Daugumos gyvenimo tempas šiuolaikiniai žmonės sunku pavadinti pamatuotu ar ramiu. Tai nuolatinis laiko ir skubių darbų trūkumas, nuolatinis buvimas tokioje būsenoje, kai neaišku, kokio darbo griebtis dabar. Visa tai neigiamai veikia ne tik emocinę būseną, bet ir asmeninį produktyvumą. Tik laiko planavimas padės išspręsti tokias problemas ir organizuoti laiką taip, kad būtų galima gyventi visavertį gyvenimą, o ne apsiriboti amžinais darbais.

Psichologų teigimu, net ir „katastrofiškai pritrūkus laiko“ išeitis yra.

Esamos laiko valdymo priemonės padeda suprasti: svarbiausia turėti bent šiek tiek noro ir persvarstyti savo požiūrį į asmeninį laiką. Daugelis gali būti pavyzdys, kad tinkamai naudojant laiko valdymas duoda puikių rezultatų. Juk kiekvienas iš jų moka ne tik daug planuoti, bet ir daug ką spėti nuveikti.

Taikymo privalumai

Racionalaus laiko panaudojimo įgūdis suteikia žmogui daug įvairių privalumų ir gali būti naudingas beveik bet kurioje veiklos srityje. Paaugliams ir moksleiviams laiko organizavimo dėsnių išmanymas ir jų panaudojimas padeda išmokti gyventi taip, kad užtektų laiko ne tik studijoms, bet ir poilsiui, bendravimui su draugais. Suaugusiesiems laiko planavimo pagrindai padės darbe, kūryboje, šeimos santykiai, verslo ir kitose srityse.

Kokią konkrečią naudą žmogus gauna naudodamasis šia sistema:

jam pavyksta pasiekti daugiau tikslų;
jam sekasi visose veiklos srityse;
jis pasiekia savo tikslus greičiau nei tie, kurie nežino, kas yra laiko valdymas ir jo nenaudoja;
per trumpą laiką gali atlikti daug įvairių užduočių;
žmogus turi daug daugiau laiko savęs tobulinimui, poilsiui, pomėgiams ir buvimui su artimaisiais;
jo nekankina nuolatinis nuovargis, mažiau linkęs į stresą;
jis visada turi aiškų veiksmų planą;
turi vidinę laisvę ir gebėjimą valdyti savo gyvenimą.

Motyvacijos vaidmuo gebėjimui organizuoti savo laiką

Prieš pradedant tiesiogiai išsiaiškinti, kas yra laiko valdymas, būtina išsiaiškinti pagrindines laiko stokos priežastis. Pirmoji ir bene pagrindinė priežastis – nenoras eiti tam tikrų pareigų. Antrasis kaltininkas – nesidomėjimas byla, trečias – netvarkingumas. Ketvirta laiko stokos priežastis – per ilgas pasiruošimas bet kokiai užduočiai.

Laiko valdymas – tai laiko organizavimo ir jo panaudojimo efektyvumo didinimo technologija.

Pavyzdžiui, jei nenorite dirbti kokio nors darbo, turėtumėte ieškoti jo privalumų. Galbūt tai gali prisidėti prie atlyginimo padidėjimo, paaukštinimo, suteikti pasitenkinimo gerai atliktu darbu jausmą ar prieš puikias atostogas.

Kaip viena iš efektyviausių laiko valdymo priemonių, ji turėtų būti naudojama ir namų ruošos darbams. Juk jei jis nebus įvykdytas, šeimoje bus sunaikinta išorinė ir vidinė komforto atmosfera. Nors kova su chaosu padės atsikratyti vidinio netvarkingumo ir nukreipti energiją tinkama linkme.

Laiko analizė

Nusprendę dėl motyvacijos, neturėtumėte iš karto skubėti spręsti savo problemų. Nes efektyvus laikas valdymas grindžiamas laiko kontrole ir neproduktyvių kaštų mažinimu, reikia pradėti nuo esamos dienos struktūros analizės. Kiekvienu atveju turite nustatyti pagrindinius parametrus: pradžios ir pabaigos laiką, trumpą aprašymą, efektyvumą ar momentus, kurie neleido atlikti užduoties. Geriausia tai padaryti lentelės pavidalu.

Žinoma, galite pataisyti kitus dalykus. Pavyzdžiui, įtraukite stulpelius, atskiriančius užduotis į asmenines ir darbo užduotis, arba nurodykite visas dūmų pertraukėles ir arbatos pertraukėles, blaškymąsi, kad patikrintumėte, ar nėra naujienų socialiniuose tinkluose arba skaitytumėte laiškus El. paštas. Ateityje, naudojant laiko valdymą, tai padės išsiaiškinti, kokių užduočių reikėtų atsisakyti, kad spėtų atlikti pagrindines užduotis ir kaip paskirstyti užduotis per dieną.

Pasistenkite iš savo gyvenimo pašalinti „laiko švaistytojus“.

Kiek efektyvus gali būti laiko valdymas, galima įvertinti pažiūrėjus, kiek daug laiko žudo ir vagia iš savęs. Deja, valandų valandas tikrinant el. paštą, socialinius tinklus ar Kompiuteriniai žaidimai tiek suaugusiems, tiek paaugliams, dažniausiai laikomas norma.

Nusprendus nuveikti ką nors tikrai naudingo, reikia kuriam laikui nuo tokios veiklos pailsėti ir susikoncentruoti į užduoties atlikimą. Jei kiekvieną dieną tuo pačiu metu naudositės laiko planavimo pagrindais ir darysite svarbius dalykus, po kelių mėnesių tai susiformuos įprotį.

Taip pat pravers vesti dienoraštį ir surašyti į jį visą veiklą, kuri tik ryja laiką.

Gebėjimas pasakyti „ne“ taip pat sutaupys daug laiko. Be to neįmanoma įsivaizduoti laiko valdymo, nes sunku išmokti organizuoti savo laiką, jei jį be tikslo švaistote nereikalingoms užduotims. Kartais verta atsakyti tvirtu „ne“ konkretiems žmonėms, kurie moka tik skųstis, o taip pat stengtis padaryti viską, kad kažkas kitas atliktų savo darbą.

Informacijos filtravimas

Studijuojant laiko valdymo įrankius, neįmanoma neapsigyventi ties gebėjimu filtruoti įvairius duomenis. Daugelis žmonių turi įprotį prikimšti į galvą daug nenaudingos informacijos. Pavyzdžiui, prieš įsigydami bet kokius buitinius prietaisus ar drabužius, jie keletą dienų įvairiose svetainėse tiria jų savybes.

Viena vertus, tokia informacija atrodo naudinga, tačiau tai bus efektyvus laiko planavimas tik tuo atveju, jei neskaitysite visko iš eilės, o sugebėsite susikoncentruoti ties svarbiausiais ir reikalingiausiais bruožais. Išmokite perskaityti informaciją ir prisiminkite tik tai, kas tikrai naudinga. Nereikia gaišti brangaus laiko ir persotinti smegenų daugybe nereikalingos informacijos!

Planavimas yra raktas į sėkmę

Efektyvus laiko valdymas – tai planavimas, leidžiantis produktyvumą padidinti 25%.

Jei neįrašyta, tai neegzistuoja. Užduočių sąrašas šiuo atveju yra žemėlapis, kuris neleis jums nuklysti siekiant šio tikslo.

Įvairūs padėjėjai padės palengvinti užduotį. Pavyzdžiui, matomoje kambario dalyje galite pakabinti lentą ir padalinti ją per pusę. Laiko valdymo pagrindus šiuo atveju galima pritaikyti taip: vienoje pusėje yra visos idėjos, kurias norite įgyvendinti artimiausiu metu.

Antrąją pusę reikėtų suskirstyti į tris stulpelius: kas planuojama, kokios užduotys vykdomos ir kas jau atlikta. Kiekvieną savaitę užduotys iš pirmosios lentos pusės gali būti perkeltos į stulpelį Suplanuota. Jei laikysitės taisyklių, reikalaujančių laiko planavimo, savaitgalį jos visos bus stulpelyje „Atlikta“.

Taip pat galite naudoti dienoraštį ar planavimą. Arba užpildykite kompaktišką kalendorių, kad nustatytumėte ateinančių savaičių ir mėnesių planus. Gali būti užduočių, kurias patogiausia surašyti lentelės forma.

Planavimo metodo pasirinkimas

Šiandien yra daugybė planavimo būdų. Tarp populiariausių yra:

Metodas "ABV" (taip pat galite naudoti "ABC"). Jo esmė – prie kiekvienos užduoties iš sąrašo įdėti raidę, nurodant vykdymo prioritetą. Sudarant planą pagal laiko planavimą, svarbiausi dalykai nurodomi raide „A“. Kol jos nebaigtos, užduočių, pažymėtų „B“, pradėti negalima.
Laiko matavimas yra metodas, kuris atliekamas matuojant ir fiksuojant laiką, reikalingą tam tikriems tikslams pasiekti. Kas yra laiko valdymas naudojant laiką? Tai laiko jausmo ir darbo efektyvumo ugdymas. Norėdami tai išmokti, per 2–3 savaites turite įrašyti visus savo veiksmus 5 minučių tikslumu. Tai padės atpažinti vadinamuosius „laiko grimzdžius“ ir rasti atsargų svarbioms užduotims atlikti.
Tarp geriausių pasaulyje laiko valdymo įrankių, padedančių planuoti, verta paminėti SMART techniką. Ši santrumpa sudaryta iš pirmųjų žodžių raidžių, apibūdinančių tikslą. Ji turėtų būti: konkreti, išmatuojama, pasiekiama, proporcinga kitiems tikslams ir turėti aiškų laikotarpį.

Nežinau, kaip padaryti daugiau - kiekvieną rytą „suvalgyk varlę“

Laiko valdymo sistemoje ši technika yra gana paprasta ir efektyvi. Jo esmė slypi tame, kad ryte (geriausia ryte) atlikite reikalingą, bet nelabai malonų dalyką. Tokie užsiėmimai dažniausiai atidedami ir dažnai visai nevykdomi. Vargu ar efektyvus laiko valdymas reikalauja labai didelių laiko investicijų tokiems tikslams įgyvendinti. Be to, nemalonūs dalykai linkę kauptis. Tokiu atveju jų įgyvendinimas gali trukti mėnesius ir metus.

Varlių vaidmenyje laiko valdymas dažniausiai lemia atvejus, į kuriuos nežinai, kaip kreiptis. Tai taip pat gali būti užduotys, kurioms tikimasi tam tikrų idealių sąlygų. Jei tokios užduotys bus atliekamos pakaitomis kiekvieną rytą, laikui bėgant neatliktų užduočių skaičius sumažės. Šios technologijos tikslas valdant laiką – tobulėti geri įpročiai sutelkti dėmesį į einamuosius reikalus ir juos greičiau užbaigti.

Jei tikslas didelis, jį galima padalinti

Daugelis pasiduoda, kai reikia imtis visuotinės užduoties, pavyzdžiui, sudėtingo projekto. Kokias laiko valdymo priemones galima panaudoti tokioje situacijoje? Visų pirma, reikia suskirstyti pagrindinę užduotį į keletą pagalbinių ir kiekvieną iš jų atlikti atskirai. Tai padės ne tik greičiau įgyvendinti projektą, bet ir geriau jį suprasti.

Tarp tų, kurie užsiima laiko valdymu, daugelis palengvina šią užduotį nupiešdami savotišką medį. Pagrindinė užduotis veikia kaip jos kamienas, o antrinės užduotys yra šakos. Reikia šakotis tol, kol visas tikslo siekimo procesas taps aiškus ir itin paprastas.

Yra laikas dirbti, yra laikas ilsėtis

Naudodamiesi laiko valdymu savo gyvenime, neturime pamiršti, kad kiekvienas žmogus turi savo biologinį laikrodį. Jie turi įtakos tam, koks paros laikotarpis bus didžiausias aktyvumo pikas. Pavyzdžiui, jei šis laikas yra nuo 6.00 iki 10.00, būtent šioms valandoms reikėtų susiplanuoti svarbiausius dalykus ir užduotis.

Vadovaudamiesi laiko valdymo principais šiuo atveju galėsite atlikti maksimalų užduočių skaičių. Kadangi kitu metu reakcija bus lėtesnė, o našumas sumažės.

Remiantis savo biologinio laikrodžio stebėjimais, taip pat verta skirti laiko poilsiui. Nereikėtų pamiršti, kad nuo to daugiausia priklauso, koks bus efektyvus laiko valdymas. Poilsio metu atkuriami organizmo resursai, jis geriau ir greičiau susidoroja su jam keliamais tikslais. Jei žmogus nukrenta nuo nuovargio, vargu ar darbo kokybė bus gera.

Visada palikite laiko

Visų pirma, verta paminėti, kad laiko valdymas turėtų palengvinti gyvenimą ir išmokyti išnaudoti laiką naudingai. Tačiau tai nėra priežastis sudaryti tokius įtemptus grafikus, kad juose nėra nė vienos laisvos minutės. Kiekvieną dieną reikia palikti tam tikrą laiko ribą. Galų gale, kad ir koks apgalvotas būtų laiko valdymas, sunku tiksliai nustatyti laiką, reikalingą visoms užduotims atlikti.

Todėl, norint nepanikuoti dėl to, kad jau reikia pradėti kitą užduotį, geriau planuoti šiek tiek daugiau laiko iš anksto. Net jei tai padarysite laiku, likusį laiką galėsite skirti ne tokiems svarbiems klausimams spręsti ar atsipalaiduoti.

Glebas Archangelskis

Iš pirmo žvilgsnio darbuotojų asmeninio laiko organizavimas toli gražu nėra 20% galimų priemonių, kurios duos 80% įmonės efektyvumo padidėjimo. Iš tiesų darbo užmokesčio fondo dalis įmonės apyvartoje mūsų šalyje yra palyginti nedidelė, net ir žinioms imliose pramonės šakose. Tuo pačiu metu, kaip taisyklė, nenaudojami kiti efektyvumo didinimo būdai – elementaraus reguliaraus valdymo nustatymas, įmonės strategijos kūrimas ir kt. Taigi atrodo, kad laiko valdymas turėtų būti įgyvendinamas paskutinis – kai išsenka kiti efektyvumo rezervai.

Šiame straipsnyje parodysime, kad toks požiūris į laiko valdymą yra gana paviršutiniškas. Tiesą sakant, laiko valdymo naudojimo poveikis yra daugialypis ir nelinijinis. Ir, kaip rodo praktika, dažniausiai laiko valdymas tampa geriausia priemone. pradėti organizacinės pertvarkos.

Du skirtingi „laiko valdymas“

Prieš kalbėdami apie laiko valdymo vaidmenį gerinant įmonės efektyvumą ir organizacijos plėtra, turite nuspręsti, kas yra laiko valdymas. Pagal šį terminą galima paslėpti du labai skirtingus dalykus.

Pirmoji valdymo technologijų sritis, tiesiogiai susijusi su įmonės laiko valdymu valdymo sistemos. Jei pavaizduosite atskirą darbuotoją kaip mažą kvadratą didelės aikštės – įmonės viduje, tai ši „siužetinė linija“ bus pavaizduota kaip užtamsintas išorinis kvadratas su nepaliestu vidiniu. Čia pagrindinis dėmesys skiriamas visos sistemos darbo organizavimui, o efektyvus kiekvieno darbuotojo laiko panaudojimas tampa pasekmė tinkamai suprojektuota sistema. Šiais laikais už šią kryptį „atsakingi“ verslo procesų pertvarkymas, projektų valdymas ir kt. Visa tai yra „įmonės laiko valdymo“ technologija. Kaip ir anksčiau, patiksliname: laiko valdyti neįmanoma, valdyti galima organizacija veiklos, kuriai būtent ir yra svarbiausias tikslinis rodiklis laikina s e galimybės.

Antrasis „siužetas“ kalba apie asmeninio darbo organizavimą, kurį žmogus vykdo savo iniciatyva, nenorėdamas eikvoti neatsinaujinančių savo laiko, o galiausiai ir gyvenimo resursų. Diagramoje ši situacija gali būti pavaizduota kaip tamsintas vidinis kvadratas su nepaliestu išoriniu. Šiai linijai atitinka tie laiko organizavimo metodai, kuriuos straipsnio autorius plėtoja ir propaguoja. Prie šio metodo siužetas“ apima laiko valdymą siaurąja to žodžio prasme, taip pat įvairias asmeninio augimo technologijas.

Iš šių dviejų grupių iš karto galima nustatyti technologijų „optimalaus pritaikomumo“ sritis. Kuo mechaniškesnis žmogaus ir visos organizacijos darbas, tuo mažiau reikia kiekvieno individualaus atlikėjo kūrybinės iniciatyvos, tuo aktualesnės yra pirmojo tipo technologijos. Pavyzdžiui, banko kasininkui praktiškai nereikia asmeninio laiko planavimo. Reikia gerai suprojektuotos valdymo sistemos, matematiškai apskaičiuoto klientų srautų ir reikiamo kasininkų skaičiaus pasiskirstymo, ergonomiškai sutvarkytų darbo vietų ir kt.

Jei iš atlikėjo reikalaujama ne tik aiškiai ir greitai įvykdyti griežtą pareigybės aprašymą, bet ir savarankiškai iniciatyva, sprendimų priėmimas, išteklių paskirstymas, atsakomybės prisiėmimas – antros grupės technologijos tampa būtinos. Pavyzdžiui, tame pačiame banke kartu su operacine atsirado grupė vadovų, kurie su klientu dirba individualiai. Toks vadybininkas yra universalus – gali išduoti klientui įmoką, iš karto pasiūlyti draudimą, pagal savo įgaliojimus suteikti nuolaidą banko paslaugoms ir pan. Akivaizdu, kad daugeliui klientų toks ne toks „mechaniškas“ tvarkymas yra daug patogesnis. Galite nuolat bendrauti su tuo pačiu vadybininku, kuris jus gerai pažįsta, gali „suderinti“ banko paslaugą pagal jūsų specifiką („turi tą pačią figūrėlę, bet su sparneliais?“) ir pan. Kartu akivaizdu, kad toks vadovas daug dinamiškiau reaguos į kliento ir visos rinkos poreikius, tvirčiau „pririš“ klientą prie banko.

