستخدام تحليل ABC، يجب عليك القيام بما يلي:

• قم بعمل قائمة بجميع المهام المستقبلية؛
• تقسيمها حسب الأهمية وتحديد الأولوية؛
• تقييم المهام وفقًا لذلك في الفئات أ، ب، ج؛

2. مصفوفة أيزنهاور.

يتم تقسيم المهام إلى مجموعات حسب مدى إلحاحها وأهميتها:

أ- أمر عاجل وهام

ب- ليس عاجلاً، لكن الأمر أهم

ج- أمر عاجل ولكن ليس مهماً

د- غير عاجلة أو مهمة

اعتمادا على المجموعة التي تقع فيها المهمة، يعتمد ترتيب تنفيذها أو تفويضها.

3. طريقة باريتو

طريقة باريتو هي توزيع المهام وفقا لمبدأ 80/20: يمكن حل 80٪ من المشكلات في 20٪ من الوقت المستغرق؛ أما الـ 20% المتبقية من المهام فتستهلك 80% من الوقت الذي تقضيه.

تخطيط

4. قائمة بكل الأشياء التي يجب القيام بها

إن تدوين كل شيء على الإطلاق سيساعد عند التخطيط لحجم العمل لهذا اليوم أو الأسبوع أو الشهر. ويمكنك أيضًا أن ترى بوضوح عبء العمل الخاص بك ونسبة المهم وغير المهم مهام مهمة. علاوة على ذلك، إذا كانت هذه القائمة في متناول اليد دائمًا، فإن السؤال "ماذا تفعل؟" سيتم حلها على الفور.

5. حساب الإيقاعات البيولوجية

عند التخطيط لمهامك، يجب أن تأخذ في الاعتبار ليس فقط ما إذا كنت شخصًا صباحيًا أم مسائيًا، ولكن أيضًا ذروة إنتاجيتك. ويمكن تحديد ذلك من خلال مراقبة أدائك طوال اليوم. سيكون من الجيد أيضًا تحديد وقت مناسب لتناول طعام الغداء. الراحة وتطوير الذات.

6. احتفظ بالمذكرات

قم بتنظيم المهام المسجلة مسبقًا في النظام: إدخال في مذكرات، أو جدول Excel، أو تطبيق على هاتفك، وما إلى ذلك. الشيء الرئيسي هو أن تكون لديك فكرة عن مقدار العمل لهذا اليوم ولا تنس حتى أصغر المهام.

7. الأدوات الصحيحة

جميع أنواع التطبيقات هي سلاحنا في مكافحة المماطلة وفخاخ الوقت، لذلك من الأفضل تحديث ترسانتك. اقرأ البرامج والتطبيقات الأكثر ملاءمة وثباتًا لإنشاء القوائم والعمل الجماعي.

8. تقنية "ضبط الوقت".

تقنية "ضبط الوقت" هي تسجيل الوقت لأي مهمة، حتى تلك البدائية مثل تمارين الصباح أو الغداء. تقوم بتدوين كل مهمة تقضي وقتًا فيها، بحيث تتمكن خلال أسبوع من حل المهام التالية:

• تحديد أين تقضي وقتك؛
• تحديد الكرونوفاج، أي "أكلة الوقت"؛
• تنمية "الشعور بالكفاءة" و"الإحساس بالوقت".

9. الصيغة 10-3-2-1-0

لاستخدام هذه التقنية، عليك أن تتذكر الصيغة التي تصف العمل الصحي والجدول الزمني الشخصي وأن تلتزم بها عند إنشاء خطة يومية.

10 ساعات قبل النوم: بدون كافيين.

قبل 3 ساعات من موعد النوم: ممنوع تناول الطعام أو الكحول.

قبل ساعتين من النوم: لا عمل.

قبل النوم بساعة: ممنوع استخدام الأجهزة الإلكترونية.

0 مرات: هذا هو عدد المرات التي يمكنك فيها الضغط على زر الغفوة في المنبه.

10. مخطط جانت

مخطط جانت هو تكنولوجيا موثوقةالعرض المرئي للمهام والوقت. على مقياس واحد من الجدول، تتم الإشارة إلى المهام، وعلى الآخر - الوقت المناسب لإنجازها. مثالي لمحبي الرسوم البيانية التي يمكن تجميعها في MS Project وExcel.

تنظيم العمل والراحة

11. تقنية البومودورو

كيفية القيام بذلك: اضبط مؤقتًا لمدة 25 دقيقة، واعمل بتركيز، دون تشتيت انتباهك حتى يرن المؤقت، ثم خذ استراحة لمدة 5 دقائق. بعد 4 تكرارات، نأخذ استراحة طويلة - 20-25 دقيقة. بهذه الطريقة يمكنك التبديل باستمرار بين العمل والراحة وتغيير الأنشطة وتجنب الإرهاق.

12. أكل الضفدع

الضفدع هو الشيء الأكثر إزعاجًا. من الأفضل التعامل معها أولاً. وبعد الانتهاء منها، ستبدو المهمة نفسها أقل رعبًا وإشمئزازًا، وستبدو المهام الأخرى سهلة تمامًا.

13. طريقة السلامي

كيف تأكل قطعة من النقانق دون أن يلاحظك أحد؟ قطع قطع صغيرة. عليك أن تفعل الشيء نفسه مع جميع المهام المعقدة والمتعددة المكونات: قم بتقسيمها إلى أجزاء صغيرة وإكمال جزء منها كل يوم.

