Tempo życia większości współcześni ludzie trudno nazwać wyważonym lub spokojnym. To ciągły brak czasu i pracy w nagłych wypadkach, regularne przebywanie w stanie, w którym nie jest jasne, jaką pracę podjąć w tej chwili. Wszystko to negatywnie wpływa nie tylko na stan emocjonalny, ale także na produktywność osobistą. Tylko zarządzanie czasem pomoże rozwiązać takie problemy i zorganizować czas w taki sposób, aby można było żyć pełnią życia, a nie ograniczać się do wiecznych obowiązków.

Według psychologów nawet przy „katastroficznym braku czasu” istnieje wyjście.

Istniejące narzędzia do zarządzania czasem pomagają zrozumieć: najważniejsze jest pragnienie przynajmniej trochę i ponowne rozważenie swojego podejścia do czasu osobistego. Wiele z nich może być przykładem na to, że prawidłowo stosowane zarządzanie czasem daje doskonałe rezultaty. Przecież każdy z nich wie, jak nie tylko zrobić wiele planów, ale i dużo umieć.

Korzyści z aplikacji

Umiejętność racjonalnego wykorzystania czasu daje człowiekowi wiele różnych zalet i może być przydatna w niemal każdej dziedzinie działalności. Nastolatkom i dzieciom w wieku szkolnym znajomość praw organizacji czasu i posługiwanie się nimi pomaga nauczyć się żyć w taki sposób, aby mieli wystarczająco dużo czasu nie tylko na naukę, ale także na relaks i komunikację z przyjaciółmi. Dla dorosłych podstawy korzystania z zarządzania czasem pomogą w pracy, kreatywności, relacje rodzinne, biznes i inne obszary.

Jakie konkretne korzyści otrzymuje dana osoba korzystając z tego systemu:

udaje mu się osiągnąć więcej celów;
odnosi sukcesy we wszystkich obszarach działalności;
osiąga swoje cele szybciej niż ci, którzy nie wiedzą, czym jest zarządzanie czasem i go nie wykorzystują;
w krótkim czasie może wykonać wiele różnych zadań;
osoba ma znacznie więcej czasu na samodoskonalenie, rekreację, hobby i przebywanie z bliskimi;
nie cierpi na ciągłe zmęczenie, jest mniej podatny na stres;
zawsze ma jasny plan działania;
posiada wewnętrzną wolność i możliwość kontrolowania swojego życia.

Rola motywacji w umiejętności organizacji czasu

Zanim przejdziemy bezpośrednio do ustalenia, czym jest zarządzanie czasem, należy zająć się głównymi przyczynami braku czasu. Pierwszym i prawdopodobnie głównym powodem jest niechęć do wykonywania pewnych obowiązków. Drugim winowajcą jest brak zainteresowania sprawą, a trzecim dezorganizacja. Czwartym powodem braku czasu jest zbyt długie przygotowanie się do jakiegokolwiek zadania.

Zarządzanie czasem to technologia organizowania czasu i zwiększania efektywności jego wykorzystania.

Na przykład, jeśli nie chcesz wykonywać jakiejś pracy, powinieneś poszukać jej zalet. Być może przyczyni się do wzrostu pensji, awansu, da poczucie satysfakcji z dobrze wykonanej pracy, albo poprzedzi udane wakacje.

Jako jedno z najskuteczniejszych narzędzi do zarządzania czasem powinien być również wykorzystywany do prac domowych. W końcu, jeśli nie zostanie spełniony, zostanie zniszczona zewnętrzna i wewnętrzna atmosfera komfortu w rodzinie. Natomiast walka z chaosem pomoże pozbyć się wewnętrznej dezorganizacji i skierować energię we właściwym kierunku.

Analiza czasu

Decydując się na motywację, nie powinieneś od razu spieszyć się z rozwiązaniem swoich problemów. Dlatego efektywny czas zarządzanie opiera się na kontroli czasu i redukcji nieproduktywnych kosztów, należy zacząć od analizy aktualnej struktury dnia. W każdym przypadku musisz ustalić główne parametry: czas rozpoczęcia i zakończenia, krótki opis, wydajność lub momenty, które uniemożliwiły wykonanie zadania. Najlepiej zrobić to w formie tabeli.

Oczywiście możesz naprawić inne punkty. Na przykład włącz kolumny oddzielające zadania na osobiste i zawodowe lub wskaż wszystkie przerwy na papierosa i przerwy na herbatę, rozproszenie, aby sprawdzić aktualizacje w sieciach społecznościowych lub przeczytać listy od E-mail. W przyszłości, korzystając z zarządzania czasem, pomoże to ustalić, które zadania należy porzucić, aby mieć czas na wykonanie głównych zadań i jak rozłożyć zadania w ciągu dnia.

Postaraj się wyeliminować ze swojego życia „pożeraczy czasu”

Jak efektywne może być zarządzanie czasem, można ocenić, patrząc na to, ile czasu wielu ludzi zabija i kradnie sobie. Niestety spędzasz godziny na sprawdzaniu poczty e-mail, mediów społecznościowych lub gry komputerowe zarówno dla dorosłych, jak i nastolatków, jest w większości uważany za normę.

Decydując się na zrobienie czegoś naprawdę pożytecznego, trzeba na chwilę zrobić sobie przerwę od takich czynności i skoncentrować się na wykonaniu zadania. Jeśli na co dzień o tej samej porze korzystaj z podstaw zarządzania czasem i rób ważne rzeczy, to po kilku miesiącach wyrobisz w sobie nawyk.

Przyda się też prowadzenie pamiętnika i zapisywanie w nim wszystkich czynności, które tylko pożerają czas.

Umiejętność powiedzenia „nie” również zaoszczędzi dużo czasu. Bez tego nie można sobie wyobrazić zarządzania czasem, bo trudno nauczyć się organizować własny czas, jeśli marnuje się go bezcelowo na niepotrzebne zadania. Czasami warto odpowiedzieć stanowczym „nie” konkretnym osobom, które tylko umieją narzekać, a także starać się zrobić wszystko, aby ktoś inny wykonał swoją pracę.

Filtrowanie informacji

Studiując narzędzia do zarządzania czasem, nie sposób nie rozwodzić się nad możliwością filtrowania różnych danych. Wiele osób ma zwyczaj zapełniania głowy mnóstwem bezużytecznych informacji. Na przykład przed zakupem jakichkolwiek urządzeń gospodarstwa domowego lub ubrań przez kilka dni badają ich cechy w różnych witrynach.

Z jednej strony takie informacje wydają się przydatne, ale skuteczne zarządzanie czasem będzie tylko wtedy, gdy nie przeczytasz wszystkiego pod rząd, ale będziesz w stanie skoncentrować się na najważniejszych i niezbędnych cechach. Naucz się przeglądać informacje i pamiętaj tylko to, co jest naprawdę przydatne. Nie musisz tracić cennego czasu i przesycać mózg mnóstwem niepotrzebnych informacji!

Planowanie to klucz do sukcesu

Efektywne zarządzanie czasem to planowanie, które pozwala zwiększyć produktywność o 25%.

Jeśli nie jest zarejestrowany, nie istnieje. Lista zadań w tym przypadku jest mapą, która nie pozwoli Ci zbłądzić, aby osiągnąć ten cel.

Różni asystenci pomogą ułatwić zadanie. Na przykład możesz zawiesić deskę w widocznej części pokoju i podzielić ją na pół. Podstawy zarządzania czasem można w tym przypadku zastosować w następujący sposób: jedna połowa zawiera wszystkie pomysły, które chcesz zrealizować w najbliższej przyszłości.

Druga połowa powinna zostać podzielona na trzy kolumny: co jest zaplanowane, jakie zadania są w trakcie realizacji, a co zostało już zrealizowane. Co tydzień zadania z pierwszej połowy planszy można przenieść do kolumny Zaplanowane. Jeśli zastosujesz się do zasad, które wymagają zarządzania czasem, do weekendu wszystkie będą w kolumnie „Gotowe”.

Możesz także skorzystać z pamiętnika lub planowania. Lub wypełnij kompaktowy kalendarz, aby ustalić plany na nadchodzące tygodnie i miesiące. Mogą istnieć zadania, które najwygodniej napisać w formie tabeli.

Wybór metody planowania

Obecnie istnieje wiele metod planowania. Najpopularniejsze to:

Metoda „ABV” (możesz również użyć „ABC”). Jego istotą jest umieszczenie przy każdym zadaniu z listy litery, wskazującej priorytet realizacji. Przy sporządzaniu planu zgodnie z zarządzaniem czasem najważniejsze rzeczy są oznaczone literą „A”. Dopóki nie zostaną zakończone, zadania oznaczone jako „B” nie mogą zostać rozpoczęte.
Pomiar czasu to metoda, która polega na mierzeniu i ustalaniu czasu potrzebnego do osiągnięcia określonych celów. Na czym polega zarządzanie czasem podczas korzystania z pomiaru czasu? To rozwijanie poczucia czasu i efektywności pracy. Aby się tego nauczyć, musisz nagrać wszystkie swoje działania w ciągu 2-3 tygodni z dokładnością do 5 minut. Pomoże to zidentyfikować tzw. „upływ czasu” i znaleźć rezerwy do wykonywania ważnych zadań.
Wśród najlepszych na świecie narzędzi do zarządzania czasem, które pomagają w planowaniu, warto zwrócić uwagę na technikę SMART. Skrót ten składa się z pierwszych liter słów, które charakteryzują cel. Powinien być: konkretny, mierzalny, osiągalny, współmierny do innych celów i mieć jasne ramy czasowe.

Nie wiem jak zrobić więcej - codziennie rano "zjedz żabę"

W ramach oferowanych przez zarządzanie czasem technika ta jest dość prosta i skuteczna. Jego istota polega na tym, że rano (najlepiej rano) wykonujemy niezbędną, ale niezbyt przyjemną rzecz. Takie zajęcia są w większości przełożone i często w ogóle nie odbywają się. Jest mało prawdopodobne, aby efektywne zarządzanie czasem wiązało się z bardzo dużą inwestycją czasu na realizację takich celów. Ponadto mają tendencję do gromadzenia się nieprzyjemnych rzeczy. W takim przypadku ich realizacja może ciągnąć się miesiącami i latami.

W roli żab zarządzanie czasem najczęściej określa przypadki, do których nie wiesz, jak podejść. Mogą to być również zadania, dla których oczekuje się idealnych warunków. Jeśli takie zadania będą wykonywane naprzemiennie każdego ranka, z czasem liczba niedokończonych zadań będzie minimalizowana. Celem tej technologii w zarządzaniu czasem jest rozwój dobre nawyki skup się na bieżących sprawach i szybciej je kończ.

Jeśli cel jest duży, można go podzielić

Wiele osób poddaje się, gdy musi podjąć się globalnego zadania, takiego jak złożony projekt. Jakie narzędzia do zarządzania czasem można wykorzystać w takiej sytuacji? Przede wszystkim konieczne jest podzielenie głównego zadania na kilka pomocniczych i wykonanie każdego z nich osobno. Pomoże to nie tylko w szybszej realizacji projektu, ale także w lepszym jego zrozumieniu.

Wśród osób zajmujących się zarządzaniem czasem wielu ułatwia to zadanie, rysując rodzaj drzewa. Głównym zadaniem jest jego pień, a podzadaniami są gałęzie. Rozgałęzienie jest konieczne, dopóki cały proces dochodzenia do celu nie stanie się jasny i niezwykle prosty.

Jest czas pracy, jest czas odpoczynku

Wykorzystując w swoim życiu zarządzanie czasem, nie możemy zapominać, że każda osoba ma swój własny zegar biologiczny. Wpływają na to, jaka pora dnia będzie największym szczytem aktywności. Przykładowo, jeśli ten czas jest od 6.00 do 10.00, to na te godziny należy zaplanować najważniejsze rzeczy i zadania.

Kierując się zasadami zarządzania czasem w tym przypadku, możesz wykonać maksymalną liczbę zadań. Ponieważ w innych przypadkach reakcja będzie wolniejsza, a wydajność zostanie zmniejszona.

Na podstawie obserwacji swojego zegara biologicznego warto również przeznaczyć czas na odpoczynek. Nie należy zapominać, że to w dużej mierze determinuje efektywność zarządzania czasem. Podczas odpoczynku zasoby organizmu zostają przywrócone i może lepiej i szybciej radzić sobie z postawionymi przed nim celami. Jeśli dana osoba upada ze zmęczenia, jakość pracy raczej nie będzie dobra.

Zawsze zostawiaj czas

Przede wszystkim warto zauważyć, że zarządzanie czasem powinno ułatwiać życie i uczyć, jak dobrze wykorzystać czas. Nie jest to jednak powód do robienia tak napiętych grafików, że nie ma w nich ani jednej wolnej minuty. Każdego dnia musisz zostawić pewien margines czasu. W końcu bez względu na to, jak przemyślane jest zarządzanie czasem, trudno dokładnie określić czas potrzebny na wykonanie wszystkich zadań.

Dlatego, aby nie wpadać w panikę, że konieczne jest już rozpoczęcie kolejnego zadania, lepiej zaplanować nieco więcej czasu wcześniej. Nawet jeśli zrobisz to na czas, pozostały czas możesz przeznaczyć na rozwiązanie mniej ważnych spraw lub na odpoczynek.

Gleb Archangielski

Na pierwszy rzut oka organizacja czasu osobistego pracowników jest daleka od 20% możliwych środków, które dadzą 80% wzrostu efektywności firmy. Rzeczywiście, udział funduszu płac w obrotach przedsiębiorstwa w naszym kraju jest stosunkowo niewielki, nawet w branżach wiedzochłonnych. Jednocześnie z reguły nie stosuje się innych sposobów poprawy wydajności - ustanowienia podstawowego, regularnego zarządzania, opracowania strategii korporacyjnej itp. Wydaje się więc, że zarządzanie czasem powinno być wdrażane jako ostatnie – wtedy, gdy wyczerpią się inne rezerwy efektywności.

W tym artykule pokażemy, że ten pogląd na zarządzanie czasem jest dość powierzchowny. W rzeczywistości efekt wykorzystania zarządzania czasem jest wieloaspektowy i nieliniowy. A jak pokazuje praktyka, często najlepszym narzędziem staje się zarządzanie czasem. początek przekształcenia organizacyjne.

Dwa różne „zarządzanie czasem”

Zanim zaczniesz mówić o roli zarządzania czasem w poprawie efektywności firmy i rozwój organizacyjny, musisz zdecydować, czym jest zarządzanie czasem. Pod tym terminem można ukryć dwie bardzo różne rzeczy.

Pierwszy obszar technologii zarządzania bezpośrednio związany z zarządzaniem czasem firmy dotyczy systemy kontrolne. Jeśli przedstawisz pojedynczego pracownika jako mały kwadrat w dużym kwadracie - firmę, wówczas ta „fabuła” zostanie przedstawiona jako zacieniony kwadrat zewnętrzny z nietkniętym kwadratem wewnętrznym. Tutaj nacisk kładziony jest na organizację pracy systemu jako całości, a efektywne wykorzystanie czasu każdego pracownika staje się konsekwencja właściwie zaprojektowany system. W dzisiejszych czasach reengineering procesów biznesowych, zarządzanie projektami itp. są „odpowiedzialne” za ten kierunek. Wszystko to jest technologią „zarządzania czasem firmy”. Tak jak poprzednio wyjaśniamy: nie da się zarządzać czasem, można zarządzać organizacja działania, dla których najważniejszym wskaźnikiem docelowym jest właśnie tymczasowy s mi opcje.

Druga „fabuła” mówi o organizacji pracy osobistej, którą człowiek wykonuje z własnej inicjatywy, nie chcąc marnować nieodnawialnych zasobów swojego czasu, a ostatecznie swojego życia. Na diagramie sytuację tę można przedstawić jako zacieniony kwadrat wewnętrzny z nienaruszonym kwadratem zewnętrznym. W tym nurcie wpisują się te metody organizacji czasu, które autor artykułu opracowuje i promuje. Do metod tego fabuła” obejmują zarządzanie czasem w wąskim znaczeniu tego słowa, a także różne technologie rozwoju osobistego.

Od razu można określić obszary „optymalnej stosowalności” technologii z tych dwóch grup. Im bardziej mechanistyczna jest praca osoby i całej organizacji jako całości, im mniej wymaga twórczej inicjatywy każdego pojedynczego wykonawcy, tym bardziej odpowiednie są technologie pierwszego typu. Na przykład kasjer bankowy praktycznie nie potrzebuje osobistego zarządzania czasem. Potrzebujemy dobrze zaprojektowanego systemu zarządzania, matematycznie obliczonego rozkładu przepływu klientów i wymaganej liczby kasjerów, ergonomicznie zorganizowanych miejsc pracy itp.

Jeśli od wykonawcy wymaga się nie tylko jasnego i szybkiego wypełnienia ścisłego opisu stanowiska, ale także samodzielnego inicjatywa, podejmowanie decyzji, dystrybucja zasobów, akceptacja odpowiedzialności - technologie drugiej grupy stają się niezbędne. Na przykład w tym samym banku wraz z salą operacyjną pojawiła się grupa menedżerów, którzy pracują z klientem indywidualnie. Taki menedżer jest uniwersalny – może wypłacić klientowi płatność, od razu zaoferować ubezpieczenie, w ramach swoich uprawnień udzielić rabatu na usługi bankowe itp. Oczywiste jest, że dla wielu klientów ta mniej „mechaniczna” obsługa jest znacznie wygodniejsza. Możesz cały czas komunikować się z tym samym menedżerem, który dobrze Cię zna, może „dostroić” usługę bankową do Twojej specyfiki („masz tę samą figurkę, ale ze skrzydłami?”) itp. Jednocześnie widać wyraźnie, że taki menedżer będzie znacznie dynamiczniej odpowiadał na potrzeby klienta i rynku jako całości, mocniej „wiąże” klienta z bankiem.

