Темпото на живот на мнозинството модерни луѓетешко е да се нарече измерено или смирено. Ова е постојан недостаток на време и итна работа, редовен престој во состојба каде што не е јасно каква работа да се дофати во моментов. Сето ова негативно влијае не само на емоционалната состојба, туку и на личната продуктивност. Само управувањето со времето ќе помогне да се решат ваквите проблеми и да се организира времето на таков начин што ќе стане возможно да се живее целосен живот и да не се ограничуваат на вечни задолженија.

Според психолозите, дури и со „катастрофален недостаток на време“, постои излез.

Постојните алатки за управување со времето помагаат да се разбере: главната работа е барем малку да имате желба и да го преиспитате вашиот став кон личното време. Многумина можат да бидат пример дека, кога се користи правилно, управувањето со времето дава одлични резултати. На крајот на краиштата, секој од нив знае не само да направи многу планови, туку и да успее да направи многу.

Придобивки од апликацијата

Вештината за рационално користење на времето му дава на човекот многу различни предности и може да биде корисна во речиси секое поле на активност. За тинејџерите и учениците, познавањето на законите за организација на времето и нивното користење им помага да научат како да живеат на таков начин што ќе имаат доволно време не само за учење, туку и за релаксација и комуникација со пријателите. За возрасните, основите на користење на управувањето со времето ќе помогнат во работата, креативноста, семејните односи, бизнис и други области.

Кои специфични придобивки ги добива лицето кога го користи овој систем:

тој успева да постигне повеќе цели;
тој е успешен во сите области на активност;
тој ги постигнува своите цели побрзо од оние кои не знаат што е управување со времето и не го користат;
за краток временски период може да изврши многу различни задачи;
едно лице има многу повеќе време за само-подобрување, рекреација, хоби и да биде со саканите;
тој не страда од постојан замор, помалку е склон кон стрес;
тој секогаш има јасен план за акција;
поседува внатрешна слобода и способност да го контролира својот живот.

Улогата на мотивацијата во способноста да го организирате вашето време

Пред да продолжите директно да дознаете што е управување со времето, неопходно е да се справите со главните причини за недостаток на време. Првата и веројатно главната причина е неподготвеноста да се извршуваат одредени обврски. Вториот виновник е незаинтересираноста за случајот, а третиот е неорганизираноста. Четвртата причина за недостаток на време е предолгата подготовка за која било задача.

Управувањето со времето е технологија за организирање на времето и зголемување на ефикасноста на неговото користење.

На пример, ако не сакате да работите некоја работа, треба да ги барате нејзините предности. Можеби тоа може да придонесе за зголемување на платата, унапредување, да даде чувство на задоволство од добро завршената работа или да му претходи на одличен одмор.

Како една од најефикасните алатки за управување со времето, треба да се користи и за домашни работи. На крајот на краиштата, ако не се исполни, надворешната и внатрешната атмосфера на удобност ќе бидат уништени во семејството. Додека борбата против хаосот ќе помогне да се ослободите од внатрешната неорганизираност и да ја насочите енергијата во вистинската насока.

Временска анализа

Откако одлучивте за мотивацијата, не треба веднаш да брзате да ги решите вашите проблеми. Бидејќи ефективно времеуправувањето се заснова на временска контрола и намалување на непродуктивните трошоци, потребно е да се започне со анализа на моменталната структура на денот. За секој случај, треба да ги поправите главните параметри: време на почеток и крај, краток опис, ефикасност или моменти што спречија задачата да се заврши. Најдобро е да го направите ова во форма на табела.

Се разбира, можете да поправите други точки. На пример, вклучете колони што ги одвојуваат задачите на лични и работни, или означете ги сите паузи за чад и паузи за чај, одвраќање за да проверите дали има ажурирања на социјалните мрежи или да читате писма од Е-пошта. Во иднина, кога користите управување со времето, ова ќе ви помогне да сфатите кои задачи треба да се напуштат за да имате време да ги завршите главните задачи и како да ги распределите задачите во текот на денот.

Обидете се да ги елиминирате „трошените време“ од вашиот живот

Колку може да биде ефективно управувањето со времето може да се процени со гледање колку време многу луѓе убиваат и крадат од себе. За жал, поминувајќи часови проверувајќи е-пошта, социјалните медиуми или Компјутерски игрии за возрасни и за тинејџери, најчесто се смета за норма.

Откако решивте да направите нешто навистина корисно, треба да одморите некое време од таквите активности и да се концентрирате на завршување на задачата. Ако секој ден во исто време ги користите основите на управувањето со времето и правите важни работи, по неколку месеци тоа ќе ви стане навика.

Исто така, ќе биде корисно да водите дневник и да ги запишете во него сите активности кои само го проголтуваат времето.

Способноста да се каже „не“ исто така ќе заштеди многу време. Без ова, невозможно е да се замисли управување со времето, бидејќи е тешко да се научи како да се организира сопственото време ако бесцелно го трошите на непотребни задачи. Понекогаш вреди да се одговори со цврсто „не“ на одредени луѓе кои знаат само да се жалат, а исто така се обидуваат да направат сè за некој друг да ја заврши нивната работа.

Филтрирање информации

Кога ги проучувате алатките за управување со времето, невозможно е да не се задржиме на способноста за филтрирање на различни податоци. Многу луѓе имаат навика да ја полнат главата со многу бескорисни информации. На пример, пред да купат какви било апарати за домаќинство или облека, тие ги проучуваат нивните карактеристики неколку дена на различни локации.

Од една страна, таквите информации изгледаат корисни, но ќе бидат ефективно управување со времето само ако не читате сè по ред, туку сте способни да се концентрирате на најважните и неопходни карактеристики. Научете да прелистувате информации и запомнете само она што е навистина корисно. Нема потреба да губите драгоцено време и да го презаситете мозокот со многу непотребни информации!

Планирањето е клучот за успехот

Ефективното управување со времето е планирање, што овозможува да ја зголемите вашата продуктивност за 25%.

Ако не е снимен, не постои. Списокот на задачи во овој случај е мапа која нема да ве остави да залутате за да ја постигнете оваа цел.

Различни асистенти ќе помогнат да се олесни задачата. На пример, можете да закачите табла во видливиот дел од собата и да ја поделите на половина. Основите на управувањето со времето во овој случај може да се применат на следниов начин: едната половина ги содржи сите идеи што сакате да ги завршите во блиска иднина.

Втората половина треба да се подели на три колони: што е планирано, кои задачи се во тек и што е веќе завршено. Секоја недела, задачите од првата половина на таблата може да се преместат во колоната Закажано. Ако ги следите правилата кои бараат управување со времето, до викендот сите ќе бидат во колоната „Готово“.

Можете исто така да користите дневник или планирање. Или пополнете компактен календар за да ги поправите плановите за следните недели и месеци. Може да има задачи кои се најзгодно напишани во форма на табела.

Избор на метод на планирање

Денес постојат многу методи на планирање. Најпопуларните вклучуваат:

Метод „ABV“ (исто така можете да користите „ABC“). Нејзината суштина е да се стави буква до секоја задача од списокот, означувајќи го приоритетот на извршување. При изготвување план според управувањето со времето, најважните работи се означени со буквата „А“. Додека не се завршат, задачите означени со „Б“ не можат да се стартуваат.
Временското мерење е метод кој се спроведува со мерење и фиксирање на времето потребно за исполнување на одредени цели. Што е управување со времето кога се користи тајмингот? Ова е развој на чувство за време и ефикасност на работата. За да го научите ова, треба да ги снимите сите ваши дејства во рок од 2-3 недели со точност од 5 минути. Ова ќе помогне да се идентификуваат таканаречените „временски тоне“ и да се најдат резерви за извршување на важни задачи.
Меѓу најдобрите алатки за управување со времето во светот кои помагаат при планирањето, вреди да се истакне техниката SMART. Оваа кратенка е составена од првите букви од зборовите што ја карактеризираат целта. Тој треба да биде: специфичен, мерлив, остварлив, пропорционален со другите цели и да има јасна временска рамка.

Не знаете како да направите повеќе - секое утро „јадете жаба“

Во рамките што ги нуди управувањето со времето, оваа техника е прилично едноставна и ефикасна. Нејзината суштина лежи во фактот дека наутро (по можност наутро), извршете ја потребната, но не многу пријатна работа. Ваквите часови најчесто се одложуваат и честопати воопшто не се изведуваат. Малку е веројатно дека ефективно управување со времето вклучува многу голема инвестиција на време за имплементација на такви цели. Покрај тоа, непријатните работи имаат тенденција да се акумулираат. Во овој случај, нивната имплементација може да се протега со месеци и години.

Во улога на жаби, управувањето со времето најчесто одредува случаи на кои не знаете како да им пристапите. Тоа може да бидат и задачи за кои се очекуваат некои идеални услови. Ако таквите задачи наизменично се извршуваат секое утро, со текот на времето, бројот на незавршени задачи ќе се минимизира. Целта на оваа технологија во управувањето со времето е да се развие добри навикифокусирајте се на тековните работи и завршувајте ги побрзо.

Ако целта е голема, може да се подели

Многумина се откажуваат кога треба да преземат глобална задача, како што е сложен проект. Кои алатки за управување со времето може да се користат во таква ситуација? Пред сè, неопходно е да се подели главната задача на неколку помошни и да се изврши секоја од нив посебно. Ова ќе помогне не само за побрзо спроведување на проектот, туку и за подобро разбирање на истиот.

Меѓу оние кои се вклучени во управувањето со времето, многумина ја олеснуваат оваа задача со цртање на еден вид дрво. Главната задача делува како нејзино стебло, а подзадачите се гранки. Треба да се разгранувате додека целиот процес на постигнување на целта не стане јасен и исклучително едноставен.

Има време за работа, има време за одмор

Користејќи го управувањето со времето во вашиот живот, не смееме да заборавиме дека секој човек има свој биолошки часовник. Тие влијаат во кој период од денот ќе биде најголемиот врв на активност. На пример, ако ова време е од 6.00 до 10.00 часот, токму за овие часови треба да ги планирате најважните работи и задачи.

Водени од принципите на управување со времето во овој случај, можете да успеете да го завршите максималниот број задачи. Бидејќи во други времиња реакцијата ќе биде побавна, а перформансите ќе се намалат.

Врз основа на набљудувањата на вашиот биолошки часовник, вреди да се одвои време и за одмор. Не треба да се занемари дека ова во голема мера одредува колку ќе биде ефективно управувањето со времето. За време на одмор, ресурсите на телото се обновуваат, а тој може подобро и побрзо да се справи со целите што му се поставени. Ако некое лице падне од замор, квалитетот на работата веројатно нема да биде добар.

Секогаш оставајте време

Пред сè, вреди да се напомене дека управувањето со времето треба да го олесни животот и да ве научи како добро да го користите времето. Сепак, тоа не е причина да се прават толку зафатени распореди што во нив нема ниту една слободна минута. Секој ден треба да оставите одредена временска маргина. На крајот на краиштата, без разлика колку е внимателно управувањето со времето, тешко е точно да се одреди времето потребно за да се завршат сите задачи.

Затоа, за да не паничите поради фактот дека веќе е неопходно да се започне следната задача, подобро е однапред да планирате малку повеќе време. Дури и ако го направите тоа на време, преостанатото време може да го искористите за да решите помалку важни прашања или да се опуштите.

Глеб Архангелски

На прв поглед, организацијата на личното време на вработените е далеку од 20% од можните мерки кои ќе дадат 80% од зголемувањето на ефикасноста на компанијата. Навистина, уделот на фондот за плати во прометот на едно претпријатие во нашата земја е релативно мал, дури и во индустриите кои бараат знаење. Во исто време, по правило, не се користат други начини за подобрување на ефикасноста - воспоставување на елементарно редовно управување, развој на корпоративна стратегија итн. Така, се чини дека управувањето со времето треба да се спроведе последно - кога ќе се исцрпат другите резерви на ефикасност.

Во оваа статија ќе покажеме дека овој поглед на управувањето со времето е прилично површен. Всушност, ефектот од користењето на управувањето со времето е повеќеслоен и нелинеарен. И, како што покажува практиката, често е управувањето со времето кое станува најдобра алатка. почетокорганизациски трансформации.

Две различни „управување со времето“

Пред да зборуваме за улогата на управувањето со времето во подобрувањето на корпоративната ефикасност и организациски развој, треба да одлучите што е управување со времето. Под овој термин може да се сокријат две многу различни работи.

Првата област на технологии за управување директно поврзана со управувањето со временските грижи на компанијата системи за контрола. Ако прикажете индивидуален работник како мал квадрат во голем плоштад - компанијата, тогаш оваа „приказна“ ќе биде прикажана како засенчен надворешен квадрат со недопрен внатрешен. Овде фокусот е ставен на организирање на работата на системот во целина, а ефективно искористување на времето на секој поединечен вработен станува последицаправилно дизајниран систем. Во денешно време за оваа насока „одговорни“ се реинженерството на деловните процеси, управувањето со проекти итн. Сето ова е технологија на „управување со времето на компанијата“. Како и досега, разјаснуваме: невозможно е да управувате со времето, можете да управувате организацијаактивности, за кои е токму најважниот целен индикатор привремен сдопции.

Втората „приказна“ зборува за организацијата на личната работа, која човекот ја извршува самоиницијативно, не сакајќи да ги троши необновливите ресурси на своето време, а на крајот и својот живот. На дијаграмот, оваа ситуација може да се прикаже како засенчен внатрешен квадрат со недопрен надворешен. Во согласност со оваа линија се оние методи на организирање на времето што авторот на статијата ги развива и промовира. На методите на ова приказната“ вклучуваат управување со времето во потесна смисла на зборот, како и различни технологии за личен раст.