Tačiau akivaizdu ir tai, kad šiam vadovui reikės visai kitokių darbo organizavimo metodų, kaip ir kasininkui. Čia nebeįmanoma tiesiog optimaliai sukurti sistemos, paleisti mechanizmo ir stebėti jo veikimo. vadovas priima nepriklausomas sprendimus, organizuoja visą savo darbo su klientais procesą. Atitinkamai jis turi įvaldyti asmeninio darbo organizavimo, asmeninio efektyvumo didinimo technologijas – t.y. antrosios „siužetinės linijos“ technologijos, ne „organizacinės-mechanistinės“, o „žmogiškos“.

Taigi, „įmonės laiko valdymas“, kaip paaiškėjo, yra bent du labai skirtingi tipai. Įdomu tai, kad „žmogaus“ reikšmė neapsiriboja laisvų, sprendimus priimančių, save organizuojančių darbuotojų efektyvumo didinimu. „Asmeninis“ laiko valdymas dėl savo gilių ir iš pirmo žvilgsnio neryškių savybių yra gana stiprus ne tik asmeninio, bet ir įmonės efektyvumo variklis.

Asmeninis laiko valdymas ir įmonės efektyvumas

Straipsnyje „Laiko apskaita: asmens valdymo apskaitos sistema“ citavome atvejį iš praktikos, kuris aiškiai parodo „efektyvumo bacilos“ veikimo mechanizmus. Prisiminkime kelias kliento mintis apie citatas, iš kurių apžvalgos buvo sukurtas pasakojimas:

„(Svarbiausias asmeninio laiko praleidimo laiko rezultatas)... Ėmiau aštriai jausti visų aplink vykstančių procesų neefektyvumą. Atsirado vadinamasis „laiko pojūtis“, kuris greitai peraugo į „efektyvumo jausmą“, šiek tiek niežtintis jausmas, kad darbo organizavimas nėra idealus. Rezultatas – įmonėje aplink save buvo sukurta „efektyvumo zona“, tai yra tokia gyvenamoji erdvė, kurioje kiti gali jaustis patogiai tik efektyviai leisdami savo ir kitų laiką.

„Dėl to standartinių operacijų atlikimo laikas, pavyzdžiui, testavimo skyriuje, sutrumpėjo 40 proc. Tai leido išbandyti naują sistemos versiją per 6 darbo dienas, o ne 2 savaites anksčiau. Noriu pabrėžti, kad tai buvo pasiekta vien pačiam departamentui optimizavus standartinius procesus.

Taigi laiko apskaitos pagalba sukurtas savotiškas „vestibuliarinis aparatas“, kuris stebi procesų efektyvumą, neapsiriboja savo apimtimi tik asmeniniu savininko darbu. Tai verčia kitaip pažvelgti į viską aplinkui, taip pat ir procesų, kuriuose dalyvauja žmogus, efektyvumo požiūriu. Paveiksle schematiškai pavaizduotas „efektyvumo bacilos“ plitimas. Pradėjęs rūpintis savo laiku, žmogus labai greitai suvokia: eikvoja jį asmeninis 001 neatsinaujinantis ir neatnaujinamas laikas yra tiesiogiai susiję su neefektyvumu įmonių valdymo sistemos. Pavyzdžiui, sprendimus priimantys milijonai dolerių yra užsiėmę spintos perkraustymu, nes sekretorės (arti „kūno“) nusprendė sutaupyti centą kraustymosi vietoje. 002 Jei šie darbuotojai yra apmokyti planuoti laiką ir suvoks, kad tokie incidentai yra ne tik įmonės savininko, bet ir savo laiko praradimas, jie su tokiomis situacijomis susieis visiškai kitaip. Pavyzdžiui, jie nueis pas savininką ir parodys skaičiais, kiek jis prarado dėl tokių „sutaupų“.

Atkreipkite dėmesį, kad patys darbuotojų inicijuoti pokyčiai yra patys efektyviausi. Tai, ką pats darbuotojas sugalvojo, jis noriai įgyvendins; tuo pačiu darbuotojas yra geriausiai informuotas apie realią reikalų būklę - jis yra arčiausiai vartotojo, darbo, kurį pats atlieka ir pan. Taigi, paprasti darbuotojai yra geriausias „išteklius“ idealaus galutinio sprendimo „firmos“ įgyvendinimui pati padidina jo efektyvumą. Todėl ne veltui visuotinės kokybės vadybos (VKV) principai numato viso personalo įtraukimą į įmonės valdymo procesų tobulinimo darbus. Tai efektyvu – nors tam pasiekti iš darbuotojų reikia šiek tiek pastangų.

Taigi matome, kad į darbuotojus paleista „efektyvumo bacila“, tinkamai pritaikius, gali ne iš karto, o su vis didesne jėga paveikti įmonės efektyvumą. Dabar parodykime, kad toks „apvalus“ požiūris į įmonės efektyvumo didinimą gali būti gana naudingas didelės apimties pertvarkoms.

TM-bacila kaip "dirvos trąša" pokyčiams

Problema, kuri neišvengiamai iškyla keičiantis įmonės valdymo sistemai – darbuotojų pasipriešinimas. Iš dalies šis pasipriešinimas paaiškinamas racionaliomis priežastimis ir gali būti įveikiamas tame pačiame racionaliame lygmenyje, aiškinant žmogui naudą, kuri jam nėra akivaizdi iš sutvarkymo sistemoje. Iš dalies tokį pasipriešinimą sukelia neracionalūs veiksniai – natūralus atmetimas visko naujo, neįprasto, ko poreikis dar neįsisąmonintas. Diagramoje ši situacija pavaizduota smurtiniais, nepriimtinais pažįstamos išorinės aplinkos pokyčiais.

Esant tokiai situacijai, preliminarus „TM-bacilos paleidimas“ gali būti geras būdas sukurti pagrindą pokyčiams. Jei „efektyvumo bacila“ įvedama žmogui į galvą ir dirbama pagal aukščiau aprašytą schemą, jei jis pradėjo skaičiuoti ir vertinti savo asmeninį laiką, jis daug lengviau priima mintį sutvarkyti reikalus. įmonės lygiu, kaip buvo parodyta ankstesniame poskyryje.

Pažymėkime tai čia Mes kalbame išimtinai apie savanorišką tam tikrų metodų naudojimą. Tie. Laikas šiuo atveju jokiu būdu nėra išorinis specialisto stebėjimas moksline organizacija darbo. Vienintelis prievartos elementas čia gali būti įpareigojimas mokytis; asmens įgytų metodų taikymas turėtų būti visiškai paliktas jo nuožiūrai. Net jei tik 10% darbuotojų rimtai susidomės savo laiko organizavimu ir ims dėti pastangas šia linkme, šis „raugas“ anksčiau ar vėliau paveiks visus aplinkinius. Bet tai įmanoma tik tada, kai „bacilos įvedimas“ neturi jokios prievolės ir prievartos, kai akcentuojamas asmens asmeninio intereso kūrimas. Tai lėtų, evoliucinių, ilgalaikių pokyčių kelias. mąstymas.

Bet kokie finansiniai, materialiniai ir panašūs efektyvumo ištekliai išsenka.„Efektyvumo bacila“ išskiria žmogiškojo kūrybinio resurso „interatominę energiją“, kuri, kaip vystymosi šaltinis, neišsenkantis.

001 Nepaisant to, kad šis „asmeninis“ laikas yra „parduodamas“ darbdaviui, tokio laiko praradimas vis tiek yra gyvenimo laiko praradimas, todėl manome, kad čia tikslinga vartoti terminą „asmeninis laikas“.

002 tikras atvejis iš autoriaus diagnostinės praktikos. Verta paminėti, kad šie darbuotojai iš dalies patys išprovokavo tokį savo laiko trukdymą nuolatiniu patikimumu. Tačiau šis faktas nesumažina įmonės savininko nuostolių dėl tokio akivaizdaus neefektyvumo.

Ekonomika

Raktiniai žodžiai:

1 -1

Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Priglobta adresu http://www.allbest.ru/

Įmonės laiko valdymas: tikslai ir technologijos

Turinys

Įvadas
Išvada

Įvadas

Daugelis vadybos disciplinų ir technologijų padeda įmonės vadovui tapti dinamiškesniam, viską suspėti ir kuo greičiau laikytis nustatytų terminų. Projektų valdymas, kokybės valdymas, įvairios įmonės informacinės sistemos – visa tai, be finansinių išlaidų mažinimo, padeda sumažinti laiko sąnaudas.

Įmonės laiko valdymas yra viena iš šių technologijų, kuri bendrojo valdymo sistemoje susiformavo kaip atskira disciplina dėl Improvement.ru laiko valdymo bendruomenės ir Maskvos finansų ir pramonės akademijos Laiko valdymo katedros plėtros.

Įmonės laiko planavimas - disciplina bendrojo valdymo rėmuose, leidžianti asmeninį darbuotojų laiko valdymą paversti įmonės efektyvumo didinimo įrankiu.

Mano darbo aktualumą lemia akivaizdus efektyvaus laiko valdymo poreikis šiandieninėje dinamiškoje ekonomikoje. Viena vertus, laiko valdymas (arba savęs organizavimas) yra efektyvi asmeninio darbo organizavimo technologija. Kita vertus, tokia gyvenimo samprata yra žmogaus, kuris įsitikinęs, kad nevalia eikvoti neatsinaujinančių savo laiko, o galiausiai ir gyvenimo resursų.

Pateikto darbo tikslas – išnagrinėti įmonės laiko valdymo tikslus ir technologijas.

Norint pasiekti šį tikslą, tyrimas nustato šias užduotis:

- laikyti įmonės laiko valdymą priemone, padedančia pagerinti organizacijos efektyvumą

- pagrįsti įmonės laiko valdymo tikslus ir rezultatus

- Apsvarstykite įmonės laiko valdymą: kelyje į naują įmonės standartą.

1. Įmonės laiko valdymas kaip įrankis organizacijos efektyvumui gerinti

Įmonės laiko valdymas leidžia paversti asmeninį darbuotojų laiko valdymą įmonės efektyvumo didinimo įrankiu.

Įmonės laiko valdymas sujungia du požiūrius – asmeninį laiko valdymą ir įmonės darbo organizavimą. Laiko valdymo diegimo užduotis šiuo atveju yra atsakymas į klausimą: "Kaip padidinti įmonės ir darbuotojų valdomumą, neprarandant privalumų, suteikiančių žmonių laisvę ir iniciatyvą?"

1.1 Įmonės laiko valdymo samprata

"Užduotis valdymas in XXI amžiaus - mokytis valdyti efektyvumą vadybinis ir kūrybingas tradresuTaip" (P. Druckeris Archangelskis G.A. Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros / G.A. Archangelskas. - 2 leidimas. - Sankt Peterburgas: Petras, 2005. - 442 p. )

Pirmą kartą įmonės laiko valdymo temą monografijoje išsakė G.A. Archangelskio „Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros“ 2003 m. Nuo tada idėja apie centralizuotą korporatyvinį laiko valdymo technologijų diegimą tapo sąmoningu poreikiu vis daugiau įmonių ir organizacijų.

Laiko valdymas iš pradžių buvo sukurtas kaip praktinė disciplina, kurią labiau plėtojo vadybos konsultantai nei akademikai. Nemažai šalies ir Vakarų vadybos specialistų sukūrė praktines planavimo technologijas, siūlydami jas praktikuojantiems vadovams knygų ir mokymo kursai. Paprastai laiko valdymo technologijų naudojimą ar nenaudojimą organizacijos vadovybė paliko darbuotojo nuožiūra. Todėl mokslinėje vadyboje savitvarkos ir asmeninio darbo organizavimo klausimai buvo liečiami palyginti retai. Mokslo vadybos klasikai, pavyzdžiui, F.W. Taylor, pirmiausia iškėlė klausimą centralizuotas asmeninio darbo organizavimo technologijų diegimas, iš esmės atsižvelgiant į fizinis darbas. XX amžiaus 20-aisiais. Centrinio darbo instituto direktorius A.K. Mechanistinį požiūrį tokiame įvade „iš viršaus“ Gastevas supriešino su „organizacinės-darbo bacilos“ idėja, kuri skatina organizacijos darbuotoją savarankiškai tobulinti darbo procesus. Lygos „Time“ pirmininkas P.M. Keržencevas perkėlė dėmesį nuo bendro darbo organizavimo į laiką, ėmė jį laikyti vienu svarbiausių organizacijos ir darbuotojo išteklių.

Galiausiai Vakarų vadybos teorijos klasikas P. Druckeris, atkreipdamas dėmesį į kūrybinio ir vadybinio darbo valdymo sudėtingumą „iš viršaus“, neįtraukiant savarankiškos darbuotojo iniciatyvos, pagrindiniu uždaviniu išskyrė vadybinio ir kūrybinio darbo efektyvumo didinimą. valdymui XXI amžiuje.

Taigi organizacijos darbuotojo laiko valdymo klausimo istorijoje galima išskirti dvi pagrindines tyrimų šakas: klasikinį laiko valdymą ir bendrojo valdymo sritis, vienaip ar kitaip paliečiančias asmeninio darbo organizavimo klausimus. Plėtros metu šios šakos susilieja, todėl natūralu kelti klausimą apie laiko valdymo įtraukimo į įmonės valdymą metodų kūrimo klausimą.

Įmonės laiko planavimas- technologijų rinkinys, skirtas laiko valdymo metodams „įterpti“ į organizacijos valdymo sistemą.

Taigi, jei įmonės valdymas yra „iš viršaus į apačią“ kelias, nuo sistemos kūrimo iki jos elementų efektyvumo, ypač efektyvaus darbuotojo laiko panaudojimo, tai asmeninis laiko valdymas yra kelias „iš apačios į viršų“, nuo asmeninio darbuotojų efektyvumą didinant efektyvumą.departamentai ar organizacijos.

Laiko valdymas klasikine šio žodžio prasme apima visą planavimo technologijų rinkinį, kurį naudoja organizacijos darbuotojas. savarankiškai pagerinti darbo laiko panaudojimo efektyvumą. Tuo pačiu metu laiko valdymo naudojimas nėra privalomas. Pastaraisiais metais vis daugiau organizacijų suprato, kad reikia centralizuoto korporacinio laiko valdymo technologijų diegimo.

1.2 Pagrindiniai laiko valdymo principai

kruopštus savarankiškas darbas. Kokybišką, efektyvią savo laiko organizavimo sistemą vadovas gali sukurti tik pats. Šio svarbaus darbo negalima palikti konsultantui ar sekretorei. Tik pats vadovas galės pasirinkti tinkamą sprendimą ir jį perstatyti pagal savo poreikius.

Sprendimo individualumas. Organizuojant asmeninį laiką, svarbios ne bendros taisyklės, o individualus stilius, kurį vadovas randa pats. Jei jam patogu, tai suteikia maksimalų efektyvumą. Daugiausia dėmesio reikėtų skirti tiems metodams, kurie leidžia orientuotis net ir neapibrėžtumo sąlygomis. Todėl svarbu nustatyti tokius parametrus kaip žmogaus temperamentas, juslinės nuostatos, jo kūno bioritmai, darbo tikslai ir kt.

Poreikis stebėti savo veiklą. Naudodami laiką galite nustatyti nepateisinamo laiko švaistymo momentus ir atrasti paslėptus jo rezervus. Analizuojant gautus duomenis, rekomenduojama naudoti metodą lyginant pasiektą su maksimaliu įmanomu, o ne pasiektą su planuotu, kaip tai daroma vakarietiškose laiko valdymo technologijose. Tačiau pagrindinis laiko skaičiavimo rezultatas yra tam tikro gebėjimo nuolat stebėti savo efektyvumą atsiradimas. Savo laiko stebėjimas kelias savaites išugdo ypatingą dėmesį laikui, o lyderis pradeda žiūrėti į savo veiksmus visiškai kitaip.

Mąstymas apie efektyvumą. Pagrindinis vaidmuo tenka tiesioginiam mąstymo pasikeitimui. Asmuo, išmokęs atpažinti neefektyvius procesus ir juos tobulinti, siekiantis optimizuoti ir pagerinti veiklą – geba taikyti esamus metodus, pritaikyti juos savo poreikiams ar plėtoti savo. O patys techniniai laiko ir asmeninio darbo organizavimo metodai bei tiesioginis jų įgyvendinimas gyvenime tėra technologijų reikalas. Kai tik sąmonė pasikeičia, ji pradeda veikti ir duoti vaisių bet kokioje veikloje.

Pasiekiamos ir neišsenkamos efektyvumo atsargos. Esminis principas, šalia kurio neprilygsta jokie technologiniai klausimai. Remiantis prielaida, kad efektyvumo, plėtros ir savęs tobulinimo rezervai yra ne tik realiai pasiekiami, bet ir potencialiai neišsenkantys, tinkamo sprendimo paieška ir reikiamo metodo sukūrimas yra grynai taktiniai klausimai ir akivaizdžiai sprendžiami.

1.3 Įmonės laiko valdymo naudojimo priežastys

Poreikis įgyvendinti įmonės laiko valdymą atsiranda dėl šių veiksnių:

1. Augantis tempą pokyčius ekonominis aplinkos reikalauti didesnių įgaliojimų perdavimo organizacijos darbuotojams, operatyvaus jų savarankiškų sprendimų priėmimo ir savarankiško jų darbo organizavimo bei planavimo.