Ale jest też oczywiste, że ten kierownik będzie wymagał zupełnie innych metod organizacji pracy, niż kasjerowi. Tutaj nie jest już możliwe po prostu optymalne zbudowanie systemu, uruchomienie mechanizmu i monitorowanie jego działania. kierownik akceptuje niezależny rozwiązań, organizuje cały proces swojej pracy z klientami. W związku z tym musi opanować technologie organizowania pracy osobistej, zwiększając wydajność osobistą - tj. technologie drugiej „linii fabuły”, nie „organizacyjno-mechanistycznej”, ale „ludzkiej”.

Tak więc „zarządzanie czasem w firmie”, jak się okazuje, istnieją co najmniej dwa bardzo różne typy. Co ciekawe, znaczenie „człowieka” nie ogranicza się do zwiększania wydajności wolnych, decyzyjnych, samoorganizujących się pracowników. „Osobiste” zarządzanie czasem, ze względu na swoje głębokie i nieoczywiste na pierwszy rzut oka właściwości, jest dość silnym motorem efektywności nie tylko osobistej, ale także korporacyjnej.

Zarządzanie czasem osobistym i wydajność firmy

W artykule „Timekeeping: system osobistej rachunkowości zarządczej” przytoczyliśmy przypadek z praktyki, który wyraźnie pokazuje mechanizmy działania „bakcyla efektywności”. Przypomnijmy kilka przemyśleń klienta, na podstawie cytatów, z których recenzji zbudowano narrację:

„(Najważniejszy wynik czasu spędzania czasu osobistego) … Zacząłem dotkliwie odczuwać nieefektywność wszystkich procesów zachodzących wokół. Pojawiło się tak zwane „poczucie czasu”, które szybko przerodziło się w „poczucie wydajności”, lekko swędzące poczucie, że organizacja pracy nie była idealna. Efektem było stworzenie w firmie wokół siebie „strefy efektywności”, czyli takiej przestrzeni życiowej, w której inni mogą czuć się komfortowo tylko wtedy, gdy efektywnie spędzają czas swój i innych.

„W efekcie czas wykonywania standardowych czynności np. w dziale testów został skrócony o 40%. Umożliwiło to przetestowanie nowej wersji systemu w 6 dni roboczych, a nie 2 tygodnie wcześniej. Chciałbym podkreślić, że udało się to osiągnąć wyłącznie dzięki optymalizacji standardowych procesów przez sam dział.”

Tak więc rodzaj „aparatu przedsionkowego” stworzonego za pomocą pomiaru czasu, który monitoruje efektywność procesów, nie ogranicza swojego zakresu do osobistej pracy właściciela. Sprawia, że inaczej patrzysz na wszystko wokół siebie, także z punktu widzenia efektywności procesów, w których dana osoba uczestniczy. Rysunek schematycznie przedstawia rozprzestrzenianie się „bakcyla wydajności”. Zacząwszy dbać o swój czas, człowiek bardzo szybko uświadamia sobie: marnowanie go osobisty 001 czas nieodnawialny i nieodnawialny są bezpośrednio związane z nieefektywnością zbiorowy systemy kontrolne. Na przykład decydenci za milion dolarów są zajęci przenoszeniem szafy, ponieważ sekretarki (blisko „ciała”) postanowiły zaoszczędzić grosz na przeprowadzkach. 002 Jeśli pracownicy ci zostaną przeszkoleni w zakresie zarządzania czasem i zdadzą sobie sprawę, że takie incydenty to nie tylko utrata właściciela firmy, ale także strata własnego czasu, będą odnosić się do takich sytuacji w zupełnie inny sposób. Na przykład pójdą do właściciela i pokażą w liczbach, ile stracił przez takie „oszczędności”.

Zwróć uwagę, że zmiany inicjowane przez samych pracowników są najskuteczniejsze. To, co sam robotnik wymyślił, chętnie zastosuje w praktyce; jednocześnie pracownik jest najlepiej poinformowany o rzeczywistym stanie rzeczy - jest najbliżej konsumenta, pracy, którą sam wykonuje itp. Zatem to zwykli pracownicy są najlepszym „zasobem” do wdrożenia idealnego rozwiązania końcowego „firmy” się zwiększa jego wydajność. Dlatego nie na próżno zasady kompleksowego zarządzania jakością (TQM) przewidują zaangażowanie całego personelu w prace nad doskonaleniem procesów zarządzania firmą. Jest to skuteczne – chociaż wymaga to od pracowników pewnego wysiłku.

Widzimy więc, że „bakcyl efektywności” wprowadzony w pracowników, jeśli zostanie właściwie zastosowany, może nie od razu, ale z coraz większą siłą wpłynąć na efektywność firmy. Pokażmy teraz, że takie „okrężne” podejście do poprawy efektywności korporacyjnej może być bardzo przydatne w przypadku przekształceń na dużą skalę.

TM-bacillus jako „nawóz glebowy” na zmianę

Problemem, który nieuchronnie pojawia się przy każdej zmianie w systemie zarządzania firmą, jest opór pracowników. Częściowo opór ten tłumaczy się racjonalnymi powodami i można go przezwyciężyć na tym samym racjonalnym poziomie, wyjaśniając osobie korzyści, które nie są dla niej oczywiste z uporządkowania rzeczy w systemie. Po części taki opór jest spowodowany czynnikami irracjonalnymi - naturalnym odrzuceniem wszystkiego, co nowe, niezwykłe, tego, czego potrzeba nie została jeszcze zrealizowana. Na diagramie sytuację tę przedstawiają gwałtowne, niedopuszczalne zmiany w znajomym środowisku zewnętrznym.

W tej sytuacji wstępna „wprowadzenie TM Bacillus” może być dobrym sposobem na przygotowanie gruntu pod zmiany. Jeśli „bakcyl wydajności” zostanie wprowadzony do głowy osoby i działał zgodnie ze schematem opisanym powyżej, jeśli zaczął liczyć i cenić swój osobisty czas, znacznie łatwiej jest mu zaakceptować pomysł uporządkowania rzeczy na poziomie firmy, jak pokazano w poprzednim podrozdziale.

Zauważmy, że tutaj rozmawiamy wyłącznie o dobrowolnym użyciu przez osobę określonych metod. Tych. czas w tym przypadku nie jest bynajmniej zewnętrzną obserwacją specjalisty w zakresie organizacja naukowa praca. Jedynym elementem przymusu może być tutaj obowiązek odbycia szkolenia; stosowanie metod uzyskanych przez daną osobę powinno być całkowicie pozostawione jej wyłącznemu uznaniu. Nawet jeśli tylko 10% pracowników poważnie zainteresuje się organizacją swojego czasu i zacznie podejmować wysiłki w tym kierunku, to ten „zaczyn” prędzej czy później dotknie wszystkich wokół nich. Ale jest to możliwe tylko wtedy, gdy „wprowadzenie Bacillus” jest pozbawione jakiegokolwiek obowiązku i przymusu, kiedy nacisk kładziony jest na kreowanie osobistego interesu osoby. To jest ścieżka powolnej, ewolucyjnej, długoterminowej zmiany. myślący.

Wszelkie zasoby finansowe, materiałowe i podobne zasoby wydajnościowe zużywalny.„Bacillus wydajności” uwalnia „energię międzyatomową” ludzkiego, twórczego zasobu, który jako źródło rozwoju - niewyczerpany.

001 Pomimo tego, że ten „osobisty” czas jest „sprzedawany” pracodawcy, strata tego czasu jest nadal stratą czasu życia, dlatego uważamy za właściwe użycie tutaj terminu „osobisty czas”.

002 prawdziwy przypadek z praktyki diagnostycznej autora. Warto zauważyć, że ci pracownicy częściowo sami sprowokowali takie ingerencje w swój czas poprzez stałą niezawodność. Ale ten fakt nie umniejsza strat właściciela firmy z tak rażącej nieefektywności.

Gospodarka

Słowa kluczowe:

1 -1

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Hostowane na http://www.allbest.ru/

Zarządzanie czasem w firmie: cele i technologie

Zawartość

Wstęp
Wniosek

Wstęp

Wiele dyscyplin i technologii zarządzania pomaga szefowi przedsiębiorstwa stać się bardziej dynamicznym, nadążać za wszystkim i jak najszybciej dotrzymywać terminów. Zarządzanie projektami, zarządzanie jakością, różne korporacyjne systemy informatyczne – to wszystko, oprócz obniżenia kosztów finansowych, pomaga zredukować koszty czasu.

Korporacyjne zarządzanie czasem jest jedną z tych technologii, która ukształtowała się jako osobna dyscyplina w ramach ogólnego zarządzania dzięki rozwojowi społeczności zarządzania czasem Improvement.ru i Wydziału Zarządzania Czasem Moskiewskiej Akademii Finansowej i Przemysłowej.

Zbiorowy zarządzanie czasem - dyscyplina w ramach ogólnego zarządzania, co pozwala uczynić zarządzanie czasem osobistym pracowników narzędziem zwiększania wydajności firmy.

Trafność mojej pracy wynika z oczywistej potrzeby efektywnego zarządzania czasem w dzisiejszej dynamicznej gospodarce. Z jednej strony zarządzanie czasem (lub samoorganizacja) to skuteczna technologia organizowania pracy osobistej. Z drugiej strony jest to koncepcja życiowa osoby, która jest przekonana, że nie należy marnować nieodnawialnych zasobów swojego czasu, a ostatecznie swojego życia.

Celem prezentowanej pracy jest rozważenie celów i technologii korporacyjnego zarządzania czasem.

Aby osiągnąć ten cel, badanie wyznacza następujące zadania:

- rozważ zarządzanie czasem w firmie jako narzędzie do poprawy efektywności organizacji,

- uzasadnić cele i wyniki korporacyjnego zarządzania czasem

- rozważ zarządzanie czasem w firmie: na drodze do stania się nowym standardem korporacyjnym.

1. Korporacyjne zarządzanie czasem jako narzędzie poprawy efektywności organizacji

Zarządzanie czasem w firmie pozwala na uczynienie z zarządzania czasem pracowników narzędzia do zwiększania wydajności firmy.

Zarządzanie czasem w firmie łączy dwa podejścia - zarządzanie czasem osobistym i korporacyjną organizację pracy. Zadaniem wprowadzenia zarządzania czasem w tym przypadku jest odpowiedź na pytanie: „Jak zwiększyć zarządzalność firmy i pracowników, nie tracąc przy tym korzyści, które dają swobodę i inicjatywę ludzi?”

1.1 Koncepcja zarządzania czasem w firmie

"Zadanie kierownictwo w XXI wiek - nauczyć się rządzić efektywność kierowniczy oraz twórczy trwTAk" (P. Drucker Archangielski G.A. Organizacja czasu: od efektywności osobistej do rozwoju firmy / G.A. Archangielsk. - wyd. 2 - Petersburg: Piotr, 2005. - 442 s. )

Po raz pierwszy temat zarządzania czasem w przedsiębiorstwie został poruszony w monografii G.A. Archangielski „Organizacja czasu: od wydajności osobistej do rozwoju firmy” w 2003 roku. Od tego czasu idea scentralizowanego korporacyjnego wdrażania technologii zarządzania czasem stała się świadomą potrzebą coraz większej liczby firm i organizacji.

Zarządzanie czasem zostało pierwotnie opracowane jako praktyczna dyscyplina rozwijana bardziej przez konsultantów zarządzania niż przez naukowców. Szereg krajowych i zachodnich specjalistów od zarządzania opracowało praktyczne technologie planowania, oferując je praktykującym menedżerom w formie książek i kursy przygotowujące. Z reguły stosowanie lub niestosowanie technologii zarządzania czasem pozostawiało kierownictwo organizacji w gestii pracownika. Dlatego w zarządzaniu naukowym stosunkowo rzadko poruszano zagadnienia samorządności i osobistej organizacji pracy. Klasyki naukowego zarządzania, np. F.W. Taylor, po raz pierwszy podniósł kwestię scentralizowany wprowadzenie technologii do osobistej organizacji pracy, mając na uwadze głównie Praca fizyczna. W latach 20. XX wieku. Dyrektor Centralnego Instytutu Pracy A.K. Gastev przeciwstawił mechanistyczne podejście w takim wstępie „od góry” ideą „bakcyla organizacyjno-robotniczego”, która zachęca pracownika organizacji do samodzielnego doskonalenia procesów pracy. Przewodniczący Ligi „Czas” P.M. Kierżentsev przeniósł uwagę z ogólnej organizacji pracy na czas, zaczął uważać ją za jeden z najważniejszych zasobów organizacji i pracownika.

Wreszcie klasyk zachodniej teorii zarządzania P. Drucker, zwracając uwagę na złożoność zarządzania pracą twórczą i kierowniczą „odgórnie” bez angażowania samodzielnej inicjatywy pracownika, jako kluczowe wyznaczył zadanie zwiększenia efektywności pracy kierowniczej i twórczej. dla zarządzania w XXI wieku.

Tak więc w historii problematyki zarządzania czasem pracownika organizacji można wyróżnić dwie główne gałęzie badań: klasyczne zarządzanie czasem oraz obszary zarządzania ogólnego, w taki czy inny sposób oddziałujące na zagadnienia osobistej organizacji pracy. Branże te zbiegają się w toku rozwoju, co sprawia, że w naturalny sposób pojawia się pytanie o wypracowanie metod osadzenia zarządzania czasem w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Zbiorowy zarządzanie czasem- zestaw technologii „wbudowywania” metod zarządzania czasem w system zarządzania organizacją.

Jeśli więc zarządzanie przedsiębiorstwem jest ścieżką „odgórną”, od budowy systemu do efektywności jego elementów, w szczególności efektywnego wykorzystania czasu pracownika, to zarządzanie czasem osobistym jest ścieżką „oddolną”, od od efektywności osobistej pracowników do zwiększania efektywności działów lub organizacji.

Zarządzanie czasem w klasycznym tego słowa znaczeniu obejmuje cały zestaw technologii planistycznych, z których korzysta pracownik organizacji. na własną rękę poprawa efektywności wykorzystania czasu pracy. Jednocześnie korzystanie z zarządzania czasem nie jest obowiązkowe. W ostatnich latach coraz większa liczba organizacji zdała sobie sprawę z potrzeby scentralizowanego wdrażania technologii zarządzania czasem w korporacjach.

1.2 Podstawowe zasady zarządzania czasem

pracowity niezależna praca. Menedżer może samodzielnie opracować wysokiej jakości, efektywny system organizacji swojego czasu. Tej ważnej pracy nie można pozostawić konsultantowi lub sekretarce. Tylko sam menedżer będzie mógł wybrać odpowiednie rozwiązanie i przebudować je na swoje potrzeby.

Indywidualność rozwiązania. W organizacji czasu osobistego ważne są nie ogólne zasady, ale indywidualny styl, który lider odnajduje dla siebie. Jeśli jest dla niego wygodny, daje maksymalną wydajność. Należy raczej skupić się na tych metodach, które pozwalają nawigować nawet w warunkach niepewności. Dlatego ważne jest określenie takich parametrów, jak temperament osoby, preferencje sensoryczne, biorytmy jego ciała, cele pracy itp.

Konieczność śledzenia własnych wyników. Korzystając z pomiaru czasu, możesz zidentyfikować momenty niewybaczalnej straty czasu i odkryć jego ukryte rezerwy. Przy analizie uzyskanych danych zaleca się stosowanie metody porównywania osiągniętego z maksymalnym możliwym, a nie osiągniętego z planowanym, jak to ma miejsce w zachodnich technologiach zarządzania czasem. Ale głównym rezultatem korzystania z pomiaru czasu jest pojawienie się pewnej zdolności do ciągłego monitorowania własnej skuteczności. Śledzenie własnego czasu przez kilka tygodni rozwija szczególną uwagę na czas, a menedżer zaczyna patrzeć na swoje działania w zupełnie inny sposób.

Myślenie o wydajności. Podstawową rolę odgrywa bezpośrednia zmiana myślenia. Osoba, która nauczyła się identyfikować nieefektywne procesy i ulepszać je, dążąc do optymalizacji i poprawy wydajności – potrafi stosować istniejące metody, dostosowywać je do swoich potrzeb lub rozwijać własne. A bardzo techniczne metody organizacji czasu i pracy osobistej oraz ich bezpośrednie wdrożenie w życie to tylko kwestia technologii. Kiedy nastąpi zmiana świadomości, zaczyna działać i przynosić owoce w każdym rodzaju aktywności.

Osiągalne i niewyczerpane rezerwy wydajności. Fundamentalna zasada, przy której żadne kwestie technologiczne nie są nieporównywalne. Wychodząc z założenia, że rezerwy efektywności, rozwoju i samodoskonalenia są nie tylko realnie osiągalne, ale także potencjalnie niewyczerpane, poszukiwanie właściwego rozwiązania i opracowanie niezbędnej metody to kwestie czysto taktyczne i oczywiście możliwe do rozwiązania.