Веднаш е можно да се утврдат областите на „оптимална применливост“ на технологиите од овие две групи. Колку е помеханичка работата на една личност и на целата организација како целина, толку помалку бара креативна иницијатива на секој поединечен изведувач, толку порелевантни се технологиите од првиот тип. На пример, на банкарски шалтер практично не му треба лично управување со времето. Потребен ни е добро осмислен систем за управување, математички пресметана распределба на протокот на клиенти и потребниот број шалтери, ергономски организирани работни места итн.

Ако од изведувачот се бара не само јасно и брзо да исполни строг опис на работата, туку и самостојно иницијатива, одлучување, дистрибуција на ресурси, прифаќање на одговорност - технологиите од втората група стануваат незаменливи. На пример, во истата банка, заедно со операционата сала, се појави и група на менаџери кои работат со клиентот поединечно. Таквиот менаџер е универзален - тој може да му издаде плаќање на клиентот, веднаш да понуди осигурување, да даде попуст на банкарските услуги во рамките на неговите овластувања итн. Јасно е дека за многу клиенти ова помалку „механичко“ ракување е многу поудобно. Можете постојано да комуницирате со истиот менаџер кој добро ве познава, може да ја „подеси“ банкарската услуга на вашите специфики („дали ја имате истата фигура, но со крилја?“) итн. Во исто време, јасно е дека таквиот менаџер многу подинамично ќе одговори на потребите на клиентот и на пазарот во целина и поцврсто ќе го „врзе“ клиентот со банката.

Но, исто така, очигледно е дека овој менаџер ќе бара сосема различни методи за организирање на работата, како за шалтерката. Овде веќе не е можно едноставно оптимално да се изгради системот, да се стартува механизмот и да се следат неговите перформанси. менаџерот прифаќа независнарешенија, го организира целиот процес на својата работа со клиентите. Соодветно на тоа, тој мора да ги совлада технологиите на организирање личен труд, зголемување на личната ефикасност - т.е. технологии на втората „приказна линија“, не „организациско-механистичка“, туку „човечка“.

Значи, „корпоративно управување со времето“, како што се испоставува, постојат најмалку два многу различни типа. Интересно, значењето на „човек“ не е ограничено на зголемување на ефикасноста на слободните работници кои одлучуваат и самоорганизираат. „Личното“ управување со времето, поради неговите длабоки и неочигледни на прв поглед својства, е прилично силен двигател на не само личната, туку и корпоративната ефикасност.

Лично управување со времето и корпоративна ефикасност

Во написот „Одмерување на времето: систем на сметководство за личен менаџмент“, наведовме случај од практиката што јасно ги покажува механизмите на дејствување на „бацилот за ефикасност“. Да се потсетиме на неколку размислувања на клиентот, на цитати од чиј преглед е изграден наративот:

„(Најважниот резултат од тајмингот на лично трошење време) ... Почнав акутно да ја чувствувам неефикасноста на сите процеси што се случуваат наоколу. Се појави таканареченото „чувство за време“, кое брзо прерасна во „чувство за ефикасност“, чувство на малку чешање дека организацијата на работата наоколу не е идеална. Резултатот беше создавањето во компанијата околу себе на „зона на ефикасност“, односно таков простор за живеење, еднаш во кој другите можат да се чувствуваат удобно само ако ефективно го поминуваат своето и туѓото време.

„Како резултат на тоа, времето за извршување на стандардни операции во одделот за тестирање, на пример, беше намалено за 40%. Ова овозможи да се тестира нова верзија на системот за 6 работни дена, наместо 2 недели порано. Би сакал да нагласам дека ова беше постигнато исклучиво со оптимизација на стандардните процеси од самиот оддел“.

Така, еден вид „вестибуларен апарат“ создаден со помош на мерење на времето, кој ја следи ефективноста на процесите, не го ограничува својот опсег на личната работа на сопственикот. Тоа ве тера да погледнете поинаку на сè околу вас, вклучително и од гледна точка на ефективноста на процесите во кои едно лице учествува. Сликата шематски го прикажува ширењето на „бацилот за ефикасност“. Откако почна да се грижи за своето време, едно лице многу брзо сфаќа: го троши личен 001необновливото и необновливото време се директно поврзани со неефикасноста корпоративнисистеми за контрола. На пример, носителите на одлуки од милион долари се зафатени со преместување на плакарот затоа што секретарите (блиску до „телото“) решиле да заштедат денар од преселниците. 002. На пример, тие ќе одат кај сопственикот и ќе покажат со бројки колку изгубил поради таквите „заштеди“.

Имајте на ум дека промените иницирани од самите вработени се најефикасни. Она што самиот работник го смислил, доброволно ќе го спроведе во пракса; во исто време, вработениот е најдобро информиран за вистинската состојба на работите - тој е најблиску до потрошувачот, до работата што тој самиот ја извршува итн. Така, обичните работници се најдобриот „ресурс“ за спроведување на идеалното конечно решение „фирма самата себеја зголемува неговата ефикасност. Затоа, не залудно принципите на управување со вкупен квалитет (TQM) предвидуваат вклученост на целиот персонал во работата за подобрување на процесите на управување на компанијата. Ова е ефикасно - иако е потребен одреден напор за да се постигне ова од вработените.

Значи, гледаме дека „бацилот на ефикасност“ лансиран кај вработените, доколку правилно се примени, можеби нема веднаш, но со зголемена сила, да влијае на корпоративната ефикасност. Дозволете ни сега да покажеме дека таквиот „обличен“ пристап за подобрување на корпоративната ефикасност може да биде доста корисен за трансформации од големи размери.

ТМ-бацил како „ѓубриво за почва“ за промена

Проблемот што неминовно се појавува при секоја промена во системот на управување на компанијата е отпорот на вработените. Делумно, овој отпор се објаснува со рационални причини и може да се надмине на истото рационално ниво, со објаснување на човекот за придобивките што не му се очигледни од ставањето ред во системот. Делумно, таквиот отпор е предизвикан од ирационални фактори - природно отфрлање на сè ново, необично, она, чија потреба сè уште не е реализирана. На дијаграмот, оваа ситуација е прикажана со насилни, неприфатливи промени во познатото надворешно опкружување.

Во оваа ситуација, прелиминарното „лансирање на ТМ-бацил“ може да биде добар начин да се постави теренот за промени. Ако „бацилот на ефикасност“ се внесе во главата на човекот и работи според шемата опишана погоре, ако тој почнал да го брои и вреднува своето лично време, тој многу полесно ќе ја прифати идејата да ги стави работите во ред. ниво на компанија, како што беше прикажано во претходната потточка.

Да го забележиме тоа овде ние зборувамеисклучиво за доброволно користење на одредени методи од страна на лице. Оние. тајмингот во овој случај во никој случај не е надворешно набљудување на специјалист во научна организацијапороѓај. Единствениот елемент на принуда овде може да биде обврската да се подложи на обука; примената на методите добиени од страна на едно лице треба целосно да се остави на неговата сопствена дискреција. Дури и ако само 10% од вработените се сериозно заинтересирани за организацијата на своето време и почнат да вложуваат напори во оваа насока, овој „квас“ порано или подоцна ќе влијае на сите околу нив. Но, тоа е можно само кога „воведувањето на бацилот“ е лишено од секаков вид на обврска и принуда, кога акцентот е ставен на создавање на личниот интерес на човекот. Ова е патот на бавна, еволутивна, долгорочна промена. размислување.

Било какви финансиски, материјални и слични ресурси за ефикасност исцрплив.„Ефикасниот бацил“ ја ослободува „меѓуатомската енергија“ на човечкиот, креативен ресурс, кој како извор на развој - неисцрпна.

001 И покрај фактот што ова „лично“ време се „продава“ на работодавачот, губењето на таквото време сепак е загуба на животно време, па затоа сметаме дека е соодветно овде да се користи терминот „лично време“.

002 вистински случајод дијагностичката практика на авторот. Вреди да се напомене дека овие работници делумно и самите испровоцираа такви навлегувања во своето време со постојана сигурност. Но, овој факт не ги намалува загубите на сопственикот на компанијата од таквата очигледна неефикасност.

Економија

Клучни зборови:

1 -1

Испратете ја вашата добра работа во базата на знаење е едноставна. Користете ја формата подолу

Студентите, дипломираните студенти, младите научници кои ја користат базата на знаење во нивните студии и работа ќе ви бидат многу благодарни.

Хостирано на http://www.allbest.ru/

Корпоративно управување со времето: цели и технологии

содржина

Вовед
Заклучок

Вовед

Многу менаџерски дисциплини и технологии му помагаат на раководителот на претпријатието да стане подинамичен, да биде во тек со сè и да ги исполни роковите што е можно поскоро. Управување со проекти, управување со квалитет, различни корпоративни информациски системи - сето тоа, покрај намалувањето на финансиските трошоци, помага и за намалување на временските трошоци.

Корпоративното управување со времето е една од овие технологии, која се оформи како посебна дисциплина во рамките на генералниот менаџмент благодарение на развојот на Заедницата за управување со времето Improvement.ru и Одделот за управување со времето на Московската финансиска и индустриска академија.

Корпоративни управување со времето - дисциплина во рамките на генералниот менаџмент, што овозможува личното управување со времето на вработените да се направи алатка за зголемување на корпоративната ефикасност.

Релевантноста на мојата работа се должи на очигледната потреба за ефективно управување со времето во денешната динамична економија. Управувањето со времето (или самоорганизацијата) е ефикасна технологија за организирање лична работа, од една страна. Од друга страна, ова е животен концепт на личност која е убедена дека не треба да се трошат необновливите ресурси на своето време и, во крајна линија, својот живот.

Целта на презентираната работа е да се разгледаат целите и технологиите на корпоративното управување со времето.

За да се постигне оваа цел, студијата ги поставува следните задачи:

- сметајте го корпоративното управување со времето како алатка за подобрување на ефикасноста на организацијата

- да ги поткрепи целите и резултатите од корпоративното управување со времето

- размислете за корпоративното управување со времето: на пат да станете нов корпоративен стандард.

1. Корпоративно управување со времето како алатка за подобрување на ефикасноста на организацијата

Корпоративното управување со времето ви овозможува да го направите личното управување со времето на вработените алатка за зголемување на корпоративната ефикасност.

Корпоративното управување со времето комбинира два пристапа - лично управување со времето и корпоративна работна организација. Задачата за воведување на управување со времето во овој случај е одговорот на прашањето: „Како да се зголеми управливоста на компанијата и вработените, без да се изгубат придобивките што ја даваат слободата и иницијативата на луѓето?

1.1 Концептот на корпоративно управување со времето

"Задача управување во XXI век - научи да да владее ефикасност менаџерски и креативни trнаДа" (П. ДракерАрхангелски Г.А. Организација на времето: од лична ефективност до развој на компанијата / Г.А. Архангелск. - 2-ри изд. - Санкт Петербург: Петар, 2005. - 442 стр. )

За прв пат, темата за корпоративно управување со времето беше наведена во монографијата на Г.А. Архангелски „Организација на времето: од лична ефикасност до развој на компанијата“ во 2003 година. Оттогаш, идејата за централизирана корпоративна имплементација на технологии за управување со времето стана свесна потреба за зголемен број компании и организации.

Управувањето со времето првично беше развиено како практична дисциплина развиена повеќе од консултанти за менаџмент отколку од академици. Голем број домашни и западни специјалисти за менаџмент развија практични технологии за планирање, нудејќи им ги на практични менаџери во форма на книги и Курсеви за обука. Како по правило, употребата или некористењето на технологиите за управување со времето беше оставено од раководството на организацијата по дискреција на вработениот. Затоа, во научниот менаџмент, прашањата за самоуправување и лична организација на трудот беа релативно ретко допрени. Класици на научниот менаџмент, на пример, Ф.В. Тејлор, прво го постави прашањето за централизиранвоведување технологии за лична организација на работата, притоа разгледувајќи главно физичка работа. Во 20-тите години на XX век. Директорот на Централниот институт за труд А.К. Гастев го спротивстави механичкиот пристап во таквиот вовед „одозгора“ со идејата за „организациско-трудовен бацил“, кој го поттикнува вработениот во организацијата самостојно да ги подобрува работните процеси. Претседателот на Лигата „Тајм“ П.М. Керженцев го префрли фокусот од општата организација на трудот на време, почна да го смета за еден од најважните ресурси на организацијата и вработениот.

Конечно, класиката на западната теорија на менаџментот П. Дракер, привлекувајќи внимание на сложеноста на управувањето со креативната и менаџерската работа „одозгора“ без да ја вклучи независната иницијатива на вработениот, ја назначи задачата за зголемување на ефикасноста на менаџерската и креативната работа како клучна задача. за управување во 21 век.

Така, во историјата на прашањето за управување со времето на вработен во организација, може да се разликуваат две главни гранки на истражување: класично управување со времето и области на општо управување, на еден или друг начин кои влијаат на прашањата за лична организација на работата. Овие гранки се спојуваат во текот на развојот, што го прави природно да се постави прашањето за развој на методи за вградување на управувањето со времето во корпоративното управување.

Корпоративни управување со времето- збир на технологии за „вградување“ на методи за управување со времето во системот за управување на организацијата.

Така, ако корпоративното управување е патека „одозгора надолу“, од градење систем до ефективноста на неговите елементи, особено ефективното користење на времето на вработениот, тогаш личното управување со времето е патека „одоздола нагоре“, од личната ефективност на вработените до зголемување на ефикасноста.одделенија или организации.

Управувањето со времето во класична смисла на зборот го опфаќа целиот сет на технологии за планирање што ги користи вработен во организацијата. сам по себеда се подобри ефикасноста на користењето на работното време. Во исто време, употребата на управување со времето не е задолжително. Во последниве години, сè поголем број организации ја сфатија потребата за централизирана корпоративна имплементација на технологии за управување со времето.

1.2 Основни принципи на управување со времето

макотрпна самостојна работа. Менаџерот може да развие висококвалитетен, ефективен систем за организирање на своето време само сам. Оваа важна работа не може да се остави на консултант или секретар. Само самиот менаџер ќе може да го избере соодветното решение и да го обнови за да одговара на неговите потреби.