14. التفويض

إذا كنت مديرًا، فقم بتفويض تلك المهام التي تستغرق الكثير من الوقت وغير مهمة، وركز على المهام الأكثر أهمية من الناحية الإستراتيجية.

15. اجعل الأمور على مراحل

احرص على القيام بالأشياء بشكل تسلسلي، قم بإنهاء شيء واحد أولاً، وبعد ذلك فقط ابدأ بشيء آخر. لقد أخبرناك بالفعل أنه عند التبديل من مهمة إلى أخرى، يستغرق التركيز بشكل كامل على العملية حوالي 10-15 دقيقة. إن القفز المستمر من مهمة إلى أخرى يؤدي إلى إضاعة الوقت، على الرغم من أن ذلك يخلق الوهم بالعمل الجاد.

16. 10 دقائق على الأقل

ولا تتعلق هذه التقنية بأمور العمل، بل تتعلق بالنمو الشخصي وتطوير الذات. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب منذ فترة طويلة في تعلم لغة أجنبية أو تذكرها، فحاول تخصيص 10 دقائق على الأقل يوميًا لها. وينطبق الشيء نفسه على الرياضة والكتب وما إلى ذلك.

17. "وجدت الوقت"

جوهر التقنية: حدد مسبقًا قائمة مكونة من 15 إلى 20 مهمة صغيرة ليس لديك الوقت الكافي للقيام بها، وكن مستعدًا للقيام بها عندما يكون لديك أي "نافذة" مناسبة. أضف إلى القائمة باستمرار.

18. العمل هو أفضل طريقة للبدء في القيام بشيء ما.

هناك أيام تكون فيها الإنتاجية عند الصفر ويكون العمل شاقًا. في هذه الحالة، من أجل رفع تردد التشغيل، من الأفضل البدء في العمل بمهام صغيرة: البريد والمكالمات والمهام التي لن يستغرق إكمالها أكثر من 20 دقيقة.

19. حدد مواعيد مهمة في الصباح

20. قسم وقت عملك إلى كتل

قم بتقسيم عمليات عملك إلى كتل: المكالمات والبريد، والاجتماعات، والعمل على مشروع، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا على توفير الوقت للعمل المركّز طوال اليوم.

21. حدد مواعيد نهائية لكل شيء

حتى أصغر مهمة يجب أن يكون لها موعد نهائي، وإلا فإن تدفق المهام "في وقت لاحق" سوف يستمر إلى الأبد.

22. الانغماس في العمل

خصص يومًا أو يومين لإكمال مهامك ذات الأولوية، والتخلص من عوامل التشتيت مثل المكالمات والاجتماعات.

23. قل "لا"

"لا" هي كلمة قوية. عندما تقول لا لالتزام جديد، فإنك تظهر احترامًا للالتزامات التي قمت بها بالفعل وتمنح نفسك الفرصة للحفاظ عليها بنجاح. تذكر أنه عند إعطاء الموافقة، يجب عليك رفض أو إلغاء شيء ما.

24. محاربة “طغيان العاجل”

يشير مصطلح "طغيان الأمور العاجلة" إلى المهام الصغيرة غير المهمة التي يجب إكمالها الآن. وهذا يخلق مشكلة كبيرة لأن الإجراء الفوري عادة ما يكون له تأثير ضئيل للغاية. بعد الاستسلام لـ "طغيان الملحة" سيكون من الصعب التخلص منه، وبالتالي تخصيص الوقت لشيء أكثر أهمية.

25. الاستعداد ليوم غد قبل مغادرة المكتب.

هناك طريقة رائعة لإنهاء يوم عملك وهي الاستعداد لليوم التالي. لخص اليوم، ضع خطة لليوم التالي، رتّب مكتبك.

إدارة الوقت للمديرين

إذا وجدت خطأ، يرجى تحديد جزء من النص والنقر عليه السيطرة + أدخل.

المقال الذي لفت انتباهك لن يتطرق إلى أساسيات إدارة الوقت وطرق تقسيم المهام إلى مهام أولية وثانوية ومبادئ تنظيم وقت العمل وما إلى ذلك. لقد كتب بالفعل ما يكفي عن هذا، و أفضل نصيحةلا أستطيع أن أقدم لك أي شيء أفضل من قراءة الكتب المتخصصة في إدارة الوقت (خاصة تلك المعروضة على هذا الموقع). الغرض من هذه المقالة هو التعرف على نظام محدد جدًا لتسجيل وتنظيم الوقت الذي أستخدمه بنفسي.

تم تطوير النظام المقترح لتسجيل وتنظيم الوقت خلال عام 2004. بدأت المذكرات في فبراير 2004، وما زالت هذه الممارسة مستمرة حتى يومنا هذا. تدريجيًا، خضع النظام لبعض التغييرات، وتم تشذيبه وتكييفه مع المهام الحالية. واليوم، اكتسبت أخيرًا ما يكفي من النحافة والقوة حتى أخاطر بإحضارها إلى المحكمة العامة. آمل أن يكون النظام المقترح مفيدًا للأشخاص الذين يرغبون في جلب بعض النظام إلى حياتهم الحياة الخاصة. على الأقل تجربتي تسمح لي أن أتمنى ذلك.