1.3 Przyczyny korzystania z korporacyjnego zarządzania czasem

Potrzeba korporacyjnego wdrożenia zarządzania czasem wynika z następujących czynników:

1. Rozwój tempo zmiany gospodarczy środowiska wymagają przeniesienia większych uprawnień na pracowników organizacji, szybkiego podejmowania przez nich niezależnych decyzji oraz samodzielnej organizacji i planowania ich pracy.

2. Wzrastający konkretny waga nieuchwytny majątek w koszt organorazcje; wydajność kluczowych top managerów i specjalistów staje się głównym czynnikiem sukcesu coraz większej liczby firm. Jednocześnie kontrola zewnętrzna nad działaniami pracownika, która ma charakter twórczy, jest niezwykle trudna, ale rośnie znaczenie samodzielnej organizacji jego pracy przez takiego pracownika.

3. Do organizacje stać się norma a nie rzadki wyjątek, Wstańnnie istotne zmiany zajęcia- rozwój nowych produktów, wejście na nowe rynki, wprowadzanie nowych narzędzi i systemów zarządzania. Dla menedżerów najwyższego szczebla i specjalistów organizacji, odpowiednio, stały wzrost liczby i objętości zadań do rozwiązania, konieczność ciągłego znajdowania rezerw czasu na realizację projektów, które pozwalają organizacji na ciągły rozwój, staje się normą.

korporacyjny standard zarządzania czasem

2. Cele i wyniki zarządzania czasem w firmie

2.1 Czas firmy i czas pracownika (kierownika)

To, kto połączenieoleży uciekać jego czas wydania z ręce mój życie; że, kto trzyma w ręce jego czas , trzyma w ręce mój życie. (Alan lakeane Alan Lacane - autor bestsellerów „Jak zostać mistrzem swojego czasu i życia”, znany amerykański ekspert „Strategii oszczędzania czasu” )

Istnieje dość rozległy obszar technologii zarządczych związanych z zarządzaniem czasem firmy, przede wszystkim związany z systemami zarządzania. Główną uwagę przywiązuje się do organizacji systemu jako całości. Przy takim podejściu organizacja czasu pojedynczego pracownika jest traktowana wyłącznie jako konsekwencja prawidłowo zbudowanego i sprawnie działającego systemu.

Technologie związane z tym obszarem to np. reengineering procesów biznesowych, kompleksowe zarządzanie jakością, zarządzanie projektami itp., które są technologiami zarządzania czasem firmy, czyli jednym z najważniejszych kryteriów jakości.

Drugim ważnym kierunkiem w zarządzaniu przedsiębiorstwem jest organizacja pracy osobistej, zwiększająca efektywność własnych działań. W tym przypadku inicjatywa zmiany pochodzi od samego pracownika.

W tym kierunku mają zastosowanie technologie zarządzania czasem osobistym, różne technologie rozwoju osobistego, samozarządzania.

Dziedziny zastosowania technologii pierwszego typu: praca typu „przenośnik”. Obszary działalności niewymagające twórczej inicjatywy pracowników. Ściśle regulowane procesy, od których każde odstępstwo może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji.

Obszary zastosowania technologii drugiego typu: praca, która wymaga nie tylko bezwzględnego wykonywania ścisłych opisów stanowisk, ale także przejawiania przez pracownika samodzielnej inicjatywy. Obszary działania polegające na podejmowaniu niestandardowych decyzji, alokacji zasobów, potrzebie i chęci wzięcia odpowiedzialności, dynamicznym reagowaniu na zmieniające się wymagania, sytuacje i prośby. Zatrudnienie o wysokim poziomie samodzielnego podejmowania decyzji i odpowiedzialności za nie, niezależna organizacja procesów.

Jednocześnie „osobiste” zarządzanie czasem, ze względu na swoje właściwości, okazuje się dość potężnym narzędziem nie tylko w zakresie rozwoju osobistego, ale także w podnoszeniu efektywności firmy.

I tutaj już ma sens mówienie nie tyle o osobistym, co o osobistym zarządzaniu czasem.

2.2 Wyniki osobiste i korporacyjne

Efektywność osobista - kluczowa koncepcja zarządzanie czasem: im wyżej, im jaśniejsze cele sobie stawiamy, tym bardziej sensownie i uporządkowanie traktujemy wykorzystanie naszego czasu.

Osobisty efektywność- wykorzystanie przez osobę swojego czasu do osiągnięcia swoich celów; jest rozpatrywany w kontekście całego życia, bez przywiązania do konkretnego miejsca pracy lub dziedziny działalności.

Mówiąc o zarządzaniu czasem w firmie, oczywiste jest, że na kwestie osobistej efektywności w organizacji czasu potrzebny jest inny punkt widzenia. Konieczne jest uwzględnienie kontekstu pracy, specyfiki dziedziny działalności, specyfiki konkretnej firmy, dlatego konieczne jest wprowadzenie nowego pojęcia efektywności osobistej.

Osobisty efektywność- skuteczność osobista osoby jako pracownika danej organizacji, dzięki własnym wysiłkom i umiejętnościom samoorganizacji.

Zatem skuteczność osobista to skuteczność osobista osoby plus kontekst określonej dziedziny działalności.

Jak efektywność osobista ma się do wzrostu efektywności firmy? Zaczynając być bardziej świadomym swojego czasu, człowiek bardzo szybko zaczyna rozumieć, że strata czasu osobistego jest bezpośrednio zależna od nieefektywności istniejącego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Posiadając umiejętności zarządzania czasem, dostrzeże on związek strat firmy z własnymi (zapamiętajcie wykres zależności między celami osobistymi i korporacyjnymi), a tym samym bardziej aktywnie inicjuje pozytywne zmiany. Jednocześnie zmiany inicjowane przez samego pracownika są znacznie skuteczniejsze niż te wprowadzane „z góry”. To, co robotnik wymyślił i sam sobie zasugerował, będzie chętniej wprowadzał w życie; jednocześnie jest najlepiej poinformowany o rzeczywistym stanie rzeczy, ponieważ jest najbliżej rzeczywistych problemów i trudności pracy, którą sam wykonuje. Zatem to właśnie zwykli pracownicy firm i organizacji są najlepszym źródłem poprawy efektywności firmy. „Sama firma zwiększa swoją efektywność”.

- przydatność menedżerska zwiększania efektywności osobistej podwładnych:

- łatwość zarządzania wydajnością osobistą i zrozumienie cech planowania i dystrybucji czasu pracy przez pracownika;

- umiejętność wyznaczania optymalnych terminów realizacji zadań dzięki realistycznemu zrozumieniu stopnia obciążenia pracą podwładnych;

- pewność co do skuteczności i terminowości działań podwładnych w sytuacjach, gdy bezpośrednia kontrola nad nimi jest trudna lub niemożliwa: podczas interakcji z podwładnymi z klientami, współpracownikami z innych działów itp.;

- przejrzystość pracy podwładnych, sformalizowanie ich osobistych celów pracy, planów i zadań, eliminacja czynnika „niezbędności od dezorganizacji” pracownika.

2.3 Logika wdrażania korporacyjnego zarządzania czasem: zasady, etapy

Zasady:

" Zasada rolnik" . Co robi rolnik, aby uzyskać wysoki plon? Uprawia ziemię, nawozi, nawadnia, pędy, chwasty… Czy to nie dziwne, na pierwszy rzut oka, że czekając na wynik z rośliny, wysiłki zmierzają w zupełnie innym kierunku? Tak samo jest z wprowadzeniem zarządzania czasem: nie warto wkładać wysiłku w „owoce” – specyficzne metody, dzięki którym ludzie będą organizować swój czas. Wysiłki powinny być skoncentrowane na „glebie” – na postawach, wierzeniach, celach, wartościach, stosunku ludzi do czasu.

Główne cechy tej zasady:

- Homeopatyczny, ruch z mikroskopijnymi krokami, staraj się nie stosować ataków frontalnych: „Od jutra wszyscy jesteśmy na czas!”;

- Wspólny język - rozmawiaj z każdym pracownikiem w języku, który rozumie, jeśli chcesz być słyszany, o rzeczach, które go interesują;

- Wymagana objętość - najważniejsze jest to, aby jakakolwiek innowacja nie była uciążliwa dla pracownika na tym etapie.

" Środek krystalizacja" . Z reguły idea zarządzania czasem (w terminologii zarządzania czasem – „bakcyl zarządzania czasem”) jest początkowo wnoszona do firmy przez jedną osobę. Jeden, nawet najskuteczniejszy pracownik czy lider, nie będzie w stanie zmienić sytuacji bez wsparcia innych. W związku z tym potrzebne jest pewne „centrum”, w którym mogłyby „krystalizować się” idee efektywnej i racjonalnej organizacji czasu. Nie jest ważne, czy ta grupa będzie z jednej jednostki, czy z kilku.

Przydatność tworzenia takiej grupy:

- Utworzenie grupy pilotażowej do testowania stosowanych technologii zarządzania czasem przed ich masowym wprowadzeniem do działalności firmy;

- Praca zespołowa – jakościowo nowy poziom możliwości, pojawienie się nowego, systemowego efektu;

- Wykazanie na dobrym przykładzie nie tylko osobistych, ale i zespołowych, korporacyjnych przykładów skuteczności przekształceń w zakresie zarządzania czasem.

" wolność niezależność" . Niech ludzie sami podejmą kroki w zakresie organizacji czasu.

Zalety takiego podejścia:

- Człowiek zaczyna odczuwać wolność i kontrolę w tym, jak dokładnie organizuje swój czas, jakimi narzędziami, metodami, sposobami się posługuje. Niech wymyśla własne podejścia, narzędzia i metody, nawet te nieefektywne – to wzmacnia zainteresowanie i inicjuje dalsze studia nad podstawami zarządzania czasem;

Z zastrzeżeniem nieingerencji przez pewien czas w rozwój pomysłów na zarządzanie czasem, istnieje możliwość twórczego przełomu, narodzin zupełnie nowych narzędzi, metod, które mogą być wysoce skuteczne do wdrożenia w Twojej firmie: w końcu nikt nie wie specyfikę działalności lepiej niż specjalista, który wykonuje tę pracę na co dzień;

- Umiejętność podejmowania samodzielnych kroków rodzi poczucie wolności wyboru. Własny wybór czy przymus z zewnątrz – jak myślisz, gdzie są szanse na udane wdrożenie? Pozostawcie osobie prawo do samodzielnego poszukiwania i osobistego wyboru.

Gradacja:

" Siew" . Głównym zadaniem tego etapu jest wzbudzenie wśród pracowników i współpracowników swobodnego zainteresowania tematem zarządzania czasem. Sposoby:

" Motywacja poprzez wartości" . Wyjaśnienie i przedstawienie pracownikowi, jakie jest jego osobiste zainteresowanie kompetentnym zarządzaniem jego osobistym zasobem czasu.

" Robić Jak I" . Najsilniejszą techniką na tym etapie jest osobisty przykład lidera z wyraźnie widocznymi zewnętrznymi pozytywnymi wynikami. Innym sposobem jest kompetentne przekazanie idei zarządzania czasem pracownikom, współpracownikom, kierownictwu wyższego szczebla.

I wreszcie jedna z mocnych metod motywowania podwładnych:” zrezygnować w woda, a po uczyć pływać" .

" motyw" . Stwórz motywację do wykorzystania umiejętności i wiedzy z zakresu zarządzania czasem w rzeczywistej praktyce pracowników. Jednym ze sposobów na tym etapie jest wprowadzenie wskaźników ilościowych, które czynią czas jednostki, działu wymiernym zasobem i pozwalają śledzić zmiany w procesie stosowania narzędzi zarządzania czasem.

Przykłady takich wskaźników:

Ile czasu spędzamy na spotkaniach?

- jak często kończymy pracę po zakończeniu dnia pracy;

- jak często i o ile zakłócamy czas dostawy;

- Ile czasu upływa od otrzymania zamówienia klienta do momentu wysyłki / alternatywnie: od momentu pojawienia się nowego pomysłu do wprowadzenia nowego produktu na rynek;

- Ile razy w tygodniu kierownicy sąsiednich wydziałów skarżą się, że opóźniamy dokumentację...

Zacznij wybierać wskaźniki od tych, których zmiany będą widoczne od razu lub po krótkim czasie.

" Zamówienie" . Formalizacja nowych efektywnych metod pracy, narzędzi, metod, które pojawiły się na pierwszych etapach, które pomagają optymalizować procesy biznesowe, użytkowania czas pracy. Tu zaczyna się opracowywanie norm, zasad, regulaminów i porozumień z zakresu zarządzania czasem.

Tym samym integracja zarządzania czasem z systemem zarządzania firmą lub organizacją, na pewnym etapie jej rozwoju, rodzi konieczność wypracowania standardów korporacyjnych w zakresie zarządzania czasem.

3. Zarządzanie czasem w firmie: na drodze do nowego korporacyjnego standardu

3.1 Diagnoza i ocena umiejętności zarządzania czasem

Pierwszym krokiem we wdrażaniu korporacyjnego zarządzania czasem jest zwykle szkolenie. Ale zwykłe szkolenie nie daje maksymalnych rezultatów, jeśli nie towarzyszą mu określone czynności przed- i po-treningowe, jeśli nie jest logicznym elementem korporacyjnego systemu szkoleniowego. Przedstawmy technologię takiego wbudowania zarządzania czasem w program uczelni korporacyjnej lub Ośrodek szkoleniowy na przykładzie prawdziwego projektu.

Szkolenie z zarządzania czasem w trakcie uczelni korporacyjnej odbywa się według następującego schematu:

1) uczestnicy szkolenia wypełniają ankiety profilujące, które pozwalają ocenić poziom ich kompetencji TM i zindywidualizować szkolenie;

2) prowadzony jest dwudniowy program szkoleniowy „Zarządzanie czasem: metody elastyczne”, dostosowany do specyfiki działalności firmy.

3) w trakcie szkolenia uczestnicy rozpoczynają pracę z autorskim podręcznikiem „Organizator szkolenia”, który jest rodzajem „samouczka zarządzania czasem”. Zawiera proste ćwiczenia i puste wykresy, które pozwalają skonsolidować materiał szkoleniowy. Po szkoleniu uczestnik nie zostaje „jeden na jednego” z zarządzaniem czasem, ma jasny algorytm działań;

4) miesiąc po szkoleniu przeprowadzany jest 4-godzinny trening dokształcający. Analizuje sukcesy i porażki pierwszego etapu stosowania zarządzania czasem.

5) kilka miesięcy po kursie uczestnicy piszą eseje odzwierciedlające zmiany w organizacji ich pracy.

Taki schemat może znacznie zwiększyć efektywność szkolenia. Na każdym etapie uczelnia korporacyjna aktywnie współdziała z pracownikiem, jego menedżerem i trenerem TM, tak aby wszystkie badane techniki znalazły rzeczywiste zastosowanie. Jednym z ciekawych efektów ubocznych szkoleń jest to, że menedżerowie wyższego szczebla, widząc wyraźne sukcesy podwładnych w organizowaniu czasu, sami wyrażają chęć uczestnictwa w podobnych szkoleniach.

Kolejnym krokiem po organizacji systemu szkoleń z zarządzania czasem jest diagnostyka zarządzania czasem w działach oraz certyfikacja umiejętności TM pracowników.

Diagnostyka przeprowadzana jest w formie ankiety według kilku kluczowych kryteriów. Efektem jest konstrukcja profilu TM – prostego diagramu, który odzwierciedla sytuację w firmie lub dziale we wszystkich aspektach zarządzania czasem (rys. 1)

Rysunek 1 - JSC "Bank24.ru" - Profil TM zespołu top menedżerów

Profil budowany jest na podstawie danych uzyskanych z badania zespołu menedżerów w trzech głównych obszarach wdrażania zarządzania czasem w firmie:

- zarządzanie czasem osobistym - stopień umiejętności zarządzania czasem średnio dla tej grupy menedżerów;

- zarządzanie czasem w zespole - jakość interakcji TM w poziomie w zespole;

- zarządzanie czasem w firmie - jakość interakcji TM pomiędzy menedżerem a jego podwładnymi.

Analiza skonstruowanego profilu TM pozwala zidentyfikować problematyczne elementy TM w codziennych działaniach każdego pracownika, działu i organizacji jako całości. Przeprowadzenie drugiej ankiety (po ukończeniu szkolenia) pozwala ocenić jego skuteczność.

Diagnostyka TM pozwala ocenić ogólne posiadanie umiejętności TM zespołu menedżerów. Jednocześnie lub oddzielnie z nim można zastosować technikę Certyfikaty TM, który służy do oceny osobistych umiejętności TM każdego menedżera lub specjalisty.

Profil diagnostyczny TM budowany jest na podstawie wyników dziesięciu głównych kryteriów, obejmujących wszystkie kluczowe aspekty zarządzania czasem. Liczba „dziesięć” została wybrana na podstawie faktu, że każde kryterium jest porównywane z „przykazaniem zarządzania czasem”. Jak ujął to jeden z szefów korporacyjnego projektu TM, „po tym, jak wszystko zostanie zapomniane, trzeba coś zostawić”. Takim „suchym osadem” powinno być „Dziesięć przykazań zarządzania czasem” (tab. 1).