2. Didėja specifinis svoris neapčiuopiamas turto in kaina organasircijos; pagrindinių aukščiausio lygio vadovų ir specialistų veikla tampa pagrindiniu veiksniu, lemiančiu vis daugiau įmonių sėkmės. Tuo pačiu metu išorinė darbuotojo veiklos kontrolė, kuri yra kūrybinio pobūdžio, yra itin sunki, tačiau išauga tokio darbuotojo savarankiško darbo organizavimo aktualumas.

3. Dėl organizacijose tapti norma a ne retas išimtis, Atsistoknnye reikšmingas pokyčius veikla- naujų produktų kūrimas, įėjimas į naujas rinkas, naujų įrankių ir valdymo sistemų diegimas. Organizacijos aukščiausio lygio vadovams ir specialistams, atitinkamai, nuolat didėjantis sprendžiamų užduočių skaičius ir apimtis, poreikis nuolat rasti laiko rezervų projektų įgyvendinimui, kurie leistų organizacijai nuolat tobulėti, tampa norma.

įmonės laiko valdymo standartas

2. Įmonės laiko valdymo tikslai ir rezultatai

2.1 Įmonės laikas ir darbuotojo (vadovo) laikas

tai, PSO skambintiapienustato išslysti jo laikas išleidžia iš rankas mano gyvenimą; tai, PSO išlaiko in rankas jo laikas , išlaiko in rankas mano gyvenimą. (Alanas Lakeane Alanas Lacane'as – bestselerių „Kaip tapti savo laiko ir gyvenimo šeimininku“ autorius, žinomas amerikiečių „laiko taupymo strategijų“ ekspertas. )

Yra gana plati valdymo technologijų sritis, susijusi su įmonės laiko valdymu, pirmiausia susijusi su valdymo sistemomis. Pagrindinis dėmesys skiriamas visos sistemos organizavimui. Taikant šį metodą, atskiro darbuotojo darbo laiko organizavimas laikomas tik tinkamai sukurtos ir efektyviai veikiančios sistemos pasekmė.

Su šia sritimi susijusios technologijos apima, pavyzdžiui, verslo procesų pertvarkymą, visuotinės kokybės valdymą, projektų valdymą ir kt., kurios yra įmonės laiko valdymo technologijos, t.y. vienas svarbiausių kokybės kriterijų.

Antra svarbi įmonių valdymo kryptis – asmeninio darbo organizavimas, savo veiklos efektyvumo didinimas. Tokiu atveju pokyčių iniciatyva kyla iš paties darbuotojo.

Šia kryptimi taikomos asmeninio laiko valdymo technologijos, įvairios asmeninio augimo, savivaldos technologijos.

Pirmojo tipo technologijų taikymo sritys: „konvejerio“ tipo darbas. Veiklos sritys, nereikalaujančios kūrybinės darbuotojų iniciatyvos. Griežtai reguliuojami procesai, kurių bet koks nukrypimas gali sukelti nepataisomų pasekmių.

Antrojo tipo technologijų taikymo sritys: darbas, reikalaujantis ne tik neabejotinai griežtų pareigybių aprašymų vykdymo, bet ir savarankiško darbuotojo iniciatyvos pasireiškimo. Veiklos sritys, apimančios nestandartinių sprendimų priėmimą, išteklių paskirstymą, poreikį ir norą prisiimti atsakomybę, dinamišką reagavimą į besikeičiančius reikalavimus, situacijas ir prašymus. Įdarbinimas su aukštu savarankiškų sprendimų priėmimo lygiu ir atsakomybe už juos, savarankiškas procesų organizavimas.

Tuo pačiu metu „asmeninis“ laiko valdymas dėl savo savybių pasirodo esąs gana galingas įrankis ne tik asmeninio tobulėjimo, bet ir įmonės efektyvumo gerinimo srityje.

Ir čia jau prasminga kalbėti ne tiek apie asmeninį, kiek apie asmeninį laiko planavimą.

2.2 Asmeniniai ir įmonės rezultatai

Asmeninis efektyvumas - pagrindinė sąvoka laiko valdymas: kuo aukštesnius, aiškesnius tikslus išsikeliame sau, tuo prasmingiau ir organizuotiau traktuojame savo laiko naudojimą.

Asmeninis efektyvumą- tai, kaip žmogus naudoja savo laiką savo tikslams pasiekti; yra nagrinėjamas viso gyvenimo kontekste, nesusietas su konkrečia darbo vieta ar veiklos sritimi.

Kalbant apie įmonės laiko valdymą, akivaizdu, kad asmeninio efektyvumo organizuojant laiką klausimais reikia kito požiūrio. Būtina atsižvelgti į darbo kontekstą, veiklos srities specifiką, konkrečios įmonės ypatumus, todėl būtina įvesti naują asmeninio efektyvumo sampratą.

Asmeninis efektyvumą- asmens, kaip konkrečios organizacijos darbuotojo, asmeninis efektyvumas dėl jo paties pastangų ir saviorganizacijos įgūdžių.

Taigi asmeninis efektyvumas – tai asmens asmeninis efektyvumas plius tam tikros veiklos srities kontekstas.

Kaip asmeninis efektyvumas susijęs su įmonės efektyvumo didėjimu? Pradėjęs labiau suvokti savo laiką, žmogus labai greitai pradeda suprasti, kad jo asmeninio laiko praradimas tiesiogiai priklauso nuo esamos įmonės valdymo sistemos neefektyvumo. Turėdamas laiko planavimo įgūdžius jis matys ryšį tarp įmonės nuostolių ir savo (prisiminkime asmeninių ir įmonės tikslų santykio grafiką), atitinkamai aktyviau inicijuos teigiamus pokyčius. Tuo pačiu metu paties darbuotojo inicijuoti pokyčiai yra daug efektyvesni nei tie, kurie įvedami „įsakymu iš viršaus“. Tai, ką darbuotojas sugalvojo ir pasiūlė pats, jis bus labiau linkęs pritaikyti praktikoje; tuo pačiu jis yra geriausiai informuotas apie tikrąją reikalų būklę, nes yra arčiausiai tikrųjų problemų ir sunkumų, susijusių su darbu, kurį jis pats atlieka. Taigi, paprasti įmonių ir organizacijų darbuotojai yra geriausias įmonės veiklos efektyvumo didinimo šaltinis. „Pati įmonė didina savo efektyvumą“.

- vadybinis naudingumas didinant asmeninį pavaldinių efektyvumą:

- gebėjimas valdyti asmeninį efektyvumą ir suprasti darbuotojo darbo laiko planavimo ir paskirstymo ypatybes;

- gebėjimas nustatyti optimalius užduočių atlikimo terminus dėl realaus pavaldinių darbo krūvio laipsnio supratimo;

- pasitikėjimas pavaldinių veiksmų efektyvumu ir savalaikiškumu situacijose, kai sunku arba neįmanoma jų tiesioginė kontrolė: bendraujant su pavaldiniais su klientais, kolegomis iš kitų padalinių ir pan.;

- pavaldinių darbo skaidrumas, jų asmeninių darbo tikslų, planų ir užduočių įforminimas, darbuotojo „nepakeičiamumo nuo netvarkingumo“ faktoriaus pašalinimas.

2.3 Įmonės laiko valdymo įgyvendinimo logika: principai, etapai

Principai:

" Principas ūkininkas" . Ką ūkininkas daro, kad gautų didelį derlių? Dirba žemę, tręšia, laisto, spurgas, piktžoles... Ar nekeista iš pirmo žvilgsnio, kad iš augalo tikintis rezultato, pastangos dedamos visai kita linkme? Taip pat ir su laiko planavimo įvedimu: neverta dėti pastangų į „vaisius“ – konkrečius metodus, kuriais žmonės tvarkys savo laiką. Pastangos turėtų būti sutelktos į „dirvožemį“ – į nuostatas, įsitikinimus, tikslus, vertybes, žmonių požiūrį į laiką.

Pagrindiniai šio principo bruožai:

- Homeopatinis, judėjimas mikroskopiniais žingsneliais, stenkitės nenaudoti priekinių priepuolių: „Nuo rytojaus mes visi laikome!“;

- Bendra kalba – kalbėkite su kiekvienu darbuotoju jam suprantama kalba, jei norite būti išgirsti, apie tai, kas jį domina;

– Reikalinga apimtis – svarbiausia, kad bet kokios naujovės šiame etape neapsunkintų darbuotojo.

" centras kristalizacija" . Paprastai laiko valdymo idėją (laiko valdymo terminologijoje – „laiko valdymo bacila“) į įmonę iš pradžių atneša vienas žmogus. Vienas, net ir pats efektyviausias darbuotojas ar vadovas, nepajėgs pakeisti situacijos be kitų paramos. Vadinasi, reikalingas tam tikras „centras“, kuriame galėtų „kristalizuotis“ efektyvaus ir racionalaus laiko organizavimo idėjos. Nesvarbu, ar ši grupė bus iš vieno padalinio, ar iš kelių.

Tokios grupės sudarymo naudingumas:

- Pilotinės grupės, kuri išbandytų taikomas laiko valdymo technologijas prieš masinį jų įvedimą į įmonės veiklą, sukūrimas;

- Komandinis darbas – kokybiškai naujas galimybių lygis, naujo, sisteminio efekto atsiradimas;

- Ne tik asmeninių, bet ir komandinių, įmonių transformacijų efektyvumo laiko valdymo srityje demonstravimas geru pavyzdžiu.

" laisvė nepriklausomybę" . Tegul žmonės patys imasi žingsnių savo laiko organizavimo srityje.

Šio metodo pranašumai:

– Žmogus pradeda jausti laisvės ir kontrolės jausmą, kaip tiksliai jis organizuoja savo laiką, kokias priemones, būdus, būdus naudoja. Leiskite jam sugalvoti savo metodus, įrankius ir metodus, net ir neveiksmingus – tai sustiprina susidomėjimą ir inicijuoja tolesnį laiko valdymo pagrindų tyrimą;

Kurį laiką nesikišus į laiko valdymo idėjų kūrimą, atsiranda kūrybinio proveržio galimybė, gimsta visiškai naujos priemonės, metodai, kurie gali būti itin veiksmingi įgyvendinant jūsų įmonėje: juk niekas nežino. veiklos specifiką geriau nei kasdien šį darbą atliekantis specialistas ;

- Gebėjimas žengti savarankiškus žingsnius sukelia pasirinkimo laisvės jausmą. Nuosavas pasirinkimas ar prievarta iš išorės – kaip manote, kur sėkmingo įgyvendinimo šansai? Palikite asmeniui teisę į savo nepriklausomą paiešką ir asmeninį pasirinkimą.

Etapai:

" Sėja" . Pagrindinis šio etapo uždavinys – sužadinti darbuotojus ir kolegas laisvą domėjimąsi laiko valdymo tema. Būdai:

" Motyvacija per vertybes" . Paaiškinti ir pristatyti darbuotojui, koks yra jo asmeninis interesas kompetentingai valdyti savo asmeninius laiko išteklius.

" Daryk kaip aš" . Stipriausia technika šiame etape – asmeninis lyderio pavyzdys su aiškiai matomais išoriniais teigiamais rezultatais. Kitas būdas – kompetentingai perteikti laiko valdymo idėjas darbuotojams, kolegoms, vyresniajai vadovybei.

Ir galiausiai vienas iš stiprių pavaldinių motyvavimo metodų: „ mesti in vandens, a po to mokyti plaukti" .

" motyvas" . Sukurti motyvaciją panaudoti laiko valdymo įgūdžius ir žinias realioje darbuotojų praktikoje. Vienas iš būdų šiame etape – kiekybinių rodiklių įvedimas, kuris padalinio, skyriaus laiką paverčia apčiuopiamu ištekliu ir leidžia sekti pokyčius laiko valdymo priemonių taikymo procese.

Tokių rodiklių pavyzdžiai:

Kiek laiko praleidžiame susitikimuose?

- Kaip dažnai baigiame darbus pasibaigus darbo dienai;

- Kaip dažnai ir kiek trikdome pristatymo laiką;

- Kiek laiko užtrunka nuo kliento užsakymo gavimo iki išsiuntimo momento / alternatyviai: nuo naujos idėjos atsiradimo iki naujo produkto pateikimo į rinką;

– Kiek kartų per savaitę kaimyninių skyrių vedėjai skundžiasi, kad vilkiname dokumentaciją...

Pradėkite rinktis rodiklius nuo tų, kurių pokyčiai bus pastebimi iš karto arba po trumpo laiko.

" Įsakymas" . Pirmuosiuose etapuose atsiradusių naujų efektyvių darbo metodų, priemonių, metodų įforminimas, padedantis optimizuoti veiklos procesus, efektyviau panaudoti. darbo laikas. Čia prasideda normų, taisyklių, reglamentų ir susitarimų kūrimas laiko valdymo srityje.

Taigi, laiko valdymo integravimas į įmonės ar organizacijos valdymo sistemą, tam tikrame jos vystymosi etape, iškyla poreikis sukurti korporacinius standartus laiko valdymo srityje.

3. Įmonės laiko valdymas: pakeliui į tapimą nauju įmonės standartu

3.1 Laiko valdymo įgūdžių diagnostika ir vertinimas

Pirmas žingsnis įgyvendinant įmonės laiko valdymą paprastai yra mokymas. Tačiau įprastos treniruotės neduoda maksimalių rezultatų, jei jos nėra lydimos tam tikros veiklos prieš ir po mokymų, jei jos nepadaromos logišku įmonės mokymo sistemos elementu. Pateiksime tokio laiko valdymo įtraukimo į korporatyvinio universiteto programą ar technologiją mokymo centras tikro projekto pavyzdžiu.

Laiko valdymo mokymai verslo universitete vyksta pagal šią schemą:

1) mokymų dalyviai užpildo profiliavimo anketas, kurios leidžia įvertinti jų TM kompetencijos lygį ir padaryti mokymus labiau individualizuotus;

2) vykdoma dviejų dienų mokymų programa „Laiko valdymas: lankstūs metodai“, pritaikyta įmonės veiklos specifikai.

3) mokymų metu dalyviai pradeda dirbti su autoriniu vadovu „Mokymų organizatorius“, kuris yra savotiška „laiko valdymo pamoka“. Jame yra paprasti pratimai ir tuščios lentelės, kurios leidžia konsoliduoti mokymo medžiagą. Po mokymų dalyvis nelieka „vienas prieš vieną“ su laiko valdymu, jis turi aiškų veiksmų algoritmą;

4) praėjus mėnesiui po mokymų, atliekamas 4 valandų po treniruotės. Joje analizuojamos pirmojo laiko valdymo taikymo etapo sėkmės ir nesėkmės.

5) praėjus keliems mėnesiams po kurso, dalyviai rašo rašinius, atspindinčius jų darbo organizavimo pokyčius.

Tokia schema gali žymiai padidinti mokymo efektyvumą. Kiekviename etape korporatyvinis universitetas aktyviai bendrauja su darbuotoju, jo vadovu ir TM treneriu, kad visi išnagrinėti metodai rastų realų pritaikymą. Vienas kurioziškų šalutinių mokymų padarinių – aukštesnio lygio vadovai, matydami aiškias pavaldinių sėkmes organizuojant laiką, patys išreiškia norą dalyvauti panašiuose mokymuose.

Kitas žingsnis po laiko planavimo mokymo sistemos organizavimo – laiko valdymo diagnostika skyriuose ir darbuotojų TM įgūdžių atestavimas.

Diagnostika atliekama klausimyno forma pagal kelis pagrindinius kriterijus. Rezultatas yra TM profilio konstravimas – paprasta diagrama, kuri atspindi situaciją įmonėje ar padalinyje visais laiko valdymo aspektais (1 pav.)

1 paveikslas - UAB "Bank24.ru" - aukščiausio lygio vadovų komandos TM profilis

Profilis sukurtas remiantis duomenimis, gautais iš vadovų komandos apklausos trijose pagrindinėse laiko valdymo diegimo įmonėje srityse:

- asmeninis laiko planavimas – vidutinis šios vadovų grupės laiko valdymo įgūdžių laipsnis;

- komandos laiko valdymas - TM sąveikos kokybė horizontaliai komandos viduje;

- įmonės laiko valdymas - TM sąveikos tarp vadovo ir jo pavaldinių kokybė.

Sukurto TM profilio analizė leidžia nustatyti probleminius TM komponentus kiekvieno darbuotojo, skyriaus ir visos organizacijos kasdienėje veikloje. Antrosios apklausos atlikimas (baigus mokymus) leidžia įvertinti jos efektyvumą.

TM diagnostika leidžia įvertinti bendrą vadovų komandos TM įgūdžių turėjimą. Technika gali būti naudojama kartu arba atskirai TM sertifikatai, kuri padeda įvertinti kiekvieno vadovo ar specialisto asmeninius TM įgūdžius.

Diagnostinis TM profilis sukurtas remiantis dešimties pagrindinių kriterijų balais, apimančiais visus pagrindinius laiko valdymo aspektus. Skaičius „dešimt“ buvo pasirinktas atsižvelgiant į tai, kad kiekvienas kriterijus lyginamas su „laiko valdymo įsakymu“. Kaip sakė vienas įmonės TM projekto vadovas, „kažkas turi likti viską pamiršus“. Toks „sausas likutis“ turėtų būti „Dešimt laiko valdymo įsakymų“ (1 lentelė).