يتم الاحتفاظ بالمذكرات في ملف Excel عادي. تتيح لك إمكانيات هذا البرنامج ليس فقط التخطيط ليومك بسهولة، ولكن أيضًا لفرز المهام والاحتفاظ بالأرشيف ومراقبة الوقت الذي تقضيه.

محاسبة الوقت

من خلال رسم ورقة Excel بطريقة معينة، يمكنك أن تأخذ في الاعتبار الوقت خلال اليوم بسهولة ويسر. للقيام بذلك، استخدم الرسم البياني التالي:

في الشكل، كل ساعة (الخط العلوي يشير إلى الساعات) مقسمة إلى 4 أعمدة، أي أن دقة تسجيل الوقت هي 15 دقيقة. الدقة الأكبر تجعل المحاسبة غير مريحة، في حين أن الدقة الأقل تسمح بخسائر كبيرة جدًا أثناء المحاسبة.

يعكس العمود الموجود في أقصى اليسار الرسوم البيانية النموذجية لنفقات الوقت (chtn - القراءة، rbt - العمل، doc - صيانة المستندات، الحياة اليومية - حل المشكلات اليومية، lchn - الوقت الشخصي، rzvl - الترفيه، dv - الحركة، nchg - لا شيء، ضياع الوقت) .

على مدار اليوم، يتم ملء الفواصل الزمنية المنقضية. لتبسيط العمليات الحسابية، يتم استخدام الرقم "1" كعنصر نائب. بعد ذلك، باستخدام صيغ Excel التي يتم إدخالها في الأعمدة المناسبة (يتم كتابة الصيغ في ملف المثال المرفق بالمقالة)، سيتم تلقائيًا حساب الوقت المستغرق في نوع معين من النشاط.

في نهاية اليوم، تبدو ورقة الوقت كما يلي:

يتيح لك هذا المخطط، إذا رغبت في ذلك، استعادة اليوم بأكمله (لقد نمت، استعدت بسرعة، ذهبت إلى العمل، عملت، تحدثت مع زميل، عملت، تناولت الغداء، عملت، ذهبت إلى اجتماع، انتظرت شريكًا متأخرًا، عقدت اجتماع عمل، العودة إلى المكتب، إبلاغ رئيسه، العودة إلى المنزل، تناول العشاء، القراءة، مشاهدة فيلم، الاستعداد للنوم، القراءة قبل النوم، تلخيص اليوم، النوم).

ولكن من الناحية العملية، نادرًا ما يكون هذا مطلوبًا، لذلك يتم ترك معظم الأيام مع ملخصات مختصرة للوقت الذي تقضيه. تبدو مثل هذا:

تسمح لك هذه الملخصات بتقييم مقدار الوقت الذي تقضيه في نوع معين من النشاط، بالإضافة إلى ذلك، استخلاص متوسط ​​بناءً على نتائج الأسبوع أو الشهر. علاوة على ذلك، إذا رغبت في ذلك، يمكنك استخلاص استنتاجات حول الحاجة إلى تخصيص وقت أكثر أو أقل لهذا النوع أو ذاك من النشاط.

تخطيط

لنبدأ بورقة المهام اليومية العادية. في نسختي يبدو الأمر كما يلي (علامة التبويب SEG، اليوم):
كما ترون، تستخدم الورقة 4 أعمدة عمل: St - الحالة؛ Вr - الوقت؛ الجمعة - الأولوية؛ وعمود للإشارة إلى اليوم ووصف المهمة.

ستتم أدناه مناقشة تفصيلية حول عمود "الحالة". أعتقد أن عمود "الوقت" لا يتطلب أي تفسير. سنركز الآن على عمود "الأولوية". ويستخدم العلامات التالية:

! - المهمة الرئيسية للأسبوع

!! - جزء من المهمة الأسبوعية التي يتعين إكمالها في اليوم الحالي؛ أو مهمة ثانوية للأسبوع

30 – المهام ذات الأولوية ليوم محدد (المهام التي تم تحديد وقت لها أو خاضعة للتحديد)

40- المهام اليومية ذات الأولوية

50- المهام اليومية الأقل أهمية

60- مهام تحديد نتائج اليوم

70 – تلخيص اليوم

80- مهام تحديد نتائج الأسبوع

90 – تلخيص الأسبوع

بمعرفة هذا التصنيف، من السهل جدًا توزيع المهام لهذا اليوم والتخطيط لها للأسبوع. تبدو الخطة الأسبوعية في ملفي كما يلي:

يمكن رؤية الخطة الأسبوعية الفعلية في أسفل الصفحة. مباشرة أسفل العمود الذي يشير إلى الأول و الأيام الأخيرةأسابيع، يتم كتابة المهام لهذا الأسبوع. ويلي ذلك تسميات كل يوم على حدة، والتي يتم بموجبها كتابة المهام المحددة لذلك اليوم.

الأعمدة الموجودة في أعلى الصفحة عبارة عن مهام يومية وأسبوعية، والتي يتم نسخها ببساطة إلى الورقة المقابلة عند وضع خطة يومية.