Tabela 1 - Kryteria i przykazania zarządzania czasem

Kryteria TM	przykazania TM
Materializacja i widoczność zadań i informacji	Materializuj myśli i zadania. Będąc „w głowie”, nie są kontrolowane
Mierzalność wyników, czasu i wydajności	Jeśli chcesz zarządzać - mierz. Zarządzaj na podstawie faktów, a nie opinii.
Konsekwencja, konsekwencja, koordynacja pracy	Usystematyzuj pracę: łącz się znaczeniem, strukturą. Brak systemu - brak wyniku
Elastyczność działania, łatwość planowania, responsywność	Planuj tak prosto i elastycznie, jak to tylko możliwe. Zwiększ swoją reakcję na zmiany
Zorientowany na cel, określony kierunek	Formułuj cele. Oceń każde działanie pod kątem wkładu, jaki wnosi w osiągnięcie celów.
Ustalenie priorytetów, skupienie się na tym, co najważniejsze	Wyróżnij najważniejsze. Zacznij od tego, daj mu najlepszy czas i wysiłek
Inwestycje, orientacja rozwojowa	Zainwestuj czas w przyszłość. To bardzo trudne, ale to się opłaca
Terminowość wykonania	Korzystaj z dobrych okazji. Plan jest środkiem do tego, ale nie celem samym w sobie.
Kontrola wykonania	Utwórz przegląd delegowanych zadań i monitorowania wydajności. Każdy powinien wiedzieć, że „niczego nie zapominasz” i zawsze stawiasz na swoim
Łatwość obsługi	Zarządzaj swoim obciążeniem pracą; pracuj „mniej, ale mądrzej”. Menedżer prowadzony jak koń jest nieodpowiedni
Dbałość o wydajność	Rozwijaj „poczucie czasu” i „poczucie efektywności”. Reszta pójdą dalej

Przyjrzyjmy się pokrótce każdemu kryterium z osobna.

1. materializacja. Efektywne zarządzanie czasem zaczyna się od materializacji zadań, przemyśleń, planów, porozumień. Obecność wszystkich zadań na nośnikach zewnętrznych (najlepiej elektronicznych) pozwala uwolnić myślenie od spraw priorytetowych w pracy osobistej i skrócić czas poświęcany na poszukiwanie informacji. W zarządzaniu czasem zespołu materializacja pomaga uniknąć „niezbędności od dezorganizacji”, łatwo jest przenosić zadania w poziomie. W szczególności dobrze zorganizowana materializacja zadań ogranicza szereg zagrożeń związanych ze zwolnieniem pracowników. Emerytowany pracownik może zabrać ze sobą papierowy pamiętnik z przydatnymi kontaktami, ale nie będzie w stanie usunąć stworzonego w MS Outlooku systemu przeglądu zadań, zorganizowanego według pewnych, dobrze znanych reguł.

2. wymierność. Potrzeba ilościowego pomiaru wskaźników w ogólnym zarządzaniu jest praktycznie aksjomatem. To samo dotyczy zarówno osobistego, jak i zespołowego zarządzania czasem. Dopiero wprowadzenie obiektywnych wskaźników ilościowych pozwala na naprawdę systematyczne zarządzanie czasem. Z reguły w pomiarach czasu wykorzystywane są wskaźniki do analizy spędzonego czasu. Na przykład „udział czasu na zadaniach priorytetowych”, „czas spędzony na zadaniach, które sam wykonywał, chociaż mógł delegować”.

3. Spójność. W pracy osobistej kryterium to ocenia spójność zadań i projektów, „efekt synergiczny” ich interakcji. W zarządzaniu czasem w zespole jest to jedno z kluczowych kryteriów, które odpowiada na pytanie: „Czy zespół jest pojedynczym podmiotem, którego wydajność jest wyższa niż suma wyników każdego menedżera wchodzącego w skład zespołu?”

4. Elastyczność. Zarządzanie czasem jest często utożsamiane z twardym planowaniem, „planowaniem się co do minuty”. Ale plan nie jest celem samym w sobie. Plany pracy zarówno osobistej, jak i zespołowej powinny być tak proste, jak to tylko możliwe, elastyczne, aby łatwo „wyłapać” pojawiające się możliwości.

5. orientacja na cel. Aktywność może być gwałtowną reakcją na bodźce zewnętrzne lub wyraźną logiczną sekwencją zadań, z których każde działa w kierunku jasno wyartykułowanych celów. W pracy zespołowej kryterium to ocenia jasność celów dla wszystkich członków zespołu oraz spójność ich ruchu w jednym kierunku.

6. Priorytetyzacja. To kryterium pozwala ocenić stopień „zajętości pracy”, proporcję czasu przeznaczoną na zadania priorytetowe. Z reguły to w kierunku priorytetyzacji leżą najskuteczniejsze działania na wczesnych etapach wdrażania zarządzania czasem. W końcu prawie każda organizacja doskonale zdaje sobie sprawę z problemu „odchodów”, które zgodnie z jakimś niezrozumiałym prawem natury zawsze przybiera na sile.

7. Inwestycja. Każde zadanie wykonywane w pracy osobistej lub zespołowej może przynieść rezultaty. Ale może w mniejszym lub większym stopniu działać na rzecz rozwoju, stwarzać nowe możliwości dla przyszłych wyników. Idealnie wszystkie zadania działają na rzecz rozwoju, tworzą „inwestycję w przyszłość”.

8. Aktualność. Kryterium to ocenia zarówno terminowość pod względem dotrzymywania terminów realizacji zadań, jak i terminowość realizacji projektów nie związanych z trudnymi czasami, co jest możliwe tylko przy elastycznym systemie planowania, który szybko reaguje na pojawiające się korzystne możliwości.

9. Sterowalność. Jeśli wyznaczyłeś zadanie podwładnemu lub uzgodniłeś coś z kolegą, jak pewny możesz być w realizacji? Czy trzeba wielokrotnie przypominać o tym zadaniu?

10. Łatwość. Kryterium to ocenia stopień intensywności zarówno pracy osobistej, jak i relacji w zespole oraz z podwładnymi. Dzięki idealnie dopasowanemu zarządzaniu czasem osobistym, zespołowym i firmowym praca osobista i interakcja z kolegami przestają być „napięte” i nie wymagają ciągłych, bolesnych wysiłków.

Oprócz oceny według dziesięciu kryteriów, sytuacja oceniana jest według jednego kryterium integralnego – „Uwaga na efektywność”, które opisuje poziom poszanowania czasu własnego i innych w ogóle, świadomość wagi zagadnienia, jego „wdrożenie” na poziomie oczywistych zasad współdziałania zespołu.

Aby skonstruować profil TM, pracownicy diagnozowanej jednostki odpowiadają na pytania z kwestionariusza, który zawiera 33 „wielokrotnego wyboru” (11 kryteriów, każde oceniane jest w 3 obszarach). Przykład oceny materializacji zarządzania czasem w obszarach osobistych i zespołowych przedstawia tabela. 2.

Tabela 2 - Przykład pytań kwestionariusza diagnostycznego

Kryterium 1: Materializacja i widoczność zadań i informacji
	1. Zarządzanie czasem osobistym	2. Zarządzanie czasem zespołu
	Prawie wszystkie moje zadania i przydatne myśli (istotne informacje itp.) istnieją w łatwo widocznej formie elektronicznej (w MS Outlooku, w postaci e-maila lub osobnych plików itp.)		Prawie wszystkie zadania są przekazywane współpracownikom drogą elektroniczną. Na podstawie wyników dyskusji ustnych kluczowe myśli są koniecznie rejestrowane i przesyłane.
	Większość moich zadań i myśli istnieje w formie elektronicznej, niewielka część (do 20-30%) - w formie papierowej. Przegląd zadań jest dość prosty i wygodny		Większość zadań przekazywana jest „w poziomie” w formie elektronicznej, niewielka część w formie papierowej. Wyniki większości dyskusji ustnych są zapisywane na piśmie.
	Większość moich zadań i przemyśleń (70% lub więcej) jest zapisywana na papierze (w dzienniku, w postaci osobnych dokumentów), reszta - w formie elektronicznej		Większość zadań składana jest na papierze. Niewielka część umów ustnych jest ustalona
	Do 20-30% zadań i istotnych informacji nie jest rejestrowanych na piśmie		Do 20-30% zadań (wniosków, umów) przekazywanych jest „poziomo” ustnie
	Większość moich zadań i istotnych informacji zachowuję w pamięci		Większość zadań jest przekazywana ustnie
Przykazanie 1: Materializuj myśli i zadania. Będąc „w głowie”, nie są kontrolowane

Podobnie respondent ocenia stan rzeczy według innych kryteriów i kierunków. Łatwo zauważyć, że z pytań widoczne są „społecznie oczekiwane” odpowiedzi. W tym oczekiwaniu społecznym oprócz oczywistych wad (zniekształcenie danych w kierunku „poprawnych” odpowiedzi) są też zalety. Polegają one na tym, że w formie ankiety faktycznie dokonuje się wprowadzenia zasad TM do kultury korporacyjnej. Porównując się z ideałem TM wynikającym z ankiety, menedżer sam próbuje tego ideału i rozumie, do czego powinien dążyć. To bardzo ważny efekt zastosowania metodologii: znajomość zagadnień zarządzania czasem pozostawia często wiele do życzenia wśród menedżerów dalekich od ostatnich rosyjskich firm.

Aby zneutralizować efekt oczekiwań społecznych, badanie przeprowadzane jest wyłącznie anonimowo, a wszyscy uczestnicy są o tym ostrzegani. Profil jest opracowywany przez cały zespół zarządzający i nie stanowi podstawy do jakichkolwiek „odwetów”. Należy pamiętać, że metoda TM-diagnostyki nie jest metodą oceny pracowników czy działów. Zadaniem metodologii jest identyfikacja najbardziej priorytetowych obszarów rozwoju umiejętności TM menedżerów i ich interakcji w zespole.

Odpowiedzi „zawyżone” są identyfikowane podczas szczegółowej analizy profilu TM i macierzy odpowiedzi.

Oprócz sformalizowanych pytań dotyczących zestawu kryteriów kwestionariusz zawiera również sześć pytań otwartych. Kierownik wypełniający ankietę proszony jest o opisanie w dowolny sposób aktualnego i pożądanego stanu zarządzania czasem osobistym, zespołowym i korporacyjnym. Pytania otwarte umożliwiają doprecyzowanie i „uzupełnienie” ocen uzyskanych w sformalizowanym kwestionariuszu. Przykładowo w powyższym przypadku odpowiedzi kierownika wyraźnie korelowały z niskimi wskaźnikami w zakresie materializacji, tj. przegląd zadań i informacji oraz inwestycji, tj. możliwość przydzielania czasu na zadania długoterminowe, które nie dają natychmiastowych rezultatów.

Wyniki ankiety prezentowane są w trzech głównych blokach.

1. Analiza uogólniony profil.

2. Analiza na bardzo " problematyczny" kryteria z uwzględnieniem statystyk rozkładu odpowiedzi respondentów w grupie.

3. Mapa problemy oraz decyzje, rekomendacje – podsumowujące wyniki analizy, rekomendacje dla działań priorytetowych.

4. Analiza uogólniony profil pozwala zidentyfikować główne problemy i ich relacje. Na przykład brak czasu na zadania długoterminowe (niskie oceny w kryterium inwestycji) często w oczywisty sposób wiąże się ze źle zorganizowanym przeglądem i strukturalizacją informacji (niskie oceny w zakresie materializacji) oraz przeciążeniem kierownika licznymi nieistotnymi prośbami ze strony współpracowników i podwładni (niskie wyniki za „uważanie na czas” w zespole i/lub jednostce).

5. Dalej odbywa się szczegółowy analiza na oddzielny kryteria, który uwzględnia statystyki rozkładu odpowiedzi w grupie, funkcje korelacji macierzy odpowiedzi itp.

Na rysunku 2 przedstawiono statystyki rozkładu odpowiedzi według kryterium „Inwestycyjność”. Oś pozioma pokazuje wynik oceny, oś pionowa pokazuje liczbę respondentów, którzy wybrali tę ocenę.

Ryż. 2 - Rozkład odpowiedzi respondentów w grupie

W analizie dostarczany jest zapis najbardziej istotnych statystycznie odpowiedzi zaczerpniętych z kwestionariusza (tj. ocen wystawionych przez większość członków zespołu). Wskaźniki pokazane na wykresie (ryc. 2) są rozszyfrowane w następujący sposób:

· prywatny zarządzanie czasem, wynik 0: Czas na „zainwestowanie w siebie” jest przydzielany w zasadzie, ale nie tak dużo, jak byśmy chcieli;

· Komenda zarządzanie czasem, Ocena 1: Nasz zespół świadomie przeznacza czas, energię i zasoby na projekty o charakterze „inwestycyjnym”. Nie mamy problemu „brak czasu na naukę”, „brak czasu na wprowadzanie nowych technologii”. Ale jednocześnie 20-30% czasu nadal zajmują działania, które dają tylko krótkoterminowe rezultaty;

· zbiorowy zarządzanie czasem, ocena 0: W mojej jednostce iu moich podwładnych w zasadzie zwraca się uwagę na pracę o charakterze obiecującym, ale nadal kładzie się nacisk na wyniki krótkoterminowe, są one łatwe do zmierzenia i oceny naszych działań.

Te oceny same w sobie dają pewien wgląd w sytuację. Wynikiem przetwarzania kwestionariuszy jest „portret” składający się z wybranych najbardziej istotnych statystycznie odpowiedzi. Analiza i porównanie ocen pozwalają na wyciągnięcie dodatkowych wniosków.

3. Ostatnim etapem analizy jest sformułowanie rekomendacji i sprowadzenie wszystkich schematów do jednego Mapa problemy oraz decyzje, dając przegląd wszystkich nadchodzących wydarzeń TM.

Przykład. Generalnie sytuację z inwestycjami, na podstawie przedstawionych danych, można ocenić następująco: „W naszym zespole top managerów czas jest przeznaczany w wystarczających ilościach na obiecujący biznes, ale w mojej osobistej pracy i w powierzonej mi jednostce , nie."

W rzeczywistości oznacza to, że kierownictwo klienta płaci duże skupienie zadania o charakterze „inwestycyjnym” i wywierają odpowiednią presję na menedżerów najwyższego szczebla. Jednak większość dyrektorów nie przekłada tej presji „w dół” na swój dział, a także na swoją osobistą pracę.

Ryż. 3 - Przykład elementu „Mapy problemów i rozwiązań”

W toku zarówno ogólnej, jak i szczegółowej analizy profilu TM, każdą tezę analizy ilustruje diagram przyczynowo-skutkowych związków problemów i ich źródeł (rys. 3).

Ogólnie temat wdrażania zarządzania czasem w przedsiębiorstwach ma dopiero kilka lat. Oczywiście na tak młodym kierunku zarządzania czasem istnieje wiele ciekawych możliwości dla badacza.

Jednym z tych kluczowych obszarów jest ocena efektywności ekonomicznej wprowadzenia zarządzania czasem w zależności od charakteru działalności jednostki, w której jest ona realizowana. Kierunków takich badań jest kilka. Na przykład w działach, które bezpośrednio „sprzedają czas” pracowników (audytor, konsultant, prawnik), oszczędność czasu wyraża się bezpośrednio w pieniądzach, w zależności od kosztu godziny pracy tego specjalisty dla klienta.

1. Działy sprzedaży. Przy skróceniu czasu poświęcanego przez kierowników sprzedaży na czynności pomocnicze i wzroście bezpośredniej komunikacji z potencjalnymi klientami można przewidywać niemal wprost proporcjonalny wzrost wolumenów sprzedaży (możliwe są wyjątki ze względu na sytuację rynkową). Wskazane jest również oszacowanie szybkości reakcji na zapytania potencjalnych klientów i porównanie jej z podobnymi parametrami wydajności konkurencji, jako jeden z kluczowych czynników konkurencyjności.

2. Działy serwisowe bezpośrednio współpracujące z klientem. W tym przypadku, przy efektywnej organizacji czasu, wzrasta jakość obsługi klienta, co można wiązać z wynikami finansowymi poprzez politykę cenową, politykę rabatową, porównanie z polityką cenową i poziomem obsługi konkurentów.

3. Oddziały wewnętrzne, które nie wchodzą w interakcję z klientem. W tym przypadku związek między wskaźnikami czasu a wskaźnikami finansowymi można wyciągnąć poprzez wielkość funduszu płac lub poziom lojalności pracowników (bardziej zorganizowane i przewidywalne działania, mniej stresów i „nadgodziny” zwiększają lojalność pracowników, którą łatwo skojarzyć ze wskaźnikami finansowymi w warunkach niewystarczającej jakości oferty na rynku pracy).

Zarządzanie czasem w pracy top managerów i kluczowych specjalistów zasługuje na osobne opracowanie. Istnieją tutaj dwie możliwe oceny:

1. Bezpośrednia ocena kosztów zaoszczędzonego czasu poprzez wysokość wynagrodzenia top managera.

2. Ocena szybkości postępu kluczowych projektów poprzez ustalenie powiązania między zwiększeniem tygodniowego budżetu czasu, który top manager może poświęcić na projekt, którym zarządza, a skróceniem czasu realizacji tego projektu. Szybkość realizacji projektów mających na celu rozwój firmy (wdrażanie nowych systemów zarządzania, wprowadzanie nowych produktów itp.) z reguły pozwala na bezpośrednie lub pośrednie powiązanie z wynikami finansowymi firmy.