Решение индивидуалност. Во организацијата на личното време, не се важни општите правила, туку индивидуалниот стил што лидерот го наоѓа за себе. Ако му е удобно, дава максимална ефикасност. Фокусот треба да биде на оние методи кои ви дозволуваат да се движите дури и во услови на неизвесност. Затоа, важно е да се одредат такви параметри како што се темпераментот на една личност, сензорни преференции, биоритми на неговото тело, работни цели итн.

Потребата да ги следите вашите сопствени перформанси. Користејќи го тајмингот, можете да идентификувате моменти на неоправдано губење време и да ги откриете неговите скриени резерви. При анализа на добиените податоци се препорачува да се користи методот на споредување на постигнатото со максималното можно, а не постигнатото со планираното, како што се прави во западните технологии за управување со времето. Но, главниот резултат од користењето на мерењето на времето е појавата на одредена способност за постојано самостојно следење на сопствената ефикасност. Следењето на сопственото време неколку недели развива посебен вид внимание на времето, а менаџерот почнува да гледа на неговите постапки на сосема поинаков начин.

Размислување за ефикасност. Примарната улога се игра со директна промена во размислувањето. Лицето кое научило да идентификува неефикасни процеси и да ги подобри, стремејќи се да ги оптимизира и подобри перформансите - може да ги примени постоечките методи, да ги прилагоди на своите потреби или да развие свои. А самите технички методи за организирање на времето и личната работа и нивното директно спроведување во животот е само прашање на технологија. Штом се случи промена во свеста, таа почнува да делува и да вроди со плод во секаков вид активност.

Достижни и неисцрпни резерви на ефикасност. Темелен принцип, покрај кој ниеден технолошки проблем не е неспоредлив. Врз основа на претпоставката дека резервите на ефикасност, развој и само-подобрување не само што се реално остварливи, туку и потенцијално неисцрпни, потрагата по вистинското решение и развојот на потребниот метод се чисто тактички прашања и очигледно решливи.

1.3 Причини за користење на корпоративно управување со времето

Потребата за корпоративно спроведување на управувањето со времето се должи на следниве фактори:

1. Растење темпо промени економски срединибараат трансфер на поголеми овластувања на вработените во организацијата, брзо усвојување на независни одлуки од нивна страна и самостојна организација и планирање на нивната работа.

2. Зголемување специфичен тежината нематеријални средства во трошок органиција; перформансите на клучните врвни менаџери и специјалисти стануваат главен фактор за успехот на се поголем број компании. Во исто време, надворешната контрола врз активностите на работникот, која е од креативна природа, е исклучително тешка, но релевантноста на независната организација на нивната работа од страна на таков вработен се зголемува.

3. За организации стане нормата а не ретки исклучок, Станиnда значајни промени активности- развој на нови производи, влез на нови пазари, воведување нови алатки и системи за управување. За врвните менаџери и специјалисти на организацијата, соодветно, постојаното зголемување на бројот и обемот на задачите што треба да се решат, потребата постојано да се наоѓаат резерви на време за спроведување на проекти кои и овозможуваат на организацијата континуирано да се развива, станува норма.

стандард за корпоративно управување со времето

2. Цели и резултати на корпоративното управување со времето

2.1 Време на компанијата и време на вработен (менаџер).

Тоа, СЗО јавете сезалежи се лизне неговиот време изданија од раце мојот животот; тоа, СЗО задржува во раце неговиот време , задржува во раце мојот животот. (Алан езеротоАлан Лакејн - бестселер автор на „Како да станеш господар на своето време и живот“, познат американски експерт за „стратегии за заштеда на време“ )

Постои прилично обемна област на технологии за управување поврзана со управувањето со времето на компанијата, првенствено поврзана со системите за управување. Главното внимание се посветува на организацијата на системот како целина. Со овој пристап, организацијата на времето на поединечен вработен се смета исклучиво како последица на правилно изграден и ефикасно функционален систем.

Технологиите поврзани со оваа област вклучуваат, на пример, реинженеринг на деловни процеси, управување со вкупен квалитет, управување со проекти итн., кои се технологии за управување со времето на компанијата, односно еден од најважните критериуми за квалитет.

Втората важна насока во корпоративниот менаџмент е организација на лична работа, зголемување на ефикасноста на сопствените активности. Во овој случај, иницијативата за промена доаѓа од самиот вработен.

Во оваа насока се применуваат технологии на лично управување со времето, разни технологии на личен раст, самоуправување.

Полиња на примена на технологии од прв тип: работа од типот „транспортник“. Области на активност кои не бараат креативна иницијатива на вработените. Строго регулирани процеси, секое отстапување од кое може да доведе до непоправливи последици.

Области на примена на технологии од втор тип: работа која бара не само несомнено извршување на строги описи на работни места, туку и манифестација на независна иницијатива од страна на вработениот. Области на активност кои вклучуваат усвојување на нестандардни одлуки, распределба на ресурси, потреба и подготвеност за преземање одговорност, динамичен одговор на променливите барања, ситуации и барања. Вработување со високо ниво на самостојно одлучување и одговорност за нив, самостојна организација на процесите.

Во исто време, „личното“ управување со времето, поради неговите својства, се покажува како прилично моќна алатка не само во областа на личниот развој, туку и во подобрувањето на корпоративната ефикасност.

И тука веќе има смисла да се зборува не толку за лично колку за лично управување со времето.

2.2 Лични и корпоративни перформанси

Лична ефикасност - клучен концептуправување со времето: колку повисоки, појасни цели си поставуваме, толку позначајни и поорганизирани сме за користењето на нашето време.

Лично ефикасност- користење од страна на лице од своето време за постигнување на своите цели; се разгледува во контекст на целиот живот, без да биде врзан за одредено место на работа или поле на активност.

Зборувајќи за корпоративното управување со времето, очигледно е дека е потребен поинаков агол на гледање на прашањата за личната ефективност во организирањето на времето. Неопходно е да се земе предвид контекстот на работа, спецификите на полето на активност, карактеристиките на одредена компанија, па затоа е неопходно да се воведе нов концепт на лична ефективност.

Лично ефикасност- лична ефективност на лице како вработен во одредена организација, поради неговите сопствени напори и вештини за самоорганизирање.

Така, личната ефективност е лична ефективност на една личност плус контекстот на одредено поле на активност.

Како личната ефикасност е поврзана со зголемувањето на корпоративната ефикасност? Откако почна да биде посвесен за своето време, едно лице многу брзо почнува да разбира дека губењето на неговото лично време директно зависи од неефикасноста на постоечкиот систем за корпоративно управување. Поседувајќи вештини за управување со времето, тој ќе ја види врската помеѓу загубите на компанијата и неговите (сетете се на графиконот на односот помеѓу личните и корпоративните цели) и соодветно на тоа, поактивно ќе иницира позитивни промени. Во исто време, промените иницирани од самиот вработен се многу поефикасни од оние воведени „по наредба одозгора“. Она што работникот го измислил и предложил сам, тој ќе биде поспремен да го спроведе во пракса; во исто време, тој е најдобро информиран за вистинската состојба на работите, бидејќи е најблиску до вистинските проблеми и тешкотии на работата што и самиот ја работи. Така, обичните вработени во компаниите и организациите се најдобриот ресурс за подобрување на ефикасноста на компанијата. „Самата фирма ја зголемува својата ефикасност.

- менаџерска корисност за зголемување на личната ефективност на подредените:

- управливост на личната ефикасност и разбирање на карактеристиките на планирање и распределба на работното време од страна на вработен;

- способност да се постават оптимални рокови за завршување на задачите поради реално разбирање на степенот на обемот на работа на подредените;

- доверба во ефикасноста и навременоста на активностите на подредените во ситуации кога директната контрола над нив е тешка или невозможна: при интеракција со подредените со клиенти, колеги од други оддели итн.;

- транспарентност на работата на подредените, формализирање на нивните лични работни цели, планови и задачи, елиминирање на факторот „неопходност од неорганизираност“ на вработениот.

2.3 Логиката на имплементација на корпоративното управување со времето: принципи, фази

Принципи:

" Принцип земјоделец" . Што прави земјоделецот за да добие висок принос? Ја обработува земјата, оплодува, води, никнува, плевел... Зарем не е чудно, на прв поглед, што додека се очекува резултат од растение, се прават напори во сосема поинаква насока? Истото е и со воведувањето на управувањето со времето: не вреди да се вложи труд во „плодовите“ - специфичните методи со кои луѓето ќе го организираат своето време. Напорите треба да се концентрираат на „почвата“ - на ставовите, верувањата, целите, вредностите, односот на луѓето кон времето.

Главните карактеристики на овој принцип:

- Хомеопатски, движење со микроскопски чекори, обидете се да не користите фронтални напади: „Од утре сите сме тајминг!“;

- Заеднички јазик - разговарајте со секој вработен на јазикот што тој го разбира, ако сакате да бидете слушнати, за оние работи што го интересираат;

- Потребниот волумен - главната работа е дека секоја иновација не треба да биде оптоварена за вработениот во оваа фаза.

" Центар кристализација" . Како по правило, идејата за управување со времето (во терминологијата за управување со времето - „бацил за управување со времето“) првично ја носи во компанијата едно лице. Еден, дури и најефикасниот вработен или лидер, нема да може да ја промени ситуацијата без поддршка од другите. Следствено, потребен е одреден „центар“, каде што би можеле да се „кристализираат“ идеите за ефективна и рационална организација на времето. Дали оваа група ќе биде од една единица или од неколку не е важно.

Корисноста од формирањето на таква група:

- Создавање на пилот група за тестирање на применетите технологии за управување со времето пред нивно масовно воведување во активностите на компанијата;

- Тимска работа - квалитативно ново ниво на можности, појава на нов, системски ефект;

- Демонстрација со добар пример на не само лични, туку и тимски, корпоративни примери за ефективноста на трансформациите во областа на управувањето со времето.

" слободата независност" . Оставете ги самите луѓе да преземат чекори на полето на организирање на своето време.

Предностите на овој пристап:

- Човекот почнува да доживува чувство на слобода и контрола како точно го организира своето време, какви алатки, методи, начини користи. Нека измисли свои пристапи, алатки и методи, дури и неефикасни - ова го зајакнува интересот и иницира понатамошно проучување на основите на управувањето со времето;

Предмет на немешање некое време во развојот на идеи за управување со времето, постои можност за креативен пробив, раѓање на сосема нови алатки, методи кои можат да бидат многу ефикасни за имплементација во вашата компанија: на крајот на краиштата, никој не знае спецификите на активноста подобро од специјалист кој ја работи оваа работа секој ден;

- Способноста да се преземат независни чекори раѓа чувство на слобода на избор. Сопствен избор или принуда однадвор - што мислите, каде се шансите за успешна реализација? Оставете му на лицето право на сопствено независно пребарување и личен избор.

Фази:

" Сеење" . Главната задача на оваа фаза е да предизвика кај вработените и колегите слободен интерес за темата за управување со времето. Начини:

" Мотивација преку вредности" . Објаснување и презентирање на вработениот кој е неговиот личен интерес за компетентно управување со неговиот личен временски ресурс.

" Дали како Јас" . Најсилната техника во оваа фаза е личен пример на лидер со јасно видливи надворешни позитивни резултати. Друг начин е компетентно да се пренесат идеите за управување со времето на вработените, колегите, повисокото раководство.

И, конечно, еден од силните методи за мотивирање на подредените: " откажете се во вода, а после предаваат да плива" .

" мотив" . Создадете мотивација за користење на вештините и знаењата за управување со времето во вистинската практика на вработените. Еден од начините во оваа фаза е воведувањето квантитативни индикатори кои го прават времето на единицата, одделот материјален ресурс и ви овозможуваат да ги следите промените во процесот на примена на алатки за управување со времето.

Примери за такви индикатори:

Колку време поминуваме на состаноци?

- Колку често ја завршуваме работата по завршувањето на работниот ден;

- Колку често и колку го нарушуваме времето на испорака;

- Колку време е потребно од примање на нарачка од клиент до моментот на испорака / алтернативно: од моментот кога се појавува нова идеја до лансирање на нов производ на пазарот;

- Колку пати неделно раководителите на соседните сектори се жалат дека доцниме со документацијата ...

Започнете да избирате индикатори со оние чии промени ќе бидат забележливи веднаш или по краток временски период.

" Со цел" . Формализација на нови ефективни методи на работа, алатки, методи кои се појавија во првите фази кои помагаат да се оптимизираат деловните процеси, употреба работно време. Тука започнува развојот на норми, правила, прописи и договори во областа на управувањето со времето.

Така, интегрирањето на управувањето со времето во системот за управување на една компанија или организација, во одредена фаза од неговиот развој, доаѓа до потреба од развивање на корпоративни стандарди во областа на управувањето со времето.

3. Корпоративно управување со времето: на пат да стане нов корпоративен стандард

3.1 Дијагноза и проценка на вештините за управување со времето

Првиот чекор во корпоративното спроведување на управувањето со времето е обично обуката. Но, обичната обука не дава максимални резултати ако не е придружена со одредени активности пред и после обуката, ако не се направи логичен елемент на системот за корпоративна обука. Дозволете ни да ја претставиме технологијата на таквото вградување на управувањето со времето во програмата на корпоративниот универзитет или тренинг центарна пример на реален проект.

Обуката за управување со времето во текот на корпоративниот универзитет се одвива според следнава шема:

1) учесниците во обуката пополнуваат прашалници за профилирање кои овозможуваат да се процени нивото на нивната компетентност за ТМ и да се направи обуката поиндивидуализирана;

2) се спроведува дводневна програма за обука „Управување со времето: флексибилни методи“, прилагодена на спецификите на активностите на компанијата.