يتم إعداد الخطة الشهرية باستخدام المخطط التالي:

علامة الكفاءة

لنعد الآن إلى تحليل عمود "الحالة". هذا العمود هو الذي يسمح لك بتقييم فعالية أيامك. يشير عمود "الحالة" إلى ما إذا كانت المهمة المقصودة قد اكتملت أم لا. هناك 3 علامات محتملة تستخدم للإشارة إلى الحالة:

الخامس – مكتمل

ب – مستوفاة جزئيا، أو غير مستوفاة لأسباب موضوعية

ن – لم يكتمل

أثناء النهار، عند الانتهاء من المهام، تأخذ الورقة النموذج التالي:

باستخدام وظيفة "الفرز" (عنصر القائمة - البيانات)، يمكنك فرز المهام تلقائيًا:

مع هذا الفرز (الحالة => الأولوية => الوقت)، ستكون جميع المهام المكتملة في أعلى القائمة. لم يعد بإمكانك الاهتمام بهم، مع التركيز على المهام المتبقية.
في نهاية اليوم، عندما يتم ملء جميع الأعمدة، يسمح لك النظام المقترح بإجراء تقييم محايد وموضوعي لفعالية استخدام الوقت.

تبدو ورقة المهام في نهاية اليوم كما يلي:

يتيح لك استخدام ألوان مختلفة بعد الفرز إظهار فعالية اليوم بوضوح.
في المثال الموضح، من أصل 13 مهمة لهذا اليوم، تم إكمال 9 مهام، ولم يتم إكمال 3 مهام، ولم يتم إكمال مهمة واحدة لأسباب موضوعية. وبالنظر إلى أن النقاط "B" تم حسابها على أنها 0.5/0.5، فإن نتائج اليوم تبدو كما يلي: الإجمالي - 13؛ زائد - 9.5؛ ناقص - 3.5. أعتبر اليوم ناجحًا إذا كان هناك أكثر من ثلثي إجمالي عدد المهام "الزائدة"؛ نصف ناجح - من نصف إلى ثلثي المجموع؛ غير ناجح - إذا كان هناك أكثر من نصف المهام "ناقص". النسب الأخرى ممكنة، اعتمادا على متطلباتك من نفسك.

يتم استخدام نظام مماثل لتقييم فعالية الأسبوع. في الأرشيف، يبدو الأسبوع الماضي كما يلي:

ويستخدم نظام مماثل لتقييم أداء الأشهر والسنوات. شهر:

وبنفس الطريقة، من الممكن تلخيص نتائج عام، أو عقد، وما إلى ذلك، وصولاً إلى تلخيص نتائج حياتك بأكملها :)

يمكنك أيضًا تخزين دليل الهاتف الخاص بك في ملف واحد يحتوي على جداول المهام والوقت.
من الملائم بشكل خاص استخدام النظام المقترح إذا كان لديك كمبيوتر جيب. في هذه الحالة، سيكون الملف الذي يحتوي على أوراق المهام والوقت معك دائمًا، ويمكنك إجراء تغييرات عليه مع تقدم اليوم.

يمكنك ببساطة طباعة أوراق المهام والوقت على الطابعة. أوصي بترك عدد معين من المربعات فارغة حتى تتمكن من ملء أي مهام تظهر مع تقدم اليوم.
آمل أن يكون النظام الموضح أعلاه مفيدًا لك بقدر ما ساعدني في تنظيم حياتي. حظ سعيد!

أليكسي فيدوروف، ديسمبر 2004 [البريد الإلكتروني محمي]. التحرير – جليب أرخانجيلسكي،
تمت كتابة المقال خصيصًا للموقع. عنوان الوثيقة على الموقع:
يُسمح بالنشر في منشورات مجانية عبر الإنترنت دون الحصول على موافقة إضافية من المؤلف، مع الحفاظ على سلامة النص، بما في ذلك هذا الإشعار، والارتباطات التشعبية العاملة. يتطلب النشر في المنشورات المدفوعة عبر الإنترنت والوسائط الورقية موافقة المؤلف.

لا شك أن العمل من المنزل له مميزاته.على سبيل المثال، ليس عليك التنقل إلى العمل. إنهم لا يضيعون وقت الشركة الثمين في الثرثرة حول مبرد المياه. وأنت تدفع فقط مقابل الساعات التي عملوا فيها بالفعل. وكما تظهر الأبحاث: من العاملين في المكاتب. ومع ذلك، لإدارة مشروع تجاري ناجح، قد تحتاج إلى بعض برامج إدارة الوقت.

بعد كل شيء، على الرغم من كل فوائد توظيف موظفين عن بعد، إذا كانوا لا يعيشون في نفس المنطقة التي تعيش فيها، فقد يكون من الصعب مساعدتهم على إدارة وقت عملهم بفعالية.

لذلك، لا يتعين على العاملين عن بعد قضاء الوقت في التنقل، ولكنك تريد أيضًا التأكد من أنهم يؤدون وظائفهم بكفاءة، وللقيام بذلك، تحتاج إلى أدوات الإدارة الصحيحة. هنا الأفضلبرامج إدارة الوقت 2018:

برامج إدارة الوقت

هناك عدة جوانب مهمة لفن إدارة الوقت، وفي هذه المقالة نود أن نغطيها جميعًا. ولكن لنبدأ بالأمر الأكثر وضوحًا، وهو تتبع الوقت.

1. دكتور الوقت

إذا كنت بحاجة إلى برنامج لتتبع ساعات عمل الموظفين عن بعد، إذندكتور الزمن فقط ما تحتاجه.