3.2 Korporacyjne standardy zarządzania czasem

Wprowadzenie zarządzania czasem w firmie nie może ograniczać się do diagnostyki i certyfikacji. Aby skonsolidować techniki planowania czasu, można opracować korporacyjne standardy TM. Można je podzielić na kilka logicznych poziomów.

1. Język, słowniczek zarządzanie czasem. Słowa „pilność”, „ważność” i tym podobne mogą być rozumiane na zupełnie inne sposoby. Dla jednej jednostki "ważne" zadanie - jedno z poważnymi konsekwencjami finansowymi, dla innej - wyznaczone przez kierownika wysokiego szczebla. W idealnym przypadku terminy związane z planowaniem czasu powinny być sprecyzowane w firmie. W każdym razie „w pierwszym przybliżeniu” na szkoleniu rozwiązywane jest zadanie stworzenia wspólnego języka.

2. Przygotowania- ogólne „zasady dobrych obyczajów” dotyczące czasu. Takie zasady mogą być ustne lub ustalone na piśmie, w postaci plakatów, tabliczek itp.

3. Przepisy prawne- umowy, których wykonanie wspierają sankcje (zarówno formalne korporacyjne, jak i hazardowe).

4. Rzeczy, narzędzia- plansze, gotowe wykroje, papiery firmowe itp., „ucieleśniające” kompetentne techniki pracy.

Najważniejszym narzędziem wdrażania standardów korporacyjnych są gotowe ustawienia w korporacyjnym systemie planowania personalnego i zespołowego, z reguły jest to MS Outlook lub Lotus Notes. W ustawieniach kalendarza i zadań zastosowano zasady i techniki zarządzania czasem.

Pierwszym krokiem we wdrażaniu korporacyjnych standardów TM jest sformalizowanie języka, aparatu pojęciowego: jaki jest „priorytet” zadania, „pilność” itp.

Kolejnym krokiem po ujednoliceniu języka działania jest sformułowanie zasad jego organizacji, sformalizowanych w systemie regulacji korporacyjnych lub istniejących w formie nieformalnych porozumień zespołowych. Jednocześnie najbardziej delikatną kwestią jest zachowanie równowagi między wolnością a przymusem, korporacyjna ingerencja w te aspekty osobistej techniki pracy pracownika, które mają znaczenie dla wydajności firmy.

" Rzeczy" Jak przewoźnicy zbiorowy standardy. Norma, prawo, zasada, którą trzeba najpierw przeczytać, a potem zastosować, nie jest najskuteczniejsza. Idealny standard korporacyjny nie jest spisany na papierze, idealny standard jest ucieleśniony w czymś, co „nie pozwala zrobić tego źle”, samo dyktuje pożądany kierunek działania.

Jeżeli technologia informatyczna jest aktywnie wykorzystywana w działalności firmy, gotowe bloki tekstowe i formularze w odpowiednich programach mogą być niezwykle przydatne, na przykład w MS Outlook można ustawić niestandardowe formularze prezentacji zadań, w tym pola niezbędne do ustawienia zadanie. Taki formularz, pojawiający się przed kierownikiem przy ustalaniu zadania dla podwładnego, sam „przypomina”, jakie istotne parametry zadania należy określić.

Kończąc temat standardów korporacyjnych, warto zauważyć, że jak mawiali starożytni Rzymianie, najlepszym prawem jest tylko utrwalenie ustalonego obyczaju. Najlepszym standardem w wielu przypadkach jest sformalizowanie technik, które ludzie znaleźli i wprowadzili do użytku. sobie. To właśnie te standardy są najbardziej wydajne, proste i skuteczne.

Wniosek

Zarządzanie czasem to rozliczanie i operacyjne planowanie czasu. Zadaniem zarządzania czasem jest usprawnienie wykorzystania czasu (zarówno pracy, jak i czasu osobistego) dnia i tygodnia w celu załatwienia wszystkich najważniejszych rzeczy. Podstawowe zasady zarządzania czasem: żmudna samodzielna praca, indywidualność rozwiązania, konieczność monitorowania własnej efektywności, myślenie nastawione na efektywność, osiągalność i niewyczerpalność rezerw efektywności.

Zarządzanie czasem lub samozarządzanie zostało pierwotnie opracowane jako technologia używana przez osobę niezależnie. Ale w XXI wieku to już nie wystarcza. Zaistniała potrzeba włączenia zarządzania czasem osobistym, samozarządzania pracownikami do systemu standardów korporacyjnych. Część wspólnego języka, którym posługują się ludzie w organizacji.

Najnowszym trendem jest wprowadzenie systemu zarządzania czasem w przedsiębiorstwach (korporacyjne zarządzanie czasem). Zarządzanie czasem to nowy kierunek w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

W korporacyjnym zarządzaniu czasem istnieją trzy obszary:

- korporacyjne zarządzanie czasem przedsiębiorstwa;

- korporacyjne zarządzanie czasem poszczególnych działów;

- indywidualne zarządzanie czasem czołowych specjalistów.

Korporacyjne zarządzanie czasem przedsiębiorstwa koncentruje się przede wszystkim na jego tworzeniu skuteczny system interakcja między działami a urzędnikami przedsiębiorstwa. Wiąże się to z powszechnym wykorzystaniem sieci lokalnych i technologii informacyjnej w procesie komunikacji.

Tym samym zastosowanie korporacyjnego systemu zarządzania czasem w przedsiębiorstwie będzie skuteczne tylko w przypadku zintegrowanego podejścia do procesu zarządzania czasem w jednej organizacji.

Bibliografia

1. Arkhangelsky G. Korporacyjne zarządzanie czasem: Encyklopedia rozwiązań / G.A. Archangielsk. - M.: Alpina Business Books, 2008. - 160 s.

2. Archangielski G.A. Organizacja czasu: od efektywności osobistej po rozwój firmy. - wyd. 2 - Petersburg: Piotr, 2006. - 448 s.: chory.

3. Archangielski G.A. Jazda na czas: jak żyć i pracować. - wyd. 3, dodaj. - M .: Mann, Iwanow i Ferber, 2006. - 256 s.

4. Archangielski G.A. Formuła czasu. Zarządzanie czasem w programie Outlook 2007. - M.: Mann, Ivanov i Ferber, 2006 - 224p.

5. Archangielski G.A., Łukaszenko M.A., Bekhterev S.V., Telegina T.V. Zarządzanie czasem: proc. dodatek / Archangielski G.A., Łukaszenko M.A., Bekhterev S.V., Telegina T.V.; Pod. wyd. G.A. Archangielsk. - M.: DS Market, 2008. - 288 s.

6. Byrd P. Zarządzanie czasem. Planowanie i kontrola czasu. - Za. z angielskiego.K. Tkaczenko. - M.: PRASA TARGI 2004. - 288 s.

7. Bekhterev S.V. Zarządzanie czasem zespołu i motywacja // http://www.improvement.ru/zametki/behterev/ - Źródło artykułu: magazyn „Motywacja i płace”

8. Wroński A.I. Jak zarządzać czasem. - Rostów - n / a: Phoenix, 2007. - 224 s. - (warsztat psychologiczny)

9. Dod P., Sandheim P. 25 najlepszych sposobów i technik zarządzania czasem. Jak zrobić więcej nie tracąc głowy / Per. z angielskiego. - Petersburg: „Wydawnictwo „DILYA”, 2008. - 128s.

10. Zakharenko G. Zarządzanie czasem. - Petersburg: Piotr, 2004. - 128s.

11. Zarządzanie czasem w firmie // Magazyn „Zarządzanie dzisiaj” №3. -2004 - s.9.

12. mgr Łukaszenka Zarządzanie czasem dla lidera htm

13. Materiały na stronie http://www.improvement.ru/

14. Miedwiediew S. Jak motywuję podwładnych przy wprowadzaniu TM // http://www.improvement.ru/zametki/medvedev/

15. Nabatova E. Czas dla nowych klientów: jak zarządzanie czasem poprawia efektywność sprzedaży // http://www.improvement.ru/zametki/sales/

16. Telegina Chronofagi w systemie kultury korporacyjnej. Krótki przegląd głównych źródeł czasu pracy // System biznesowy: sob. naukowy Pracuje. - Wydanie 5. - M .: Moskiewska Akademia Finansowo-Przemysłowa, Market DS, 2008. - P.164-174.

17. Efektywne postrzeganie czasu // Czasopismo „Zarządzanie rozwojem personelu” nr 3. - 2005 - s. 18.

Hostowane na Allbest.ru

...

Podobne dokumenty

Zarządzanie czasem i czasem pracy kierownika i specjalisty w przedsiębiorstwie: istota, klasyfikacja, sposoby poprawy efektywności użytkowania. Nowoczesne metody zarządzania czasem. Analiza wykorzystania czasu pracy MEE "Ivanovo City Hospital No. 2".

praca dyplomowa, dodana 17.08.2016

Zarządzanie czasem jako szkolenie pozwalające kontrolować ilość czasu poświęcanego na określone czynności, oceniające jego rolę w poprawie efektywności i produktywności pracy. Analiza wykorzystania czasu pracy. Struktura i zasady zarządzania czasem.

streszczenie, dodane 24.03.2013

Badanie ubytku czasu pracy w miejscu pracy techniką pomiaru czasu. Konieczność korporacyjnego wdrożenia zarządzania czasem. Przegląd wykorzystania narzędzi, technik i technik zarządzania czasem w firmach krajowych i zagranicznych.

test, dodano 15.01.2014

Istota, zasady, powody stosowania i nowoczesne metody zarządzania czasem. Specyfika zarządzania czasem w przedsiębiorstwach usługowych. Charakterystyka cech zarządzania czasem i wykorzystania czasu pracy w firmie reklamowej "Breeze-service".

kurs pracy, dodano 26.04.2015

Czas jako kategoria społeczno-filozoficzna. Podstawowe hipotezy i problemy organizacji czasu. Główne kierunki zarządzania czasem. Perspektywy wykorzystania technologii zarządzania czasem w szkole. Planowanie jako czynnik we wdrażaniu technologii zarządzania czasem.

praca dyplomowa, dodana 27.11.2012

Analiza efektywności wykorzystania czasu pracy. Definicja i podstawowe pojęcia zarządzania czasem. Jego struktura: wyznaczanie celów, priorytetyzacja, znajomość narzędzi planowania, nawyki. Charakterystyka głównych technik zarządzania czasem.

streszczenie, dodane 12.11.2015

Teoretyczne podstawy zarządzania czasem: istota i zasady, powody stosowania, współczesne techniki. Wdrożenie systemu w firmie. UAB „Megafon”: krótki opis, ocena systemu zarządzania czasem i główne cechy jego doskonalenia.

praca semestralna, dodana 07.08.2012

Istota i treść zarządzania czasem, historyczne etapy jego rozwoju. Metody badania procesów pracy i kosztów czasu pracy. Główne sposoby zarządzania czasem we współczesnych organizacjach. Wdrożenie technologii zarządzania czasem w Bosphorus LLC.

praca dyplomowa, dodana 13.07.2015 r.

praca semestralna, dodana 20.01.2011

Złożoność zarządzania pracą twórczą i menedżerską „od góry”. Koncepcje zarządzania czasem i główne problemy braku czasu zarówno osobistego jak i pracy. Skąd bierze się brak czasu i jak sobie z nim radzić. Etapy wdrażania zarządzania czasem.

"Zadaniem zarządzania w XXI wieku jest nauka zarządzania efektywnością pracy menedżerskiej i kreatywnej."

P. Drucker

Kilka liczb pokazuje, jak istotny jest problem zwiększenia wydajności pracy i skutecznej motywacji pracowników dla rosyjskich firm:

wydajność pracy zatrudnionych w gospodarce rosyjskiej rośnie średnio o 6,5% rocznie, czyli wolniej niż wzrost PKB;

w 2008 roku płace realne wzrosły o 5,9% w stosunku do roku poprzedniego, a w 2009 roku według prognozy Ministerstwa Rozwój gospodarczy jego wzrost w stosunku do 2008 roku wyniesie 3,6%;

relacja łącznych nominalnych wynagrodzeń ludności zatrudnionej w gospodarce do wielkości PKB w 2006 r. wyniosła 33,3%.

Te liczby oznaczają:

wzrost kosztów kapitału ludzkiego znacznie przewyższa wzrost samego produktu;

dodatniej dynamice ceny kapitału ludzkiego nie towarzyszy odpowiedni wzrost zwrotu z jego wykorzystania;

względna cena pracy w Rosji, biorąc pod uwagę potencjał krajowy, jest już wysoka.

Nie jest jeszcze jasne, czy kryzys będzie w stanie wpłynąć na te okoliczności iw jaki sposób. Ale jest dość oczywiste, że w kryzysie firmy stają przed zadaniem rozwiązywania bardziej złożonych i często niestandardowych zadań zwiększania efektywności produkcji, sprzedaży, marketingu przy mniejszej liczbie personelu, a także zadania zwiększenie lojalności pozostałych pracowników, co można rozwiązać m.in. poprzez umiejętne wykorzystanie środków motywacji i zarządzania czasem.

Potrzeba korporacyjnego wdrożenia zarządzania czasem wynika z następujących czynników:

1. Rosnące tempo zmian w otoczeniu gospodarczym wymaga przekazania większych uprawnień pracownikom organizacji, szybkiego podejmowania przez nich samodzielnych decyzji oraz samodzielnej organizacji i planowania ich pracy.

2. Rośnie udział wartości niematerialnych w wartości organizacji; wydajność kluczowych top managerów i specjalistów staje się głównym czynnikiem sukcesu coraz większej liczby firm. Jednocześnie kontrola zewnętrzna nad działaniami pracownika, która ma charakter twórczy, jest niezwykle trudna, ale rośnie znaczenie samodzielnej organizacji jego pracy przez takiego pracownika.

3. Dla organizacji normą, a nie rzadkim wyjątkiem stają się ciągłe znaczące zmiany w działalności – rozwój nowych produktów, wchodzenie na nowe rynki, wprowadzanie nowych narzędzi i systemów zarządzania. Dla menedżerów najwyższego szczebla i specjalistów organizacji, odpowiednio, stały wzrost liczby i objętości zadań do rozwiązania, konieczność ciągłego znajdowania rezerw czasu na realizację projektów, które pozwalają organizacji na ciągły rozwój, staje się normą.

Z reguły stosowanie lub niestosowanie technologii zarządzania czasem pozostawiało kierownictwo organizacji w gestii pracownika. Dlatego w zarządzaniu naukowym stosunkowo rzadko poruszano zagadnienia samorządności i osobistej organizacji pracy. Klasyki naukowego zarządzania, np. F.W. Taylor po raz pierwszy podniósł kwestię scentralizowanego wprowadzania technologii do osobistej organizacji pracy, biorąc pod uwagę głównie pracę fizyczną.

W latach 20. XX wieku. Dyrektor Centralnego Instytutu Pracy A.K. Gastev przeciwstawił się mechanistycznemu podejściu w takim wprowadzeniu „od góry” ideą „bakcyla organizacyjno-pracy”, która zachęca pracownika organizacji do samodzielnego doskonalenia procesów pracy. Przewodniczący Ligi „Czas” P.M. Kerzhentsev przeniósł uwagę z ogólnej organizacji pracy na czas, zaczął uważać ją za jeden z najważniejszych zasobów organizacji i pracownika.

Wreszcie klasyk zachodniej teorii zarządzania P. Drucker, zwracając uwagę na złożoność zarządzania pracą twórczą i menedżerską „odgórnie” bez angażowania samodzielnej inicjatywy pracownika, jako kluczowe wyznaczył zadanie zwiększenia efektywności pracy menedżerskiej i kreatywnej. dla zarządzania w XXI wieku.

Korporacyjne zarządzanie czasem to zestaw technologii „wbudowywania” metod zarządzania czasem w system zarządzania organizacją.

Jeśli więc zarządzanie przedsiębiorstwem jest ścieżką „odgórną”, od budowy systemu do efektywności jego elementów, w szczególności efektywnego wykorzystania czasu pracownika, to zarządzanie czasem osobistym jest ścieżką „oddolną”, od od efektywności osobistej pracowników do zwiększania efektywności działów lub organizacji.

ANALIZA KORPORACYJNYCH STANDARDÓW ZARZĄDZANIA CZASEM W SBERBANKU ROSJI

Wstęp

Teoretyczne podstawy zarządzania czasem

1 Istota i zasady zarządzania czasem

2 powody, dla których warto korzystać z zarządzania czasem

3 Nowoczesne techniki zarządzania czasem

Analiza krajowych podejść do systemu zarządzania czasem

1 Wdrożenie zarządzania czasem w firmie

2 Zarządzanie czasem w Rosji

Ocena i doskonalenie systemu zarządzania czasem w firmie

1 Ogólna charakterystyka analizowanego przedsiębiorstwa

2 Ocena systemu zarządzania czasem w firmie

3 Poprawa systemu zarządzania czasem

Wniosek

Wstęp

W nowoczesnych warunkach zarządzanie czasem jest integralną częścią każdej odnoszącej sukcesy firmy. Zarządzanie czasem rozumiane jest jako technologia organizowania czasu i zwiększania efektywności jego wykorzystania.