1 lentelė. Laiko valdymo kriterijai ir įsakymai

TM kriterijai	TM įsakymai
Užduočių ir informacijos materializavimas ir matomumas	Materializuokite mintis ir užduotis. Būdami „galvoje“, jie nevaldomi
Rezultatų, laiko ir efektyvumo išmatavimas	Jei nori tvarkytis – pamatuok. Valdykite remdamiesi faktais, o ne nuomonėmis.
Nuoseklumas, nuoseklumas, darbo koordinavimas	Susisteminti darbą: vienyti pagal reikšmę, struktūrą. Nėra sistemos – nėra rezultato
Veiklos lankstumas, planavimo paprastumas, reagavimas	Planuokite kuo paprasčiau ir lanksčiau. Padidinkite savo reagavimą į pokyčius
Orientuotas į tikslą, apibrėžta kryptis	Suformuluokite tikslus. Įvertinkite bet kokį veiksmą pagal jo indėlį siekiant tikslų.
Prioritetų nustatymas, dėmesys esminiams dalykams	Pažymėkite svarbiausią. Pradėkite nuo to, skirkite jam kuo daugiau laiko ir pastangų
Orientacija į investicijas, plėtrą	Investuokite laiką į ateitį. Tai padaryti labai sunku, bet apsimoka
Vykdymo savalaikiškumas	Pasinaudokite geromis progomis. Planas yra priemonė tai padaryti, bet ne tikslas savaime.
Vykdymo valdomumas	Sukurkite deleguotų užduočių ir veiklos stebėjimo apžvalgą. Visi turėtų žinoti, kad jūs „nieko nepamiršite“ ir visada pasieksite savo norą
Eksploatacijos paprastumas	Tvarkyti savo darbo krūvį; dirbti „mažiau, bet protingiau“. Vadovas, varomas kaip arklys, netinka
Dėmesys efektyvumui	Ugdykite „laiko pojūtį“ ir „efektyvumo jausmą“. Likusi dalis seks

Trumpai pažvelkime į kiekvieną kriterijų atskirai.

1. materializacija. Efektyvus laiko valdymas prasideda nuo užduočių, minčių, planų, susitarimų materializavimo. Visų užduočių buvimas išorinėje laikmenoje (pageidautina elektroninėje) leidžia išlaisvinti mąstymą dėl prioritetinių asmeninio darbo klausimų ir sutrumpinti informacijos paieškos laiką. Komandos laiko valdyme materializavimas padeda išvengti „neabejotinumo nuo netvarkingumo“, lengva užduotis perkelti horizontaliai. Visų pirma, gerai organizuotas užduočių materializavimas sumažina daugybę su darbuotojų atleidimu susijusių rizikų. Išėjęs į pensiją darbuotojas gali pasiimti su savimi popierinį dienoraštį su naudingais kontaktais, tačiau negalės išsinešti MS Outlook sukurtos užduočių peržiūros sistemos, sutvarkytos pagal tam tikras, gerai žinomas taisykles.

2. išmatuojamumas. Kiekybinio rodiklių matavimo poreikis bendrame valdyme yra praktiškai aksioma. Tas pats pasakytina apie asmeninio ir komandos laiko valdymą. Tik objektyvių kiekybinių rodiklių įvedimas leidžia tikrai sistemingai valdyti laiką. Paprastai laiko apskaitos rodikliai naudojami analizuojant praleistą laiką. Pavyzdžiui, „laiko pasidalijimas prioritetinėms užduotims“, „laikas, praleistas užduotims, kurias jis pats atliko, nors galėjo deleguoti“.

3. Nuoseklumas. Asmeniniame darbe šiuo kriterijumi vertinamas užduočių ir projektų nuoseklumas, jų sąveikos „sinerginis poveikis“. Komandos laiko valdyme tai yra vienas iš pagrindinių kriterijų, atsakantis į klausimą: „Ar komanda yra vientisas subjektas, kurio našumas yra didesnis nei kiekvieno į komandą įtraukto vadovo rezultatų suma?

4. Lankstumas. Laiko valdymas dažnai tapatinamas su sunkiu planavimu, „savo planavimu iki minutės“. Tačiau planas nėra savitikslis. Tiek asmeninio, tiek komandinio darbo planai turėtų būti kuo paprastesni, lankstesni, kad būtų lengva „pagauti“ atsirandančias galimybes.

5. orientacija į tikslą. Veikla gali būti audringa reakcija į išorinius dirgiklius arba aiški loginė užduočių seka, kurių kiekviena siekia aiškiai suformuluotų tikslų. Komandiniame darbe šis kriterijus įvertina tikslų aiškumą visiems komandos nariams ir jų judėjimo viena kryptimi nuoseklumą.

6. Prioritetų suteikimas. Šis kriterijus leidžia įvertinti „darbo krūvio užimtumo“ laipsnį, laiko, skiriamo prioritetinėms užduotims, proporciją. Kaip taisyklė, būtent prioritetų nustatymo kryptimi yra veiksmingiausi veiksmai ankstyvosiose laiko valdymo įgyvendinimo stadijose. Juk beveik bet kuri organizacija puikiai žino „suklysčio“ problemą, kuri pagal kažkokį nesuprantamą gamtos dėsnį visada auga.

7. Investicijos. Bet kuri užduotis, atliekama asmeniniame ar komandiniame darbe, gali duoti rezultatų. Tačiau ji didesniu ar mažesniu mastu gali padėti plėtrai, sukurti naujų galimybių ateities rezultatams. Idealiu atveju visos užduotys yra skirtos plėtrai, sukuria „investiciją į ateitį“.

8. Savalaikiškumas. Pagal šį kriterijų įvertinamas tiek užduočių atlikimo terminų laikymosi savalaikiškumas, tiek su sunkiais laikais nesusietų projektų įgyvendinimo savalaikiškumas, o tai įmanoma tik turint lanksčią planavimo sistemą, greitai reaguojančią į atsirandančias palankias galimybes.

9. Valdomumas. Jei nustatote užduotį pavaldiniui arba dėl ko nors susitarėte su kolega, kiek galite būti tikri vykdydami? Ar reikia daug kartų priminti apie šią užduotį?

10. Lengvumas. Šiuo kriterijumi įvertinamas tiek asmeninio darbo, tiek santykių komandoje ir su pavaldiniais intensyvumo laipsnis. Idealiai sureguliavus asmeninį, komandos ir įmonės laiko planavimą, asmeninis darbas ir bendravimas su kolegomis nustoja būti „įtempti“ ir nereikalauja nuolatinių skausmingų pastangų.

Be vertinimo pagal dešimt kriterijų, situacija vertinama pagal vieną vientisą kriterijų – „Dėmesys efektyvumui“, kuris apibūdina pagarbos savo ir kitų laikui apskritai lygį, klausimo svarbos suvokimą, 2015 m. jos „įgyvendinimas“ savaime suprantamų komandos sąveikos principų lygmeniu.

Norėdami sukurti TM profilį, diagnozuoto padalinio darbuotojai atsako į klausimus iš anketos, kurioje yra 33 „keli pasirinkimai“ (11 kriterijų, kiekvienas vertinamas 3 srityse). Laiko valdymo materializavimo asmeninėse ir komandinėse srityse vertinimo pavyzdį galima pamatyti lentelėje. 2.

2 lentelė. Diagnostinio klausimyno klausimų pavyzdys

1 kriterijus: užduočių ir informacijos materializavimas ir matomumas
	1. Asmeninis laiko planavimas	2. Komandos laiko valdymas
	Beveik visos mano užduotys ir naudingos mintys (prasminga informacija ir pan.) egzistuoja lengvai matoma elektronine forma (MS Outlook, el. pašto ar atskirų failų pavidalu ir pan.)		Beveik visos užduotys kolegoms perduodamos elektroniniu būdu. Remiantis žodinių diskusijų rezultatais, pagrindinės mintys būtinai įrašomos ir siunčiamos.
	Dauguma mano užduočių ir minčių egzistuoja elektronine forma, nedidelė dalis (iki 20-30%) – popierine forma. Užduočių apžvalga yra gana paprasta ir patogi		Dauguma užduočių perkeliamos „horizontaliai“ elektronine forma, nedidelė dalis – popieriuje. Daugumos žodinių diskusijų rezultatai įrašomi raštu.
	Didžioji dalis mano užduočių ir minčių (70% ir daugiau) įrašyta popieriuje (dienoraštyje, atskirų dokumentų pavidalu), likusios – elektroninėje.		Dauguma užduočių pateikiamos popieriuje. Nereikšminga žodinių susitarimų dalis yra fiksuota
	Raštu neužfiksuojama iki 20-30% užduočių ir reikšmingos informacijos		Iki 20-30% užduočių (prašymų, susitarimų) perduodama „horizontaliai“ žodžiu
	Daugumą savo užduočių ir prasmingos informacijos saugau atmintyje		Dauguma užduočių atliekamos žodžiu
1 įsakymas: materializuokite mintis ir užduotis. Būdami „galvoje“, jie nevaldomi

Analogiškai respondentas situaciją vertina pagal kitus kriterijus ir kryptis. Nesunku pastebėti, kad iš klausimų matomi „socialiai laukiami“ atsakymai. Šiame socialiniame lūkestyje, be akivaizdžių trūkumų (duomenų iškraipymas link „teisingų“ atsakymų), yra ir privalumų. Jie slypi tame, kad anketos forma realiai vykdomas TM principų diegimas į įmonės kultūrą. Lygindamas save su anketoje akivaizdžiu TM idealu, vadovas išbando šį idealą sau ir supranta, ko jis turėtų siekti. Tai labai svarbus metodologijos taikymo efektas: raštingumas laiko valdymo klausimais dažnai palieka daug norimų rezultatų tarp toli gražu ne paskutinių Rusijos įmonių vadovų.

Siekiant neutralizuoti socialinio lūkesčio poveikį, apklausa atliekama tik anonimiškai, visi dalyviai apie tai įspėjami. Profilį sudaro visa valdymo komanda ir jis nėra pagrindas jokiems „atkeršiams“. Svarbu atsižvelgti į tai, kad TM-diagnostikos metodas nėra darbuotojų ar padalinių vertinimo metodas. Metodikos uždavinys – nustatyti prioritetines vadovų TM įgūdžių ugdymo ir jų komandinės sąveikos sritis.

„Išpūsti“ atsakymai nustatomi atliekant išsamią TM profilio ir atsako matricos analizę.

Be formalizuotų klausimų apie kriterijų rinkinį, anketoje taip pat yra šeši atvirojo tipo klausimai. Anketą pildančio vadovo prašoma savavališkai apibūdinti esamą ir pageidaujamą asmens, komandos ir įmonės laiko valdymo būklę. Atvirieji klausimai leidžia patikslinti ir „paspalvinti“ formalizuotoje anketoje gautus vertinimus. Pavyzdžiui, minėtu atveju vadovo atsakymai aiškiai koreliavo su žemais materializacijos rodikliais, t.y. užduočių ir informacijos peržiūra bei investicijos, t.y. gebėjimas skirti laiko ilgalaikėms užduotims, kurios neduoda tiesioginių rezultatų.

Apklausos rezultatai pateikiami trimis pagrindiniais blokais.

1. Analizė apibendrintas profilį.

2. Analizė įjungta dauguma " problemiškas" kriterijai atsižvelgiant į respondentų atsakymų pasiskirstymo grupėje statistiką.

3. Žemėlapis problemų ir sprendimus rekomendacijos – analizės išvadų apibendrinimas, rekomendacijos dėl prioritetinių veiksmų.

4. Analizė apibendrintas profilį leidžia nustatyti pagrindines problemas ir jų ryšius. Pavyzdžiui, laiko trūkumas ilgalaikėms užduotims atlikti (maži balai pagal investicijų kriterijų) dažnai akivaizdžiai siejamas su prastai organizuotu informacijos peržiūra ir struktūrizavimu (mažai balų materializavimui) ir vadovo perkrovimu daugybe nereikšmingų kolegų prašymų ir prašymų. pavaldiniai (žemi balai už „dėmesį laikui“ komandoje ir (arba) padalinyje).

5. Toliau vykdoma detalus analizė įjungta atskirti kriterijai, kuriame atsižvelgiama į atsakymų pasiskirstymo grupėje statistiką, atsako matricos koreliacijos funkcijas ir kt.

2 paveiksle pavaizduota atsakymų pasiskirstymo statistika pagal kriterijų „Investuojamumas“. Horizontalioje ašyje rodomas įvertinimo balas, vertikalioje – šį įvertinimą pasirinkusių respondentų skaičius.

Ryžiai. 2 - Respondentų atsakymų pasiskirstymas grupėje

Analizėje pateikiamas statistiškai reikšmingiausių atsakymų, paimtų iš klausimyno (t. y. daugumos komandos narių balų), nuorašas. Grafike (2 pav.) pateikti rodikliai iššifruojami taip:

· privatus laiko planavimas, 0 balas: „Investavimui į save“ laiko skiriama iš esmės, bet ne tiek, kiek norėtume;

· komandą laiko planavimas, 1 įvertinimas: Mūsų komanda sąmoningai skiria laiką, energiją ir išteklius „investicinio“ pobūdžio projektams. Neturime „nėra laiko mokytis“, „nėra laiko diegti naujų technologijų“ problemos. Bet tuo pačiu 20-30% laiko vis dar užima veikla, kuri duoda tik trumpalaikius rezultatus;

· įmonių laiko planavimas, 0 balas: Mano padalinyje ir pavaldiniuose iš esmės dėmesys kreipiamas į perspektyvaus pobūdžio darbą, tačiau vis tiek orientuojamasi į trumpalaikius rezultatus, juos lengva pamatuoti ir įvertinti mūsų veiklą.

Šie vertinimai patys leidžia šiek tiek suprasti situaciją. Anketų apdorojimo rezultatas yra „portretas“, sudarytas iš statistiškai reikšmingiausių atrinktų atsakymų. Vertinimų analizė ir palyginimas leidžia daryti papildomas išvadas.

3. Paskutinis analizės etapas – rekomendacijų formulavimas ir visų schemų sutrumpinimas į vieną Žemėlapis problemų ir sprendimus pateikiant visų būsimų TM įvykių apžvalgą.

Pavyzdys. Apskritai situaciją su investicijomis, remiantis pateiktais duomenimis, galima vertinti taip: „Mūsų aukščiausio lygio vadovų komandoje pakankamai daug laiko skiriama perspektyviam verslui, tačiau mano asmeniniame darbe ir man patikėtame padalinyje. , ne“.

Realiai tai reiškia, kad sumoka kliento vadovybė didelis dėmesys„investicinio“ pobūdžio užduotis ir sukuria atitinkamą spaudimą aukščiausio lygio vadovams. Tačiau dauguma vadovų neverčia šio spaudimo „žemyn“ tiek savo departamentui, tiek asmeniniam darbui.

Ryžiai. 3 – elemento „Problemų ir sprendimų žemėlapiai“ pavyzdys

Atliekant tiek bendrąją, tiek išsamią TM profilio analizę, kiekviena analizės tezė iliustruojama problemų ir jų šaltinių priežasties-pasekmės ryšių diagrama (3 pav.).

Apskritai įmonės laiko valdymo įgyvendinimo tema yra tik kelerių metų senumo. Natūralu, kad tokioje jaunoje laiko valdymo kryptyje tyrėjui atsiveria daug įdomių galimybių.

Viena iš šių pagrindinių sričių yra laiko valdymo įdiegimo ekonominio efektyvumo vertinimas, priklausomai nuo padalinio, kuriame jis įgyvendinamas, veiklos pobūdžio. Yra keletas tokių tyrimų krypčių. Pavyzdžiui, padaliniuose, kurie tiesiogiai „parduoda“ darbuotojų laiką (auditorius, konsultantas, teisininkas), laiko sutaupymas tiesiogiai išreiškiamas pinigais, priklausomai nuo šio specialisto valandos kainos klientui.

1. Pardavimų skyriai. Sumažėjus pardavimų vadybininkų pagalbinėms operacijoms skiriamam laikui ir padaugėjus tiesioginiam bendravimui su potencialiais klientais, galima prognozuoti beveik tiesiogiai proporcingą pardavimo apimčių augimą (galimos išimtys dėl rinkos situacijos). Taip pat patartina įvertinti reagavimo į potencialių klientų užklausas greitį ir palyginti jį su panašiais konkurentų veiklos parametrais, kaip vieną iš esminių konkurencingumo veiksnių.

2. Aptarnavimo skyriai, tiesiogiai bendraujantys su klientu. Tokiu atveju, efektyviai organizuojant laiką, pakyla klientų aptarnavimo kokybė, kurią galima sieti su finansiniais rezultatais per kainų politiką, nuolaidų politiką, palyginimą su konkurentų kainodaros politika ir aptarnavimo lygiu.

3. Vidiniai padaliniai, kurie nebendrauja su klientu. Šiuo atveju laiko rodiklių ir finansinių rodiklių ryšį galima nubrėžti per darbo užmokesčio fondo dydį arba darbuotojų lojalumo lygį (labiau organizuota ir nuspėjama veikla, mažiau streso ir „viršvalandžių“ padidina darbuotojų lojalumą, kurį lengva susieti). su finansiniais rodikliais nepakankamos pasiūlos darbo rinkoje sąlygomis).

Laiko valdymas aukščiausio lygio vadovų ir pagrindinių specialistų darbe nusipelno atskiro tyrimo. Čia yra du galimi vertinimai:

1. Tiesioginis sutaupyto laiko sąnaudų įvertinimas per aukščiausio lygio vadovo kompensacijos dydį.

2. Pagrindinių projektų eigos greičio įvertinimas, nustatant ryšį tarp savaitės biudžeto, kurį aukščiausio lygio vadovas gali skirti savo vadovaujamam projektui, padidinimo ir šio projekto laiko mažinimo. Projektų, skirtų įmonės plėtrai, įgyvendinimo greitis (naujų valdymo sistemų diegimas, naujų produktų pristatymas ir kt.), kaip taisyklė, gali būti tiesiogiai arba netiesiogiai susietas su įmonės finansiniais rezultatais.