مع Time Doctor، يمكنك الحصول على تقارير مفصلة حول كيفية استخدام موظفيك عن بعد وقت العملومدى إنتاجية عملهم. يأخذ هذا البرنامج في الاعتبار كلا من وقت عمل الموظفين بشكل عام والوقت الذي يقضيه في مشروع معين أو إنجاز المهام أو العمل مع العملاء.

وبالإضافة إلى ذلك، يتضمن نظام إدارة شؤون الموظفين هذامراقبة نشاط الإنترنت وتتبع المواقع التي تمت زيارتها وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وغير ذلك الكثير.

تايم دكتور لديه كل ما يجب أن يتضمنهبرامج إدارة الوقت.

2. خريطة الطريق

10. أسانا

أسانا - تطبيق بسيط أيديولوجياً لإدارة المشاريع. واحدة من أفضل الميزات في Asana هي أنه يمكنك إضافة المهام إلى القائمة أو التقويم. بهذه الطريقة يمكنك أن ترى في التقويم متى وماذا عليك القيام به. عند الانتهاء من العمل على مهمة ما، يمكنك النقر عليها ووضع علامة عليها كمكتملة.

يتيح لك Asana أيضًا فرز المهام إلى فئات "مكتملة" و"غير مكتملة" و"انتهى بحلول" تاريخ معين" و"بالمشاريع". وهذا يمنح المدير الفرصة لرؤية التقدم الحالي، والعامل عن بعد لفرز ما تم إنجازه بالفعل وما لا يزال يتعين القيام به بسرعة.

يرسل هذا التطبيق أيضًا إشعارًا عبر البريد الإلكتروني قبل الموعد المحدد للمهمة.

11. تعويم

Float هو برنامج لإدارة المشاريع يناسب الفرق الصغيرة بشكل أفضل.

يحتوي Float على برنامج جدولة مناسب "بالنقر والإفلات" يساعدك على عرض عبء العمل الحالي للفريق بشكل مرئي، وإدارة المهام بسهولة، وإجراء التحديثات بسرعة والعثور على الموظف الذي تحتاجه بفضل مرشحات البرنامج ووظائف البحث.

في Float، يمكنك أيضًا توزيع المهام بين الموظفين، وتقسيمها إلى مراحل، وتجميع المشاريع، وإضافة شروحاتك الخاصة إلى المهام.

يساعدك Float على إدارة فريقك ويسمح لك بإنشاء تقارير مخصصة حتى تتمكن من التأكد من تحقيق أهدافك.

تطبيقات الإنتاجية

ربما سمعت التعبير: "ألا تكون أسوأ من الآخرين". وعلى الرغم من أن هذا يشير عادة إلى الوضع الاجتماعي، إلا أنه يمكن قول الشيء نفسه عن الوضع مع العاملين عن بعد. بمعنى آخر، من الرائع أن ترى في تطبيق الإنتاجية من يفعل ماذا، ومن يقود "السباق".

12.IDoneThis

IDoneThis - تطبيق مثير للاهتمام إلى حد ما لزيادة الإنتاجية - في الواقع، هذه قائمة مهام "مضخمة". باستخدام IDoneThis، يمكنك إنشاء قوائم مهام للعاملين عن بعد لإكمالها ومشاهدتها بينما تتحول علامة X الحمراء (المهام غير المكتملة) إلى اللون الأخضر (مكتملة).

IDoneThis هي طريقة ملائمة لتتبع تقدم العمل والتحقق من أداء الموظفين. في بعض الأحيان الأفضلإدارة الوقت هذه منافسة صحية وودية.

13. تودويست

تودويست هو تطبيق ممتاز وبسيط من الناحية المفاهيمية لإنشاء قائمة المهام. لا، حقاً، يمكنك إضافة أمورك الشخصية هناك. مثل قائمة التسوق، والأفلام التي ترغب في مشاهدتها، والتخطيط للرحلات. ومع ذلك، يمكن إعادة تكوين التطبيق بالكامل واستخدامه فقط لمهام العمل.

في حساب تودويست الخاص بك، يمكنك إضافة مهام، وتسميتها، وتعيين تواريخ تسليمها، وفرز المهام حسب المرشحات: المخصصة لك، والمعينة للموظفين الآخرين، وترتيبها حسب الأولوية. سترى أيضًا المهام لهذا اليوم وتلك التي يجب إكمالها خلال الأيام السبعة القادمة.

تتوفر ميزات Todoist الأساسية مجانًا، ولكن إذا كنت تدير فريقًا كبيرًا، فمن المفيد الترقية إلى خطة مدفوعة الأجر للاستفادة من جميع الميزات.

مشاركة الملفات

قد يبدو غريبًا أننا قمنا بتضمين التخزين السحابي في مقال يسلط الضوء على الأفضلبرامج إدارة الوقتولكن هناك اتصال مباشر هنا. فقط تخيل مقدار الوقت الذي سيتم إهداره إذا لم يكن لدى العاملين عن بعد تطبيق لمشاركة الملفات؟ ولا قدر الله سيتم إرسال كافة الملفات إليك عبر البريد الإلكتروني؟

تشتمل العديد من التطبيقات المذكورة على خيار مشاركة الملفات، ولكن قد تحتاج إلى نسخة احتياطية أو ترغب في استخدام خدمات أكثر موثوقية مثل Dropbox أو Google Drive.