Zarządzanie czasem to czynność lub proces świadomej kontroli nad ilością czasu spędzonego na określonych czynnościach w celu szczególnego zwiększenia wydajności i produktywności. Zarządzanie czasem może pomóc dzięki szeregowi umiejętności, narzędzi i technik wykorzystywanych do wykonywania określonych zadań, projektów i celów. Zestaw ten obejmuje szeroki zakres działań, a mianowicie: planowanie, alokację, wyznaczanie celów, delegowanie, analizę czasu, monitorowanie, organizowanie, tworzenie list i priorytetów. Zarządzanie pierwotnie przypisywano tylko działalności biznesowej lub zawodowej, ale z czasem termin ten rozszerzył się na działalność osobistą z tym samym uzasadnieniem. System zarządzania czasem to połączenie procesów, narzędzi, technik i metod. Zazwyczaj zarządzanie czasem jest koniecznością w rozwoju każdego projektu, ponieważ determinuje czas i zakres realizacji projektu.

Celem prezentowanej pracy jest rozważenie zarządzania czasem jako systemu zarządzania czasem. Zadania robocze są następujące:

rozważenie koncepcji i funkcji zarządzania czasem;

charakterystyka nowoczesnych technik zarządzania czasem;

identyfikacja cech wdrożenia zarządzania czasem w firmach;

analiza zastosowania udanego wdrożenia zarządzania czasem w rosyjskich firmach;

określenie cech wykorzystania zarządzania czasem w działalności Megafon OJSC.

Przedmiotem pracy jest zarządzanie czasem. Przedmiotem pracy są cechy wykorzystania zarządzania czasem w działaniach organizacji.

Struktura pracy obejmuje wstęp, trzy rozdziały, zakończenie oraz spis piśmiennictwa.

Rozdział pierwszy przedstawia istotę i zasady zarządzania czasem, określa nowoczesne metody zarządzania czasem oraz uzasadnia potrzebę wykorzystania zarządzania czasem w działalności przedsiębiorstwa.

Drugi rozdział ujawnia cechy wdrożenia zarządzania czasem w organizacji, analizuje skuteczne podejścia do zarządzania czasem w rosyjskich firmach.

W trzecim i ostatnim rozdziale podano ogólny opis analizowanego przedsiębiorstwa, podano ocenę systemu zarządzania czasem Megafon SA oraz określono kierunki doskonalenia systemu zarządzania czasem badanego przedsiębiorstwa.

1. Teoretyczne podstawy zarządzania czasem

.1 Istota i zasady zarządzania czasem

"Zarządzanie czasem (Time management) to interdyscyplinarny dział nauki i praktyki poświęcony badaniu problemów i metod optymalizacji czasu spędzanego w różnych obszarach aktywności zawodowej." Zarządzanie czasem - w tłumaczeniu z angielskiego oznacza "zarządzanie czasem". Zadaniem zarządzania czasem jest usprawnienie wykorzystania czasu (zarówno pracy, jak i czasu osobistego) dnia i tygodnia w celu załatwienia wszystkich najważniejszych rzeczy. Zarządzanie czasem to rozliczanie i operacyjne planowanie czasu.

Podstawowe zasady zarządzania czasem.

Żmudna samodzielna praca. Menedżer może samodzielnie opracować wysokiej jakości, efektywny system organizacji swojego czasu. Tej ważnej pracy nie można pozostawić konsultantowi lub sekretarce. Tylko sam menedżer będzie mógł wybrać odpowiednie rozwiązanie i przebudować je na swoje potrzeby.

1.2 Przyczyny korzystania z zarządzania czasem

Taktowanie czasu osobistego powinno być prowadzone przez kilka dni roboczych, ewentualnie tygodni, aby przeanalizować swój styl pracy i odkryć przyczyny pojawiających się deficytów czasowych. Alarmujące objawy nieuchronnego wystąpienia przejściowych problemów można rozpoznać po następujących znakach:

Brak priorytetów w realizacji spraw (rozwiązywanie zadań drugorzędnych z regularnym przekazywaniem głównych);

Pośpiech w wykonywaniu dużych zadań (często spowodowany przedwczesnym rozpoczęciem nad nimi prac);

Duży strumień wszelkiego rodzaju rutynowych spraw (ryzyko utonięcia w drobiazgach);

Nieterminowe badanie korespondencji biznesowej (aktualna dokumentacja);

Praca wieczorami i w weekendy (w godzinach pracy jest za mało czasu);

Ciągłe wykonywanie pracy dla swoich kolegów lub podwładnych (wydaje się, że będzie to szybsze lub bardziej niezawodne);

Praca niezgodna z Twoim profilem (nieefektywne wykorzystanie możliwości);

Ciągłe zakłócenia w pracy (niekończące się rozmowy telefoniczne i napływ gości);

Doprecyzowanie informacji, ciągłe zadawanie pytań (trudne postrzeganie informacji w wyniku zmęczenia).

Po wyznaczeniu czasu konieczne jest przeanalizowanie wszystkich czynności, w których dana osoba uczestniczyła. Aby to zrobić, możesz skorzystać z tabel dotyczących rozmieszczenia obszarów pracy w stosunku do kosztów czasu - realnych i teoretycznie osiągalnych, sporządź listę przeszkód.

Dalszą analizę można przeprowadzić z punktu widzenia dwóch pozycji: pozytywnej i negatywnej, tj. zidentyfikować mocne i słabe strony dla racjonalnego wykorzystania tych pierwszych i unikania tych drugich.

„Pożeracze czasu” Przeprowadzając szczegółową analizę głównych „pochłaniaczy” czasu, możesz lepiej kontrolować swój przepływ pracy i unikać rozpraszania uwagi. Główne powody, dla których na próżno tracimy czas, to:

Rozmowy telefoniczne słusznie zajmują honorowe pierwsze miejsce, zakłócając nastrój pracy i uniemożliwiając skoncentrowanie się na biznesie. Wraz z powszechnym korzystaniem z telefonów komórkowych problem stał się globalny.

Goście przychodzący do biura bardziej rozpraszają uwagę niż telefony, ponieważ nie można ich zignorować lub można wykonywać inne prace równolegle.

Słaba komunikacja między działami.

Problemy ze sprzętem komputerowym i sprzętem biurowym.

Zmiana kolejności pracy narzuconej przez kolegów.

Brak planowania organizacyjnego. Odległość

Nieumiejętność słuchania innych ludzi.

Niezadowalająca struktura organizacyjna.

Bałagan pocztowy. Jest to szczególnie istotne dla menedżerów, których korespondencja jest nieterminowa lub w ogóle nie przechodzi przez filtr sekretariatu w celu określenia ważności listów.

Korekta błędów, których można było uniknąć. Błędy powodują ten sam pośpiech, nieuwagę, niechęć do pracy itp.

Niezdecydowanie w sprawach biznesowych.

Słabo zorganizowane i skoordynowane spotkania, spotkania planistyczne.

Rozproszenia w miejscu pracy. Gigantyczna lista drobiazgów dotyczących specyfiki każdej osobowości.

Nadmierna biurokracja biurowa.

Bezużyteczne dyskusje o Twojej pracy i pracy innych. I tylko pusta rozmowa.

1.3 Nowoczesne techniki zarządzania czasem

Ustalanie celów. Wyznaczanie celów obejmuje analizę i formułowanie celów osobistych. Cel opisuje wynik końcowy, daje jasność, w którym kierunku należy się poruszać. Wyznaczanie celów to proces tymczasowy. przy zmianie niektórych parametrów następuje niezbędna regulacja.

„Aby odnieść sukces, musisz wybrać właściwe cele, etapy pośrednie pomogą Ci nie zboczyć z właściwej ścieżki. Wskazane jest wcześniejsze prowadzenie ewidencji zasobów osobistych i środków do realizacji celów, aby dowiedzieć się, jakie mocne strony należy wspierać, a nad którymi słabościami pracować, aby dalszy rozwój jego potencjał."

Cel powinien być jasny, precyzyjny i zrozumiały. Konkretne sformułowanie celów praktycznych jest ważne dla późniejszego planowania. Wyznaczając długoterminowe cele, nie przejmuj się zbytnio.

) Nie tylko robić rzeczy dobrze, ale także robić właściwe rzeczy;

) Nie tylko do rozwiązywania spraw, ale także do tworzenia kreatywnych perspektyw;

) Nie tyle po to, by zaoszczędzić środki, ile zoptymalizować ich wykorzystanie;

) Nie tylko do spłaty długów, ale także do osiągania wyników;

) Nie tylko obniżają koszty, ale także zwiększają zyski.

Klasyczne planowanie. Klasyczna technika opracowywania planów i alternatywnych opcji działań. Oznacza przygotowanie do realizacji celów i uporządkowanie czasu. Jak pokazuje doświadczenie praktyczne, minuty spędzone na planowaniu skracają godziny na bezpośrednie wdrożenie, co ostatecznie prowadzi do ogólnej oszczędności czasu.

Aby właściwie wykonywać swoje funkcje i osiągać swoje cele, menedżer musi jasno rozumieć swój budżet czasu. Istnieje kilka podstawowych zasad planowania:

Przy sporządzaniu dziennego planu lepiej zostawić 40% czasu pracy wolnego. Tych. 60% - planowany czas, 20% - nieprzewidziany czas, 20% - czas spontaniczny.

Dokumentuj spędzony czas, wskazując, jak i na co został stracony, aby mieć wyobrażenie o jego zużyciu.

Aby zebrać wszystkie zadania razem, musisz mieć wyobrażenie o nadchodzących sprawach, podziel je według stopnia pilności.

Twórz realistyczne plany tylko z taką ilością zadań, jaką jesteś w stanie obsłużyć.

Naucz się określać tempo pracy i ilość informacji potrzebnych do jej wykonania.

Jeżeli ingerencja regularnie pojawia się w postaci pilnych, spontanicznie powstałych spraw, uwzględnij w planie czas na rozwiązanie takich spraw.

Próba wykonania dużej ilości pracy i rozproszenie energii na oddzielne, nieważne rzeczy prowadzi do tego, że w ostatecznym rozrachunku główne problemy pozostają nierozwiązane. Priorytetyzacja oznacza podzielenie całego przepływu zadań według stopnia ważności, nadanie im pierwotnego, wtórnego itp. wartości.

„Złote” proporcje planowania czasu. Planowanie czasu opiera się na pewnych zasadach. Jedną z najsłynniejszych sformułował włoski ekonomista Vilfredo Pareto. Ma na celu racjonalne wykorzystanie czasu i mówi: „Jeżeli wszystkie funkcje pracy rozpatrujemy pod kątem kryterium ich efektywności, to okazuje się, że 80 proc. efektów końcowych osiąga się w zaledwie 20 proc. poświęconego czasu, natomiast pozostałe 20 proc. wyniku pochłania 80 proc. czasu pracy” . W codziennej pracy oznacza to, że nie należy w pierwszej kolejności podejmować się najłatwiejszych i najciekawszych lub najmniej czasochłonnych zadań. Podczas planowania należy przede wszystkim rozwiązać ważne problemy, a dopiero potem liczne drugorzędne.

Konsekwentne stosowanie zasady Pareto pomaga w praktycznym zastosowaniu techniki analizy złożoności problemów ABC. Polega na podziale całej objętości zadań na trzy grupy.

A. Najważniejsze zadania – stanowią około 15% ogólnej liczby wszystkich zadań i spraw. Powaga tych zadań (osiągnięcie celu) wynosi około 65 proc.

B. Zadania ważne stanowią średnio 20 proc. ogólnej liczby spraw, a znaczenie tej kategorii zadań również wynosi odpowiednio 20 proc.

B. Mniej ważne i nieistotne zadania, przeciwnie, stanowią 65 procent całkowitej liczby zadań, ale mają niewielki udział (około 15 procent całkowitego „kosztu”).

Technologia analizy zadań według zasady ABC może być wdrożona w następujący sposób:

Zrób listę wszystkich nadchodzących zadań w odpowiednim przedziale czasowym (dzień, miesiąc, kwartał, rok).

Usystematyzuj zadania według ich stopnia ważności, ustal kolejność spraw zgodnie z ich „kosztem” działania.

Zadania numeryczne.

a) pierwsze 15% wszystkich zadań z Kategorii A nie podlega delegowaniu;

b) kolejne 20% - zadania kategorii B;

c) pozostałe 65 procent to zadania kategorii B.

Ponowne sprawdzenie harmonogramu pod kątem zgodności przydzielonego budżetu czasu z wartością zadań: 65 procent planowanego czasu - zadania A; 20 procent zaplanowanego czasu - zadania B; 15 procent zaplanowanego czasu to zadania B.

Dokonaj odpowiednich korekt, koncentrując plan na zadaniach A.

Oceń zadania B i C pod kątem możliwości ich delegowania.

Delegowanie uprawnień. „Ogólne znaczenie delegowania polega na delegowaniu zadań na swoich podwładnych lub współpracowników. Wielu menedżerów, którzy uważają się za doświadczonych i skutecznych, woli robić to, co mogliby powierzyć innym pracownikom, powołując się na brak doświadczenia, brak wykształcenia i niekompetencję swoich podwładnych. Zjawisko to wskazuje raczej na brak doświadczenia w delegowaniu uprawnień i nieumiejętność przeszkolenia pracowników w zakresie niezbędnych funkcji, niż na wysokie zasługi kierownika.

Kluczowe korzyści z delegowania:

Menedżer zwalnia czas na ważniejsze zadania;

Wykorzystywanie i rozwijanie wiedzy i umiejętności zawodowych pracowników;

Stymulowanie ujawniania zdolności, samodzielności i kompetencji podwładnych;

Pozytywny wpływ na motywację pracowników.

Aby delegacja była prawidłowa, musisz przestrzegać następujących zasad:

Wybierz odpowiednich pracowników;

Przydziel obszary odpowiedzialności;

Koordynować realizację przydzielonych zadań;

Zachęcaj i doradzaj podwładnym;

Kontroluj przepływ pracy i wyniki;

Oceń swoich pracowników;

Zatrzymaj próby cofnięcia lub późniejszej delegacji.

Konieczne jest delegowanie prac rutynowych, czynności specjalistycznych, spraw prywatnych oraz prac przygotowawczych. Przekazanie zadań lub czynności może być realizowane przez długi czas lub ograniczone do jednorazowych zadań. Menedżer w żadnym wypadku nie przenosi swoich funkcji kierowniczych, zadań o wysokim stopniu ryzyka i odpowiedzialności za zarządzanie.

Monitorowanie wyników i dostosowywanie celów. Monitorowanie wydajności służy optymalizacji procesu pracy, obejmuje trzy zadania:

Zrozumienie stanu fizycznego. Czy planowanie przynosi efekty, czy przyczynia się do komfortu;

Porównanie planowanego z maksymalnym możliwym. Należy regularnie analizować czynności, określać momenty straty czasu, sporządzać arkusze ingerencji;

Korekta dla ustalonych odchyleń. Plany należy ponownie sprawdzić i zmienić, jeśli są niewykonalne lub nie pozwalają na osiągnięcie celu w terminie.

Rozróżniając monitorowanie wyników pracy od monitorowania określonych zadań, nie należy lekceważyć ani jednego, ani drugiego.

Zatem zarządzanie czasem to rozliczanie i operacyjne planowanie czasu. Zadaniem zarządzania czasem jest usprawnienie wykorzystania czasu (zarówno pracy, jak i czasu osobistego) dnia i tygodnia w celu załatwienia wszystkich najważniejszych rzeczy. Podstawowe zasady zarządzania czasem: żmudna samodzielna praca, indywidualność rozwiązania, konieczność monitorowania własnej efektywności, myślenie nastawione na efektywność, osiągalność i niewyczerpalność rezerw efektywności. Niepokojące objawy nieuchronnego wystąpienia przejściowych problemów można rozpoznać po określonych znakach, a przyczyny „pożeraczy czasu” można zidentyfikować.

2. Analiza krajowych i zagranicznych podejść do systemu zarządzania czasem

.1 Wdrożenie zarządzania czasem w firmie

Fakt, że czasem trzeba gospodarować racjonalnie, jest teraz oczywistym faktem. Wszyscy, od menedżerów niższego szczebla po menedżerów i właścicieli firm, borykają się z brakiem czasu lub jego całkowitą nieobecnością.

Do niedawna zarządzanie czasem było rozważane głównie w odniesieniu do jednej osoby. Oznacza to, że każdy specjalista na własne życzenie może zastosować metody zarządzania czasem w odniesieniu do swojego czasu.

Najnowszym trendem jest wprowadzenie systemu zarządzania czasem w przedsiębiorstwach (korporacyjne zarządzanie czasem). Zarządzanie czasem to nowy kierunek w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W większości rosyjskich organizacji kierownictwo nie myśli o tym, na jakie działania jego podwładni spędzają czas w ciągu dnia pracy, jak organizują swoją pracę w ramach swoich obowiązków służbowych.

To całkiem naturalne, że szef przedsiębiorstwa lub jego kluczowi pracownicy nie są w stanie samodzielnie poradzić sobie z zadaniem wprowadzenia zarządzania czasem. Z reguły korzystają z pomocy specjalistów z dziedziny zarządzania czasem. I to całkiem naturalne, że popyt tworzy podaż.