3) за време на обуката, учесниците почнуваат да работат со авторскиот прирачник „Организатор на обука“, кој е еден вид „упатство за управување со времето“. Содржи едноставни вежби и празни табели кои ви дозволуваат да го консолидирате материјалот за обука. По обуката, учесникот не е оставен „еден на еден“ со управување со времето, тој има јасен алгоритам на дејства;

4) еден месец по обуката се спроведува 4-часовен пост-тренинг. Ги анализира успесите и неуспесите на првата фаза од примената на управувањето со времето.

5) неколку месеци по курсот, учесниците пишуваат есеи кои ги одразуваат промените во организацијата на нивната работа.

Таквата шема може значително да ја зголеми ефективноста на обуката. Во секоја фаза, корпоративниот универзитет активно комуницира со вработениот, неговиот менаџер и ТМ-обучувачот, така што сите проучувани техники наоѓаат вистинска примена. Еден од љубопитните несакани ефекти на обуката е тоа што менаџерите на повисоко ниво, гледајќи ги јасните успеси на подредените во организирањето на времето, самите изразуваат желба да учествуваат на слични обуки.

Следниот чекор по организацијата на системот за обука за управување со времето е дијагностика на управувањето со времето во одделенијата и сертифицирањето на вештините за ТМ на вработените.

Дијагностиката се спроведува во форма на прашалник според неколку клучни критериуми. Резултатот е изградба на ТМ профил - едноставен дијаграм кој ја отсликува ситуацијата во една компанија или оддел во сите аспекти на управувањето со времето (сл. 1)

Слика 1 - АД „Bank24.ru“ - ТМ-профил на тимот на врвни менаџери

Профилот е изграден врз основа на податоци добиени од анкета на тим од менаџери во три главни области на имплементација на управување со времето во една компанија:

- лично управување со времето - степенот на вештини за управување со времето во просек за оваа група на менаџери;

- тимско управување со времето - квалитетот на ТМ-интеракцијата хоризонтално во тимот;

- корпоративно управување со времето - квалитетот на ТМ интеракцијата помеѓу менаџерот и неговите подредени.

Анализата на конструираниот ТМ профил ви овозможува да ги идентификувате проблематичните ТМ компоненти на секојдневните активности на секој вработен, оддел и организација како целина. Спроведувањето на второ истражување (по завршувањето на обуката) ви овозможува да ја оцените неговата ефикасност.

ТМ-дијагностиката ви овозможува да го оцените целокупното поседување на ТМ-вештини на тим од менаџери. Истовремено или одделно со него, техниката може да се користи ТМ сертификати, кој служи за проценка на личните ТМ вештини на секој менаџер или специјалист.

Дијагностичкиот ТМ профил е изграден врз основа на бодови на десет главни критериуми, покривајќи ги сите клучни аспекти на управувањето со времето. Бројот „десет“ е избран врз основа на фактот дека секој критериум се споредува со „заповедта за управување со времето“. Како што рече еден шеф на корпоративен проект ТМ, „мора да се остави нешто откако се ќе се заборави“. Таков „сув остаток“ треба да биде „Десетте заповеди за управување со времето“ (Табела 1).

Табела 1 - Критериуми и заповеди за управување со времето

ТМ критериуми	ТМ заповеди
Материјализирање и видливост на задачите и информациите	Материјализирајте ги мислите и задачите. Бидејќи се „во глава“, тие не се контролираат
Мерливост на резултатите, време и ефикасност	Ако сакате да се снајдете - измерете. Управувајте врз основа на факти, а не на мислења.
Доследност, доследност, координација на работата	Систематизирајте ја работата: обединете се по значење, структура. Нема систем - нема резултат
Флексибилност на активност, леснотија на планирање, респонзивност	Планирајте што е можно поедноставно и флексибилно. Зголемете ја вашата реакција на промени
Цел-ориентирана, дефинитивна насока	Формулирајте цели. Оценете ја секоја акција според придонесот што го дава за постигнување на целите.
Приоритетизирање, фокусирајте се на најважното	Истакнете го најважното. Започнете со него, дајте му најдобро време и труд
Инвестиции, развојна ориентација	Инвестирајте време во иднината. Многу е тешко да се направи, но се исплати
Навременоста на извршувањето	Искористете ги добрите можности. Планот е средство за да се направи тоа, но не и цел сама по себе.
Контролабилност на извршувањето	Направете преглед на делегираните задачи и следење на перформансите. Секој треба да знае дека „ништо не забораваш“ и секогаш оди по својот пат
Леснотија на работа	Управувајте со вашиот обем на работа; работи „помалку, но попаметно“. Менаџер управуван како коњ е несоодветен
Внимание на ефикасноста	Развијте „чувство за тајминг“ и „чувство за ефикасност“. Останатото ќе следи

Ајде накратко да го разгледаме секој критериум посебно.

1. материјализација. Ефективното управување со времето започнува со материјализација на задачите, мислите, плановите, договорите. Присуството на сите задачи на надворешни медиуми (по можност електронски) ви овозможува да го ослободите вашето размислување за приоритетните прашања во вашата лична работа и да го намалите времето поминато во потрага по информации. Во тимското управување со времето, материјализацијата помага да се избегне „неопходност од неорганизираност“, лесно е да се префрлат задачите хоризонтално. Конкретно, добро организираната материјализација на задачите намалува голем број ризици поврзани со отпуштањето на вработените. Вработен во пензија може да земе со себе хартиен дневник со корисни контакти, но нема да може да го одземе системот за преглед на задачи воспоставен во MS Outlook, структуриран според одредени, добро познати правила.

2. мерливост. Потребата од квантитативно мерење на индикаторите во генералниот менаџмент е практично аксиома. Истото важи и за личното и за тимското управување со времето. Само воведувањето на објективни квантитативни показатели ви овозможува вистински систематски да управувате со времето. Како по правило, индикаторите се користат во мерењето на времето за да се анализира времето поминато. На пример, „удел на време на приоритетни задачи“, „време поминато на задачи што тој самиот ги извршувал, иако можел да делегира“.

3. Конзистентност. Во личната работа, овој критериум ја оценува конзистентноста на задачите и проектите, „синергетскиот ефект“ на нивната интеракција. Во управувањето со времето на тимот, ова е еден од клучните критериуми што одговара на прашањето: „Дали тимот е единствен ентитет, чии перформанси се повисоки од збирот на резултатите на секој менаџер вклучен во тимот?

4. Флексибилност. Управувањето со времето често се поистоветува со напорно планирање, „закажувајќи се во минута“. Но, планот не е цел сам по себе. Плановите и за лична и за тимска работа треба да бидат што е можно поедноставни, флексибилни, што ќе го олесни „фаќањето“ на новите можности.

5. ориентација кон целта. Активноста може да биде бурен одговор на надворешни стимули или јасен логичен редослед на задачи, од кои секоја работи кон јасно артикулирани цели. Во тимската работа, овој критериум ја оценува јасноста на целите за сите членови на тимот и доследноста на нивното движење во една насока.

6. Приоритетизација. Овој критериум ви овозможува да го процените степенот на „зафатен обем на работа“, процентот на времето доделено на приоритетните задачи. Како по правило, токму во насока на приоретизирање лежат најефективните акции во раните фази на спроведувањето на управувањето со времето. На крајот на краиштата, речиси секоја организација е добро запознаена со проблемот на „извртување“, кој, според некој неразбирлив закон на природата, секогаш расте во обем.

7. Инвестиција. Секоја задача извршена во лична или тимска работа може да даде резултати. Но, може, во поголема или помала мера, да работи за развој, да создаде нови можности за идни резултати. Идеално, сите задачи работат за развој, создаваат „инвестиција во иднината“.

8. Навременост. Овој критериум ја оценува и навременоста во однос на исполнувањето на роковите за завршување на задачите и навременоста на спроведување на проекти кои не се врзани за тешки времиња, што е можно само со флексибилен систем на планирање кој брзо реагира на поволните можности кои се појавуваат.

9. Контролабилност. Ако му поставите задача на подреден или договорите нешто со колега, колку можете да бидете сигурни во извршувањето? Дали треба многу пати да се потсетувате на оваа задача?

10. Леснотија. Овој критериум го проценува степенот на интензитет и на личната работа и на односите во тимот и со подредените. Со идеално прилагодено лично, тимско и корпоративно управување со времето, личната работа и интеракцијата со колегите престануваат да бидат „напнати“ и не бараат постојани болни напори.

Покрај оценувањето според десет критериуми, ситуацијата се оценува и според еден интегрален критериум - „Внимание на ефикасноста“, кој го опишува нивото на почитување на сопственото и воопшто на туѓото време, свесноста за важноста на прашањето, негова „имплементација“ на ниво на очигледни принципи на тимска интеракција.

За да се конструира ТМ профил, вработените во единицата за дијагностицирање одговараат на прашања од прашалник кој вклучува 33 „повеќе избор“ (11 критериуми, секој се оценува во 3 области). Пример за проценка на материјализацијата на управувањето со времето во лични и тимски области може да се види во Табела. 2.

Табела 2 - Пример за прашања од дијагностички прашалник

Критериум 1: Материјализација и видливост на задачите и информациите
	1. Лично управување со времето	2. Управување со времето на тимот
	Речиси сите мои задачи и корисни мисли (значајни информации, итн.) постојат во лесно видлива електронска форма (во MS Outlook, во форма на е-пошта или посебни датотеки итн.)		Речиси сите задачи се префрлаат на колегите по електронски пат. Врз основа на резултатите од усните дискусии, клучните мисли задолжително се снимаат и испраќаат.
	Повеќето од моите задачи и размислувања постојат во електронска форма, мал дел (до 20-30%) - во хартиена форма. Прегледот на задачите е прилично едноставен и удобен		Повеќето од задачите се пренесуваат „хоризонтално“ во електронска форма, мал дел во хартија. Резултатите од повеќето усни дискусии се запишуваат во писмена форма.
	Повеќето од моите задачи и мисли (70% или повеќе) се запишуваат на хартија (во дневник, во форма на посебни документи), остатокот - во електронски		Повеќето задачи се доставуваат на хартија. Поправен е незначителен дел од усните договори
	До 20-30% од задачите и значајните информации не се евидентираат во писмена форма		До 20-30% од задачите (барања, договори) се пренесуваат „хоризонтално“ усно
	Повеќето мои задачи и значајни информации ги чувам во меморија		Повеќето задачи се предаваат усно
Заповед 1: Материјализирајте ги мислите и задачите. Бидејќи се „во глава“, тие не се контролираат

Слично на тоа, испитаникот ја оценува состојбата според други критериуми и насоки. Лесно се гледа дека од прашањата се видливи „социјално очекуваните“ одговори. Во ова општествено очекување, покрај очигледните недостатоци (искривување на податоците кон „точни“ одговори), има и предности. Тие лежат во фактот дека во форма на прашалник всушност се врши воведување на принципите на ТМ во корпоративната култура. Споредувајќи се со ТМ-идеалот очигледно од прашалникот, менаџерот се обидува на овој идеал за себе и разбира кон што треба да се стреми. Ова е многу важен ефект од примената на методологијата: писменоста во прашањата за управување со времето често остава многу да се посакува меѓу менаџерите на далеку од последните руски компании.

За да се неутрализира ефектот на општественото очекување, анкетата се спроведува само анонимно, а за тоа се предупредуваат сите учесници. Профилот го составува менаџерскиот тим во целина и не е основа за какви било „одмазди“. Важно е да се земе предвид дека методот на ТМ-дијагностика не е метод за оценување на вработените или одделенијата. Задачата на методологијата е да ги идентификува најприоритетните области за развој на ТМ вештините на менаџерите и нивната тимска интеракција.

„Надуените“ одговори се идентификуваат при детална анализа на ТМ профилот и матрицата на одговор.

Покрај формализираните прашања за множество критериуми, прашалникот содржи и шест отворени прашања. Од менаџерот што го пополнува прашалникот се бара произволно да ја опише моменталната и посакуваната состојба на личното, тимското и корпоративното управување со времето. Отворените прашања овозможуваат разјаснување и „пополнување на бои“ на проценките добиени во формализиран прашалник. На пример, во горенаведениот случај, одговорите на менаџерот јасно корелираат со ниски показатели во однос на материјализацијата, т.е. преглед на задачи и информации, и инвестиции, т.е. способност да се распредели време за долгорочни задачи кои не даваат моментални резултати.

Резултатите од истражувањето се претставени во три главни блока.

1. Анализа генерализирана профил.

2. Анализа на повеќето " проблематична" критериумиземајќи ја предвид статистиката на распределбата на одговорите на испитаниците во групата.

3. Карта проблеми и решенијапрепораки - сумирање на наодите од анализата, препораки за приоритетни активности.

4. Анализа генерализирана профилви овозможува да ги идентификувате главните проблеми и нивните односи. На пример, недостатокот на време за долгорочни задачи (ниски оценки на критериумот за инвестирање) често е очигледно поврзан со лошо организиран преглед и структурирање на информациите (ниски оценки за материјализација) и преоптоварување на менаџерот со бројни незначителни барања од колеги и подредени (ниски оценки за „внимание на времето“ во тим и/или единица).

5. Следно се врши детално анализа на одвоени критериуми, која ги зема предвид статистичките податоци за распределбата на одговорите во рамките на групата, корелационите функции на матрицата за одговор итн.

На слика 2 е прикажана статистиката на распределбата на одговорите според критериумот „Инвестибилност“. Хоризонталната оска го покажува резултатот на рејтингот, вертикалната оска го покажува бројот на испитаници кои ја избрале оваа оцена.