3.2 Įmonės laiko valdymo standartai

Laiko valdymo diegimas įmonėje gali neapsiriboti diagnostika ir sertifikavimu. Norint konsoliduoti laiko planavimo metodus, galima sukurti įmonių TM standartus. Juos galima suskirstyti į kelis loginius lygius.

1. Kalba, žodynėlis laiko planavimas. Žodžius „skuba“, „svarbu“ ir panašiai galima suprasti visiškai įvairiai. Vienam padaliniui „svarbi“ užduotis – viena su rimtomis finansinėmis pasekmėmis, kitam – aukšto lygio vadovo nustatyta užduotis. Idealiu atveju terminai, susiję su laiko planavimu, turėtų būti išdėstyti įmonėje. Bet kokiu atveju, „pirmuoju apytiksliu“ bendrinės kalbos formavimo uždavinys išsprendžiamas mokymuose.

2. Susitarimai- bendrosios „gerų manierų taisyklės“ dėl laiko. Tokios taisyklės gali būti žodinės arba nustatytos raštu, plakatų, planšetinių kompiuterių ir pan.

3. Reglamentas- susitarimai, kurių vykdymas palaikomas sankcijomis (tiek formaliomis korporacinėmis, tiek lošimo priemonėmis).

4. Daiktai, įrankiai- planavimo lentos, paruošti ruošiniai, firminiai blankai ir kt., „įkūnijantys“ kompetentingą darbo techniką.

Svarbiausias įmonės standartų įgyvendinimo įrankis yra paruošti nustatymai įmonės asmeninio ir komandos planavimo sistemoje, paprastai tai yra MS Outlook arba Lotus Notes. Kalendoriaus ir užduočių nustatymuose taikomi laiko valdymo principai ir metodai.

Pirmas žingsnis diegiant korporacinius TM standartus – kalbos, konceptualaus aparato formalizavimas: koks užduoties „prioritetas“, „skubumas“ ir kt.

Kitas žingsnis po veiklos kalbos standartizavimo yra jos organizavimo taisyklių, įformintų įmonių reglamentų sistemoje arba egzistuojančių neformalių komandinių susitarimų forma, suformulavimas. Kartu opiausias klausimas yra balanso tarp laisvės ir prievartos išlaikymas, įmonių kišimasis į tuos darbuotojo asmeninės darbo technikos aspektus, kurie yra reikšmingi įmonės efektyvumui.

" Daiktai" kaip vežėjai įmonių standartus. Standartas, įstatymas, taisyklė, kurią pirmiausia reikia perskaityti, o tada taikyti, nėra pati efektyviausia. Idealus įmonės standartas nėra užrašytas ant popieriaus, idealus standartas yra įkūnytas kažkokiame dalyke, kuris „neleidžia daryti neteisingai“, pats diktuoja norimą veiksmų eigą.

Jei įmonės veikloje aktyviai naudojamos informacinės technologijos, paruošti teksto blokai ir formos atitinkamose programose gali būti itin naudingi, pavyzdžiui, programoje MS Outlook galima susidėlioti pasirinktines užduočių pateikimo formas, įskaitant laukus, reikalingus nustatyti užduotis. Tokia forma, atsirandanti prieš vadovą nustatant pavaldiniui užduotį, pati „primins“, kokius reikšmingus užduoties parametrus reikia nurodyti.

Baigiant įmonių standartų temą, verta paminėti, kad, kaip sakė senovės romėnai, geriausias įstatymas yra tik nusistovėjusio papročio fiksavimas. Daugeliu atvejų geriausias standartas yra metodų, kuriuos žmonės rado ir pradėjo naudoti, formalizavimas. patys. Būtent šie standartai yra patys efektyviausi, paprasčiausi ir efektyviausi.

Išvada

Laiko valdymas – tai laiko apskaita ir operatyvinis planavimas. Laiko planavimo užduotis – supaprastinti dienos ir savaitės laiko (tiek darbo, tiek asmeninio laiko) panaudojimą, kad būtų galima atlikti visus svarbiausius darbus. Pagrindiniai laiko planavimo principai: kruopštus savarankiškas darbas, sprendimo individualumas, būtinybė stebėti savo efektyvumą, mąstymas siekiant efektyvumo, pasiekiamumas ir efektyvumo rezervų neišsemiamumas.

Laiko valdymas arba savęs valdymas iš pradžių buvo sukurtas kaip technologija, kurią žmogus naudoja savarankiškai. Tačiau XXI amžiuje to nebeužtenka. Atsirado poreikis asmeninį laiko valdymą, darbuotojų savivaldą paversti įmonių standartų sistemos dalimi. Dalis bendrinės kalbos, kuria kalba organizacijos žmonės.

Paskutinė tendencija buvo laiko valdymo sistemos įdiegimas įmonėse (įmonių laiko valdymas). Laiko valdymas yra nauja įmonės valdymo kryptis.

Yra trys įmonės laiko valdymo sritys:

- įmonės laiko valdymas;

- atskirų padalinių įmonės laiko valdymas;

- vadovaujančių specialistų individualus laiko planavimas.

Įmonės laiko valdymas pirmiausia yra orientuotas į formavimą efektyvi sistema padalinių ir įmonės pareigūnų sąveika. Tai apima platų vietinių tinklų ir informacinių technologijų naudojimą komunikacijos procese.

Taigi įmonės laiko valdymo sistemos naudojimas įmonėje bus efektyvus tik tuo atveju, jei bus taikomas integruotas požiūris į laiko valdymo procesą vienoje organizacijoje.

Bibliografija

1. Archangelskis G. Įmonės laiko valdymas: sprendimų enciklopedija / G.A. Archangelskas. - M.: Alpina Business Books, 2008. - 160 p.

2. Archangelskis G.A. Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros. - 2 leidimas. - Sankt Peterburgas: Petras, 2006. - 448 p.: iliustr.

3. Archangelskis G.A. Laiko varymas: kaip susitvarkyti gyventi ir dirbti. - 3 leidimas, pridėti. - M.: Mann, Ivanov ir Ferber, 2006. - 256 p.

4. Archangelskis G.A. Laiko formulė. Laiko valdymas programoje Outlook 2007. - M.: Mann, Ivanov and Ferber, 2006 - 224p.

5. Archangelskis G.A., Lukašenka M.A., Bekhterevas S.V., Telegina T.V. Laiko valdymas: Proc. pašalpa / Archangelskis G.A., Lukašenka M.A., Bekhterevas S.V., Telegina T.V.; Pagal. red. G.A. Archangelskas. - M.: DS Market, 2008. - 288 p.

6. Byrd P. Laiko valdymas. Planavimas ir laiko kontrolė. - Per. iš anglų kalbos.K. Tkačenka. - M.: FAIR-PRESS, 2004. - 288 p.

7. Bekhterevas S.V. Komandos laiko valdymas ir motyvacija // http://www.improvement.ru/zametki/behterev/ - Straipsnio šaltinis: žurnalas "Motyvacija ir atlyginimas"

8. Vronskis A.I. Kaip valdyti savo laiką. - Rostovas - n / a: Feniksas, 2007. - 224 p. - (Psichologinis seminaras)

9. Dod P., Sandheim P. 25 geriausi laiko valdymo būdai ir technikos. Kaip padaryti daugiau neprarandant galvos / Per. iš anglų kalbos. - Sankt Peterburgas: "Leidykla "DILYA", 2008. - 128s.

10. Zacharenko G. Laiko valdymas. - Sankt Peterburgas: Petras, 2004. - 128s.

11. Įmonės laiko valdymas // Žurnalas "Vadyba šiandien" №3. – 2004 m - 9 p.

12. Lukašenka M.A. Vadovo laiko valdymas htm

13. Svetainės medžiaga http://www.improvement.ru/

14. Medvedevas S. Kaip motyvuoti pavaldinius pristatant TM // http://www.improvement.ru/zametki/medvedev/

15. Nabatova E. Laikas naujiems klientams: kaip laiko valdymas pagerina pardavimų efektyvumą // http://www.improvement.ru/zametki/sales/

16. Telegina T.V. Chronofagai įmonės kultūros sistemoje. Trumpa pagrindinių darbo laiko nusėdėjų apžvalga // Verslo sistema: Šešt. mokslinis darbai. – 5 laida. - M.: Maskvos finansų ir pramonės akademija, Market DS, 2008. - P.164-174.

17. Efektyvus laiko suvokimas // Žurnalas "Personalo tobulėjimo valdymas" Nr.3. - 2005 - P. 18.

Priglobta Allbest.ru

...

Panašūs dokumentai

Vadovo ir specialisto darbo laikas ir laiko valdymas įmonėje: esmė, klasifikacija, naudojimo efektyvumo gerinimo būdai. Šiuolaikiniai laiko valdymo metodai. ŠMM „Ivanovo miesto ligoninė Nr. 2“ darbo laiko panaudojimo analizė.

baigiamasis darbas, pridėtas 2016-08-17

Laiko valdymas kaip mokymas kontroliuoti laiko, skiriamo konkrečiai veiklai, kiekį, įvertinant jo vaidmenį gerinant darbo efektyvumą ir produktyvumą. Darbo laiko panaudojimo analizė. Laiko valdymo struktūra ir principai.

santrauka, pridėta 2013-03-24

Darbo laiko praradimo darbo vietoje tyrimas naudojant laiko apskaitos techniką. Poreikis įmonėje įgyvendinti laiko valdymą. Laiko valdymo priemonių, metodų ir metodų naudojimo šalies ir užsienio įmonėse apžvalga.

testas, pridėtas 2014-01-15

Esmė, principai, naudojimo priežastys ir šiuolaikiniai laiko valdymo metodai. Laiko valdymo specifika paslaugų įmonėse. Reklamos įmonėje „Breeze-service“ laiko planavimo ir darbo laiko panaudojimo ypatybių apibūdinimas.

kursinis darbas, pridėta 2015-04-26

Laikas kaip socialinė-filosofinė kategorija. Pagrindinės laiko organizavimo hipotezės ir problemos. Pagrindinės laiko valdymo kryptys. Laiko valdymo technologijų panaudojimo mokykloje perspektyvos. Planavimas kaip laiko valdymo technologijų diegimo veiksnys.

baigiamasis darbas, pridėtas 2012-11-27

Darbo laiko panaudojimo efektyvumo analizė. Laiko valdymo apibrėžimas ir pagrindinės sąvokos. Jo struktūra: tikslų nustatymas, prioritetų nustatymas, planavimo priemonių, įpročių išmanymas. Pagrindinių laiko valdymo technikų charakteristikos.

santrauka, pridėta 2015-12-11

Teoriniai laiko valdymo pagrindai: esmė ir principai, naudojimo priežastys, šiuolaikinės technikos. Sistemos diegimas įmonėje. UAB "Megafon": trumpas laiko valdymo sistemos aprašymas, įvertinimas ir pagrindiniai jos tobulinimo ypatumai.

Kursinis darbas, pridėtas 2012-08-07

Laiko valdymo esmė ir turinys, istoriniai jo raidos tarpsniai. Darbo procesų ir darbo laiko sąnaudų tyrimo metodai. Pagrindiniai laiko valdymo būdai šiuolaikinėse organizacijose. Laiko valdymo technologijų diegimas įmonėje Bosphorus LLC.

baigiamasis darbas, pridėtas 2015-07-13

Kursinis darbas, pridėtas 2011-01-20

Kūrybinio ir vadybinio darbo valdymo sudėtingumas „iš viršaus“. Laiko valdymo koncepcijos ir pagrindinės asmeninio ir darbo laiko trūkumo problemos. Iš kur atsiranda laiko trūkumas ir kaip su juo kovoti. Laiko valdymo įgyvendinimo etapai.

„Vadybos uždavinys XXI amžiuje – išmokti valdyti vadybinio ir kūrybinio darbo efektyvumą“.

P. Druckeris

Keli skaičiai rodo, kokia aktuali Rusijos įmonėms yra darbo našumo didinimo ir efektyvaus darbuotojų motyvavimo problema:

dirbančiųjų Rusijos ekonomikoje darbo našumas auga vidutiniškai 6,5% per metus, tai yra lėčiau nei BVP augimas;

2008 m. realus darbo užmokestis, palyginti su ankstesniais metais, padidėjo 5,9 proc., o 2009 m. ekonominis vystymasis jos augimas, palyginti su 2008 m., sieks 3,6 %;

ūkyje dirbančių gyventojų bendro nominaliojo darbo užmokesčio ir BVP apimties santykis 2006 m. buvo 33,3%.

Šie skaičiai reiškia:

žmogiškojo kapitalo kainų augimas gerokai lenkia paties produkto augimą;

teigiama žmogiškojo kapitalo kainos dinamika nėra lydima atitinkamo jo naudojimo grąžos padidėjimo;

santykinė darbo jėgos kaina Rusijoje, atsižvelgiant į vidaus potencialą, jau yra didelė.

Kol kas neaišku, ar krizė galės paveikti šias aplinkybes ir kokiu būdu. Tačiau visiškai akivaizdu, kad krizės metu įmonėms tenka spręsti sudėtingesnius ir dažnai nestandartinius gamybos, pardavimų, rinkodaros efektyvumo didinimo uždavinius, taip pat užduotis didinti likusių darbuotojų lojalumą. , kurias galima išspręsti, įskaitant kompetentingą, naudojant motyvacijos ir laiko valdymo priemones.

Poreikis įgyvendinti įmonės laiko valdymą atsiranda dėl šių veiksnių:

1. Augantis ekonominės aplinkos pokyčių tempas reikalauja didesnių galių perdavimo organizacijos darbuotojams, operatyvaus jų savarankiškų sprendimų priėmimo bei savarankiško savo darbo organizavimo ir planavimo.

2. Nematerialiojo turto dalis organizacijos vertėje auga; pagrindinių aukščiausio lygio vadovų ir specialistų veikla tampa pagrindiniu veiksniu, lemiančiu vis daugiau įmonių sėkmės. Tuo pačiu metu išorinė darbuotojo veiklos kontrolė, kuri yra kūrybinio pobūdžio, yra itin sunki, tačiau išauga tokio darbuotojo savarankiško darbo organizavimo aktualumas.

3. Organizacijoms tampa norma, ne reta išimtimi, nuolatiniai reikšmingi veiklos pokyčiai – naujų produktų kūrimas, žengimas į naujas rinkas, naujų įrankių ir valdymo sistemų diegimas. Organizacijos aukščiausio lygio vadovams ir specialistams, atitinkamai, nuolat didėjantis sprendžiamų užduočių skaičius ir apimtis, poreikis nuolat rasti laiko rezervų projektų įgyvendinimui, kurie leistų organizacijai nuolat tobulėti, tampa norma.

Paprastai laiko valdymo technologijų naudojimą ar nenaudojimą organizacijos vadovybė paliko darbuotojo nuožiūra. Todėl mokslinėje vadyboje savitvarkos ir asmeninio darbo organizavimo klausimai buvo liečiami palyginti retai. Mokslo vadybos klasikai, pavyzdžiui, F.W. Tayloras pirmą kartą iškėlė klausimą apie centralizuotą asmeninio darbo organizavimo technologijų diegimą, daugiausia nagrinėdamas fizinį darbą.

XX amžiaus 20-aisiais. Centrinio darbo instituto direktorius A. K. Gastevas priešinosi mechaniniam požiūriui tokiame įvade „iš viršaus“ su „organizacinės darbo bacilos“ idėja, kuri skatina organizacijos darbuotoją savarankiškai tobulinti darbo procesus. Lygos „Laikas“ pirmininkas P. M. Keržencevas perkėlė dėmesį nuo bendro darbo organizavimo į laiką, ėmė jį laikyti vienu svarbiausių organizacijos ir darbuotojo išteklių.

Galiausiai Vakarų vadybos teorijos klasikas P. Druckeris, atkreipdamas dėmesį į kūrybinio ir vadybinio darbo valdymo sudėtingumą „iš viršaus“, neįtraukiant savarankiškos darbuotojo iniciatyvos, pagrindiniu uždaviniu išskyrė vadybinio ir kūrybinio darbo efektyvumo didinimą. valdymui XXI amžiuje.

Įmonės laiko valdymas – tai technologijų visuma, skirta laiko valdymo metodams „įterpti“ į organizacijos valdymo sistemą.

Taigi, jei įmonės valdymas yra „iš viršaus į apačią“ kelias, nuo sistemos kūrimo iki jos elementų efektyvumo, ypač efektyvaus darbuotojo laiko panaudojimo, tai asmeninis laiko valdymas yra kelias „iš apačios į viršų“, nuo asmeninis darbuotojų efektyvumas didinant efektyvumą.padaliniai ar organizacijos.

RUSIJOS SBERBANK LAIKO VALDYMO ĮMONĖS STANDARTŲ ANALIZĖ

Įvadas

Teoriniai laiko valdymo pagrindai

1 Laiko valdymo esmė ir principai

2 Priežastys, kodėl verta valdyti laiką

3 Šiuolaikinės laiko valdymo technikos

Buitinių požiūrių į laiko valdymo sistemą analizė

1 Laiko valdymo diegimas įmonėje

2 Laiko valdymas Rusijoje

Laiko valdymo sistemos įmonėje įvertinimas ir tobulinimas

1 Bendroji analizuojamos įmonės charakteristika

2 Laiko valdymo sistemos įvertinimas įmonėje

3 Laiko valdymo sistemos tobulinimas

Išvada

Įvadas

Šiuolaikinėmis sąlygomis laiko valdymas yra neatsiejama bet kurios sėkmingos įmonės dalis. Laiko valdymas suprantamas kaip laiko organizavimo ir jo panaudojimo efektyvumo didinimo technologija.