Tak więc czas trwania kursów i szkoleń z zarządzania czasem wynosi od 2 do 10 dni, a koszt wynosi od 5 tysięcy rubli. do 25 tysięcy rubli Inne są też oferowane programy: są to „Kursy Zarządzania Czasem dla Top Persons”, prowadzone w formie seminarium, oraz kursy dla zwykłych pracowników. Istnieją technologie wdrażania zarządzania czasem w przedsiębiorstwach.

Jedno łączy wszystkie te kursy - wszystkie opierają się na zachodnich technologiach i nie zawsze są skorelowane z rosyjską rzeczywistością. Ponadto w końcu większość seminariów i szkoleń dotyczących zarządzania czasem ma charakter indywidualny, to znaczy dotyczy bardziej osobistego zarządzania czasem niż zarządzania czasem korporacyjnym.

Jeśli chodzi o porównawcze zarządzanie czasem, naszym zdaniem należy wyróżnić trzy obszary:

Na przykład korzystanie z MS Outlooka pozwala znacznie zaoszczędzić czas w procesie przesyłania niezbędnych informacji. Dzieje się tak dzięki możliwości bardziej zwięzłego i jasnego sformułowania istoty problemu. Informacja pisemna jest odbierana szybciej i dokładniej niż przekazywana ustnie.

Ponadto w procesie komunikacji z wykorzystaniem technologii informacyjnej możliwe staje się znaczne zaoszczędzenie czasu w procesie przesyłania informacji. Wynika to z braku potrzeby przechodzenia z biura do biura lub z jednej organizacji do drugiej.

Również dużo czasu oszczędza się na komunikacji osobistej w procesie przekazywania informacji przez Internet, dzięki istniejącym wzorom i symbolom zastępującym frazy będące elementami grzecznościowej komunikacji.

Ogólnie rzecz biorąc, korporacyjne zarządzanie czasem przedsiębiorstwa to system zasad i norm interakcji pracowników w przedsiębiorstwie, zasad i mechanizmów wymiany informacji. Pod wieloma względami takie zarządzanie czasem dubluje proces komunikacji w przedsiębiorstwie. I w związku z tym trudno przypisać go zupełnie nowemu kierunkowi w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem.

Zastosowanie technik usprawnienia komunikacji i optymalizacji procesu komunikacji w przedsiębiorstwie w ramach zarządzania czasem pozwoli osiągnąć większy efekt organizacyjny i ekonomiczny.

Jednym z głównych problemów tego obszaru zarządzania czasem jest stosunkowo niewielka liczba pracowników, których można połączyć w grupę osób wykonujących identyczne obowiązki, oraz dość duża liczba takich grup w jednym przedsiębiorstwie. Dlatego, aby zoptymalizować pracę w czasie każdej grupy specjalistów, konieczne jest wypracowanie unikalnych dla tej grupy specjalistów rekomendacji i technik zarządzania czasem. Z reguły specjaliści od zarządzania czasem albo po prostu tego nie robią, woląc korzystać z kolektywnych seminariów i szkoleń opartych na indywidualnych technikach zarządzania czasem, albo usługa stworzenia systemu zarządzania czasem dla każdego indywidualnego działu przedsiębiorstwa jest dość kosztowna.

Należy zauważyć, że z reguły nie wszystkie działy przedsiębiorstwa muszą wdrożyć system zarządzania czasem. Problem zarządzania czasem pojawia się tam, gdzie istnieje alternatywa dla jego wykorzystania. W tych działach przedsiębiorstwa, w których pracownicy wykonują monotonną pracę mechaniczną, istnieje raczej potrzeba zbadania fizjologicznych i psychologicznych możliwości osoby przy wykonywaniu danego algorytmu działań w istniejących warunkach nasilenia i intensywności pracy.

Często nieuzasadnione jest stwierdzenie, że procesy zarządcze w przedsiębiorstwie nie są realizowane, a pracownicy nie są zainteresowani jak najszybszym jakościowym wykonywaniem swoich obowiązków służbowych. Wynika to z faktu, że każdy pracownik ma swoje obowiązki, ustalone w opisy stanowisk pracy i umowa o pracę. Umowa o pracę określa również, co do zasady, liczbę godzin, które musi przepracować w ciągu dnia oraz liczbę dni, które musi przepracować w tygodniu. Oznacza to, że istnieje pewna ilość pracy (obowiązki ustalone w umowie o pracę) i czas na jej wykonanie (tryb i harmonogram pracy ustalony w umowie o pracę).

Z reguły przy opracowywaniu programów seminariów i szkoleń dotyczących zarządzania czasem nie zwraca się uwagi na cechy fizjologiczne osoby oraz warunki nasilenia i intensywności pracy.

Jeśli chodzi o indywidualne zarządzanie czasem czołowych specjalistów, to w rzeczywistości jest to indywidualne zarządzanie czasem menedżera i człowieka. Ten kierunek jest obecnie najbardziej rozwinięty i skuteczny pod względem praktycznego wykorzystania.

Ogólnie rzecz biorąc, korporacyjne zarządzanie czasem jest dość obiecującym kierunkiem w zarządzaniu przedsiębiorstwem, chociaż obecnie istnieje wiele trudności w jego zastosowaniu w praktyce. Określając potrzebę wprowadzenia korporacyjnego zarządzania czasem i zakres jego zastosowania w jednym przedsiębiorstwie, należy:

w jakich działach (lub w jakich jednostkach zawodowych) wprowadzenie zarządzania czasem jest właściwe;

jaki efekt ekonomiczny i organizacyjny przyniesie wprowadzenie korporacyjnego zarządzania czasem w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że mówimy o stosunku kosztów do wyników;

jakie jest prawdopodobieństwo, że efekt wprowadzenia korporacyjnego systemu zarządzania czasem w przedsiębiorstwie będzie na tyle długi, aby ujawnił się efekt ekonomiczny i organizacyjny.

Tym samym zastosowanie korporacyjnego systemu zarządzania czasem w przedsiębiorstwie będzie skuteczne tylko w przypadku zintegrowanego podejścia do procesu zarządzania czasem w jednej organizacji. Korporacyjny system zarządzania czasem powinien być opracowany indywidualnie dla każdego przedsiębiorstwa i powinien łączyć wszystkie trzy obszary korporacyjnego zarządzania czasem: zarządzanie czasem przedsiębiorstwa, zarządzanie czasem korporacyjnym poszczególnych działów oraz indywidualne zarządzanie czasem czołowych specjalistów. Co więcej, korporacyjne zarządzanie czasem poszczególnych działów powinno w niektórych przypadkach opierać się na fizjologicznych cechach osoby oraz warunkach ciężkości i intensywności pracy, a nie na procesie kompetentnej alokacji czasu.

2.2 Zarządzanie czasem w Rosji

Trudno dziś znaleźć rosyjską firmę, której zarząd nie zajmowałby się kwestią zwiększenia jej konkurencyjności. Aby rozwiązać ten problem, konieczne jest wykonanie ogromnej pracy, aby zoptymalizować wszystkie procesy biznesowe: od R&D po logistykę. Jest to jednak zadanie długie i trudne, dlatego wiele firm w Rosji woli zwiększać efektywność swojej pracy „z niewielkim rozlewem krwi”. Na przykład poprzez zarządzanie czasem. Jednak „klasyczne” zarządzanie czasem już boryka się z zadaniami, jakie stawia przed nim współczesny biznes. „Przestaje być panaceum na wszelkie bolączki menedżerskie. W ciągu ostatnich pięciu lat w tej dziedzinie nie wydarzyło się nic fundamentalnie nowego, a zainteresowanie zarządzaniem czasem wyraźnie spada – zauważa Pavel Bezruchko, dyrektor wykonawczy ECOPSY Consulting. - Aby zwiększyć swoją efektywność, nowoczesne firmy zajmują się przede wszystkim optymalizacją procesów biznesowych. Na tle tych środków zarządzanie czasem pozostaje użyteczną, ale raczej dodatkową umiejętnością: skala zyskania czasu jest niewielka”.

Powszechną praktyką w rosyjskich firmach jest sytuacja, w której menedżer w sposób „dobrowolno-przymusowy” rozdaje swoim podwładnym książkę o zarządzaniu czasem, którą lubi lub poleca takiego lub innego „zaawansowanego” organizatora. Dyrektor wykonawczy jekaterynburskiej firmy Bank24.ru Boris Dyakonov zainteresował się ideą zarządzania czasem około trzech lat temu, kiedy został współwłaścicielem małego banku. „Wdrożyłem wiele z tego, co czytam”, mówi. - Zorganizowano w banku wykłady z zarządzania czasem, wdrożono spełnianie standardów, poprawiono kulturę komunikacji. Początkowo innowacjom stawiano opór, ponieważ wykłady uchwyciły weekendy. Pomysł nauczenia ich oszczędzania czasu pracownicy Banku rozważali jako kolejny kaprys kierownictwa. Jednak później, dzięki wytrwałości najwyższych urzędników firmy, którzy jasno powiedzieli, że cenią ludzi, którzy mogą zaoszczędzić czas, Bank24.ru stał się jedną z pierwszych rosyjskich instytucji kredytowych, które wdrożyły standardy zarządzania jakością ISO 9001:2000.

Sztywność i konsekwencja w rozwiązywaniu powierzonych zadań jest niezbędnym elementem w realizacji każdego programu motywacji personelu. Zwykle początkowe ożywienie po dystrybucji „dobrych książek” kończy się po około miesiącu. „Wprowadzenie każdego pomysłu do zespołu wymaga obowiązkowej kontroli” – potwierdza Michaił Molokanow, prezes Klubu Trenerów Biznesu. - A kontrola domyślnie wiąże się z dodatkowymi kosztami. To główny powód braku systematycznego podejścia do zarządzania czasem w krajowych firmach.”

Alexander Mondrus, dyrektor generalny grupy firm MC-Bauchemie-Russia, rozwiązał konkretny problem za pomocą zarządzania czasem - usunął z obiegu szereg elementów, które były głównymi „zjadaczami” czasu. Prosty przykład: wszystkie rozmowy telefoniczne w jego organizacji zaczynają się teraz od pytania „Czy czujesz się swobodnie?” Pozwala to obu rozmówcom zaoszczędzić cenne minuty. „Od tego czasu minęło kilka lat. Większość pracowników, którzy przeszli szkolenie, pozostała w firmie – mówi Alexander Mondrus. „Dla początkujących dostarczamy materiały na ten temat i wpajamy podstawowe umiejętności pracy z czasem.”

„Tym, którzy kiedyś przyjęli umiejętności zarządzania czasem, wystarczy czasem odświeżyć je w pamięci” – mówi Gleb Arkhangelsky, dyrektor generalny Organizacji Czasu.<#"561831.files/image001.jpg">

Rysunek 1 - Model dziennika zmian stanu zadania

W razie potrzeby kierownik wyraźnie widzi zarówno postęp projektu, jak i obciążenie pracą konkretnego pracownika. Dzięki temu czas wszystkich stron, a zwłaszcza kierownika, zostaje znacznie zaoszczędzony, a wydajność pracy zwiększona.

W przypadku, gdy ogólny obraz jest jasny i obrazowy, jakość priorytetyzacji i zmiany priorytetów wzrasta, co oznacza, że wykonywanych jest mniej niepotrzebnej pracy lub pracy wykonanej w niewłaściwym czasie. 3. Cała historia w toku prac jest zapisywana automatycznie, co oznacza, że analiza i analiza sytuacji konfliktowej wymaga minimum czasu i jest obiektywna dla obu stron.

Rysunek 2 - Model dziennika zmian zadania

Raz wprowadzone informacje mogą być używane wielokrotnie. Na przykład w jednej formie - do określenia postępów projektu, w innej - do analizy obciążenia pracowników, w trzeciej - do przygotowania raportów z projektu.

Rysunek 3 - Model dziennika zmian zadania

W rezultacie czas na bezproduktywną pracę zostaje skrócony, a na sam projekt pozostaje więcej zasobów.

Wprowadzenie najprostszych zasad wprowadzania i prezentowania informacji o projekcie, a także historii automatycznie gromadzonej przez system w trakcie pracy, ułatwiają przełączanie pracowników między zadaniami, zmniejszają lub zwiększają liczbę wykonawców.

Korzystając z takiego systemu zarządzania, MegaFon w najbardziej efektywny sposób rozkłada czas pracy menedżerów i pracowników firmy.

3.3 Poprawa systemu zarządzania czasem MegaFon OJSC

W Megafon pojawiają się nieoczekiwane pytania i problemy, które zaburzają harmonogram, zakłócają wykonywanie ważnej pracy, zmuszają do utraty koncentracji, rozpraszania się nimi. Dla każdego z nich autor proponuje kilka rozwiązań. Jednocześnie nie tylko reagowanie w sytuacjach awaryjnych, ale proaktywne procedury, które należy przeprowadzić z wyprzedzeniem, aby później skutecznie radzić sobie z niespodziankami.

Rozmowy telefoniczne. Wymagane jest opracowanie szybkiej kategoryzacji tych wezwań. Aby od razu, od pierwszych sekund wiedzieć, jaki scenariusz zastosować do „przychodzących”. Następnie oferujemy szereg kategorii połączeń przychodzących i scenariuszy odpowiedzi.

Połączenia osobiste

Poproś o krótką rozmowę

Poproś o oddzwonienie w innym czasie

Przydziel czas na rozmowy osobiste i ostrzegaj wszystkie bliskie osoby, aby dzwoniły w podanych oknach.

Zainstaluj autoresponder

Profesjonalne połączenia

a. Połączenia od kierownictwa

Wyrażenie: „Przepraszam, rozmawiam teraz z klientem”

Wyrażenie: „Mówię na odległość”

Pomysł: automatyczna sekretarka odbiera zajęte okresy z harmonogramu i zgłasza to głosowo lub SMS-em (SMS, e-mail, ICQ)! Technicznie możliwe.

W odpowiedzi na połączenie wysyłana jest wiadomość SMS, gdy możesz oddzwonić. Aby ten ruch był ekonomiczny, należy najpierw skonfigurować szablony odpowiedzi SMS. Telefony od kolegów

Odłóż połączenie

Szybko zrozum istotę tematu i przenieś rozmowę na inny czas

Przydziel strefy do komunikacji (kiedy lepiej do Ciebie zadzwonić)

Sugerowane opcje, dwa okna rano i wieczorem

Wymagaj ustrukturyzowanej prezentacji esencji. Połączenia od Klientów

Poproś o oddzwonienie: „dzwonią do władz na dywanie ...”

Słuchaj uporządkowany, szybko reaguj

„Rozumiem zadanie, oddzwonię o takiej i takiej porze…”

Odbierz połączenie, utrwal je na formularzu przychodzącym i przekaż do upoważnionej osoby

Nagle pojawia się mężczyzna. To najczęstszy problem w otwartych biurach. Kiedy bezustannie każdy, kto nie jest zajęty i znudzony, jest rozpraszany przez sąsiadów lub siedzących obok nich. Zmniejsz także wydajność odwiedzających, którzy niespodziewanie przybyli znikąd. Do tych „złodziei czasu” można zastosować następujące gałęzie decyzyjne.

Nagle pojawia się osoba (gość)

Wskaźniki zajętości: flagi, znaki, czapki itp.

Zrób czerwony przycisk, gdy go naciśniesz, telefon zadzwoni za minutę i pilnie musisz się wydostać!

Stwórz pokój gościnny, w którym znajduje się mini biblioteka, biblioteka wideo, aby odwiedzający czekał z korzyścią

Przy wejściu wypełniana jest lista pytań. Pewien kwestionariusz klienta, w którym zaznacza, z czym przyjechał. Formalizacja pytań przyspiesza komunikację

Reorientacja jego działalności w Twoim kierunku, w kierunku Twoich celów

Przekieruj do innej osoby: „kierownik dyżurny”, „steward kosmiczny”

Na wizytówce wskaż godziny pracy: od ... do ... Ograniczając w ten sposób odwiedzających w niedogodnym dla Ciebie czasie

Harmonogram odbioru (telefon wielokanałowy dla łatwego połączenia):

Połącz spotkania z obiadem. Lunche biznesowe, „podróż na lunch”

Zorganizuj miejsce na otwarte spotkania w firmie (sale negocjacyjne)

Wewnętrzne problemy firmy. Ta sekcja zawiera łamacze zadań poziomo i pionowo. Oznacza to, że porozmawiamy o szefach, podwładnych i współpracownikach. Tradycyjnie MegaFon opracował nieplanowane spotkania i sesje „strategicznych spotkań” i pytań na 15 minut, które ciągną się godzinami. Przy regularnym, napiętym harmonogramie wydajność pracy spada i prawie niemożliwe jest zrealizowanie tego, co zaplanowano.

Szefowi przydzielono „nagłe spotkanie”.

Weź udział w spotkaniu przez telefon

Prowadź spotkania na stojąco. Na przykład Beeline ma salę konferencyjną, w której nie ma krzeseł. Dzięki tej organizacji wszystkie problemy są rozwiązywane szybko. Nie ma ochoty jeździć widłami po wodzie, bo każdy chce wyjechać jak najszybciej, w bardziej komfortowych warunkach.

Opracuj listę spotkań, których nie rozstrzygają ulotki. W efekcie: rejestr spotkań, naprzeciw każdego z nich znajduje się lista spraw do rozwiązania.

Podziel czas spotkania. Ustaw znaczniki czasu, rozruszniki serca, w postaci timera na 10-15 minut. Sprawdź każdy przedział czasowy z agendą, aby przyspieszyć postęp w kierunku celu.