Ориз. 2 - Дистрибуција на одговорите на испитаниците во рамките на групата

Во анализата, даден е препис од статистички најзначајните одговори земени од прашалникот (т.е. оценките дадени од мнозинството членови на тимот). Индикаторите прикажани на графиконот (сл. 2) се дешифрираат на следниов начин:

· приватен управување со времето,резултат 0: Времето за „инвестирање во себе“ е во принцип распределено, но не толку колку што би сакале;

· команда управување со времето,Евалуација 1: Нашиот тим свесно распределува време, енергија и ресурси за проекти од „инвестициска“ природа. Го немаме проблемот „нема време за учење“, „нема време за воведување нови технологии“. Но, во исто време, 20-30% од времето сè уште е окупирано од активности кои даваат само краткорочни резултати;

· корпоративни управување со времето,резултат 0: Во мојата единица и моите подредени, во принцип, се посветува внимание на работата од перспективна природа, но сепак фокусот е на краткорочните резултати, тие лесно се мерат и оценуваат нашите активности.

Самите овие проценки даваат одреден увид во ситуацијата. Резултатот од обработката на прашалниците е „портрет“ составен од статистички најзначајните избрани одговори. Анализата и споредбата на проценките ни овозможуваат да добиеме дополнителни заклучоци.

3. Конечната фаза од анализата е формулирање на препораки и редуцирање на сите шеми во една единствена Карта проблеми и решенијадавајќи преглед на сите претстојни ТМ настани.

Пример. Генерално, состојбата со инвестициите, врз основа на презентираните податоци, може да се процени на следниов начин: „Во нашиот тим од врвни менаџери, времето се распределува во доволни количини за перспективен бизнис, но во мојата лична работа и во единицата што ми е доверена , не."

Во реалноста, тоа значи дека менаџментот на клиентите плаќа големо вниманиезадачи од „инвестициска“ природа и создава соодветен притисок врз врвните менаџери. Но, повеќето директори не го преведуваат овој притисок „надолу“ на нивниот оддел, како и на нивната лична работа.

Ориз. 3 - Пример за елементот „Карти на проблеми и решенија“.

Во текот на општата и деталната анализа на профилот на ТМ, секоја теза од анализата е илустрирана со дијаграм на причинско-последична врска на проблемите и нивните извори (сл. 3).

Генерално, темата за корпоративна имплементација на управување со времето е стара само неколку години. Нормално, во толку млада насока на управување со времето, има многу интересни можности за истражувачот.

Една од овие клучни области е проценката на економската ефикасност на воведувањето на управувањето со времето, во зависност од природата на активностите на единицата во која се спроведува. Постојат неколку насоки за такво истражување. На пример, во одделенијата кои директно „продаваат време“ на вработените (ревизор, консултант, адвокат), заштедите на време се директно изразени во пари, во зависност од цената на еден час на овој специјалист за клиентот.

1. Оддели за продажба. Со намалување на времето поминато од страна на менаџерите за продажба на помошни операции и зголемување на директната комуникација со потенцијалните клиенти, може да се предвиди речиси директно пропорционално зголемување на обемот на продажба (можни се исклучоци поради состојбата на пазарот). Исто така, препорачливо е да се процени брзината на одговор на барањата од потенцијалните клиенти и да се спореди со слични параметри на перформанси на конкурентите, како еден од клучните фактори на конкурентноста.

2. Сервисните одделенија директно во интеракција со клиентот. Во овој случај, со ефективна организација на времето, квалитетот на услугата за клиентот се зголемува, што може да се поврзе со финансиските перформанси преку ценовната политика, политиката за попуст, споредбата со ценовната политика и нивото на услуга на конкурентите.

3. Внатрешни поделби кои не се во интеракција со клиентот. Во овој случај, врската помеѓу временските индикатори и финансиските показатели може да се извлече преку големината на фондот за плати или нивото на лојалност на персоналот (поорганизирани и предвидливи активности, помалку стресови и „прекувремена работа“ ја зголемуваат лојалноста на вработените, што е лесно да се поврзе со финансиски показатели во услови на недоволен квалитет на понудата на пазарот на трудот).

Управувањето со времето во работата на врвните менаџери и клучните специјалисти заслужува посебна студија. Тука има две можни проценки:

1. Директна проценка на трошоците за заштеденото време преку висината на надоместокот на врвен менаџер.

2. Евалуација на брзината на напредокот на клучните проекти преку воспоставување врска помеѓу зголемувањето на неделниот буџет на време што еден врвен менаџер може да го посвети на проект што го раководи, со намалување на времето на овој проект. Брзината на имплементација на проекти насочени кон развој на компанијата (имплементација на нови системи за управување, лансирање на нови производи итн.), по правило, може директно или индиректно да се поврзе со финансиските перформанси на компанијата.

3.2 Корпоративни стандарди за управување со времето

Воведувањето на управување со времето во една компанија не може да биде ограничено на дијагностика и сертификација. За да се консолидираат техниките за планирање на времето, може да се развијат корпоративни TM стандарди. Тие можат да се поделат на неколку логички нивоа.

1. Јазик, речник управување со времето. Зборовите „ургенција“, „важност“ и слично може да се разберат на сосема различни начини. За една единица, „важна“ задача - една со сериозни финансиски импликации, за друга - поставена од менаџер на високо ниво. Идеално, термините поврзани со планирањето на времето треба да бидат напишани во компанијата. Во секој случај, „во првата апроксимација“ на обуката се решава задачата за формирање заеднички јазик.

2. Аранжмани- општи „правила на добри манири“ во однос на времето. Таквите правила може да бидат усни или фиксирани во писмена форма, во форма на постери, таблети итн.

3. Прописи- договори, чиешто извршување е поддржано со санкции (и формални корпоративни и игри).

4. Работи, алатки- табли за планирање, готови празни места, меморандуми итн., „Отелотворувајќи“ компетентни техники за работа.

Најважната алатка за имплементирање на корпоративните стандарди е готови поставки во корпоративниот систем за лично и тимско планирање, по правило, тоа е MS Outlook или Lotus Notes. Поставките на календарот и задачите ги применуваат принципите и техниките на управување со времето.

Првиот чекор во имплементацијата на корпоративните ТМ стандарди е формализирање на јазикот, концептуалниот апарат: кој е „приоритет“ на задачата, „итност“ итн.

Следниот чекор по стандардизацијата на јазикот на активност е формулирање на правилата за негова организација, формализирани во системот на корпоративни прописи или постоечки во форма на неформални тимски договори. Во исто време, најделикатното прашање е одржувањето на рамнотежа помеѓу слободата и принудата, корпоративното мешање во оние аспекти од личната работна техника на вработениот кои се значајни за ефикасноста на компанијата.

" Работите" како носители корпоративни стандарди. Стандард, закон, правило кое прво мора да се прочита, а потоа да се примени, не е најефикасно. Идеалниот корпоративен стандард не е запишан на хартија, идеалниот стандард е отелотворен во нешто што „не ви дозволува да го направите погрешно“, самото го диктира посакуваниот курс на дејствување.

Ако информатичката технологија активно се користи во активностите на компанијата, готовите текстуални блокови и форми во соодветните програми може да бидат исклучително корисни, на пример, во MS Outlook, можете да поставите сопствени форми за презентација на задачи, вклучувајќи ги полињата неопходни за поставување на задача. Таквата форма, појавувајќи се пред менаџерот при поставување на задача за подреден, самиот ќе „потсети“ кои значајни параметри на задачата мора да бидат наведени.

Завршувајќи ја темата за корпоративните стандарди, вреди да се напомене дека, како што рекле старите Римјани, најдобриот закон е само фиксација на воспоставениот обичај. Најдобар стандард во многу случаи е формализирањето на техниките што луѓето ги пронашле и ги вовеле во употреба. самите себе. Токму овие стандарди се најефикасни, едноставни и најефикасни.

Заклучок

Управувањето со времето е сметководство и оперативно планирање на времето. Задачата на управувањето со времето е да го рационализира користењето на времето (и работното и личното време) од денот и неделата за да успее да ги направи сите најважни работи. Основните принципи на управување со времето: макотрпна самостојна работа, индивидуалност на решението, потреба од следење на сопствената ефективност, размислување насочено кон ефикасност, остварливост и неисцрпност на резервите на ефикасност.

Управувањето со времето, или самоуправувањето, првично беше развиено како технологија што ја користи една личност независно. Но, во 21 век ова веќе не е доволно. Постоеше потреба да се направи лично управување со времето, самоуправување со вработените, дел од системот на корпоративни стандарди. Дел од заедничкиот јазик што го зборуваат луѓето во организацијата.

Најновиот тренд е воведувањето на систем за управување со времето во претпријатијата (корпоративно управување со времето). Управувањето со времето е нова насока во управувањето со претпријатијата.

Постојат три области во корпоративното управување со времето:

- корпоративно управување со времето на претпријатието;

- корпоративно управување со времето на посебни одделенија;

- индивидуално управување со времето на водечки специјалисти.

Корпоративното управување со времето на претпријатието е првенствено фокусирано на формирањето ефективен системинтеракција помеѓу одделенијата и службениците на претпријатието. Тоа вклучува широка употреба на локални мрежи и информатичка технологија во процесот на комуникација.

Така, употребата на корпоративен систем за управување со времето во претпријатието ќе биде ефективна само во случај на интегриран пристап кон процесот на управување со времето во една организација.

Библиографија

1. Архангелски Г. Корпоративно управување со времето: Енциклопедија на решенија / Г.А. Архангелск. - М .: Алпина деловни книги, 2008. - 160 стр.

2. Архангелски Г.А. Организација на времето: од лична ефективност до развој на компанијата. - 2-ри изд. - Санкт Петербург: Петар, 2006. - 448 стр.: ил.

3. Архангелски Г.А. Временско возење: како да успеете да живеете и работите. - 3. изд., додај. - М.: Ман, Иванов и Фербер, 2006. - 256 стр.

4. Архангелски Г.А. Временска формула. Управување со времето на Outlook 2007. - М.: Ман, Иванов и Фербер, 2006 - 224 стр.

5. Архангелски Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Управување со времето: Проц. додаток / Архангелски Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В.; Под. ед. Г.А. Архангелск. - М.: DS Market, 2008. - 288 стр.

6. Byrd P. Управување со времето. Планирање и контрола на времето. - Пер. од англиски.К. Ткаченко. - М.: ФЕР-ПРЕС, 2004. - 288 стр.

7. Бехтерев С.В. Управување со времето и мотивација на тимот // http://www.improvement.ru/zametki/behterev/ - Извор на статијата: списание „Мотивација и плати“

8. Вронски А.И. Како да управувате со вашето време. - Ростов - n / a: Феникс, 2007. - 224 стр. - (Психолошка работилница)

9. Dod P., Sandheim P. 25 најдобри начини и техники за управување со времето. Како да направите повеќе без да ја изгубите главата / Пер. од англиски. - Санкт Петербург: "Издавачка куќа "DILYA", 2008. - 128s.

10. Захаренко Г. Управување со времето. - Санкт Петербург: Петар, 2004. - 128s.

11. Корпоративно управување со времето // Списание „Управување денес“ №3. - 2004 година - стр.9.

12. Лукашенко М.А. Управување со времето за лидерот htm

13. Материјали на страницата http://www.improvement.ru/

14. Медведев С. Како да ги мотивирам подредените кога воведувам ТМ // http://www.improvement.ru/zametki/medvedev/

15. Набатова Е. Време за нови клиенти: како управувањето со времето ја подобрува ефикасноста на продажбата // http://www.improvement.ru/zametki/sales/

16. Телегина Т.В. Хронофагите во системот на корпоративна култура. Краток преглед на главните мијалници на работното време // Деловен систем: Саб. научни работи. - Број 5. - М.: Московска финансиска и индустриска академија, пазар ДС, 2008. - P.164-174.

17. Ефективна перцепција на времето // Весник "Управување со развој на персонал" бр. 3. - 2005 година - стр. 18.

Хостирано на Allbest.ru

...

Слични документи

Работно време и управување со времето на раководителот и специјалист во претпријатието: суштина, класификација, начини за подобрување на ефикасноста на користењето. Современи методи на управување со времето. Анализа на искористеноста на работното време на МЕЕ „Градска болница Иваново бр.2“.

теза, додадена 17.08.2016

Управување со времето како обука за контрола на количината на времето поминато на конкретни активности, оценувајќи ја неговата улога во подобрувањето на ефикасноста и продуктивноста на работата. Анализа на искористеноста на работното време. Структура и принципи на управување со времето.

апстракт, додаде 24.03.2013

Студија за губење на работното време на работното место со помош на техниката на мерење на времето. Потребата од корпоративно спроведување на управување со времето. Преглед на употребата на алатки, техники и техники за управување со времето во домашни и странски компании.

тест, додаден на 15.01.2014 година

Суштина, принципи, причини за употреба и современи методи на управување со времето. Спецификите на управувањето со времето во услужните претпријатија. Карактеризација на карактеристиките на управувањето со времето и користењето на работното време во рекламната компанија „Бриз-сервис“.

работа на курсот, додадено на 26.04.2015

Времето како социо-филозофска категорија. Основни хипотези и проблеми на организацијата на времето. Главните насоки на управување со времето. Изгледите за употреба на технологии за управување со времето на училиште. Планирањето како фактор во имплементацијата на технологиите за управување со времето.

теза, додадена 27.11.2012

Анализа на ефективноста на користењето на работното време. Дефиниција и основни концепти за управување со времето. Неговата структура: поставување цели, приоритизација, познавање на алатки за планирање, навики. Карактеристики на главните техники на управување со времето.

апстракт, додаден на 11.12.2015

Теоретски основи на управувањето со времето: суштина и принципи, причини за употреба, современи техники. Имплементација на системот во компанијата. АД „Мегафон“: краток опис, евалуација на системот за управување со времето и главните карактеристики на неговото подобрување.

термински труд, додаден на 08.07.2012 година

Суштината и содржината на управувањето со времето, историските фази на неговиот развој. Методи за проучување на работните процеси и трошоците за работното време. Главните начини на управување со времето во современите организации. Имплементација на технологии за управување со времето во Bosphorus LLC.