Laiko valdymas yra veiksmas arba procesas, kai sąmoningai kontroliuojamas tam tikrai veiklai praleistas laikas, siekiant konkrečiai padidinti efektyvumą ir produktyvumą. Laiko valdymas gali padėti įgyti įvairių įgūdžių, įrankių ir metodų, naudojamų konkrečioms užduotims, projektams ir tikslams atlikti. Šis rinkinys apima daugybę veiklų, būtent: planavimą, paskirstymą, tikslų nustatymą, delegavimą, laiko analizę, stebėjimą, organizavimą, sąrašų sudarymą ir prioritetų nustatymą. Valdymas iš pradžių buvo priskirtas tik verslo ar darbo veiklai, tačiau laikui bėgant terminas išsiplėtė ir apėmė asmeninę veiklą, turinčią tą patį pagrindą. Laiko valdymo sistema yra procesų, įrankių, metodų ir metodų derinys. Paprastai laiko valdymas yra būtinybė kuriant bet kurį projektą, nes nuo jo priklauso projekto įvykdymo laikas ir apimtis.

Pateikto darbo tikslas – laiko valdymą nagrinėti kaip laiko valdymo sistemą. Darbo užduotys yra tokios:

laiko valdymo sampratos ir funkcijų svarstymas;

šiuolaikinių laiko valdymo metodų ypatumai;

laiko valdymo diegimo įmonėse ypatybių nustatymas;

sėkmingo laiko valdymo diegimo Rusijos įmonėse taikymo analizė;

identifikuojant laiko valdymo panaudojimo ypatybes OJSC Megafon veikloje.

Darbo objektas – laiko valdymas. Darbo tema – laiko valdymo panaudojimo organizacijos veikloje ypatumai.

Darbo struktūrą sudaro įvadas, trys skyriai, išvada ir literatūros sąrašas.

Pirmame skyriuje pristatoma laiko valdymo esmė ir principai, apibrėžiami modernūs laiko valdymo metodai bei pagrindžiama būtinybė naudoti laiko valdymą įmonės veikloje.

Antrame skyriuje atskleidžiami laiko valdymo diegimo organizacijoje ypatumai, analizuojami sėkmingi laiko valdymo požiūriai Rusijos įmonėse.

Trečiame ir paskutiniame skyriuje pateikiamas bendras analizuojamos įmonės aprašymas, OJSC Megafon laiko valdymo sistemos įvertinimas ir kryptys, kaip tobulinti tiriamos įmonės laiko valdymo sistemą.

1. Teoriniai laiko valdymo pagrindai

.1 Laiko valdymo esmė ir principai

„Laiko valdymas (Time management) – tai tarpdisciplininė mokslo ir praktikos dalis, skirta problemų ir metodų, skirtų įvairiose profesinės veiklos srityse optimizuoti laiką, tyrimui. Laiko valdymas – išvertus iš anglų kalbos reiškia „laiko valdymas“. Laiko planavimo užduotis – supaprastinti dienos ir savaitės laiko (tiek darbo, tiek asmeninio laiko) panaudojimą, kad būtų galima atlikti visus svarbiausius darbus. Laiko valdymas – tai laiko apskaita ir operatyvinis planavimas.

Pagrindiniai laiko valdymo principai.

Kruopštus savarankiškas darbas. Kokybišką, efektyvią savo laiko organizavimo sistemą vadovas gali sukurti tik pats. Šio svarbaus darbo negalima palikti konsultantui ar sekretorei. Tik pats vadovas galės pasirinkti tinkamą sprendimą ir jį perstatyti pagal savo poreikius.

1.2 Priežastys, kodėl naudojamasi laiko valdymu

Asmeninio laiko planavimas turėtų būti atliekamas kelioms darbo dienoms, galbūt savaitėms, siekiant išanalizuoti savo darbo stilių ir atskleisti atsirandančio laiko deficito priežastis. Nerimą keliančius gresiančio laikinų problemų simptomus galima atpažinti pagal šiuos požymius:

Prioritetų trūkumas vykdant bylas (šalutinių užduočių sprendimas, reguliariai perkeliant pagrindines);

Paskubėjimas atlikti dideles užduotis (dažnai tai sukelia ne laiku pradėtas darbas prie jų);

Didelis srautas visokių įprastų reikalų (rizika paskęsti smulkmenose);

Savalaikis dalykinės korespondencijos studijavimas (aktuali dokumentacija);

Darbas vakarais ir savaitgaliais (darbo valandomis nėra pakankamai laiko);

Nuolat atliekate darbus savo kolegoms ar pavaldiniams (atrodo, kad taip bus greičiau ar patikimiau);

Dirbti ne pagal savo profilį (neefektyvus galimybių panaudojimas);

Nuolatiniai trukdžiai darbe (begaliniai skambučiai ir lankytojų antplūdis);

Informacijos patikslinimas, nuolatinis vėl klausiantis (sunkus informacijos suvokimas, dėl nuovargio).

Nustačius laiką, būtina išanalizuoti visas veiklas, kuriose asmuo dalyvavo. Norėdami tai padaryti, galite naudoti lenteles apie darbo sričių paskirstymą, atsižvelgiant į laiko sąnaudas - realias ir teoriškai pasiekiamas, sudaryti kliūčių sąrašą.

Tolesnė analizė gali būti atliekama dviejų pozicijų požiūriu: teigiamos ir neigiamos, t.y. nustatyti stipriąsias ir silpnąsias puses, racionaliai panaudoti pirmąsias ir vengti antrųjų.

„Laiko valgytojai“ Atlikę išsamią pagrindinių laiko mažėjimo analizę, galite geriau valdyti savo darbo eigą ir išvengti blaškymosi. Pripažįstamos pagrindinės priežastys, dėl kurių mes veltui švaistome laiką:

Telefono skambučiai teisėtai užima garbingą pirmąją vietą, sutrikdo darbinę nuotaiką ir neleidžia susikoncentruoti į verslą. Plačiai naudojant mobiliuosius telefonus, problema tapo pasauline.

Į biurą ateinantys lankytojai labiau blaško nei telefonai, nes jų negalima ignoruoti ar lygiagrečiai atlikti kitus darbus.

Prastas bendravimas tarp skyrių.

Problemos su kompiuterine ir biuro įranga.

Kolegų nustatytos darbo tvarkos keitimas.

Organizacinio planavimo trūkumas. Dist

Nesugebėjimas klausytis kitų žmonių.

Nepatenkinama organizacinė struktūra.

Pašto netvarka. Tai ypač aktualu vadovams, kurių susirašinėjimas nesavalaikis arba visai nepraeina pro sekretorės filtrą laiškų svarbai nustatyti.

Klaidų, kurių buvo galima išvengti, taisymas. Klaidos sukelia tą patį skubėjimą, nedėmesingumą, nenorą dirbti ir pan.

Neryžtingumas verslo reikaluose.

Prastai organizuoti ir koordinuoti susitikimai, planavimo susirinkimai.

Išsiblaškymas darbo vietoje. Gigantiškas smulkmenų sąrašas apie kiekvienos asmenybės specifiką.

Perteklinė biurokratija.

Nenaudingos diskusijos apie savo ir kitų darbus. Ir tik tuščios kalbos.

1.3 Šiuolaikiniai laiko valdymo būdai

Tikslų nustatymas. Tikslų nustatymas apima asmeninių tikslų analizę ir formavimą. Tikslas apibūdina galutinį rezultatą, suteikia aiškumo, kuria kryptimi judėti. Tikslo nustatymas yra laikinas procesas. keičiant tam tikrus parametrus, įvyksta reikiamas koregavimas.

„Kad pavyktų, reikia pasirinkti tinkamus tikslus, tarpiniai etapai padės nenusukti iš teisingo kelio. Patartina iš anksto vesti asmeninių resursų ir priemonių tikslui pasiekti registrą, kad išsiaiškintumėte, kurias stipriąsias puses reikėtų skatinti, o su kuriomis silpnybėmis padirbėti siekiant tolimesnis vystymas jo potencialas“.

Tikslas turi būti aiškus, tikslus ir suprantamas. Konkretus praktinių tikslų suformulavimas yra svarbus tolesniam planavimui. Keldami ilgalaikius tikslus, neprisiimkite per daug.

) Ne tik daryti dalykus teisingai, bet ir daryti teisingus dalykus;

) Ne tik spręsti atvejus, bet ir kurti kūrybines perspektyvas;

) Ne tiek taupyti lėšas, kiek optimizuoti jų panaudojimą;

) Ne tik skoloms vykdyti, bet ir rezultatams pasiekti;

) Ne tik sumažinti išlaidas, bet ir padidinti pelną.

Klasikinis planavimas. Klasikinė planų ir alternatyvių veiklos variantų rengimo technika. Reiškia pasirengimą tikslų įgyvendinimui ir laiko sutvarkymą. Kaip rodo praktinė patirtis, planavimui skirtos minutės sumažina tiesioginio įgyvendinimo valandas, o tai galiausiai leidžia sutaupyti laiko.

Kad tinkamai atliktų savo funkcijas ir pasiektų užsibrėžtus tikslus, vadovas turi aiškiai suprasti savo laiko biudžetą. Yra keletas pagrindinių planavimo taisyklių:

Sudarant dienos planą geriau palikti 40% laisvo darbo laiko. Tie. 60% - planuotas laikas, 20% - nenumatytas laikas, 20% - spontaniškas laikas.

Dokumentuokite praleistą laiką, nurodydami, kaip ir dėl ko jis buvo prarastas, kad susidarytumėte supratimą apie jo suvartojimą.

Norint sujungti visas užduotis, reikia turėti idėją apie būsimus atvejus, suskirstyti juos pagal skubos laipsnį.

Kurkite realistiškus planus naudodami tik tiek užduočių, kurias galite atlikti.

Išmokite nustatyti darbo tempą ir jam atlikti reikalingos informacijos kiekį.

Jei trikdžiai nuolat kyla skubių, spontaniškai kylančių atvejų forma, planuokitės laiko tokiems atvejams išspręsti.

Bandymas atlikti daug darbų ir energijos išskirstymas į atskirus nesvarbius dalykus veda prie to, kad dienos pabaigoje pagrindinės problemos lieka neišspręstos. Suskirstyti prioritetus reiškia padalinti visą užduočių srautą pagal svarbos laipsnį, suteikti joms pirminius, antrinius ir kt. vertybes.

„Auksinės“ laiko planavimo proporcijos. Laiko planavimas grindžiamas tam tikrais principais. Vieną garsiausių suformulavo italų ekonomistas Vilfredo Pareto. Jis sukurtas racionaliam laiko naudojimui ir teigia: „Jei visos darbo funkcijos vertinamos pagal jų efektyvumo kriterijų, tai išeina, kad 80 procentų galutinių rezultatų pasiekiama tik per 20 procentų sugaišto laiko, t. o likę 20 procentų rezultato sunaudoja 80 procentų darbo laiko“. Kasdieniame darbe tai reiškia, kad pirmiausia nereikėtų imtis pačių lengviausių ir įdomiausių ar mažiausiai laiko reikalaujančių užduočių. Planuojant pirmiausia reikia išspręsti gyvybiškai svarbias problemas, o tik po to – daugybę antraeilių.

Nuoseklus Pareto principo taikymas padeda praktiškai pritaikyti problemų sudėtingumo analizės techniką ABC. Jis pagrįstas visos užduočių apimties padalijimu į tris grupes.

A. Svarbiausios užduotys – sudaro apie 15 procentų visų užduočių ir bylų. Šių užduočių savarankiškumas (tikslo pasiekimas) yra maždaug 65 proc.

B. Svarbios užduotys sudaro vidutiniškai 20 procentų viso bylų skaičiaus, o šios kategorijos užduočių reikšmė atitinkamai taip pat yra 20 procentų.

B. Mažiau svarbios ir neesminės užduotys, priešingai, sudaro 65 procentus viso užduočių skaičiaus, tačiau turi nedidelę dalį (apie 15 procentų bendros „kainos“).

Užduočių analizės pagal ABC principą technologija gali būti įgyvendinta taip:

Sudarykite visų būsimų užduočių sąrašą atitinkamu laikotarpiu (dieną, mėnesį, ketvirtį, metus).

Sisteminti užduotis pagal jų svarbos laipsnį, nustatyti bylų eilę pagal jų veiklos „kainą“.

Skaičių užduotys.

a) pirmieji 15 procentų visų A kategorijos užduočių yra neperduodamos;

b) kitus 20 procentų – B kategorijos užduotys;

c) likę 65 procentai yra B kategorijos užduotys.

Pakartotinai patikrinkite laiko planą, ar paskirtas laiko biudžetas atitinka užduočių vertę: 65 procentai planuojamo laiko - A užduotys; 20 procentų numatyto laiko - B užduotys; 15 procentų numatyto laiko yra B užduotys.

Atlikite atitinkamus pakeitimus, planą sutelkdami į užduotis A.

Įvertinkite B ir C užduotis pagal jų delegavimo galimybę.

Įgaliojimų delegavimas. „Bendra delegavimo prasmė – pavesti užduotis savo pavaldiniams ar kolegoms. Daugelis vadovų, kurie laiko save patyrusiais ir efektyviais, renkasi tai, ką galėtų patikėti kitiems darbuotojams, remdamiesi savo pavaldinių nepatyrimu, išsilavinimo stoka, nekompetencija. Šis reiškinys veikiau rodo valdžios delegavimo patirties stoką ir nesugebėjimą apmokyti personalo atlikti reikiamas funkcijas, o ne didelius vadovo nuopelnus.

Pagrindiniai delegavimo pranašumai:

Vadovas išlaisvina laiko svarbesniems darbams atlikti;

Darbuotojų profesinių žinių ir įgūdžių panaudojimas ir tobulinimas;

Pavaldinių gebėjimų, savarankiškumo ir kompetencijos atskleidimo skatinimas;

Teigiamas poveikis darbuotojų motyvacijai.

Norėdami tinkamai deleguoti, turite laikytis šių taisyklių:

Pasirinkti tinkamus darbuotojus;

Paskirstyti atsakomybės sritis;

Koordinuoti pavestų užduočių įgyvendinimą;

Skatinti ir patarti pavaldiniams;

Kontroliuoti darbo eigą ir rezultatus;

Įvertinkite savo darbuotojus;

Sustabdykite bandymus atšaukti arba vėlesnį delegavimą.

Būtina deleguoti įprastinius darbus, specializuotą veiklą, asmeninius reikalus ir parengiamuosius darbus. Užduočių ar veiklos perdavimas gali būti atliekamas ilgą laiką arba apsiriboja vienkartinėmis užduotimis. Vadovas jokiu būdu neperduoda savo valdymo funkcijų, didelės rizikos užduočių ir atsakomybės už valdymą.

Rezultatų stebėjimas ir tikslų koregavimas. Veiklos stebėjimas skirtas optimizuoti darbo procesą, apima tris užduotis:

Fizinės būsenos supratimas. Ar planavimas duoda rezultatų, ar prisideda prie komforto;

Planuojamo palyginimas su maksimaliu galimu. Būtina reguliariai analizuoti veiklą, nustatyti laiko praradimo momentus, sudaryti trukdžių lapus;

Nustatytų nukrypimų koregavimas. Planus reikia dar kartą patikrinti ir keisti, jei jie neįgyvendinami arba neleidžia pasiekti tikslo iki nustatyto termino.

Atskirkite darbo rezultatų stebėjimą ir konkrečių užduočių stebėjimą, nereikėtų pamiršti nei vieno, nei kito.

Taigi laiko valdymas – tai apskaita ir operatyvus laiko planavimas. Laiko planavimo užduotis – supaprastinti dienos ir savaitės laiko (tiek darbo, tiek asmeninio laiko) panaudojimą, kad būtų galima atlikti visus svarbiausius darbus. Pagrindiniai laiko planavimo principai: kruopštus savarankiškas darbas, sprendimo individualumas, būtinybė stebėti savo efektyvumą, mąstymas siekiant efektyvumo, pasiekiamumas ir efektyvumo rezervų neišsemiamumas. Nerimą keliančius gresiančio laikinų problemų simptomus galima atpažinti pagal tam tikrus požymius ir nustatyti „laiko gaišimo“ priežastis.

2. Vidaus ir užsienio požiūrių į laiko valdymo sistemą analizė

.1 Laiko valdymo diegimas įmonėje

Tai, kad laikas turi būti valdomas racionaliai, dabar yra akivaizdus faktas. Visi – nuo žemesnio lygio vadovų iki vadovų ir įmonių savininkų – susiduria su laiko trūkumu arba visišku jo nebuvimu.

Dar visai neseniai laiko valdymas daugiausia buvo laikomas vieno žmogaus atžvilgiu. Tai yra, kiekvienas specialistas savo pageidavimu gali taikyti laiko valdymo metodus savo laikui.

Paskutinė tendencija buvo laiko valdymo sistemos įdiegimas įmonėse (įmonių laiko valdymas). Laiko valdymas yra nauja įmonės valdymo kryptis. Daugumoje Rusijos organizacijų vadovybė negalvoja apie tai, kokiems veiksmams jos pavaldiniai praleidžia laiką per darbo dieną, kaip organizuoja savo darbą pagal savo darbo pareigas.

Visiškai natūralu, kad įmonės vadovas ar pagrindiniai jos darbuotojai negali patys susidoroti su užduotimi diegti laiko planavimą. Paprastai jie kreipiasi į laiko valdymo srities specialistų pagalbą. Ir visiškai natūralu, kad paklausa kuria pasiūlą.

Taigi kursų ir mokymų apie laiko valdymą trukmė svyruoja nuo 2 iki 10 dienų, o kaina – nuo 5 tūkstančių rublių. iki 25 tūkstančių rublių Siūlomos programos taip pat skirtingos: tai „Laiko valdymo kursai aukščiausiems asmenims“, vykstantys seminaro forma, ir kursai paprastiems darbuotojams. Yra laiko valdymo diegimo įmonėse technologijos.