14. دروببوإكس

بصندوق الإسقاط عبارة عن وحدة تخزين سحابية ممتازة يمكنك استخدامها لمشاركة الملفات. الخدمة بديهية والعديد من العاملين عن بعد على دراية بكيفية عملها.

للحصول على أقصى استفادة من أموالك، استخدم حساب Dropbox Business الذي يتمتع بإمكانيات الوصول الآمن إلى البيانات والمزامنة والتعاون.

15. جوجل درايف

إذا كنت تدير فريقًا صغيرًا من العاملين عن بعد، فإن Google Drive يعد خيارًا رائعًا. باستخدام Google Drive، يمكنك مشاركة الملفات وتحريرها والتعاون وإضافة التعليقات على المستندات النصية والمزيد.

بالإضافة إلى ذلك، وكإجراء إضافي للأمان والتحكم، لديك القدرة على اختيار من يمكنه الوصول إلى مستندات معينة.

تتكون عملية التحضير لحدث ما من عشرات المهام والمكالمات والرحلات والاجتماعات. لإدارة كل شيء، تحتاج إلى التحكم في الوقت وتوزيعه بشكل صحيح، وتكون قادرًا على تسليط الضوء على المهام ذات الأولوية وعدم تشتيت انتباهك بأشياء أقل أهمية. ولن يتم المساعدة في ذلك من خلال معرفة تقنيات إدارة الوقت الأساسية فحسب، بل أيضًا من خلال برامج خاصة تم إنشاؤها للتحكم والتخطيط الفعال للوقت. .|

نحن نقدم مجموعة مختارة من 10 برامج ملائمة يمكنك من خلالها تنظيم ومراقبة تنفيذ المهام اليومية بشكل أفضل.

1. مخطط الوقت

10. جدول الأعمال اليومي

الأجندة اليومية هي تطبيق لأجهزة iOS ومتوفر في متجر التطبيقات مقابل 1.99 دولار. تم تصميم البرنامج لجمع الاجتماعات والأحداث والأنشطة من تقاويم مختلفة وبرامج أخرى مماثلة في قائمة واحدة. وفقًا للمطورين، ستساعدك هذه المزامنة على عدم تشتيت انتباهك عن طريق مراجعة الملاحظات وعدم القلق بشأن احتمال تفويت حدث مهم عن طريق الخطأ في دورة الشؤون اليومية.

"اعتني بالوقت: فهو النسيج الذي تصنع منه الحياة."

إس ريتشاردسون

لقد تعلمنا الانضباط منذ الطفولة، وبطريقة أو بأخرى، نحن مجبرون على الالتزام بقيود معينة طوال حياتنا. الأكل والنوم حسب الروتين اليومي، والدروس حسب الجدول الزمني، والعمل والراحة في الوقت المحدد. نحن نطيع بسهولة قواعد اللعبة التي يضعها الآخرون، مما يساعد بشكل أساسي شخصًا آخر على تحقيق هدفه. ولكن عندما يتعلق الأمر بالانضباط الذاتي، فإن الكثيرين ليسوا مستعدين للتخلي حتى عن نقاط الضعف الصغيرة، مثل عادة النوم لمدة 10 دقائق إضافية في الصباح.

مهارة تحد نفسك لتحقيق أهداف معينة- مهارة قيمة لا يمتلكها الكثير من الناس. لكنهم فقط ينجحون في النهاية. لم يقطع السياسيون ورجال الأعمال والممثلون المشهورون طريقهم إلى الشهرة إلا من خلال العمل اليومي باسم هدفهم. القدرة والموهبة وحتى العبقرية هي واحد بالمائة فقط من النجاح، والتسعة والتسعون الباقية هي العمل الجاد.

إدارة الوقت هي المكون الرئيسي لنظام الفعالية الشخصية لأي شخص طموح. لا يهم ما هو الهدف: إنقاص الوزن، أو الحصول على دبلوم، أو بدء مشروعك التجاري الخاص... لا شيء من هذه الأشياء ممكن بدون مهارات التنظيم الذاتي. إدارة الوقت هي دليل عملي للعمل، بفضله يمكنك تحديد ما يناسبك أولويات الحياة، اصنع رؤيتك للنجاح. إن تطوير الدوافع الفعالة لا يتيح لك توفير الوقت فحسب، بل يسمح لك بالتطور كأفراد. الانضباط الذاتي هو أن يعيش الإنسان وفق قواعد صارمة يضعها لنفسه، لتحقيق مصلحته الخاصة. ومن الغريب أن مثل هذه الحدود الصارمة لا تحد من الفرد. ضد، هذا هو الطريق الوحيد إلى الحرية الحقيقية.

إدارة الوقت هي أفضل أداة لتحسين الذات. بادئ ذي بدء، يعلم التخطيط السيطرة على الأحداث الخارجية والبيئة والزمان والمكان. إن مهارات ضبط النفس التي تم الحصول عليها نتيجة للعمل على الذات تسمح للفرد بالقيادة بمشاعرك الخاصة، رغبات مؤقتة، عادات سيئة. وضبط النفس علامة على الطبيعة القوية القوية الإرادة. يتيح لك تطوير مهارات التركيز تحقيق نتائج أفضل في العمل، مع بذل جهد أقل. وبالتالي، يتم تحرير الوقت للتحسين الفكري والروحي. لكن أليس هذا هو معنى الحياة البشرية؟

لا يتم اكتساب مهارات الانضباط الذاتي في وقت قصير. علاوة على ذلك، لا يمكنك تطويرها في نفسك إلا من خلال التدريب المستمر لقوة الإرادة. الأمر نفسه ينطبق على نظام إدارة الوقت. يجب على أي شخص يريد تحقيق النجاح في الحياة أن يتعامل مع الوقت بعناية.