теза, додадена 13.07.2015

термински труд, додаден на 20.01.2011 година

Комплексноста на управувањето со креативната и менаџерската работа „одозгора“. Концепти за управување со времето и главните проблеми на недостаток на лично и работно време. Од каде доаѓа недостатокот на време и како да се справите со него. Фази на имплементација на управување со времето.

„Задачата на менаџментот во 21 век е да научи како да управува со ефективноста на менаџерската и креативната работа.

П. Дракер

Неколку бројки покажуваат колку е релевантен проблемот со зголемување на продуктивноста на трудот и ефективно мотивирање на вработените за руските компании:

продуктивноста на трудот на вработените во руската економија расте во просек за 6,5% годишно, односно побавно од растот на БДП;

во 2008 година реалните плати се зголемени за 5,9% во однос на претходната година, а во 2009 година, според прогнозата на Министерството економски развојнеговиот раст во однос на 2008 година ќе биде 3,6%;

односот на вкупните номинални плати на населението вработено во економијата спрема обемот на БДП во 2006 година изнесува 33,3%.

Овие бројки значат следново:

растот на цената на човечкиот капитал далеку го надминува зголемувањето на самиот производ;

позитивната динамика на цената на човечкиот капитал не е придружена со соодветно зголемување на приносот од неговата употреба;

релативната цена на трудот во Русија, земајќи го предвид домашниот потенцијал, е веќе висока.

Сè уште не е јасно дали кризата ќе може да влијае на овие околности и на кој начин. Но, сосема е очигледно дека во услови на криза, компаниите се соочени со задача да решаваат посложени и често нестандардни задачи за зголемување на ефикасноста на производството, продажбата, маркетингот, како и задачата да ја зголемат лојалноста на преостанатиот персонал. , што може да се реши, вклучително и со компетентни средства за мотивација и управување со времето.

Потребата за корпоративно спроведување на управувањето со времето се должи на следниве фактори:

1. Растечкото темпо на промени во економското опкружување бара трансфер на поголеми овластувања на вработените во организацијата, брзо усвојување на независни одлуки од нивна страна и самостојна организација и планирање на нивната работа.

2. Расте учеството на нематеријалните средства во вредноста на организацијата; перформансите на клучните врвни менаџери и специјалисти стануваат главен фактор за успехот на се поголем број компании. Во исто време, надворешната контрола врз активностите на работникот, која е од креативна природа, е исклучително тешка, но релевантноста на независната организација на нивната работа од страна на таков вработен се зголемува.

3. За организациите стануваат норма, а не редок исклучок, постојани значајни промени во активностите - развој на нови производи, влез на нови пазари, воведување на нови алатки и системи за управување. За врвните менаџери и специјалисти на организацијата, соодветно, постојаното зголемување на бројот и обемот на задачите што треба да се решат, потребата постојано да се наоѓаат резерви на време за спроведување на проекти кои и овозможуваат на организацијата континуирано да се развива, станува норма.

Како по правило, употребата или некористењето на технологиите за управување со времето беше оставено од раководството на организацијата по дискреција на вработениот. Затоа, во научниот менаџмент, прашањата за самоуправување и лична организација на трудот беа релативно ретко допрени. Класици на научниот менаџмент, на пример, Ф.В. Тејлор, за прв пат го постави прашањето за централизирано воведување технологии за лична организација на работата, притоа земајќи го предвид главно физичкиот труд.

Во 20-тите години на XX век. Директорот на Централниот институт за труд А.К. Претседателот на Лигата на Времеја, П. М. Керженцев, го префрли фокусот од општата организација на трудот на време, почна да го смета за еден од најважните ресурси на организацијата и вработените.

Конечно, класиката на западната теорија на менаџментот П. Дракер, привлекувајќи внимание на сложеноста на управувањето со креативната и менаџерската работа „одозгора“ без ангажирање на независната иницијатива на вработениот, ја назначи задачата за зголемување на ефикасноста на менаџерската и креативната работа како клучна задача. за управување во 21 век.

Корпоративното управување со времето е збир на технологии за „вградување“ на методите за управување со времето во системот за управување на организацијата.

Така, ако корпоративното управување е патека „одозгора надолу“, од градење систем до ефективноста на неговите елементи, особено ефективното користење на времето на вработениот, тогаш личното управување со времето е патека „одоздола нагоре“, од личната ефективност на вработените до зголемување на ефикасноста.одделенија или организации.

АНАЛИЗА НА КОРПОРАТИВНИ СТАНДАРДИ ЗА УПРАВУВАЊЕ СО ВРЕМЕ ВО СБЕРБАНК НА РУСИЈА

Вовед

Теоретски основи на управување со времето

1 Суштина и принципи на управување со времето

2 Причини за користење на управувањето со времето

3 Современи техники за управување со времето

Анализа на домашните пристапи кон системот за управување со времето

1 Имплементација на управување со времето во компанијата

2 Управување со времето во Русија

Евалуација и подобрување на системот за управување со времето во компанијата

1 Општи карактеристики на анализираното претпријатие

2 Евалуација на системот за управување со времето во компанијата

3 Подобрување на системот за управување со времето

Заклучок

Вовед

Во современи услови, управувањето со времето е составен дел на секоја успешна компанија. Управувањето со времето се подразбира како технологија за организирање на времето и зголемување на ефикасноста на неговото користење.

Управување со времето е чин или процес на вежбање свесна контрола врз количината на времето поминато на одредени активности со цел конкретно да се зголеми ефикасноста и продуктивноста. Управувањето со времето може да помогне со низа вештини, алатки и техники кои се користат за завршување на конкретни задачи, проекти и цели. Овој сет вклучува широк опсег на активности, имено: планирање, распределба, поставување цели, делегирање, анализа на време, следење, организирање, наведување и одредување приоритети. Управувањето првично се припишуваше само на деловната или работната активност, но со текот на времето терминот се прошири за да вклучи лична активност со истото оправдување. Системот за управување со времето е комбинација од процеси, алатки, техники и методи. Обично управувањето со времето е неопходност во развојот на секој проект, бидејќи тоа го одредува времето и обемот на завршување на проектот.

Целта на презентираната работа е да се разгледа управувањето со времето како систем за управување со времето. Работните задачи се како што следува:

разгледување на концептот и функциите на управување со времето;

карактеристики на современи техники за управување со времето;

идентификување на карактеристиките на имплементацијата на управувањето со времето во компаниите;

анализа на примената на успешното спроведување на управувањето со времето во руските компании;

идентификување на карактеристиките на употребата на управување со времето во активностите на Megafon OJSC.

Целта на работата е управување со времето. Предмет на работата се карактеристиките на користењето на управувањето со времето во активностите на организацијата.

Структурата на делото вклучува вовед, три поглавја, заклучок и листа на референци.

Првото поглавје ја прикажува суштината и принципите на управувањето со времето, ги дефинира современите методи на управување со времето и ја поткрепува потребата од користење на управувањето со времето во активностите на претпријатието.

Второто поглавје ги открива карактеристиките на имплементацијата на управувањето со времето во организацијата, ги анализира успешните пристапи за управување со времето во руските компании.

Во третото и последно поглавје, даден е општ опис на анализираното претпријатие, дадена е оценка на системот за управување со времето на Мегафон ОЈСЦ и утврдени се насоки за подобрување на системот за управување со времето на претпријатието што се проучува.

1. Теоретски основи на управување со времето

.1 Суштина и принципи на управување со времето

„Управување со времето (Управување со времето) е интердисциплинарен дел од науката и практиката посветен на проучување на проблемите и методите за оптимизирање на времето поминато во различни области на професионална активност“. Управување со времето - преведено од англиски значи „управување со времето“. Задачата на управувањето со времето е да го рационализира користењето на времето (и работното и личното време) од денот и неделата за да успее да ги направи сите најважни работи. Управувањето со времето е сметководство и оперативно планирање на времето.

Основни принципи на управување со времето.

Макотрпна самостојна работа. Менаџерот може да развие висококвалитетен, ефективен систем за организирање на своето време само сам. Оваа важна работа не може да се остави на консултант или секретар. Само самиот менаџер ќе може да го избере соодветното решение и да го обнови за да одговара на неговите потреби.

1.2 Причини за користење на управување со времето

Тајмингот на личното време треба да се спроведува неколку работни дена, можеби и недели, со цел да се анализира вашиот стил на работа и да се откријат причините за појавата на временски дефицит. Алармантни симптоми на непосредна појава на привремени проблеми може да се идентификуваат со следниве знаци:

Недостаток на приоритети во извршувањето на предметите (решавање споредни задачи со редовно пренесување на главните);

Брзање во завршувањето на големите задачи (често предизвикани од ненавременото започнување на работата на нив);

Голем прилив на секакви рутински работи (ризик од давење во ситници);

Ненавремено проучување на деловната кореспонденција (тековна документација);

Работа во вечерните часови и викендите (за време на работното време нема доволно време);

Постојано да работите за вашите колеги или подредени (се чини дека тоа ќе биде побрзо или посигурно);

Работете не според вашиот профил (неефикасно користење на можностите);

Континуирано мешање на работа (бескрајни телефонски повици и прилив на посетители);

Појаснување на информациите, постојано повторно прашување (тешка перцепција на информации, како резултат на замор).

По тајмингот, потребно е да се анализираат сите активности во кои учествувала личноста. За да го направите ова, можете да користите табели за распределба на областите на работа во однос на временските трошоци - реални и теоретски остварливи, изгответе листа на пречки.

Понатамошната анализа може да се спроведе од гледна точка на две позиции: позитивна и негативна, т.е. да ги идентификува силните и слабите страни за рационална употреба на првото и избегнување на второто.

„Јадачи на време“ Со правење детална анализа на главните временски тонови, можете подобро да го контролирате вашиот работен тек и да избегнете одвлекување на вниманието. Се препознаваат главните причини кои не тераат да губиме време залудно:

Телефонските повици со право заземаат почесно прво место, го нарушуваат работното расположение и ве спречуваат да се концентрирате на бизнисот. Со широката употреба на мобилни телефони, проблемот стана глобален.

Посетителите кои доаѓаат во канцеларијата повеќе го одвлекуваат вниманието отколку телефоните, бидејќи не може да се игнорираат или паралелно да се работи на друга работа.

Лоша комуникација помеѓу одделенијата.

Проблеми со компјутерска опрема и канцелариска опрема.

Промена на редоследот на работа наметнат од колегите.

Недостаток на организациско планирање. Дист

Неможност да се слушаат другите луѓе.

Незадоволителна организациска структура.

Неред по пошта. Посебно е релевантно за менаџерите чија кореспонденција е ненавремена или воопшто не поминува низ секретарскиот филтер за утврдување на важноста на писмата.

Исправка на грешки кои можеле да се избегнат. Грешките предизвикуваат исто брзање, невнимание, неподготвеност за работа итн.

Неодлучност во деловните работи.

Лошо организирани и координирани состаноци, планирање состаноци.

Одвлекување на вниманието на работното место. Огромна листа на ситници за спецификите на секоја личност.

Прекумерна канцелариска бирократија.

Бескорисни дискусии за вашата работа и работата на другите. И само празен разговор.

1.3 Современи техники за управување со времето

Поставување на цел. Поставувањето цели вклучува анализа и формирање на лични цели. Целта го опишува крајниот резултат, дава јасност во која насока да се движите. Поставувањето цел е привремен процес. при промена на одредени параметри, се јавува неопходното прилагодување.

„За да успеете, треба да ги изберете вистинските цели, средните фази ќе ви помогнат да не го исклучите вистинскиот пат. Препорачливо е однапред да се спроведе регистар на лични ресурси и средства за постигнување цели за да се открие кои силни страни треба да се поттикнат и на кои слабости треба да се работи за да се понатамошно развивањенеговиот потенцијал“.

Целта треба да биде јасна, прецизна и разбирлива. Конкретната формулација на практичните цели е важна за последователно планирање. Кога поставувате долгорочни цели, не преземајте премногу.

) Не само да ги правиш работите како што треба, туку и да ги правиш вистинските работи;

) Не само за решавање на случаите, туку и за создавање креативни перспективи;

) Не толку за заштеда на средства колку за оптимизирање на нивното користење;

) Не само за исполнување на долгови, туку и за постигнување резултати;

) Не само намалување на трошоците, туку и зголемување на профитот.

Класично планирање. Класичната техника за развој на планови и алтернативни опции за активности. Подготвува за спроведување на целите и распоредување на времето. Како што покажува практичното искуство, минутите потрошени за планирање ги намалуваат часовите за директна имплементација, што на крајот води до заштеда на време воопшто.

Со цел правилно да ги извршуваат своите функции и да ги постигнат своите цели, менаџерот мора јасно да го разбере неговиот временски буџет. Постојат неколку основни правила за планирање:

Кога изготвувате дневен план, подобро е да оставите 40% од работното време бесплатно. Оние. 60% - планирано време, 20% - непредвидено време, 20% - спонтано време.

Документирајте го времето поминато, означувајќи како и на што е изгубено, за да имате идеја за неговата потрошувачка.

За да ги соберете сите задачи, треба да имате идеја за претстојните случаи, да ги поделите според степенот на итност.

Креирајте реални планови само со обемот на задачи со кои можете да се справите.

Научете да го одредите темпото на работа и количината на информации потребни за да ја завршите.

Доколку редовно се појавува мешање во работата во форма на итни, спонтано настанати случаи, дајте време во планот за решавање на таквите случаи.

Обидот да се направи голема количина на работа и дисперзија на енергија во одделни неважни работи води до фактот дека на крајот од денот главните проблеми остануваат нерешени. Да се даде приоритет значи да се подели целиот тек на задачите според степенот на важност, да се даде примарно, секундарно итн. вредности.