Visus šiuos kursus vienija vienas dalykas – jie visi yra pagrįsti Vakarų technologijomis ir ne visada koreliuoja su Rusijos realybe. Be to, juk didžioji dalis seminarų ir mokymų apie laiko valdymą yra individualaus pobūdžio, tai yra daugiau apie asmeninį, o ne apie įmonės laiko valdymą.

Kalbant apie lyginamąjį laiko valdymą, mūsų nuomone, reikėtų išskirti tris sritis:

Taigi, pavyzdžiui, MS Outlook naudojimas leidžia žymiai sutaupyti laiko reikalingos informacijos perdavimo procese. Taip nutinka dėl galimybės glausčiau ir aiškiau suformuluoti problemos esmę. Rašytinė informacija suvokiama greičiau ir tiksliau nei pranešama žodžiu.

Be to, komunikacijos procese naudojant informacines technologijas, tampa įmanoma žymiai sutaupyti laiko informacijos perdavimo procese. Taip yra dėl to, kad nereikia pereiti iš biuro į biurą arba iš vienos organizacijos į kitą.

Be to, daug laiko sutaupoma asmeniniam bendravimui perduodant informaciją internetu dėl esamų šablonų ir simbolių, pakeičiančių frazes, kurios yra mandagaus bendravimo elementai.

Apskritai įmonės korporatyvinis laiko valdymas yra taisyklių ir normų sistema, skirta darbuotojų sąveikai įmonėje, taisyklės ir keitimosi informacija mechanizmai. Daugeliu atžvilgių toks laiko valdymas dubliuoja komunikacijos procesą įmonėje. Ir atitinkamai sunku tai priskirti visiškai naujai krypčiai įmonių valdymo srityje.

Komunikacijos tobulinimo ir komunikacijos proceso optimizavimo įmonėje metodų naudojimas laiko valdymo rėmuose pasieks didesnį organizacinį ir ekonominį efektą.

Viena iš pagrindinių šios laiko valdymo srities problemų yra santykinai mažas darbuotojų skaičius, kuriuos galima sujungti į identiškas pareigas atliekančių žmonių grupę, ir gana didelis tokių grupių skaičius vienoje įmonėje. Taigi, norint laiku optimizuoti darbą kiekvienai specialistų grupei, būtina parengti rekomendacijas ir laiko valdymo būdus, būdingus šiai specialistų grupei. Paprastai laiko valdymo specialistai arba tiesiog to nedaro, mieliau renkasi kolektyvinius seminarus ir mokymus, pagrįstus individualia laiko valdymo technika, arba laiko valdymo sistemos sukūrimo kiekvienam atskiram įmonės padaliniui paslauga yra gana brangi.

Pažymėtina, kad paprastai ne visuose įmonės padaliniuose reikia įdiegti laiko valdymo sistemą. Laiko valdymo problema iškyla ten, kur yra alternatyva jo panaudojimui. Tuose įmonės padaliniuose, kuriuose darbuotojai atlieka monotonišką mechaninį darbą, labiau reikia ištirti fiziologines ir psichologines žmogaus galimybes atliekant tam tikrą veiksmų algoritmą esamomis darbo sunkumo ir intensyvumo sąlygomis.

Neretai nepagrįsta teigti, kad įmonėje nevykdomi valdymo procesai ir darbuotojai nėra suinteresuoti kuo greičiau kokybiškai atlikti savo tarnybines pareigas. Taip yra dėl to, kad kiekvienas darbuotojas turi savo pareigas, nustatytas pareigybių aprašymai ir darbo sutartis. Darbo sutartyje taip pat paprastai yra nustatytas valandų, kurias jis turi dirbti per dieną, ir dienų, kurias jis turi dirbti per savaitę, skaičius. Tai yra, yra tam tikras darbo kiekis (darbo sutartyje nustatytos pareigos) ir jo vykdymo laikas (darbo sutartyje nustatytas darbo režimas ir grafikas).

Paprastai, rengiant seminarų ir mokymų programas laiko planavimo klausimais, nekreipiama dėmesio į žmogaus fiziologines savybes, darbo sunkumo ir intensyvumo sąlygas.

Kalbant apie vadovaujančių specialistų individualų laiko planavimą, tai iš tikrųjų tai yra individualus vadovo ir žmogaus laiko planavimas. Ši kryptis šiuo metu yra labiausiai išvystyta ir efektyviausia praktinio naudojimo požiūriu.

Apskritai įmonės laiko valdymas yra gana perspektyvi įmonės valdymo kryptis, nors šiuo metu kyla daug sunkumų ją taikant praktikoje. Nustatant poreikį įdiegti įmonės laiko valdymą ir jo taikymo sritį vienoje įmonėje, reikėtų:

kuriuose skyriuose (ar kuriems darbo vienetams) tikslinga įvesti laiko planavimą;

koks ekonominis ir organizacinis efektas bus pasiektas įmonėje įdiegus įmonės laiko valdymą. Tai yra, mes kalbame apie kaštų ir rezultatų santykį;

kokia tikimybė, kad įmonės laiko valdymo sistemos įdiegimo efektas įmonėje bus pakankamai ilgas, kad pasireikštų ekonominis ir organizacinis poveikis.

Taigi įmonės laiko valdymo sistemos naudojimas įmonėje bus efektyvus tik tuo atveju, jei bus taikomas integruotas požiūris į laiko valdymo procesą vienoje organizacijoje. Įmonės laiko valdymo sistema turėtų būti kuriama individualiai kiekvienai įmonei ir apjungti visas tris įmonės laiko valdymo sritis: įmonės laiko valdymą, atskirų padalinių įmonės laiko valdymą ir vadovaujančių specialistų individualų laiko valdymą. Be to, atskirų padalinių įmonės laiko valdymas tam tikrais atvejais turėtų būti grindžiamas asmens fiziologinėmis savybėmis ir darbo sunkumo bei intensyvumo sąlygomis, o ne kompetentingo laiko paskirstymo procesu.

2.2 Laiko valdymas Rusijoje

Šiandien vargu ar įmanoma rasti Rusijos įmonę, kurios vadovybė nebūtų užimta savo konkurencingumo didinimo klausimu. Norint išspręsti šią problemą, reikia nuveikti labai daug darbo optimizuojant visus verslo procesus: nuo MTEP iki logistikos. Tačiau tai ilga ir sudėtinga užduotis, todėl daugelis Rusijos įmonių renkasi darbo efektyvumo didinimą „nedaug praliejant kraują“. Pavyzdžiui, per laiko valdymą. Tačiau „klasikinis“ laiko valdymas jau sunkiai susidoroja su užduotimis, kurias jam iškelia šiuolaikinis verslas. „Jis nustoja būti panacėja nuo visų valdymo negalavimų. Per pastaruosius penkerius metus šioje srityje neįvyko nieko iš esmės naujo, o susidomėjimas laiko valdymu pastebimai mažėja“, – pažymi „ECOPSY Consulting“ vykdomasis direktorius Pavelas Bezručko. – Siekdamos padidinti savo efektyvumą, šiuolaikinės įmonės pirmiausia užsiima verslo procesų optimizavimu. Šių priemonių fone laiko valdymas tebėra naudingas, o greičiau papildomas įgūdis: laiko uždirbimo mastas yra nedidelis.

Įprasta praktika Rusijos firmose yra situacija, kai vadovas „savanoriškai-privaloma“ būdu savo pavaldiniams išdalina kokią nors jam patinkančią laiko valdymo knygą arba rekomenduoja vieną ar kitą „pažangų“ organizatorių. Jekaterinburgo bendrovės Bank24.ru vykdomasis direktorius Borisas Djakonovas laiko valdymo idėja susidomėjo maždaug prieš trejus metus, kai tapo nedidelio banko bendrasavininku. „Daugelį to, ką perskaičiau, įgyvendinau“, – sako jis. – Banke organizavo paskaitas apie laiko planavimą, įvedė susirinkimų vedimo standartus, tobulino bendravimo kultūrą. Iš pradžių naujovėms buvo priešinamasi, nes paskaitos fiksavo savaitgalius. Banko darbuotojai idėją išmokyti taupyti laiką svarstė dar viena vadovybės užgaida. Tačiau vėliau įmonės aukščiausių pareigūnų atkaklumo dėka, kurie leido suprasti, kad vertina žmones, galinčius sutaupyti laiko, Bank24.ru tapo viena pirmųjų Rusijos kredito įstaigų, įdiegusių ISO 9001:2000 kokybės valdymo standartus.

Nelankstumas ir nuoseklumas sprendžiant pavestas užduotis yra būtinas elementas įgyvendinant bet kurią personalo motyvavimo programą. Paprastai pradinis atgimimas po „gerų knygų“ platinimo nutrūksta maždaug po mėnesio. „Bet kokios idėjos įvedimas į komandą reikalauja privalomos kontrolės“, – patvirtina Michailas Molokanovas, „Business Trainers Club“ prezidentas. – O valdymas pagal nutylėjimą yra susijęs su papildomomis išlaidomis. Tai yra pagrindinė priežastis, kodėl šalies įmonėse trūksta sisteminio požiūrio į laiko valdymą.

Įmonių grupės „MC-Bauchemie-Russia“ generalinis direktorius Aleksandras Mondrusas laiko valdymo pagalba išsprendė konkrečią problemą – iš darbo eigos pašalino nemažai komponentų, kurie buvo pagrindiniai laiko „valgytojai“. Paprastas pavyzdys: visi telefono pokalbiai jo organizacijoje dabar prasideda klausimu "Ar jums patogu kalbėti?" Tai leidžia abiem pašnekovams sutaupyti brangių minučių. „Nuo to laiko praėjo keli metai. Didžioji dalis mokymus praėjusių darbuotojų tuomet liko įmonėje“, – pasakoja Aleksandras Mondrus. „Pradedantiesiems pateikiame medžiagą šia tema ir įgyjame pagrindinius darbo su laiku įgūdžius.

„Tiems, kurie kažkada perėmė laiko valdymo įgūdžius, užtenka tik kartais juos atgaivinti atmintyje“, – sako Glebas Arkhangelskis, Laiko organizacijos generalinis direktorius.<#"561831.files/image001.jpg">

1 pav. Užduočių būsenos keitimo žurnalo modelis

Jei reikia, vadovas aiškiai mato ir projekto eigą, ir konkretaus darbuotojo darbo krūvį. Dėl to ženkliai sutaupomas visų šalių, o ypač vadovo, laikas, padidinamas darbo efektyvumas.

Tuo atveju, kai bendras vaizdas yra aiškus ir iliustratyvus, pagerėja prioritetų teikimo ir prioritetų keitimo kokybė, o tai reiškia, kad atliekama mažiau nereikalingų ar netinkamu laiku atliktų darbų. 3. Visa darbo istorija išsaugoma automatiškai, o tai reiškia, kad konfliktinės situacijos analizė ir analizė reikalauja minimalaus laiko ir yra objektyvi abiem pusėms.

2 pav. Užduočių pakeitimų žurnalo modelis

Įvesta informacija gali būti naudojama pakartotinai. Pavyzdžiui, viena forma – nustatyti projekto eigą, kita – analizuoti darbuotojų darbo krūvį, trečia – rengti projekto ataskaitas.

3 pav. Užduočių pakeitimų žurnalo modelis

Dėl to sutrumpėja laikas neproduktyviam darbui, o pačiam projektui lieka daugiau resursų.

Įvedus paprasčiausias informacijos apie projektą įvedimo ir pateikimo reglamentus bei sistemos automatiškai darbo metu sukauptą istoriją, lengviau perjungti darbuotojus tarp užduočių, sumažinti ar padidinti atlikėjų skaičių.

Naudodamas tokią valdymo sistemą „MegaFon“ efektyviausiai paskirsto įmonės vadovų ir darbuotojų darbo laiką.

3.3 „MegaFon OJSC“ laiko valdymo sistemos tobulinimas

Megafone iškyla netikėtų klausimų ir problemų, kurios sutrikdo grafiką, sutrikdo svarbių darbų atlikimą, verčia prarasti koncentraciją, blaškomas nuo jų. Kiekvienam iš jų autorius siūlo keletą sprendimų. Tuo pačiu – ne tik reagavimas į ekstremalias situacijas, bet ir iniciatyvios procedūros, kurias reikia atlikti iš anksto, norint vėliau sėkmingai susidoroti su netikėtumais.

Telefono skambučiai. Būtina greitai suskirstyti šiuos skambučius į kategorijas. Kad iš karto, nuo pirmųjų sekundžių, žinotumėte, kurį scenarijų taikyti „gaunantiems“. Toliau siūlome keletą įeinančių skambučių ir atsakymo scenarijų kategorijų.

Asmeniniai skambučiai

Paprašykite pakalbėti trumpai

Paprašykite perskambinti kitu metu

Skirkite laiko asmeniniams skambučiams, o visus artimus žmones perspėkite skambinti per numatytus langus.

Įdiekite automatinį atsakiklį

Profesionalūs skambučiai

a. Vadovybės skambučiai

Frazė: „Atsiprašome, aš šiuo metu kalbu su klientu“

Frazė: „Aš kalbu toli“

Idėja: atsakiklis paima užimtus laikotarpius iš tvarkaraščio ir praneša apie tai balsu arba tekstu (SMS, el. paštu, ICQ)! Techniškai įmanoma.

Atsakant į skambutį, kai galite perskambinti, išsiunčiama SMS žinutė. Kad šis judėjimas būtų ekonomiškas, pirmiausia turėtumėte sukonfigūruoti SMS atsakymo šablonus. Skambučiai iš kolegų

Atidėti skambutį

Greitai perpraskite temos esmę ir perkelkite pokalbį į kitą laiką

Paskirstykite zonas bendravimui (kada geriau jums paskambinti)

Siūlomi variantai, du langai ryte ir vakare

Reikalauti struktūrizuoto esmės pristatymo. Skambučiai iš klientų

Pateikite prašymą perskambinti: "jie skambina valdžiai ant kilimo ..."

Klausykite struktūriškai, greitai atsakykite

„Supratau užduotį, perskambinsiu tau tokiu ir tokiu laiku...“

Priimkite skambutį, užfiksuodami jį gaunamoje formoje ir perduokite įgaliotam asmeniui

Staiga ateina vyras. Tai dažniausia atvirų biurų problema. Kai nuolat visus, kurie nėra užsiėmę ir kuriems nuobodu, blaško kaimynai ar šalia sėdintys žmonės. Taip pat sumažinkite netikėtai netikėtai išėjusių lankytojų efektyvumą. Šiems „laiko vagims“ galima pritaikyti tokias sprendimų šakas.

Staiga ateina žmogus (lankytojas).

Užimtumo rodikliai: vėliavėlės, ženklai, kepurės ir kt.

Padaryk raudoną mygtuką, jį paspaudus, po minutės suskamba telefonas ir tau reikia skubiai išeiti!

Sukurkite svečių kambarį, kuriame yra mini biblioteka, vaizdo įrašų biblioteką, kad lankytojas lauktų naudos

Prie įėjimo užpildomas klausimų sąrašas. Tam tikra kliento anketa, kurioje jis pažymi, su kuo atėjo. Klausimų formalizavimas pagreitina bendravimą

Jo veiklos perorientavimas jūsų kryptimi, jūsų tikslų link

Nukreipti į kitą asmenį: „budintis vadybininkas“, „kosmoso palydovas“

Vizitinėje kortelėje nurodykite darbo valandas: nuo ... iki ... Taigi apribokite lankytojų skaičių jums nepatogiu metu

Priėmimo tvarkaraštis (daugiakanalis telefonas, kad galėtumėte lengvai pasiekti):

Susitikimus derinkite su pietumis. Verslo pietūs, „kelionės pietums“

Organizuokite vietą atviriems susitikimams įmonėje (derybų kambariai)

Vidinės įmonės problemos. Šiame skyriuje pateikiami užduočių pertraukikliai horizontaliai ir vertikaliai. Tai yra, kalbėsime apie viršininkus, pavaldinius ir kolegas. Tradiciškai „Megafon“ rengia neplanuotus susitikimus ir „strateginių susitikimų“ sesijas bei klausimus 15 minučių, kurie trunka valandas. Esant reguliariam, draskomam grafikui, mažėja darbo našumas ir beveik neįmanoma įvykdyti to, kas buvo suplanuota.

Vadovui buvo paskirtas „staigus susitikimas“.

Dalyvauti susitikime telefonu

Vykdykite nuolatinius posėdžius. Pavyzdžiui, „Beeline“ turi posėdžių salę, kurioje nėra kėdžių. Su šia organizacija visi klausimai išsprendžiami operatyviai. Varyti šakutę ant vandens nėra noro, nes visi nori kuo greičiau išvažiuoti, patogesnėmis sąlygomis.

Sudarykite susitikimų, kurių neišsprendžia skrajutės, sąrašą. Rezultatas: posėdžių registras, priešais kiekvieną iš jų yra spręstinų klausimų sąrašas.

Segmentuokite susitikimo laiką. Nustatykite laiko žymeklius, širdies stimuliatorius, laikmačio pavidalu 10-15 minučių. Patikrinkite kiekvieną laiko intervalą darbotvarkėje, kad paspartintumėte pažangą siekiant tikslo.

Susitarkite dėl rengiamų susitikimų formato. Pavyzdžiui, PPE frakcijoje ant sienų kabo plakatai: „10 susirinkimų taisyklių“. Tai padeda konferencijos dalyviams laikytis nustatytų reglamentų, skatina kokybišką ir greitą klausimų sprendimą.

Įveskite susitikimo apsaugos taisyklę. Aprašykite, kada turite teisę „atmesti kvietimą į susitikimą“

Protokoluokite ir rašykite posėdžių protokolus. Tokiu atveju turėtų būti vadovas, kuris stebi keliamų problemų taisykles.

Surengti susitikimą prieš pietus: tokiu atveju kiekvienas dalyvis stengiasi kalbėti konstruktyviai, nes vėlavimas jam vėluoja ir sutrumpina pietus.