7 تقنيات إدارة الوقت الأكثر شعبية

"لو كان لدي 9 ساعات لقطع شجرة صنوبر، فسأقضي 6 ساعات في شحذ الفأس."

ابراهام لنكون

هناك العديد من التقنيات لاستخدام الوقت بشكل فعال. نلفت انتباهكم إلى التقنيات الأكثر شيوعًا، والتي بدونها لا يمكن لنظام إدارة الوقت الاستغناء عنها.

مصفوفة أيزنهاور

حصلت هذه التقنية على اسمها تكريما للرئيس الأمريكي د. أيزنهاور، الذي قسم جميع المهام التي كانت تواجهه إلى 4 فئات، مسترشدا بإلحاحها وأهميتها.

وبناء على ذلك فقد تم تحديد الحالات في خلايا المصفوفة الأبسط على النحو التالي:

• الفئة أ - عاجلة وهامة ويجب حلها على الفور؛
• الفئة ب - يمكن تأجيل قرارهم لبعض الوقت، ولكن لا فائدة من تأخيره؛
• الفئة ب - المهام التي يمكن تفويض تنفيذها إلى أطراف ثالثة؛
• الفئة د - الأشياء التي من الأفضل إلقاؤها على الفور في سلة المهملات، لأنها لا تستحق الوقت والجهد المبذولين.

وفقا للخبراء، فإن الخطأ الذي يرتكبه معظم الناس هو تحديد الأولويات بشكل غير صحيح. إنهم أكثر استعدادًا لتولي المهام في الفئتين الأخيرتين، نظرًا لأن القيام بهذه المهام أسهل بكثير. تساهم النتائج السريعة في تطوير تقييم غير صحيح للفعالية الشخصية. في الواقع، اتضح أن الشخص ينفق الجهد على أنشطة غير مهمة، تاركين وراءهم ما هو مهم حقًا.

تقنية ضبط الوقت

تم استخدام تتبع وقت الموظف لعقود من الزمن لتحسين انضباط العمل. تسجل برامج الأتمتة والمحاسبة الوصول والمغادرة في الوقت المناسب، وطول يوم عمل الموظف. لكن التقنيات الحديثةدعونا نذهب أبعد من ذلك. اليوم، لا يمكنك معرفة ما إذا كان الشخص موجودا في مكان العمل فحسب، بل يمكنك أيضا التحقق مما يفعله.

وقد تم تطوير عدة مئات من أنظمة التحكم هذه حتى الآن. يمكن للبرامج أن تسجل تلقائيًا: الغياب المرضي، رحلات العمل، الإجازات، الإجازات، العمل المرن. يأخذ النظام في الاعتبار مدة استراحة الغداء، والمغادرة أو التأخير في الوقت المناسب، والتغيب عن العمل.

على الرغم من كمالها، توفر وحدات تتبع الوقت ضبطًا سطحيًا للوقت فقط، بينما تساعد برامج التجسس مثل Maxapt QuickEye في تتبع نشاط الكمبيوتر. بمساعدتهم، سيفهم المدير على الفور أن ماريا إيفانوفنا من قسم المحاسبة ليست مشغولة بالعمل على تقرير، ولكنها تتواصل على موقع Odnoklassniki. بالطبع، لن يكون من الممكن إنشاء ضبط للوقت دقيقة بدقيقة مع مراعاة استراحات التدخين وحفلات الشاي والمحادثات الحميمة وغيرها من "الأوقات المهملة" حتى بمساعدة مثل هذه البرامج، ولكن في أغلب الأحيان لا تكون هناك حاجة لذلك .

طريقة باريتو

ينص قانون فيلفريدو باريتو على ما يلي: "20% من الجهد المبذول ينتج 80% من النتائج، بينما الـ 80% المتبقية تنتج 20% فقط من النتائج."يمكن تفسير ذلك بشكل مختلف: "20٪ من الموظفين يجلبون للشركة 80٪ من الأرباح". ببساطة، 1/5 فقط من أعضاء الفريق يعملون بفعالية. كفاءة الغالبية العظمى من العمال منخفضة للغاية. إن عملهم هو مجرد تقليد للنشاط القوي. إذا قمت بتوجيه هذه الطاقة في الاتجاه الصحيح، الإنتاجية الشاملةسوف تزيد بشكل ملحوظ.

طريقة باريتو هي عزل 20% من المهام الرئيسية عن المجموعة بأكملها والتركيز عليها. القرار بشأن ما يعتبر مهمًا وما هو ثانوي سيكون فرديًا في كل حالة. تسمح لك مصفوفة أيزنهاور أو طريقة تحليل ABC، والتي تستخدم غالبًا مع طريقة باريتو، بتقسيم الأشياء إلى فئات. تحليل ABC أبسط طريقةرتب الأشياء حسب أهميتها في الوقت الحالي.