„Златни“ пропорции на планирање на времето. Планирањето на времето се заснова на одредени принципи. Еден од најпознатите беше формулиран од италијанскиот економист Вилфредо Парето. Тој е дизајниран за рационално користење на времето и вели: „Ако сите работни функции се разгледаат во однос на критериумот на нивната ефективност, тогаш излегува дека 80 проценти од конечните резултати се постигнуваат само во 20 проценти од времето поминато, додека останатите 20 проценти од резултатот апсорбираат 80 проценти од работното време“. Во секојдневната работа, тоа значи дека не треба прво да ги преземате најлесните и најинтересните или најмалку одземачките задачи. При планирањето, потребно е пред сè да се решаваат витални проблеми, а дури потоа - бројни споредни.

Доследната примена на принципот Парето помага да се спроведе техниката на анализа на сложеноста на проблемите ABC. Се заснова на поделба на целиот обем на задачи во три групи.

A. Најважните задачи - сочинуваат приближно 15 проценти од вкупниот број на сите задачи и случаи. Само-важноста на овие задачи (постигнување на целта) е приближно 65 проценти.

Б. Важните задачи сочинуваат во просек 20 проценти од вкупниот број случаи, а значењето на оваа категорија задачи е исто така 20 проценти, соодветно.

Б. Помалку важните и несуштинските задачи, напротив, сочинуваат 65 проценти од вкупниот број задачи, но имаат мал удел (околу 15 проценти од вкупниот „трошок“).

Технологијата на анализа на задачи според принципот ABC може да се имплементира на следниов начин:

Направете листа на сите претстојни задачи во соодветен временски период (ден, месец, квартал, година).

Систематизирајте ги задачите според нивниот степен на важност, воспоставете го редоследот на случаите во согласност со нивната „цена“ на активност.

Број задачи.

а) првите 15 проценти од сите задачи во категоријата А не се делегирани;

б) следните 20 проценти - задачи од категорија Б;

в) останатите 65 проценти се задачи од категорија Б.

Повторно проверете го временскиот план за усогласеност на доделениот временски буџет со вредноста на задачите: 65 проценти од планираното време - задачи А; 20 проценти од предвиденото време - задачи Б; 15 проценти од предвиденото време се задачи Б.

Направете соодветни прилагодувања, фокусирајќи го планот на задачите А.

Оценете ги задачите Б и В во однос на можноста за нивно делегирање.

Делегирање на овластувања. „Општото значење на делегирањето е да делегирате задачи на вашите подредени или колеги. Многу менаџери, кои се сметаат себеси за искусни и ефикасни, претпочитаат да го прават она што би можеле да им го доверат на другите вработени, мислејќи на неискуството, необразованоста и неспособноста на нивните подредени. Овој феномен попрво укажува на недостаток на искуство во делегирање овластувања и неможност да се обучи персоналот за потребните функции, а не на високите заслуги на менаџерот.

Главните придобивки од делегирањето:

Менаџерот ослободува време за поважни задачи;

Користење и развој на професионални знаења и вештини на вработените;

Стимулирање на откривање на способности, независност и компетентност на подредените;

Позитивно влијание врз мотивацијата на вработените.

За правилно делегирање, мора да се придржувате до следниве правила:

Изберете соодветни вработени;

Распредели области на одговорност;

Координирање на спроведувањето на зададените задачи;

Охрабрувајте ги и советувајте ги подредените;

Контролирајте го работниот тек и резултатите;

Оценете ги вашите вработени;

Стопирајте ги обидите за поништување или последователно делегирање.

Неопходно е да се делегираат рутинска работа, специјализирани активности, приватни работи и подготвителна работа. Пренесувањето на задачи или активности може да се врши долго време или ограничено на еднократни задачи. Менаџерот во никој случај не ги пренесува своите менаџерски функции, задачи од висок степен на ризик и одговорност за управување.

Следење на резултатите и прилагодување на целите. Следењето на перформансите служи за оптимизирање на работниот процес, опфаќа три задачи:

Разбирање на физичката состојба. Дали планирањето носи резултати, дали придонесува за удобност;

Споредба на планираното со максималното можно. Неопходно е редовно да се анализираат активностите, да се одредат моментите на губење време, да се изготвуваат листови за пречки;

Прилагодување за утврдени отстапувања. Плановите треба повторно да се проверат и променат доколку не се остварливи или не дозволуваат целта да се постигне до крајниот рок.

Разликувајте помеѓу следењето на резултатите од трудот и следењето на конкретни задачи, не треба да се занемари ниту едното ниту другото.

Така, управувањето со времето е сметководство и оперативно планирање на времето. Задачата на управувањето со времето е да го рационализира користењето на времето (и работното и личното време) од денот и неделата за да успее да ги направи сите најважни работи. Основните принципи на управување со времето: макотрпна самостојна работа, индивидуалност на решението, потреба од следење на сопствената ефективност, размислување насочено кон ефикасност, остварливост и неисцрпност на резервите на ефикасност. Алармантни симптоми на непосредна појава на привремени проблеми може да се идентификуваат со одредени знаци и да се идентификуваат причините за „трошење време“.

2. Анализа на домашни и странски пристапи кон системот за управување со времето

.1 Имплементација на управување со времето во компанијата

Фактот дека времето мора рационално да се управува е сега очигледен факт. Сите, од менаџери од пониско ниво до менаџери и сопственици на бизниси, се соочуваат со недостаток на време или негово целосно отсуство.

До неодамна, управувањето со времето главно се разгледуваше во однос на една личност. Односно, секој специјалист, на свое барање, може да примени методи за управување со времето во однос на неговото време.

Најновиот тренд е воведувањето на систем за управување со времето во претпријатијата (корпоративно управување со времето). Управувањето со времето е нова насока во управувањето со претпријатијата. Во повеќето руски организации, менаџментот не размислува за какви активности трошат време неговите подредени во текот на работниот ден, како ја организираат својата работа во рамките на нивните работни обврски.

Сосема е природно шефот на претпријатието или неговите клучни вработени да не можат сами да се справат со задачата да воведат управување со времето. Како по правило, тие прибегнуваат кон помош на специјалисти од областа на управувањето со времето. И сосема е природно побарувачката да создава понуда.

Значи, времетраењето на курсевите и обуките за управување со времето се движи од 2 до 10 дена, а цената е од 5 илјади рубли. до 25 илјади рубли Понудените програми се исто така различни: тоа се „Курсеви за управување со времето за врвни личности“, спроведени во форма на семинар и курсеви за обични вработени. Постојат технологии за спроведување на управување со времето во претпријатијата.

Едно ги обединува сите овие курсеви - сите тие се засновани на западни технологии и не се секогаш во корелација со руската реалност. Дополнително, на крајот на краиштата, најголемиот дел од семинарите и обуките за управување со времето се индивидуални по природа, односно се работи повеќе за лично управување со времето отколку за корпоративно управување со времето.

Што се однесува до компаративното управување со времето, според наше мислење, треба да се разликуваат три области:

Така, на пример, употребата на MS Outlook ви овозможува значително да заштедите време во процесот на пренесување на потребните информации. Ова се случува поради можноста за поконцизно и појасно формулирање на суштината на проблемот. Пишаните информации се перципираат побрзо и попрецизно од онаа што се известува усно.

Покрај тоа, во процесот на комуникација со користење на информатичката технологија, станува возможно значително да се заштеди време во процесот на пренос на информации. Ова се должи на недостатокот на потреба да се пресели од канцеларија до канцеларија, или од една организација во друга.

Исто така, многу време се заштедува на личната комуникација во процесот на пренос на информации преку Интернет, благодарение на постоечките обрасци и симболи кои ги заменуваат фразите кои се елементи на учтива комуникација.

Општо земено, корпоративното управување со времето на претпријатието е систем на правила и норми за интеракција на вработените во претпријатието, правила и механизми за размена на информации. На многу начини, таквото управување со времето го дуплира процесот на комуникација во претпријатието. И соодветно, тешко е да се припише на сосема нова насока во областа на управувањето со претпријатијата.

Употребата на техники за подобрување на комуникациите и оптимизирање на комуникацискиот процес во претпријатието во рамките на управувањето со времето ќе постигне поголем организациски и економски ефект.

Еден од главните проблеми на оваа област на управување со времето е релативно малиот број вработени кои можат да се комбинираат во група луѓе кои извршуваат идентични должности и прилично голем број такви групи во едно претпријатие. Така, за да се оптимизира работата навреме за секоја група специјалисти, неопходно е да се развијат препораки и техники за управување со времето кои се единствени за оваа група специјалисти. Како по правило, специјалистите за управување со времето или едноставно не го прават тоа, претпочитајќи да користат колективни семинари и обуки засновани на индивидуални техники за управување со времето, или услугата за создавање систем за управување со времето за секоја поединечна поделба на претпријатието е прилично скапа.

Треба да се напомене дека, по правило, не сите одделенија на претпријатието треба да имплементираат систем за управување со времето. Проблемот со управувањето со времето се јавува таму каде што постои алтернатива за неговото користење. Во оние поделби на претпријатието каде што вработените вршат монотона механичка работа, постои потреба да се проучат физиолошките и психолошките способности на една личност во извршувањето на даден алгоритам на дејства под постојни услови на сериозност и интензитет на трудот.

Честопати е неоправдано да се каже дека процесите на управување во претпријатието не се спроведуваат и дека вработените не се заинтересирани за најбрзо квалитетно извршување на нивните службени должности. Ова се должи на фактот дека секој вработен има свои должности, фиксирани описи на работни местаи договор за вработување. Договорот за вработување, исто така, по правило го одредува бројот на часови што тој мора да ги работи дневно и бројот на денови што мора да работи неделно. Односно, постои одредена количина на работа (должности утврдени во договорот за вработување) и време за нејзино спроведување (режим и распоред на работа утврдени во договорот за вработување).

Како по правило, кога се развиваат семинари и програми за обука за управување со времето, не се посветува внимание на физиолошките карактеристики на една личност и условите на сериозноста и интензитетот на работата.

Што се однесува до индивидуалното управување со времето на водечките специјалисти, всушност, тоа е индивидуално управување со времето на менаџер и личност. Овој правец е моментално најразвиен и најефикасен во однос на практичното користење.

Општо земено, корпоративното управување со времето е прилично ветувачка насока во управувањето со претпријатијата, иако во моментот има многу тешкотии во неговата примена во пракса. Утврдувајќи ја потребата од воведување на корпоративно управување со времето и обемот на неговата примена во едно претпријатие, треба:

во кои одделенија (или за кои работни единици) е соодветно воведувањето на управување со времето;

каков економски и организациски ефект ќе се постигне со воведување на корпоративно управување со времето во претпријатието. Односно, зборуваме за односот на трошоците и резултатите;

колкава е веројатноста дека ефектот од воведувањето на корпоративниот систем за управување со времето во претпријатието ќе биде доволно долг за да овозможи да се манифестира економскиот и организацискиот ефект.

Така, употребата на корпоративен систем за управување со времето во претпријатието ќе биде ефективна само во случај на интегриран пристап кон процесот на управување со времето во една организација. Системот на корпоративно управување со времето треба да биде индивидуално развиен за секое претпријатие и треба да ги комбинира сите три области на корпоративно управување со времето: управување со времето на претпријатието, корпоративно управување со времето на одделни оддели и индивидуално управување со времето на водечките специјалисти. Покрај тоа, корпоративното управување со времето на поединечните поделби во некои случаи треба да се заснова на физиолошките карактеристики на една личност и условите на сериозноста и интензитетот на работата, наместо на процесот на компетентно распределување на времето.

2.2 Управување со времето во Русија

Тешко е денес да се најде руска компанија чие раководство не би било преокупирано со прашањето за зголемување на нејзината конкурентност. За да се реши овој проблем, неопходно е да се направи огромна работа за да се оптимизираат сите деловни процеси: од истражување и развој до логистика. Сепак, ова е долга и тешка задача, поради што многу фирми во Русија претпочитаат да ја зголемат работната ефикасност „со малку крвопролевање“. На пример, преку управување со времето. Сепак, „класичниот“ менаџмент на времето веќе се бори да се справи со задачите што модерниот бизнис ги поставува пред него. „Тој престанува да биде лек за сите менаџерски проблеми. Во текот на изминатите пет години, ништо суштински ново не се случи во оваа област, а интересот за управување со времето значително опаѓа, - вели Павел Безручко, извршен директор на ECOPSY Consulting. - За да се зголеми нивната ефикасност, современите компании првенствено се занимаваат со оптимизација на деловните процеси. Наспроти позадината на овие мерки, управувањето со времето останува корисна, но повеќе дополнителна вештина: скалата на стекнување време е мала“.

Вообичаена практика во руските фирми е ситуацијата кога менаџерот, на „доброволно-задолжителен“ начин, дистрибуира меѓу своите подредени некоја книга за управување со времето што му се допаѓа или препорачува еден или друг „напреден“ организатор. Извршниот директор на компанијата Екатеринбург Bank24.ru Борис Дјаконов се заинтересира за идејата за управување со времето пред околу три години, кога стана косопственик на мала банка. „Имплементирав многу од она што го прочитав“, вели тој. - Организирани предавања во банка за управување со времето, воведување стандарди за одржување состаноци, подобрување на културата на комуникација. Отпрвин, на иновациите им се спротивставуваше, бидејќи предавањата ги доловуваа викендите. Вработените во банката ја разгледаа идејата да ги научат како да заштедат време уште еден каприц на раководството. Но, подоцна, благодарение на упорноста на првите луѓе на компанијата, кои јасно ставија до знаење дека ги ценат луѓето кои можат да заштедат време, Bank24.ru стана една од првите руски кредитни институции што ги имплементира стандардите за управување со квалитет ISO 9001:2000.

Ригидноста и доследноста во решавањето на зададените задачи е неопходен елемент во спроведувањето на секоја програма за мотивација на персоналот. Вообичаено, првичното заживување по дистрибуцијата на „добри книги“ доаѓа до ништо по околу еден месец. „Воведувањето на која било идеја во тимот бара задолжителна контрола“, потврдува Михаил Молоканов, претседател на Клубот на бизнис тренери. - А контролата по дифолт вклучува дополнителни трошоци. Ова е главната причина за недостатокот на систематски пристап кон управувањето со времето во домашните компании“.