Neplanuoti viršininkų įsakymai (vadybos kišimasis)

Suorganizuokite referentą, kuris paskirsto vadovo nurodymus pavaldiniams prie tam tikrų langų

Duok į galvą Atsiliepimas apmokymų forma, o tai sukelia neplanuotą personalo „trūkčiojimą“.

Gaukite „atsakomybės intervalą“ iš vadovo. Laikotarpis, per kurį vadovas nesikiša į darbuotojo darbą. Pavyzdžiui, ryte darbuotojui buvo pateiktas užduočių sąrašas – vakare jie patikrino darbo kokybę. Šiuo atveju atsakomybės intervalas lygus darbo dienai, 8 val. Jei užduotys buvo nustatytos pirmadienį – o tikriname penktadienį – tada atsakomybės intervalas yra savaitė.

Technikos gedimas. „Megafon“ turi sudėtingą sistemą, todėl labai tikėtina, kad ji suges. Dėl to, kad šiuolaikinis gyvenimo tempas neleidžia atsisakyti technologijų, reikia pasiruošti nesėkmėms. Šioje dalyje aprašyti šių nedidelių ir didelių techninių nesklandumų sprendimai.

Įrangos gedimai

Sudaryti įrangos kontrolės grafiką (reguliarus patikrinimas).

Trikčių šalinimo instrukcijos

Biure visada turi būti atsarginė spausdintuvo kasetė

Pagalvokite apie dubliavimo funkcijas (skeneris, kopijuoklis, skaitmeninis fotoaparatas).

Vykdykite pratybas, avarines situacijas

Sukurkite pažintinius žemėlapius. Infrastruktūros aprašymas biuro spinduliu. Kur galima nusipirkti ką nors spausdinti ir pan.

Užmegzkite pozityvų bendravimą su kaimynais, kurių pagalba galima pasinaudoti nelaimės atveju

„Laiškas nepriimamas“

Turėkite rezervą nemokamų serverių pavidalu. Rekomenduojama mail.ru, yandex.ru

Gebėti greitai surasti ir persiųsti reikiamą laišką.

Nustatykite el. pašto programą, kad ji greitai pasiektų neseniai išsiųstus el. laiškus

Asmeninės problemos. Šioje skiltyje pateikiamos asmeninės priežastys dėl „netikėtų“ darbo grafiko sutrikimų. Tai apima ir transporto spūstis, ir kūno tonuso problemas, artimųjų invaziją ir stichines nelaimes. Šiandien tai yra prasčiausiai išvystytas laiko praradimo prevencijos segmentas. Todėl esame pasirengę priimti ir apsvarstyti kiekvieną jūsų naują sprendimą, kuris nėra aprašytas toliau. Radinius galima siųsti į [apsaugotas el. paštas] su užrašu laiško temoje: „Laiko vagys“

Geras sprendimas – paralelinė veikla

Atlikite trumpų skambučių seriją

Laisvųjų rankų naudojimas ilgiems skambučiams atlikti

Klausykite garso kursų: verslo, užsienio kalbų ir kt.

Klausytis audioknygų

Reikia žinoti eismą. Kada yra kamščiai, apvažiavimo galimybės. Planuokite keliones „neuždarymo metu“

Išmokite naudotis internetinėmis kameromis. Vietoj kelionių vesti virtualius susitikimus yra daug pigiau

Kad išvengtumėte kamščių ryte (prieš darbą) – galite keltis anksti prieš kamščius

Naudokite „mišrų“ judėjimo mieste būdą

Jei jums reikia ką nors atnešti / pasiimti ir nebūtinai reikalingas asmeninis buvimas, tuomet galite pasinaudoti kurjerių paslaugomis

Staigios asmeninės problemos su savimi (pykinimas, bloga savijauta)

Informuokite vieną darbuotoją apie projektą. Kurti darbą poromis (grupinis modelis)

Numatykite „virtualaus darbo, namų biuro“ galimybę

Reguliariai vartokite vitaminus, pakankamai miegokite, užsiimkite fizine veikla.

Giminių ir (arba) draugų invazija

Aptarkite su artimaisiais situacijas, kada verta skambinti, o kada geriau palaukti

Aiškiai nurodykite, kas skubu, o kas svarbu

Susitarkite su viešbučiu: kur juos perkelti

Dalinis dalyvavimas bendraujant su jais, nukreipimas pas kitus spręsti problemas. Dalyvavimas naudojant kitus išteklius nei laikas

Taigi, norėdama atlikti išsamią Megafon OJSC valdymo sistemos analizę, autorė darbe įvardijo laiko valdymo privalumus ir trūkumus, išanalizavo įmonės vadovo funkcijas. Valdymo struktūros analizė parodė, kad ji atitinka šiuolaikinius reikalavimus, t.y. aiškiai paskirstytos darbuotojų pareigos ir atsakomybė, nubrėžta atskirų padalinių grupavimo schema, jų valdymo principai.

Be to, siekiant išanalizuoti aplinką, buvo atsižvelgta į Outbook metodą laiko valdyme.

Išvada

Šiuolaikinės laiko valdymo technikos: tikslų nustatymas, klasikinis planavimas, „auksinės“ laiko planavimo proporcijos (Pareto principas), įgaliojimų delegavimas, rezultatų kontrolė ir tikslų koregavimas. Išstudijavęs problemų priežastis laikui bėgant ir naudodamas pagrindines laiko valdymo technikas, vadovas galės pasiekti kokybiškų ir greitų rezultatų.

Paskutinė tendencija buvo laiko valdymo sistemos įdiegimas įmonėse (įmonių laiko valdymas). Laiko valdymas yra nauja įmonės valdymo kryptis.

Yra trys įmonės laiko valdymo sritys:

įmonės laiko valdymas;

Atskirų padalinių įmonės laiko valdymas;

individualus vadovaujančių specialistų laiko planavimas.

Įmonės laiko valdymas, visų pirma, yra orientuotas į efektyvios sąveikos tarp padalinių ir įmonės pareigūnų sistemos formavimą. Tai apima platų vietinių tinklų ir informacinių technologijų naudojimą komunikacijos procese.

Taigi įmonės laiko valdymo sistemos naudojimas įmonėje bus efektyvus tik tuo atveju, jei bus taikomas integruotas požiūris į laiko valdymo procesą vienoje organizacijoje.

Rusijos Federacijos laiko valdymas vis dar toli nuo globalizacijos nustatytų parametrų visais lygmenimis: nuo atskiros įmonės iki visos visuomenės. Dabar vadovaujantys vadovai aktyviai diskutuoja apie galimybę plėtoti laiko valdymą Rusijoje remiantis vienu iš vakarietiškų „modelių“. Tačiau neatsižvelgiant į mūsų tautinį mentalitetą, istorinius valdymo teorijos ir praktikos skirtumus, joks laiko panaudojimo metodas negali būti racionaliai pritaikytas Rusijos sąlygoms.

Siekdama atlikti išsamią Megafon OJSC valdymo sistemos analizę, autorė darbe įvardijo laiko valdymo privalumus ir trūkumus, išanalizavo įmonės vadovo funkcijas. Valdymo struktūros analizė parodė, kad ji atitinka šiuolaikinius reikalavimus, t.y. aiškiai paskirstytos darbuotojų pareigos ir atsakomybė, nubrėžta atskirų padalinių grupavimo schema, jų valdymo principai.

Valdymo organizavimo vertinimas tiriamoje įmonėje atliktas remiantis įmonės laiko valdymo metodų taikymu.

Be to, siekiant išanalizuoti aplinką, buvo atsižvelgta į Outbook metodą laiko valdyme.

Laiko valdymas kaip įrankis organizacijos efektyvumui gerinti. Laiko valdymo priemonių, kaip mažo ir vidutinio verslo efektyvumo didinimo būdo, diegimas. Susitarimai yra bendros „geros manieros“ dėl laiko. Toks

Taikymo privalumai

Motyvacijos vaidmuo gebėjimui organizuoti savo laiką

Laiko analizė

Pasistenkite iš savo gyvenimo pašalinti „laiko švaistytojus“.

Informacijos filtravimas

Planavimas yra raktas į sėkmę

Planavimo metodo pasirinkimas

Nežinau, kaip padaryti daugiau - kiekvieną rytą „suvalgyk varlę“

Jei tikslas didelis, jį galima padalinti

Yra laikas dirbti, yra laikas ilsėtis

Visada palikite laiko

Du skirtingi „laiko valdymas“

Asmeninis laiko valdymas ir įmonės efektyvumas

TM-bacila kaip "dirvos trąša" pokyčiams

Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Įvadas

Įmonės laiko valdymas yra viena iš šių technologijų, kuri bendrojo valdymo sistemoje susiformavo kaip atskira disciplina dėl Improvement.ru laiko valdymo bendruomenės ir Maskvos finansų ir pramonės akademijos Laiko valdymo katedros plėtros.

Įmonės laiko planavimas - disciplina bendrojo valdymo rėmuose, leidžianti asmeninį darbuotojų laiko valdymą paversti įmonės efektyvumo didinimo įrankiu.

Pateikto darbo tikslas – išnagrinėti įmonės laiko valdymo tikslus ir technologijas.

Norint pasiekti šį tikslą, tyrimas nustato šias užduotis:

- laikyti įmonės laiko valdymą priemone, padedančia pagerinti organizacijos efektyvumą

- pagrįsti įmonės laiko valdymo tikslus ir rezultatus

- Apsvarstykite įmonės laiko valdymą: kelyje į naują įmonės standartą.

1. Įmonės laiko valdymas kaip įrankis organizacijos efektyvumui gerinti

Įmonės laiko valdymas leidžia paversti asmeninį darbuotojų laiko valdymą įmonės efektyvumo didinimo įrankiu.

1.1 Įmonės laiko valdymo samprata

"Užduotis valdymas in XXI amžiaus - mokytis valdyti efektyvumą vadybinis ir kūrybingas tradresuTaip" (P. Druckeris Archangelskis G.A. Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki įmonės plėtros / G.A. Archangelskas. - 2 leidimas. - Sankt Peterburgas: Petras, 2005. - 442 p. )

Įmonės laiko planavimas- technologijų rinkinys, skirtas laiko valdymo metodams „įterpti“ į organizacijos valdymo sistemą.

1.2 Pagrindiniai laiko valdymo principai

kruopštus savarankiškas darbas. Kokybišką, efektyvią savo laiko organizavimo sistemą vadovas gali sukurti tik pats. Šio svarbaus darbo negalima palikti konsultantui ar sekretorei. Tik pats vadovas galės pasirinkti tinkamą sprendimą ir jį perstatyti pagal savo poreikius.

1.3 Įmonės laiko valdymo naudojimo priežastys

Poreikis įgyvendinti įmonės laiko valdymą atsiranda dėl šių veiksnių:

1. Augantis tempą pokyčius ekonominis aplinkos reikalauti didesnių įgaliojimų perdavimo organizacijos darbuotojams, operatyvaus jų savarankiškų sprendimų priėmimo ir savarankiško jų darbo organizavimo bei planavimo.

2. Įmonės laiko valdymo tikslai ir rezultatai

2.1 Įmonės laikas ir darbuotojo (vadovo) laikas

Antra svarbi įmonių valdymo kryptis – asmeninio darbo organizavimas, savo veiklos efektyvumo didinimas. Tokiu atveju pokyčių iniciatyva kyla iš paties darbuotojo.

Šia kryptimi taikomos asmeninio laiko valdymo technologijos, įvairios asmeninio augimo, savivaldos technologijos.

Pirmojo tipo technologijų taikymo sritys: „konvejerio“ tipo darbas. Veiklos sritys, nereikalaujančios kūrybinės darbuotojų iniciatyvos. Griežtai reguliuojami procesai, kurių bet koks nukrypimas gali sukelti nepataisomų pasekmių.

Tuo pačiu metu „asmeninis“ laiko valdymas dėl savo savybių pasirodo esąs gana galingas įrankis ne tik asmeninio tobulėjimo, bet ir įmonės efektyvumo gerinimo srityje.

Ir čia jau prasminga kalbėti ne tiek apie asmeninį, kiek apie asmeninį laiko planavimą.

2.2 Asmeniniai ir įmonės rezultatai

Asmeninis efektyvumas - pagrindinė sąvoka laiko valdymas: kuo aukštesnius, aiškesnius tikslus išsikeliame sau, tuo prasmingiau ir organizuotiau traktuojame savo laiko naudojimą.

Asmeninis efektyvumą- tai, kaip žmogus naudoja savo laiką savo tikslams pasiekti; yra nagrinėjamas viso gyvenimo kontekste, nesusietas su konkrečia darbo vieta ar veiklos sritimi.

Kalbant apie įmonės laiko valdymą, akivaizdu, kad asmeninio efektyvumo organizuojant laiką klausimais reikia kito požiūrio. Būtina atsižvelgti į darbo kontekstą, veiklos srities specifiką, konkrečios įmonės ypatumus, todėl būtina įvesti naują asmeninio efektyvumo sampratą.

Asmeninis efektyvumą- asmens, kaip konkrečios organizacijos darbuotojo, asmeninis efektyvumas dėl jo paties pastangų ir saviorganizacijos įgūdžių.

Taigi asmeninis efektyvumas – tai asmens asmeninis efektyvumas plius tam tikros veiklos srities kontekstas.

- vadybinis naudingumas didinant asmeninį pavaldinių efektyvumą:

- gebėjimas valdyti asmeninį efektyvumą ir suprasti darbuotojo darbo laiko planavimo ir paskirstymo ypatybes;

- gebėjimas nustatyti optimalius užduočių atlikimo terminus dėl realaus pavaldinių darbo krūvio laipsnio supratimo;

- pasitikėjimas pavaldinių veiksmų efektyvumu ir savalaikiškumu situacijose, kai sunku arba neįmanoma jų tiesioginė kontrolė: bendraujant su pavaldiniais su klientais, kolegomis iš kitų padalinių ir pan.;

- pavaldinių darbo skaidrumas, jų asmeninių darbo tikslų, planų ir užduočių įforminimas, darbuotojo „nepakeičiamumo nuo netvarkingumo“ faktoriaus pašalinimas.

2.3 Įmonės laiko valdymo įgyvendinimo logika: principai, etapai

Principai:

Pagrindiniai šio principo bruožai:

- Homeopatinis, judėjimas mikroskopiniais žingsneliais, stenkitės nenaudoti priekinių priepuolių: „Nuo rytojaus mes visi laikome!“;

- Bendra kalba – kalbėkite su kiekvienu darbuotoju jam suprantama kalba, jei norite būti išgirsti, apie tai, kas jį domina;

– Reikalinga apimtis – svarbiausia, kad bet kokios naujovės šiame etape neapsunkintų darbuotojo.

Tokios grupės sudarymo naudingumas:

- Pilotinės grupės, kuri išbandytų taikomas laiko valdymo technologijas prieš masinį jų įvedimą į įmonės veiklą, sukūrimas;

- Komandinis darbas – kokybiškai naujas galimybių lygis, naujo, sisteminio efekto atsiradimas;

- Ne tik asmeninių, bet ir komandinių, įmonių transformacijų efektyvumo laiko valdymo srityje demonstravimas geru pavyzdžiu.

" laisvė nepriklausomybę" . Tegul žmonės patys imasi žingsnių savo laiko organizavimo srityje.

Šio metodo pranašumai:

- Gebėjimas žengti savarankiškus žingsnius sukelia pasirinkimo laisvės jausmą. Nuosavas pasirinkimas ar prievarta iš išorės – kaip manote, kur sėkmingo įgyvendinimo šansai? Palikite asmeniui teisę į savo nepriklausomą paiešką ir asmeninį pasirinkimą.

Etapai:

" Sėja" . Pagrindinis šio etapo uždavinys – sužadinti darbuotojus ir kolegas laisvą domėjimąsi laiko valdymo tema. Būdai:

" Motyvacija per vertybes" . Paaiškinti ir pristatyti darbuotojui, koks yra jo asmeninis interesas kompetentingai valdyti savo asmeninius laiko išteklius.

" Daryk kaip aš" . Stipriausia technika šiame etape – asmeninis lyderio pavyzdys su aiškiai matomais išoriniais teigiamais rezultatais. Kitas būdas – kompetentingai perteikti laiko valdymo idėjas darbuotojams, kolegoms, vyresniajai vadovybei.

Ir galiausiai vienas iš stiprių pavaldinių motyvavimo metodų: „ mesti in vandens, a po to mokyti plaukti" .

Tokių rodiklių pavyzdžiai:

Kiek laiko praleidžiame susitikimuose?

- Kaip dažnai baigiame darbus pasibaigus darbo dienai;

- Kaip dažnai ir kiek trikdome pristatymo laiką;

- Kiek laiko užtrunka nuo kliento užsakymo gavimo iki išsiuntimo momento / alternatyviai: nuo naujos idėjos atsiradimo iki naujo produkto pateikimo į rinką;

– Kiek kartų per savaitę kaimyninių skyrių vedėjai skundžiasi, kad vilkiname dokumentaciją...

Pradėkite rinktis rodiklius nuo tų, kurių pokyčiai bus pastebimi iš karto arba po trumpo laiko.

" Įsakymas" . Pirmuosiuose etapuose atsiradusių naujų efektyvių darbo metodų, priemonių, metodų įforminimas, padedantis optimizuoti veiklos procesus, efektyviau panaudoti. darbo laikas. Čia prasideda normų, taisyklių, reglamentų ir susitarimų kūrimas laiko valdymo srityje.

Taigi, laiko valdymo integravimas į įmonės ar organizacijos valdymo sistemą, tam tikrame jos vystymosi etape, iškyla poreikis sukurti korporacinius standartus laiko valdymo srityje.

3. Įmonės laiko valdymas: pakeliui į tapimą nauju įmonės standartu