ABC - التحليل

تعتبر هذه الطريقة الطريقة الأكثر إنتاجية وبصرية لفرز الحالات. يسمح لك بالتخلص من كل ما هو غير ضروري والتركيز على تحقيق أهدافك الرئيسية. ووفقا لهذه الطريقة، يتم تقسيم جميع الحالات إلى فئات:

• المجموعة (أ) لها الأولوية القصوى، وهذه أمور مهمة وعاجلة. ويجب حل مثل هذه المشاكل في أسرع وقت ممكن. تبلغ نسبة مساهمة هذه المهام في تحقيق الهدف النهائي 65%، على الرغم من أنها لن تستغرق سوى 15% من الوقت لإنجازها. أي أنه سيتم الانتهاء من أكثر من نصف الأعمال في فترة زمنية لا تقل عن ذلك.
• تتضمن المجموعة ب الأمور غير العاجلة، ولكنها ضرورية للتنفيذ. يمكن تفويض حل مثل هذه المشاكل لأطراف ثالثة. ومن المهم التحكم في وقت إنجازها، حيث أن حالات المجموعة ب تميل إلى الانتقال إلى الفئة أ في حالة عدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
• المجموعة ج - المهام التي يطلق عليها عادة "الروتين المكتبي". عليهم أن ينفقوا نصيب الأسد من وقت عمل الموظفين والمدير. على الرغم من أن تجميع التقارير وشراء القرطاسية وغيرها من الأعمال الروتينية يمكن التعامل معها بسهولة من قبل شخص ذو مؤهلات منخفضة.

التنظيم المستقل لوقت العمل

ربما تكون إدارة الذات هي أكثر أساليب الإدارة فعالية على الإطلاق. ينطبق هذا على موضوع فردي وعلى الفريق ككل. يتيح نظام المكافآت والعقوبات المادية ضمان عمل الموظف بشكل منتج. بعبارات بسيطة، غرامات أو مكافآتأنها تحفز الفرد بشكل جيد لإتمام المهمة الموكلة إليه. تجدر الإشارة إلى أن الموظف نفسه يجب أن يكون مهتمًا أيضًا بالتنظيم المختص لعملية العمل.

الهدف الأكثر أهمية لإدارة الذات هو تحقيق أقصى قدر من إمكانات كل شخص في العمل والإبداع والحياة الشخصية. يوفر استخدام هذه الطريقة المزايا التالية:

• يتم تقليل الوقت والجهد اللازمين لإنجاز مهام العمل؛
• زيادة الإنتاجية؛
• يتم التخلص من أسباب التوتر، والعمل الطارئ، والتسرع؛
• يزداد الرضا الأخلاقي عن العمل؛
• تزداد المؤهلات ويظهر حافز للنمو الشخصي.

تبدأ إدارة الذات بتحليل أسلوب العمل، والذي يتضمن جردًا كاملاً للوقت. انها تسمح لك لتحديد نقاط القوة و الجوانب الضعيفةتنظيم عملية العمل وضبطها في الاتجاه الصحيح. يشمل جرد جميع أنواع الأنشطة ما يلي:

1. مهام العمل الأساسية؛
2. "التدخل" أو الفواصل القسرية، أو ما يسمى "الوقت المهملات".

يمكن أن تكون أسباب إضاعة الوقت عوامل شخصية، مثل عدم التنظيم، والإهمال في واجبات العمل، وعدم الانضباط الذاتي، والرغبة في القيام بكل شيء بسرعة، على عجل. ومع ذلك، فإن الحماس المفرط والرغبة في القيام بجميع المهام في وقت واحد نادرًا ما يعطي نتيجة إيجابية.

يعتقد مدرب الأعمال الأمريكي الشهير دان كينيدي أن المكالمات الهاتفية، والزوار غير المجدولين، والاجتماعات المطولة هي أسوأ مصادر الوقت بالنسبة للمدير. إذا كان ذلك ممكنا، ينبغي القضاء عليها أو التقليل منها.

طريقة بومودورو

تم اختراع هذه التقنية التكتيكية ذات الاسم المضحك في الثمانينيات من القرن الماضي على يد الإيطالي فرانشيسكو سيريلو. كونه أحد الطلاب المتخلفين، قرر الشاب أن يبدأ العمل على نفسه من أجل تحسين أدائه. بعد إجراء استخلاص معلومات تفصيلي، أدرك أنه لا يستطيع التركيز على دراسته، حيث يتشتت انتباهه بالعديد من الأمور الصغيرة. ثم أحضر فرانشيسكو مؤقتًا على شكل طماطم من المطبخ، ووضعه أمامه وحدد توقيت الفصل.

ومن الناحية العملية، اكتشف أنه كان قادراً على دراسة العلوم بتركيز لمدة 25 دقيقة. خلال هذه الفترة، لم يصرف الطالب عن الكتاب أبدًا. وبعد ذلك تقرر تقسيم كل الوقت المخصص للفصول الدراسية إلى كتل. تضمنت الفاصل الزمني لمدة نصف ساعة وقت التركيز الأقصى - 25 دقيقة، بالإضافة إلى وقت الراحة المخصص لتلك الأشياء الصغيرة فقط. تُستخدم طريقة بومودورو على نطاق واسع اليوم بسبب بساطتها وسهولة الوصول إليها وفعاليتها.