Uzgodnij format spotkań, które mają się odbyć. Na przykład w Grupie PPE na ścianach wiszą plakaty: „10 zasad spotkań”. Pomaga to uczestnikom konferencji przestrzegać ustalonych przepisów, stymulując wysoką jakość i szybkie rozwiązywanie problemów.

Wprowadź regułę ochrony spotkania. Opisz, kiedy masz prawo „odrzucić zaproszenie na spotkanie”

Zapisuj protokoły i przechowuj protokoły ze spotkań. W takim przypadku powinien być lider, który monitoruje zasady poruszanych kwestii.

Zorganizuj spotkanie przed obiadem: w tym przypadku każdy uczestnik stara się mówić konstruktywnie, ponieważ opóźnienie okazuje się dla niego spóźnione i skraca jego obiad.

Nieplanowane polecenia przełożonych (ingerencja ze strony kierownictwa)

Zorganizuj Referenta, który w określonych oknach rozsyła instrukcje od kierownika do podwładnych

Daj głowie informacja zwrotna w formie szkolenia, które prowadzi do nieplanowanych „drgań” personelu

Uzyskaj „przedział odpowiedzialności” od kierownika. Okres czasu, w którym kierownik nie ingeruje w pracę pracownika. Na przykład rano pracownik otrzymywał listę zadań - wieczorem sprawdzał jakość pracy. W takim przypadku przedział odpowiedzialności wynosi 8 godzin dnia roboczego. Jeśli zadania zostały ustalone w poniedziałek - a sprawdzamy w piątek - to przedział odpowiedzialności wynosi tydzień.

Awaria techniki. Megafon ma złożony system, więc jest bardzo prawdopodobne, że zawiedzie. W związku z tym, że współczesne tempo życia nie pozwala na rezygnację z technologii, trzeba być przygotowanym na awarie. Rozwiązania tych drobnych i większych problemów technicznych są opisane w tej części.

Awarie sprzętu

Opracuj harmonogram kontroli sprzętu (regularna kontrola).

Instrukcje rozwiązywania problemów

W biurze zawsze powinien znajdować się zapasowy wkład do drukarki

Zastanów się nad funkcjami powielania (skaner, kopiarka, aparat cyfrowy).

Przeprowadzaj ćwiczenia, wypracowuj sytuacje awaryjne

Twórz mapy poznawcze. Opis infrastruktury w promieniu biura. Gdzie mogę kupić coś do wydrukowania itp.

Nawiąż pozytywną komunikację z sąsiadami, z których pomocy można skorzystać w nagłych wypadkach

„Poczta nie odbiera”

Miej rezerwę w postaci darmowych serwerów. Polecane mail.ru, yandex.ru

Być w stanie szybko znaleźć i przekazać wymagany list.

Skonfiguruj swojego klienta poczty e-mail tak, aby miał szybki dostęp do ostatnio wysłanych e-maili

Problemy osobiste. Ta sekcja zawiera osobiste powody „nieoczekiwanych” zakłóceń harmonogramu prac. Dotyczy to zarówno korków, jak i problemów z tonem ciała, inwazji bliskich i klęsk żywiołowych. Dziś jest to najsłabiej rozwinięty segment zapobiegania utracie czasu. Dlatego jesteśmy gotowi przyjąć i rozważyć każdą z Twoich nowych decyzji, nie opisanych poniżej. Znaleziska można wysyłać do [e-mail chroniony] z dopiskiem w temacie listu: „Złodzieje czasu”

Dobre rozwiązanie - aktywność równoległa

Wykonaj serię krótkich rozmów

Używanie wolnych rąk do wykonywania serii długich połączeń

Posłuchaj kursów audio: biznesowe, języki obce itp.

Słuchaj audiobooków

Musisz znać ruch uliczny. O której są korki, opcje objazdów. Planuj wycieczki podczas „czasu bez korka”

Naucz się korzystać z kamer internetowych. Prowadzenie wirtualnych spotkań zamiast wycieczek jest o rząd wielkości tańsze

Aby uniknąć korków rano (przed pracą) - możesz wstać wcześnie przed korkami

Korzystaj z „mieszanego” sposobu poruszania się po mieście

Jeśli potrzebujesz coś przywieźć/wziąć i niekoniecznie potrzebujesz osobistej obecności, możesz skorzystać z usługi kurierskiej

Nagłe problemy osobiste z samym sobą (mdłości, złe samopoczucie)

Informuj jednego pracownika na bieżąco o projekcie. Praca w parach (model klastrowy)

Zapewnij możliwość „wirtualnej pracy, domowego biura”

Regularnie przyjmuj witaminy, wysypiaj się, angażuj się w aktywność fizyczną.

Inwazja krewnych i/lub przyjaciół

Omów z bliskimi sytuacje, kiedy warto zadzwonić, a kiedy lepiej poczekać

Wyraźnie wskaż, co jest pilne, a co ważne

Porozmawiaj z hotelem: gdzie je przenieść

Częściowy udział w komunikacji z nimi, przekierowanie do innych w celu rozwiązania problemów. Udział z innymi zasobami niż czas

Tak więc, aby przeprowadzić szczegółową analizę systemu zarządzania Megafon OJSC, autor w pracy zidentyfikował zalety i wady zarządzania czasem, przeanalizował funkcje szefa firmy. Analiza struktury zarządzania wykazała, że spełnia ona współczesne wymagania, tj. jasno przyporządkowane są obowiązki i odpowiedzialność pracowników, nakreślony jest schemat grupowania poszczególnych jednostek oraz zasady ich zarządzania.

Dodatkowo w celu analizy otoczenia rozważono metodę Outbook w zarządzaniu czasem.

Wniosek

Nowoczesne techniki zarządzania czasem: wyznaczanie celów, planowanie klasyczne, „złote” proporcje planowania czasu (zasada Pareto), delegowanie władzy, kontrola wyników i dostosowywanie celów. Badając przyczyny problemów w czasie i stosując podstawowe techniki zarządzania czasem, menedżer będzie w stanie osiągnąć wysokiej jakości i szybkie rezultaty.

Najnowszym trendem jest wprowadzenie systemu zarządzania czasem w przedsiębiorstwach (korporacyjne zarządzanie czasem). Zarządzanie czasem to nowy kierunek w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

W korporacyjnym zarządzaniu czasem istnieją trzy obszary:

korporacyjne zarządzanie czasem przedsiębiorstwa;

zarządzanie czasem korporacyjnym poszczególnych działów;

indywidualne zarządzanie czasem czołowych specjalistów.

Korporacyjne zarządzanie czasem przedsiębiorstwa koncentruje się przede wszystkim na stworzeniu efektywnego systemu interakcji między działami a urzędnikami przedsiębiorstwa. Wiąże się to z powszechnym wykorzystaniem sieci lokalnych i technologii informacyjnej w procesie komunikacji.

Zarządzanie czasem w Federacji Rosyjskiej jest wciąż dalekie od parametrów wyznaczanych przez globalizację na wszystkich poziomach: od pojedynczego przedsiębiorstwa po społeczeństwo jako całość. Teraz wiodący menedżerowie aktywnie dyskutują o możliwości rozwoju zarządzania czasem w Rosji w oparciu o jeden z zachodnich „modeli”. Jednak bez uwzględnienia naszej narodowej mentalności, historycznych różnic w teorii i praktyce zarządzania, żadna metoda wykorzystania czasu nie może być racjonalnie zastosowana w warunkach rosyjskich.

W celu przeprowadzenia szczegółowej analizy systemu zarządzania Megafon OJSC autor w pracy zidentyfikował zalety i wady zarządzania czasem, przeanalizował funkcje szefa firmy. Analiza struktury zarządzania wykazała, że spełnia ona współczesne wymagania, tj. jasno przyporządkowane są obowiązki i odpowiedzialność pracowników, nakreślony jest schemat grupowania poszczególnych jednostek oraz zasady ich zarządzania.

Ocenę organizacji zarządzania w badanym przedsiębiorstwie przeprowadzono na podstawie stosowanych przez firmę metod zarządzania czasem.

Dodatkowo w celu analizy otoczenia rozważono metodę Outbook w zarządzaniu czasem.

Zarządzanie czasem jako narzędzie poprawy efektywności organizacji. Wdrażanie narzędzi do zarządzania czasem jako sposób na poprawę efektywności małych i średnich firm. Ustalenia to ogólne „dobre obyczaje” dotyczące czasu. Taki

Korzyści z aplikacji

Rola motywacji w umiejętności organizacji czasu

Analiza czasu

Postaraj się wyeliminować ze swojego życia „pożeraczy czasu”

Filtrowanie informacji

Planowanie to klucz do sukcesu

Wybór metody planowania

Nie wiem jak zrobić więcej - codziennie rano "zjedz żabę"

Jeśli cel jest duży, można go podzielić

Jest czas pracy, jest czas odpoczynku

Zawsze zostawiaj czas

Dwa różne „zarządzanie czasem”

Zarządzanie czasem osobistym i wydajność firmy

TM-bacillus jako „nawóz glebowy” na zmianę

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Wstęp

Korporacyjne zarządzanie czasem jest jedną z tych technologii, która ukształtowała się jako osobna dyscyplina w ramach ogólnego zarządzania dzięki rozwojowi społeczności zarządzania czasem Improvement.ru i Wydziału Zarządzania Czasem Moskiewskiej Akademii Finansowej i Przemysłowej.

Zbiorowy zarządzanie czasem - dyscyplina w ramach ogólnego zarządzania, co pozwala uczynić zarządzanie czasem osobistym pracowników narzędziem zwiększania wydajności firmy.

Celem prezentowanej pracy jest rozważenie celów i technologii korporacyjnego zarządzania czasem.

Aby osiągnąć ten cel, badanie wyznacza następujące zadania:

- rozważ zarządzanie czasem w firmie jako narzędzie do poprawy efektywności organizacji,

- uzasadnić cele i wyniki korporacyjnego zarządzania czasem

- rozważ zarządzanie czasem w firmie: na drodze do stania się nowym standardem korporacyjnym.

1. Korporacyjne zarządzanie czasem jako narzędzie poprawy efektywności organizacji

Zarządzanie czasem w firmie pozwala na uczynienie z zarządzania czasem pracowników narzędzia do zwiększania wydajności firmy.

1.1 Koncepcja zarządzania czasem w firmie

"Zadanie kierownictwo w XXI wiek - nauczyć się rządzić efektywność kierowniczy oraz twórczy trwTAk" (P. Drucker Archangielski G.A. Organizacja czasu: od efektywności osobistej do rozwoju firmy / G.A. Archangielsk. - wyd. 2 - Petersburg: Piotr, 2005. - 442 s. )

Zbiorowy zarządzanie czasem- zestaw technologii „wbudowywania” metod zarządzania czasem w system zarządzania organizacją.

1.2 Podstawowe zasady zarządzania czasem

1.3 Przyczyny korzystania z korporacyjnego zarządzania czasem

Potrzeba korporacyjnego wdrożenia zarządzania czasem wynika z następujących czynników:

1. Rozwój tempo zmiany gospodarczy środowiska wymagają przeniesienia większych uprawnień na pracowników organizacji, szybkiego podejmowania przez nich niezależnych decyzji oraz samodzielnej organizacji i planowania ich pracy.

2. Cele i wyniki zarządzania czasem w firmie

2.1 Czas firmy i czas pracownika (kierownika)

Drugim ważnym kierunkiem w zarządzaniu przedsiębiorstwem jest organizacja pracy osobistej, zwiększająca efektywność własnych działań. W tym przypadku inicjatywa zmiany pochodzi od samego pracownika.

W tym kierunku mają zastosowanie technologie zarządzania czasem osobistym, różne technologie rozwoju osobistego, samozarządzania.

Dziedziny zastosowania technologii pierwszego typu: praca typu „przenośnik”. Obszary działalności niewymagające twórczej inicjatywy pracowników. Ściśle regulowane procesy, od których każde odstępstwo może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji.

Jednocześnie „osobiste” zarządzanie czasem, ze względu na swoje właściwości, okazuje się dość potężnym narzędziem nie tylko w zakresie rozwoju osobistego, ale także w podnoszeniu efektywności firmy.

I tutaj już ma sens mówienie nie tyle o osobistym, co o osobistym zarządzaniu czasem.

2.2 Wyniki osobiste i korporacyjne

Efektywność osobista - kluczowa koncepcja zarządzanie czasem: im wyżej, im jaśniejsze cele sobie stawiamy, tym bardziej sensownie i uporządkowanie traktujemy wykorzystanie naszego czasu.

Osobisty efektywność- wykorzystanie przez osobę swojego czasu do osiągnięcia swoich celów; jest rozpatrywany w kontekście całego życia, bez przywiązania do konkretnego miejsca pracy lub dziedziny działalności.

Osobisty efektywność- skuteczność osobista osoby jako pracownika danej organizacji, dzięki własnym wysiłkom i umiejętnościom samoorganizacji.

Zatem skuteczność osobista to skuteczność osobista osoby plus kontekst określonej dziedziny działalności.

- przydatność menedżerska zwiększania efektywności osobistej podwładnych:

- łatwość zarządzania wydajnością osobistą i zrozumienie cech planowania i dystrybucji czasu pracy przez pracownika;

- umiejętność wyznaczania optymalnych terminów realizacji zadań dzięki realistycznemu zrozumieniu stopnia obciążenia pracą podwładnych;

- pewność co do skuteczności i terminowości działań podwładnych w sytuacjach, gdy bezpośrednia kontrola nad nimi jest trudna lub niemożliwa: podczas interakcji z podwładnymi z klientami, współpracownikami z innych działów itp.;

- przejrzystość pracy podwładnych, sformalizowanie ich osobistych celów pracy, planów i zadań, eliminacja czynnika „niezbędności od dezorganizacji” pracownika.

2.3 Logika wdrażania korporacyjnego zarządzania czasem: zasady, etapy

Zasady:

Główne cechy tej zasady:

- Homeopatyczny, ruch z mikroskopijnymi krokami, staraj się nie stosować ataków frontalnych: „Od jutra wszyscy jesteśmy na czas!”;

- Wspólny język - rozmawiaj z każdym pracownikiem w języku, który rozumie, jeśli chcesz być słyszany, o rzeczach, które go interesują;

- Wymagana objętość - najważniejsze jest to, aby jakakolwiek innowacja nie była uciążliwa dla pracownika na tym etapie.

Przydatność tworzenia takiej grupy:

- Utworzenie grupy pilotażowej do testowania stosowanych technologii zarządzania czasem przed ich masowym wprowadzeniem do działalności firmy;

- Praca zespołowa – jakościowo nowy poziom możliwości, pojawienie się nowego, systemowego efektu;

- Wykazanie na dobrym przykładzie nie tylko osobistych, ale i zespołowych, korporacyjnych przykładów skuteczności przekształceń w zakresie zarządzania czasem.

" wolność niezależność" . Niech ludzie sami podejmą kroki w zakresie organizacji czasu.

Zalety takiego podejścia:

- Umiejętność podejmowania samodzielnych kroków rodzi poczucie wolności wyboru. Własny wybór czy przymus z zewnątrz – jak myślisz, gdzie są szanse na udane wdrożenie? Pozostawcie osobie prawo do samodzielnego poszukiwania i osobistego wyboru.

Gradacja:

" Siew" . Głównym zadaniem tego etapu jest wzbudzenie wśród pracowników i współpracowników swobodnego zainteresowania tematem zarządzania czasem. Sposoby:

" Motywacja poprzez wartości" . Wyjaśnienie i przedstawienie pracownikowi, jakie jest jego osobiste zainteresowanie kompetentnym zarządzaniem jego osobistym zasobem czasu.

" Robić Jak I" . Najsilniejszą techniką na tym etapie jest osobisty przykład lidera z wyraźnie widocznymi zewnętrznymi pozytywnymi wynikami. Innym sposobem jest kompetentne przekazanie idei zarządzania czasem pracownikom, współpracownikom, kierownictwu wyższego szczebla.

I wreszcie jedna z mocnych metod motywowania podwładnych:” zrezygnować w woda, a po uczyć pływać" .

Przykłady takich wskaźników:

Ile czasu spędzamy na spotkaniach?

- jak często kończymy pracę po zakończeniu dnia pracy;

- jak często i o ile zakłócamy czas dostawy;

- Ile czasu upływa od otrzymania zamówienia klienta do momentu wysyłki / alternatywnie: od momentu pojawienia się nowego pomysłu do wprowadzenia nowego produktu na rynek;

- Ile razy w tygodniu kierownicy sąsiednich wydziałów skarżą się, że opóźniamy dokumentację...

Zacznij wybierać wskaźniki od tych, których zmiany będą widoczne od razu lub po krótkim czasie.

Tym samym integracja zarządzania czasem z systemem zarządzania firmą lub organizacją, na pewnym etapie jej rozwoju, rodzi konieczność wypracowania standardów korporacyjnych w zakresie zarządzania czasem.

3. Zarządzanie czasem w firmie: na drodze do nowego korporacyjnego standardu

3.1 Diagnoza i ocena umiejętności zarządzania czasem

Szkolenie z zarządzania czasem w trakcie uczelni korporacyjnej odbywa się według następującego schematu:

1) uczestnicy szkolenia wypełniają ankiety profilujące, które pozwalają ocenić poziom ich kompetencji TM i zindywidualizować szkolenie;