Александар Мондрус, генерален директор на групацијата компании MC-Bauchemie-Russia, реши конкретен проблем со помош на управувањето со времето - тој отстрани голем број компоненти од работниот тек кои беа главните „јадачи“ на времето. Едноставен пример: сите телефонски разговори во неговата организација сега започнуваат со прашањето „Дали ви е удобно да разговарате?“ Ова им овозможува на двајцата соговорници да заштедат драгоцени минути. „Од тогаш поминаа неколку години. Повеќето од вработените кои ја поминаа обуката потоа останаа во компанијата, - вели Александар Мондрус. „За почетници, обезбедуваме материјали на темата и всадуваме основни вештини за работа со времето.

„За оние кои некогаш ги усвоиле вештините за управување со времето, доволно е само понекогаш да ги освежите во нивната меморија“, вели Глеб Архангелски, генерален директор на Организацијата на времето.<#"561831.files/image001.jpg">

Слика 1 - Модел на дневникот за промена на состојбата на задачата

Доколку е потребно, менаџерот јасно го гледа и напредокот на проектот и обемот на работа на одреден вработен. Како резултат на тоа, времето на сите страни, но особено на менаџерот, значително се заштедува, а ефикасноста на работата се зголемува.

Во случај кога целокупната слика е јасна и илустративна, се зголемува квалитетот на приоретизирање и реприоритизација, што значи дека се работи помалку непотребна работа или работа направена во погрешно време. 3. Целата историја на делото се зачувува автоматски, што значи дека анализата и анализата на конфликтната ситуација бара минимум време и е објективна за двете страни.

Слика 2 - Модел на дневникот за промена на задачите

Еднаш внесените информации може да се користат постојано. На пример, во една форма - да се утврди напредокот на проектот, во друга - да се анализира обемот на работа на вработените, во третата - да се подготват извештаи за проектот.

Слика 3 - Модел на дневникот за промена на задачите

Како резултат на тоа, времето за непродуктивна работа се намалува, а повеќе ресурси остануваат за самиот проект.

Воведувањето на наједноставните прописи за внесување и презентирање информации за проектот, како и историјата автоматски акумулирана од системот во текот на работата, го олеснуваат префрлањето на вработените помеѓу задачите, го намалуваат или зголемуваат бројот на изведувачи.

Користејќи таков систем за управување, МегаФон на најефикасен начин го дистрибуира работното време на менаџерите и вработените во компанијата.

3.3 Подобрување на системот за управување со времето на MegaFon OJSC

Во Мегафон се појавуваат неочекувани прашања и проблеми кои го нарушуваат распоредот, го нарушуваат извршувањето на важна работа, ве принудуваат да ја изгубите концентрацијата, расеан од нив. За секое од нив, авторот нуди неколку решенија. Во исто време, не само одговор за итни случаи, туку проактивни процедури што треба да се спроведат однапред за успешно да се справите со изненадувањата подоцна.

Телефонски повици. Потребно е да се развие брза категоризација на овие повици. Веднаш, од првите секунди, да знаете кое сценарио да го примените на „дојдовните“. Следно, нудиме голем број категории на дојдовни повици и сценарија за одговор.

Лични повици

Побарајте да зборувате накратко

Побарајте да се јавите во друго време

Одвојте време за лични повици и предупредете ги сите блиски луѓе да се јават во дадените прозорци.

Инсталирајте автоматски одговор

Професионални повици

а. Повици од менаџментот

Фраза: „Извинете, разговарам со клиент во моментов“

Фраза: „Зборувам на долги растојанија“

Идеја: телефонската секретарка зема зафатени периоди од распоредот и известува преку глас или текст (SMS, е-пошта, ICQ)! Технички изводливо.

Како одговор на повикот, се испраќа СМС порака кога може да се јавите. За да го направите овој потег економичен, прво треба да ги конфигурирате шаблоните за одговор на СМС. Повици од колеги

Одложи го повикот

Брзо разберете ја суштината на темата и преместете го разговорот во друго време

Доделете зони за комуникација (кога е подобро да ве повикаме)

Предложени опции, два прозорци наутро и навечер

Потребна е структурирана презентација на суштината. Повици од клиенти

Направете барање да се јавите назад: „тие ги повикуваат властите на тепихот ...“

Слушајте структурирано, реагирајте брзо

„Ја разбирам задачата, ќе те повикам во таков и таков момент…“

Примајте повик, поправајќи го на дојдовниот формулар и префрлете го на овластено лице

Одеднаш доаѓа човек. Ова е најчестиот проблем во отворените канцеларии. Кога постојано на сите што не се зафатени и на кои им е здодевно вниманието им го одвлекуваат соседите или луѓето што седат до нив. Намалете ја и ефикасноста на посетителите кои неочекувано дојдоа од ведро небо. На овие „крадци на време“, можно е да се применат следните гранки на одлуки.

Одеднаш доаѓа човек (посетител).

Индикатори за зафатеност: знамиња, знаци, капи итн.

Направете црвено копче, кога ќе го притиснете, телефонот ѕвони за минута и итно треба да излезете!

Направете гостинска соба каде што се наоѓа мини библиотека, видео библиотека, така што посетителот ќе чека со корист

На влезот се пополнува список со прашања. Одреден прашалник на клиентот, во кој тој означува со што дошол. Формализацијата на прашањата ја забрзува комуникацијата

Пренасочување на неговата активност во ваша насока, кон вашите цели

Пренасочи на друго лице: „дежурен менаџер“, „вселенски придружник“

На визит-картичката, наведете го работното време: од ... до ... Така, ограничување на посетителите во неповолно време за вас

Распоред на прием (повеќеканален телефон за лесно поминување):

Комбинирајте состаноци со ручек. Деловни ручеци, „патување за ручек“

Организирајте место за отворени состаноци во компанијата (соби за преговори)

Внатрешни проблеми на компанијата. Овој дел содржи прекинувачи на задачи хоризонтално и вертикално. Односно, ќе зборуваме за шефови, подредени и колеги. Традиционално, Мегафон разви непланирани состаноци и сесии на „стратешки состаноци“ и прашања во траење од 15 минути, кои се влечат со часови. Со редовен, растргнат распоред, продуктивноста на работата се намалува и речиси е невозможно да се заврши планираното.

На шефот му беше доделен „ненадеен состанок“.

Учествувајте на состанок по телефон

Одржувајте постојани состаноци. На пример, Beeline има сала за состаноци каде што нема столици. Со оваа организација, сите прашања се решаваат навремено. Нема желба да се вози вила по вода, бидејќи секој сака што побрзо да замине, во поудобни услови.

Развијте листа на состаноци што не се решени со флаери. Како резултат на тоа: регистар на состаноци, спроти секоја од нив е листа на прашања што треба да се решат.

Одделете го времето на состанокот. Поставете временски маркери, пејсмејкери, во форма на тајмер за 10-15 минути. Проверете го секој временски интервал со агендата за да го забрзате напредокот кон целта.

Договорете за форматот на состаноците што ќе се одржат. На пример, во групата ППЕ, на ѕидовите висат постери: „10 правила за состаноци“. Ова им помага на учесниците да се придржуваат до утврдените прописи, стимулирајќи висококвалитетно и брзо решавање на прашањата.

Внесете правило за заштита на состанок. Опишете кога имате право да „отфрлите покана за состанок“

Земете записници и одржувајте записници од состаноците. Во овој случај, треба да има лидер кој ги следи правилата на поставените прашања.

Одржете состанок пред ручек: во овој случај, секој учесник се труди да зборува на конструктивен начин, бидејќи доцнењето се покажува дека му доцни и му го скратува ручекот.

Непланирани наредби од претпоставени (мешање од раководството)

Организирајте референт кој дистрибуира инструкции од менаџерот до подредените на одредени прозорци

Дај на главата повратни информацииво форма на обука, што доведува до непланирано „грчење“ на персоналот

Добијте „интервал на одговорност“ од менаџерот. Временскиот период во кој менаџерот не се меша во работата на вработениот. На пример, наутро на вработен му беше даден список со задачи - навечер го проверуваа квалитетот на работата. Во овој случај, интервалот на одговорност е еднаков на работен ден, 8 часа. Ако задачите беа поставени во понеделник - а ние проверуваме во петок - тогаш интервалот на одговорност е една недела.

Неуспех на техниката. Мегафон има комплексен систем, па голема е веројатноста дека ќе пропадне. Поради фактот што модерното темпо на живот не дозволува напуштање на технологијата, треба да бидете подготвени за неуспеси. Во овој дел се опишани решенијата за овие помали и големи технички непријатности.

Неуспеси на опремата

Подготви распоред за контрола на опремата (редовна инспекција).

Инструкции за решавање проблеми

Во канцеларијата секогаш треба да има резервна кертриџ за печатачот

Размислете за дупликат функции (скенер, копир, дигитален фотоапарат).

Спроведете вежби, разработувајте итни ситуации

Креирајте когнитивни мапи. Опис на инфраструктурата во радиусот на канцеларијата. Каде можам да купам нешто за печатење итн.

Воспоставете позитивна комуникација со соседите, чија помош може да се искористи во случај на итност

„Поштата не се прима“

Имајте резерва во форма на бесплатни сервери. Препорачани mail.ru, yandex.ru

Бидете во можност брзо да ја пронајдете и препратите потребната буква.

Поставете го вашиот клиент за е-пошта брзо да пристапува до неодамна испратените е-пошта

Лични проблеми. Овој дел содржи лични причини за „неочекувани“ нарушувања на работниот распоред. Ова ги вклучува и сообраќајниот метеж и проблемите со тонот на телото, инвазијата на роднините и природните катастрофи. Денес тоа е најслабо развиениот сегмент за спречување на губење време. Затоа, ние сме подготвени да ја прифатиме и разгледаме секоја ваша нова одлука што не е опишана подолу. Наоди може да се испрати до [заштитена е-пошта]со забелешка во Темата на писмото: „Крадци на времето“

Добро решение - паралелна активност

Направете серија кратки повици

Користење на слободни раце за да остварите серија долги повици

Слушајте аудио курсеви: бизнис, странски јазици итн.

Слушајте аудио книги

Треба да го знаете сообраќајот. Колку време е сообраќаен метеж, опции за заобиколување. Планирајте патувања за време на „времето без плута“

Научете да користите веб камери. Спроведувањето виртуелни состаноци наместо патувања е за ред поевтино

За да избегнете сообраќаен метеж наутро (пред работа) - можете да станете рано пред сообраќајниот метеж

Користете „мешан“ начин на движење низ градот

Ако треба да донесете/однесете нешто и не мора да барате лично присуство, тогаш можете да ја користите курирската услуга

Ненадејни лични проблеми со себе (се чувствува лошо, не се чувствува добро)

Чувајте еден вработен во тек со проектот. Изградба на работа во парови (модел на кластер)

Обезбедете можност за „виртуелна работа, домашна канцеларија

Редовно земајте витамини, спијте доволно, занимавајте се со физичка активност.

Инвазија на роднини и/или пријатели

Разговарајте со најблиските за ситуации кога вреди да се јавите и кога е подобро да почекате

Јасно посочете што е итно и што е важно

Имајте договор со хотелот: каде да ги преместите

Делумно учество во комуникацијата со нив, пренасочување кон другите за решавање на проблемите. Учество со други ресурси освен времето

Значи, со цел да се спроведе детална анализа на системот за управување на Megafon OJSC, авторот во работата ги идентификуваше предностите и недостатоците на управувањето со времето, ги анализираше функциите на раководителот на компанијата. Анализата на раководната структура покажа дека таа ги исполнува современите барања, т.е. должностите и одговорностите на вработените се јасно доделени, шемата за групирање поединечни единици и принципите на нивното управување се наведени.

Дополнително, за да се анализира опкружувањето, беше разгледан методот Outbook во управувањето со времето.

Заклучок

Современи техники за управување со времето: поставување цели, класично планирање, „златни“ пропорции на планирање на времето (принцип на Парето), делегирање на овластувања, контрола на резултатите и прилагодување на целите. Со проучување на причините за проблемите со текот на времето и користење на основните техники на управување со времето, менаџерот ќе може да постигне висококвалитетни и брзи резултати.

Постојат три области во корпоративното управување со времето:

корпоративно управување со времето на претпријатието;

корпоративно управување со времето на поединечни поделби;

индивидуално управување со времето на водечки специјалисти.

Корпоративното управување со времето на претпријатието, пред сè, е фокусирано на формирање на ефективен систем на интеракција помеѓу одделенијата и службениците на претпријатието. Тоа вклучува широка употреба на локални мрежи и информатичка технологија во процесот на комуникација.

Управувањето со времето на Руската Федерација сè уште е далеку од параметрите поставени од глобализацијата на сите нивоа: од индивидуална компанија до општеството како целина. Сега водечките менаџери активно разговараат за можноста за развој на управување со времето во Русија врз основа на еден од западните „модели“. Сепак, без да се земе предвид нашиот национален менталитет, историските разлики во теоријата и практиката на управувањето, ниту еден метод на користење на времето не може рационално да се примени во руските услови.

Со цел да се спроведе детална анализа на системот за управување на Megafon OJSC, авторот во работата ги идентификуваше предностите и недостатоците на управувањето со времето, ги анализираше функциите на раководителот на компанијата. Анализата на раководната структура покажа дека таа ги исполнува современите барања, т.е. должностите и одговорностите на вработените се јасно доделени, шемата за групирање поединечни единици и принципите на нивното управување се наведени.

Проценката на организацијата на менаџментот во претпријатието што се проучува беше спроведена врз основа на употребата на методите за управување со времето од страна на компанијата.

Дополнително, за да се анализира опкружувањето, беше разгледан методот Outbook во управувањето со времето.